Revista Archivoz

Archivoz es una nueva revista digital gratuita en formato blog de temática archivística y/o documental y de carácter divulgativo, que nace de un proyecto voluntario y altruista.

“Veo mucha preocupación por los archivos de la cabecera del sistema, por Europeana, Galiciana y el proyecto digital, y poca preocupación por los archivos base“: Entrevista a Anabel Bello Platas, auxiliar de archivo del Ayuntamiento de Narón

Anabel es Licenciada en Historia por la Universidad de Santiago de Compostela desde el 2001  y Doctora cum laude desde el 2016,  ha participado como ponente en varias conferencias entre ellas en la VI y VII Jornada ICA Motor correspondientes al 2017 y 2018 respectivamente y es autora de varios libros: La Ceca de Juvia. La última fábrica de la moneda de Galicia , La fabricación de fusiles en la ría de Ferrol,  A Enerxía do planeta, La capilla de Serantes, El Pazo Libunca, y Los soldados del Tercio Norte y las tres Españas en la guerra de Cuba  este último presentado  recientemente el 7 de junio. Además completa su formación con la asistencia a cursos y congresos de Archivística, Historia y Arqueología. Hoy nos habla de su labor profesional que ejerce en el ayuntamiento de Narón.

(Archivoz) – ¿Desde cuándo trabajas en el archivo, qué tipo de archivo es, y qué funciones realizas en el mismo?

Trabajo desde el 3 de septiembre del 2001 en el Archivo municipal. Mi trabajo consiste en recoger documentación, preparar las hojas de remisión, hacer registros de entrada y salida, realizo inventario, índice, traslado de cajas…todo lo que requiere el trabajo de archivo…No tenemos nada informatizado y lo hago todo manual. La realización de fichas para el archivador, montaje de cajas y rotulación, quitar grapas, gomas, postits, duplicados, es decir, la documentación viene ‘a monte’ como está en el archivo de cada oficina…y tengo que separar lo que  es archivable en nuestro Archivo de lo que no, meter la documentación en carpetillas, en cajas nuevas, numerar al índice  e inventario y la ficha.

Los documentos de descripción que realizo son el índice general y el inventario general. En este archivo lo que nos interesa es recuperar la información que te piden lo más rápido posible. El índice sigue un orden alfabético y para el inventario sigo las series del cuadro de Anabad. Las consultas principales de los usuarios, que son los trabajadores del ayuntamiento, son peticiones como: necesito el expediente 325/2008 o…una factura que se pagó en agosto del 2004…no necesitamos saber datos como quién hizo la factura ni el concepto,…o qué hay en el expediente o sobre qué es…No hacemos índice de autoridades ni tesauros porque son demasiado específicos.

Además con las series que son “problemáticas” se trabaja a parte, con unos inventarios específicos como, por ejemplo, algunas series que son muy antiguas, o que ya no existen y que no se sabe muy bien como van, vemos el orden cronológico y alfabético…o series que cambian de nombre, borradores que ya no se hacen,… por ejemplo con la serie de expedientes de obra no aparecía el proyecto de obra, que estaban guardados por separado, lo que hicimos fue darles un orden cronológico-alfabético y tomar como referencia a los arquitectos redactores, y a partir de ahí enlazar ambas con referencias cruzadas.

Nuestro trabajo es mucho bajo demanda, cuando vemos que nos piden mucho de una cosa y ves que no tienes esa serie ordenada, la ordenas para economizar tiempo, con los expedientes•proyectos de obra nos pasó algo así, nos pedían el nombre del arquitecto, o el proyecto…y tuvimos que enlazarlas porque las tenemos por separado.

Además del Archivo situado en el sótano del concello, en el que aplicamos el cuadro de clasificación de Anabad, tenemos el Archivo de la Policía local que está en su sede, en la nave de la policía local, a 1 Km del concello. La documentación policial tiene su cuadro de clasificación específico que elaboramos un oficial de la Policía Local y yo, como proyecto específico para organizar en consonancia con el departamento que tiene distintas secciones como son los motoristas, atestados, policía de barrio, medioambiente, educación vial. Mientras mi compañero y yo trabajamos juntos estuvimos viendo qué tipo de documentación generaba cada sección, cómo debía de ser el expediente completo para archivarlo…hacemos índices e inventarios específicos de esta documentación, mi compañero se encarga del archivo de la nave y estamos comunicados,…entre otras cosas me informa cuando la documentación acumulada cumple cinco años y realizamos la hoja de remisión y demás para efectuar la transferencia. 

