El Archivo digital está permitiendo ahorrar un tiempo precioso al investigador: Entrevista a Manuel Blázquez, profesor de la UCM

El profesor Manuel Blázquez Ochando de la Facultad de Ciencias de la Documentación de la Universidad Complutense de Madrid, es un conocido investigador en el ámbito de las tecnologías de la documentación. Sus principales líneas de investigación son el desarrollo de herramientas documentales, la automatización de unidades de información, webmetría, técnicas de sindicación de contenidos aplicada a la gestión de catálogos bibliográficos, recuperación de información, fuentes de Información especializadas en ciencia y tecnología y desarrollo de nuevas tecnologías.

(Archivoz) Hola Manuel, gracias por participar en esta breve entrevista con Archivoz. Iré al grano: El avance tecnológico ha supuesto un cambio importante en la gestión archivística y documental, ¿En qué aspectos crees que ha tenido mayor impacto?

(Manuel Blázquez) La automatización y la digitalización de los archivos es la clave. Desde mi perspectiva, la de profesor de Ciencias de la Documentación, puedo afirmar que los sistemas de gestión de archivos son la base para el mejor aprovechamiento de la documentación permanente. Esto no sólo se limita a la digitalización de los documentos, también la descripción, transcripción, identificación de autoridades, asignación de metadatos, que favorecerán la recuperación a texto completo de la colección. Estos procesos son los que han constituido el cambio de paradigma en los archivos en los últimos 10 años.

(Archivoz) Sin duda, lo que señalas ha transformado el acceso a los documentos, pero ¿Qué impacto han tenido la digitalización y la automatización para el investigador?

(MB) Creo que la introducción de nuevas tecnologías en el archivo ha favorecido los procesos de consulta e investigación de los fondos y agrupaciones documentales. Acceder a un expediente hace 20 años, podía considerarse una tarea complicada, lenta, sujeta a las restricciones del acceso físico. Hoy en día la digitalización, la introducción de bases de datos para la recuperación a texto completo, métodos automatizados de gestión del ciclo vital de los documentos, entre otros, ha permitido que cualquier investigador pueda consultar la documentación desde su despacho con todo detalle, incluso entrar en contacto con los archiveros para realizar otras operaciones. La necesidad de digitalizar y mejorar la automatización en los archivos, también ha ayudado a mejorar el control sobre las colecciones, descubriendo fallos de descripción, colecciones no identificadas y todo tipo de problemas que se han podido subsanar o que están en vías de ser solucionados. Esto significa que una mayor digitalización y descripción de las colecciones, ayuda al Archivo a reafirmar su control y dominio sobre los contenidos e instituciones a las que da servicio. 

(Archivoz) ¿El desarrollo tecnológico, por tanto, disminuye la consulta presencial de los documentos?

(MB) En efecto, el Archivo digital está permitiendo ahorrar un tiempo precioso al investigador, evitándole viajes innecesarios al archivo. La consulta al archivo físico tendrá lugar cuando el fondo al que pretenda acceder no se encuentre digitalizado, o bien, debido a la naturaleza del estudio, sea necesario un análisis de los soportes y materiales en los que se materializó el documento, incluso si existe la necesidad de cotejo. Sin embargo, lo que es seguro, es que la visita al Archivo Histórico se verá cada vez más reducida conforme avancen los proyectos de digitalización. Aunque también es necesario advertir que, de acuerdo a los fondos y financiación disponible, ésta sea una tarea a largo plazo.

(Archivoz) ¿Se tenderá, por tanto, hacia la consulta online de documentos?

(MB) Imagine que los investigadores ahora no van a necesitar pasar las páginas de un legajo o un incunable de incalculable valor, o bien un libro tumbo. Esto va a favorecer la conservación de los documentos y ser más selectivos con las consultas al documento físico, sólo en aquellos casos en que la naturaleza de la investigación lo justifique.

(Archivoz) Todo ello será clave en la preservación de documentos, ¿verdad?

(MB) La clave de la preservación de los documentos en el contexto del archivo es la organización del sistema archivístico de cada país. Parece razonable determinar un plan de identificación de documentos vitales para las instituciones en base a sus valores y usos, que dé como resultado un catálogo con los tipos de documentos “Salvables” que siempre deberán ser preservados, desde un punto de vista físico y digital. Esto significa que los documentos deben ser controlados, incluso antes de su nacimiento, para que su ciclo vital pueda ser derivado a los archivos que corresponda, hasta que pueda corroborarse su valor, transferencia o expurgo si fuera necesario. Esto ayudaría a evitar las duplicaciones documentales cuando la documentación es transferida al Archivo Central y sobre todo a reducir el volumen documental, que en muchos casos es inasumible. Esto significa que, quizás el modelo más conveniente para la gestión de la documentación archivística es una síntesis de la tradición alemana, americana y española. El método alemán debido a la capacidad para predecir la documentación que se generará en cada trámite y proceso administrativo y a la organización en los archivos. El método americano, por su pragmatismo y efectividad en el discernimiento de los documentos históricos y los documentos esenciales para el funcionamiento del gobierno. El modelo español por la diferenciación correcta de las edades del documento de archivo y su razonable proceso de maduración. Como puede desprenderse, no hay un sistema perfecto, y en todo caso, la clave de la preservación pasa por definir correctamente el modelo archivístico del país y sobre todo los procesos de tramitación inter-archivos.

(Archivoz) ¿Cuáles serán los próximos avances en materia de automatización?

(MB) Aún hay mucho trabajo que hacer en materia de automatización de Archivos. Por ejemplo, software que permita gestionar el ciclo vital de los documentos desde su génesis hasta su depósito en el archivo histórico; mejores sistemas de control físico de los documentos en los archivos, métodos de búsqueda semántica a través de metadatos de archivo, etc. Creo que los profesionales de la Documentación y, por ende, de los Archivos, necesitan adquirir más conocimientos en tecnologías para pasar de ser meros consumidores de software a ser desarrolladores activos que puedan plasmar sus ideas y métodos de funcionamiento. Esto es no depender únicamente de la concepción de un profesional de la informática y disponer de nuestros propios especialistas en tecnologías, que sean capaces de desarrollar sistemas más adaptados y adecuados a nuestras necesidades. Creo que se tiene que hacer una apuesta formativa importante en esta línea y adaptar los planes de estudio, conforme a los conocimientos de los principales especialistas en nuestro país.

 

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