(Archivoz) – ¿Cuál es la documentación más antigua que tiene el archivo?

Censos de contribución rústica y territorial, es de 1802 y pertenece a la parte de lo que llamamos “archivo histórico’’

(Archivoz) – ¿Realizáis visitas?

Tenemos el Servicio Comunitario desde el que se organizan visitas de todos los colegios del municipio, e institutos. Se hace una visita global al ayuntamiento, los recibe la alcaldesa, ven la Sala de Plenos les explican cómo funciona,…ven las distintas plantas del edificio y hay una visita específica al Archivo. Les enseñamos la primera Acta municipal que es de 23 de noviembre de 1837, los censos de población que tenemos desde 1910, el censo de contribución rústica y territorial que es el documento más antiguo…les llevamos a la zona del depósito y ven los armarios sobre raíles, ven que tenemos los deshumidificadores, se les explica por qué, por qué se trabaja con guantes, mascarilla y pincel con los documentos antiguos, ven la sala de investigadores y la oficina que hay.

(Archivoz) – ¿Qué otro tipo de consultas y visitas tenéis, de investigadores por ejemplo?

Tenemos algunas visitas de historiadores que hacen trabajos de recuperación de la  “memoria histórica’’ o de “historia contemporánea’’. Para realizar la visita en principio me llaman y ponemos una cita, además me informan sobre la documentación que están buscando y así puedo prepararla, si la hay. También vienen personas de la Universidad para hacer su Tesis. Además como colaboramos con la Universidad de A Coruña para las prácticas del Máster de Patrimonio, tenemos alumnos en el archivo desde septiembre del 2001, primero venían del practicum de la carrera de Biblioteconomía y Documentación, y ahora del Máster, para ello hemos firmado sus correspondientes convenios. También tenemos convenio con la Universidad de Santiago y vienen alumnos de la Facultad de Historia, por ejemplo recuerdo a un chico de Geografía que tenía una asignatura de libre configuración y trabajó aspectos de toponimia, una chica de Historia del Arte que trabajó sobre la Iglesia de Santa Rita. También tuvimos a un chico que es arquitecto y que trabajó sobre cómo se fueron urbanizado las ciudades de Carballo, Ribeira, Narón, para establecer una comparativa… Este arquitecto vino por libre.

(Archivoz) – ¿Desde cuándo existe un archivo en Narón?

Cuando yo llegué ya había algo hecho por otra persona que estuvo aquí desde el 98, se había aplicado el cuadro de ANABAD. Y antes había estado un policía que había trabajado organizando la documentación bajo su criterio, en los años 80. Había organizado la documentación por año en distintos legajos, por ejemplo obras del año tal o cual, todas atadas, y por arquitectos.

(Archivoz) – ¿Qué proyectos de mejora tienes para el archivo? ¿Las instalaciones del archivo las consideras adecuadas? ¿Tenéis publicaciones sobre el archivo?

Publicaciones no tenemos.  La última Memoria que se hizo fue del 2006. Las instalaciones no son las adecuadas porque tengo seis arquetas que derraman y vierten agua al suelo, porque la iluminación es totalmente deficiente en la zona de trabajo, porque el aire que entra es directamente del Parking que tenemos en este sótano. Cuando yo llegué el local de archivo ya era este, quien estaba como técnico A2 o le pareció adecuado o no le permitieron decidir, no lo sé. No hay ventanas ni luz natural. Es decir, que las recomendaciones de humedad, temperatura, iluminación…no se cumplen. Tenemos dos cuadros eléctricos dentro del depósito y las tuberías de los baños pasan por el techo del mismo.

(Archivoz) – ¿Has intentado cambiar estas condiciones?

Sí, por supuesto. Intentas explicar que esas condiciones no son las adecuadas pero no hacen caso…ya ha habido inundaciones, varias…en una semana tres veces, lunes, miércoles y viernes en el 2008, en esa ocasión se hizo un informe porque a parte de agua había otros elementos…y hubo que sacar la documentación a los pasillos y abrir todas las puertas con la consiguiente propagación del olor por los demás pasillos y dependencias del concello desde el sótano hasta la última planta a través de las escaleras,…fue vergonzoso. Se tomó como medida limpiar las arquetas, se iba a llevar un control todos los años pero no se hizo. Hubo una segunda fuga hace dos años más o menos. Y tuvimos otra en enero de este año 2018 mientras yo estaba de permiso, la cuestión es que precisamente por eso no sabemos cuándo se produjo porque la persona que estaba encargada del archivo mientras tanto…no lo vio y cuando yo llegué me encontré el agua por debajo de las estanterías y el papel higiénico pegado al suelo (aún no se limpió el suelo a día de la entrevista, 30 de abril), y por eso están los  tres deshumidificadores todo el tiempo en funcionamiento, que vacío cada día, y además dejo las puertas abiertas…

(Archivoz) – ¿Qué presupuesto anual tienes asignado?

 Lo desconozco. Cuando necesito algo me dirijo a alcaldía sin escrito. Imagino que sí hay un presupuesto pero yo no lo conozco. Yo soy la auxiliar y hay un titular (pero no mantienen contacto  aunque el único personal dedicado al Archivo es ella y algún alumno que viene de prácticas cuando lo hay). Cuando hacen falta cajas para trabajar por ejemplo las pido en alcaldía.

No me permiten hacer ninguna actividad, hasta ahora mis propuestas han sido siempre desoídas…yo realizo todo el trabajo diario, y cuando yo no estoy en teoría el titular (su función es recopilar y documentarse para una Historia del concello) tiene que atender el archivo. Yo he tenido que hacer un escrito exponiendo que no me responsabilizo de la documentación que se mueva en los días en los que yo no estoy en mi puesto de trabajo, no puedo garantizar la cadena de custodia cuando no estoy. Cada tres meses realizo un informe por orden de alcaldía dando cuenta del trabajo que realizo, también tengo que realizar un informe al irme de vacaciones y a mi regreso, debido a que cuando regreso nadie me informa del trabajo que se realizó en mi ausencia (no hay una comunicación fluida, continua entre el titular A1 y la auxiliar). 

No hay un plan de gestión documental. Tampoco tenemos el sistema informático funcionando. Teníamos el Albalá  desde el 2007 que nos proporcionó la Xunta pero debido a una falta de entendimiento entre el concello y la Xunta estamos sin servicio. 

Mis funciones de custodiar, conservar y servir no las puedo garantizar.

(Archivoz) – ¿Tenéis un reglamento del archivo? ¿Se cumple? 

Sí tenemos. Las transferencias cuando yo estoy sí se realizan en condiciones,  o por ejemplo en situaciones imprevistas la hoja de remisión la hago yo…Me bajan documentación al final de cada año, los documentos que hayan cumplido los cinco años en las oficinas.

(Archivoz) – ¿Puedes hablarnos del proceso de eliminación?

Para llevar a cabo la eliminación de documentos sabes que tenemos que contar con el Consejo de Evaluación documental de la Xunta, pero de hecho soy yo quien tiene que hacer el estudio de las series y no tengo tiempo. Ningún archivo municipal puede de realizar esos estudios que llevan tiempo y dedicación, y no hay personal suficiente. Nosotros tenemos que hacer la valoración de las series y después aportar la propuesta al consejo y esperar su resolución. 

Yo por ejemplo aprovecho el tiempo de vacaciones de mis compañeros para realizar el trabajo archivístico como descripciones, ordenar y guardar, series nuevas… no hay tiempo para más. 

(Archivoz) – ¿Puedes hablarnos un poco más de tu labor en el concello?

Después de todo lo que he dicho parece que todo son cosas malas pero tengo que decir que hemos podido ir haciendo cosas a lo largo de los años,…hemos colocado las estanterías sobre raíles, están digitalizados todos los Libros de actas y Comisión de Gobierno/ comisión municipal permanente y los hemos guardado en discos duros externos y en CDs. Es decir, hemos hecho cosas bien, pero es tanto el volumen de documentación que tengo y soy yo sola que a veces da la sensación de que no avanzo. Al final del año me bajan un montón de cajas, y en el proceso de ordenación y clasificación con las series de obras voy por las del 2004, y en el depósito las tengo hasta el 2007, sólo de obras. 

Las recomendaciones que yo he dado para que gestión en sus oficinas no son atendidas, en su mayoría, a ver, algunos departamentos lo hacen mejor que otros…y sí me cubren las hojas de remisión bien. 

Aunque tenemos visitas de los colegios todo el año (desde septiembre u octubre  hasta mayo), mis propuestas de hacer exposiciones, visitas guiadas u otras actividades no son atendidas. Propuse hacer exposiciones con algún documento antiguo y curioso que tenemos en el día de los archivos (9 de junio) en el que la Xunta nos convoca para que hagamos alguna…

Hace unos años la asociación de vecinos de Pedroso nos pidió ayuda para recuperar la romería de la Oca, pudimos recuperar documentación antigua que está en el Archivo Diocesano y en el Archivo Nacional, nos mandaron documentación del antiguo monasterio de Pedroso que está hoy desaparecido, en la documentación había unos sellos muy interesantes de Pedroso y de Jubia… bueno, pues propuse que hiciéramos una réplica de la documentación hallada o que nos mandaran una copia de la documentación que tienen en esos archivos…pero la respuesta también ha sido no.

Propuse hacer un tríptico con los horarios de apertura, el tipo de documentos que tenemos…pero tampoco. Pedí hacer una edición facsímil del primer libro de actas y no se hizo.

Hay un fondo histórico de documentos muy interesante aunque lo conozco “a grosso modo’’ porque mi función principal de servir al ayuntamiento no me deja mucho más tiempo…hace poco apareció un libro de matrícula industrial en el que hay información sensible sobre curtidurías y fábricas de curtido que un chico que vino pudo recuperar e incorporar a su Tesis Doctoral.  

La mayor parte de nuestra documentación son expedientes de Quintas, tenemos siete mil y pico de cajas archivadas y cincuenta mil sin archivar, con dos chicas de prácticas y yo es lo que podemos ir haciendo. Además yo trabajo con Educación Vial, con Cultura y con Turismo haciendo colaboraciones. Por qué? Por mi formación en Historia. Hago visitas guiadas en el Monasterio do Couto…en Educación Vial estoy participando en un congreso a nivel protocolario y organización…

A raíz del trabajo de tesis de un arquitecto alumno nos hemos encontrado con que tenemos proyectos de obras con dibujos de las casas de los años 50 que son maravillosos que no sabíamos que los teníamos y que son también interesantes para una exposición.

(Archivoz) – ¿En cuanto a la gestión de documentos en qué momento estáis en el concello?

Hay un programa de gestión en línea en el que hay un módulo de archivo pero yo no tengo conexión al mismo. Trabajan mis compañeros con él pero yo no tengo acceso.

(Archivoz) – Dentro del sistema de archivos de Galicia dependéis de la Subdirección Xeral de Arquivos…¿qué tipo de relaciones y colaboraciones tenéis?

La sala de investigadores, la restauración del primer libro de actas y los muebles  estantería sobre raíles se colocaron por subvención de la Xunta. Lo último que hicimos con ellos fue en el 2008. Actualmente lo que ocurre es que cambiaron el sistema de concesión… podíamos pedir cada concello lo que necesitáramos y nos concedían el 80 por ciento del coste y un 20 por ciento lo tenía que sufragar el concello, pero ahora sólo puede pedir un archivo cada año, y si pides dos años seguidos te puntúa menos. Hay que realizar un proyecto y se supone que el mejor…es el que se lleva la subvención…con la consiguiente competencia entre compañeros…

Se realizan cursos orientados a la era de la Administración electrónica y Archivos digitales  (proyecto ARPAD) como Galiciana, Europeana, los cuales a mi no me solucionan nada, ni al resto de archivos municipales que tenemos más o menos las mismas deficiencias. Hay mucha diferencia entre los archivos públicos y privados que son los que tienen mayor apoyo en cuanto a subvenciones, junto con los grandes como los de las diputaciones y los históricos, que ya tienen medios y que podrían subvencionarse de otro modo.

 (Archivoz) – ¿No crees que si hacéis una asociación de archiveros municipales podríais conseguir más cosas?

Lo hemos pensado pero al final creemos que nos van a dejar avanzar hasta donde ellos quieran o les interese, además de que temo que nadie quiere implicarse porque es trabajo a mayores y tiempo que no tenemos.

 (Archivoz) – Entonces el papel de la Xunta con respecto a los archivos…

Es muy gracioso que te convoquen a cursos sobre temáticas actuales para ellos, justificar que están trabajando en la alineación del personal con los tiempos presentes cuando yo les estoy diciendo que no tengo muebles o personal. Y esta situación es parecida entre mis compañeros. Nos hablan de conectarnos con Suiza por ejemplo para que alguien me pida algún documento o asesoramiento…cuando yo todavía no sé lo que tengo en el archivo. Cuando sepa todo lo que tengo, me podré incorporar a Europeana…

Piden campañas de recogida de fotos…pero hubo un problema de extravío y la gente ya no se fía, las que tenemos llegan a nosotros por vía extraoficial y no tenemos el consentimiento debidamente cedido…

Es un problema muy grave porque creo que no entienden que no todos los archivos tenemos los mismos medios ni estamos al mismo nivel. La situación de los archivos de concellos pequeños es aún peor. Si yo tengo un problema o duda consulto con mis otros compañeros archiveros municipales, nos ayudamos entre nosotros en lo básico. En algunos casos son plazas mixtas biblioteca archivo (Mugardos). Los que tenemos algo de personal estable vamos haciendo algo pero los pequeños cuentan con becarios que están sólo una temporada. Nos están invitando desde la Xunta a ver un programa que te conecta con Europa pero a mi me falta la base…lo esencial del trabajo diario del archivo.

Además en cuanto a los cursos muchas veces son con un número de plazas cerradas y la mayoría de las veces no puedes acceder a ellos. Y cuando sí puedes ir a un curso…nos ofrecen cursos que no nos sirven para nuestras necesidades reales. Si tengo una visita programada no puedo ir, faltaría un poco de coordinación.

Cuando hice el cuadro de clasificación de la policía acudí a mis otros compañeros para consultarles si les parecía adecuado,…y resultó que era la primera que había trabajado sobre esas series y la Subdirección me lo pidió.

Llevamos muchos años demandando servicios básicos y no nos los dan, desde el 2008, con las subvenciones sí íbamos haciendo algo. Y no creo que se deba sólo a la crisis. No es normal tampoco que se financien propuestas de los archivos más grandes.

Las actualizaciones del Albalá me siguen llegando y me mandan las estadísticas…Diálogo fluido con los compañeros de la Xunta no hay, a ver, puedo llamar por teléfono a veces están y otras no, a veces dejas el recado y tampoco contestan, otras veces sí. Para hacer el trabajo de expurgo con la serie de plusvalías me llamó el archivero de Ferrol, no la Xunta, por si me apetecía participar en el trabajo. En vez de hacer una reunión y explicar el asunto de expurgo (valoración y eliminación).

Yo entiendo que somos muchos, también entiendo que hay ayuntamientos más pequeños que todavía que no tienen nada…ni personal, cuando sacan una beca van a concellos donde no hay muebles, ni cajas archivadoras, ni un edificio en condiciones ni ordenador…te dan un programa informático (Xaral) y el resultado final es rellenar los datos que te pide el programa (Inventario) que en dos o tres años estarán obsoletos. La política de cara a los archivos municipales pequeños  y  el sistema de becas fallan pues debe de haber una continuidad, a mi me puede ayudar una persona a seguir con mi labor…pero para qué quiere un concello pequeño que no tiene archivero un becario durante seis meses. Ese dinero era mejor invertirlo en otro sitio.

 Veo mucha preocupación por los archivos de la cabecera del sistema, por Europeana, Galiciana y el proyecto de archivo digital y poca preocupación por los archivos base, los municipales. Si quieres hacer un estudio fotográfico, yo te puedo conseguir de todo…soy el primer contacto que tiene el ciudadano con la Administración pero si no me dan las herramientas…no puedo hacerlo.

Este tipo de cosas las comentamos entre nosotros los archiveros municipales pero no hemos hecho llegar una queja oficial pues creemos que sería ‘papel mojado’. Que nosotros nos reunamos puede resultar incómodo y puede repercutir negativamente. También yo puedo hacer hasta donde mi concello me permita y sabes que el archivo en el concello es lo último en todo. Ya no pido un servicio de reprografía ni de restauración…ni se me ocurre, pero sí quiero lo mínimo para hacer bien mi trabajo. En el caso de Narón, la Subdirección conoce la situación de este archivo. Saben que estoy yo sola.

64 años cumplió la televisión en Colombia

El pasado 13 de junio, se cumplieron 64 años desde la primera transmisión de televisión en Colombia. Fue exactamente el 13 de junio de 1954 a las 7 p.m. que fue inaugurada la televisión en Colombia con la creación del Canal Uno. El Himno Nacional de Colombia llegó a los hogares de aquellos pocos que para entonces ya contaban con los novedosos aparatos.

En principio, la televisión tenía como objetivo conectar al pueblo y al estado, sin embargo en 1955, el Gobierno del entonces Presidente Gustavo Rojas Pinilla, se dio cuenta de la baja rentabilidad de la televisión y de los altos costos de su producción. Entonces fue cuando fueron necesarios los primeros espacios comerciales, en los que las empresas privadas alquilaban para promocionar sus productos.

Resultado de este proyecto, se han creado miles de contenidos audiovisuales que en la actualidad son preservados por Señal Memoria. Pero hoy les compartimos un video que corresponde al primer programa comercial transmitido por televisión en Colombia. Toda una joya documental.

 

 

Albert Einstein, protagonista de un breve film con efectos especiales grabado en los estudios de la Warner Bros

Durante su vida, Albert Einstein aparentemente nunca aprendió a conducir. A pesar de ello, pudo vivir la emoción del momento el 3 de febrero de 1931, cuando visitó el estudio Warner Bros junto a su segunda esposa, Elsa. Al día siguiente, The New York Times publicó un informe en el que se hablaba de las carcajadas del profesor y del truco cinematográfico utilizado para lograr este efecto, llamado “coche volador”, que es un efecto de doble exposición gracias al cual se muestra la impresión de viajar por diferentes escenarios: en este caso, Broadway, las Montañas Rocosas e incluso Alemania, de donde Einstein había tenido que huir. La película maestra fue destruida, y la única copia fue dada a los Einstein.

Esa copia superviviente de la película finalmente terminó en los archivos del Lincoln Center, donde permaneció inadvertida durante décadas, hasta que la archivera Becca Bender se tropezó con ella el año pasado. Este afortunado hallazgo nos demuestra las joyas que todavía se pueden encontrar en los archivos.

Ecos del pasado Victoriano conservados en un cilindro de cera de 1888

La digitalización es uno de los aspectos más importantes de la gestión documental actual. Y no sólo ayuda a gestionar el conocimiento de forma más adecuada, sino que también nos ofrece, en ocasiones, joyas como esta: la grabación de la voz de la reina Victoria, una de las soberanas más importantes de todos los tiempos y que reinó durante 63 años como símbolo del Imperio Británico y de la época a la que dio nombre: la Era Victoriana.

Se trata de la digitalización de un cilindro de cera de 1888. A pesar de que no es una grabación muy clara, es fascinante poder escuchar la voz de este personaje histórico.

“Los archivos no están actuando como un sistema de información coordinado en pos de un objetivo común”: entrevista a Roberto Lucas Andrada, docente en la UNC y UNLAR

Las VII Jornadas de Archivos, Museos y Bibliotecas en La Rioja (JAMyBLaR 2018) han dado comienzo hoy 7 de junio de 2018 y continuarán mañana día 8 en Argentina. Archivoz ha contactado con el Licenciado en Archivología Roberto Lucas Andrada, Docente del Departamento Académico de Ciencias Humanas y de la Educación de la Universidad Nacional de La Rioja y de la Escuela de Archivología de la Universidad Nacional de Córdoba.

Los archivos de las diferentes jurisdicciones no está articulando acciones, incluso dentro de una misma institución (en particular aquellos insertos en las Administraciones Públicas) no tienen un flujo adecuado de comunicación entre ellos. No están actuando como un sistema de información coordinado en pos de un objetivo común.”

(Archivoz) – ¿Cuáles son las expectativas que se tiene en esta Jornada VII de Archivos, Museos y Bibliotecas en La Rioja (Argentina)?

La principal expectativa que se tiene con respecto a esta jornada es consolidar su realización en la Universidad Nacional de La Rioja y seguir organizando este evento con regularidad, gracias al apoyo que nos brinda el Departamento de Ciencias Humanas y de la Educación del cual dependen nuestras carreras: Tecnicatura Universitaria en Administración de Documentos y Archivos, Tecnicatura Universitaria en Bibliotecología y Tecnicatura Universitaria en Museología.

(Archivoz) – El eje central de esta Jornada es la Ciencia de Información ¿Cómo considera que este nuevo paradigma impacta en la gestión del profesional archivero?

Este eje implica un desafío para el profesional y su formación, ya que se propone debatir sobre el impacto de la tecnología en la creación del documento, con nuevos soportes y su preservación digital. Esto nos pone en debate como profesionales y también lo que se enseña en las diferentes curricular de las carreras en Argentina.

(Archivoz) – En la actualidad se habla del archivo como sistema de información ¿cree Usted que los Archivos en Argentina, como en Latinoamérica existe un sistema de información que este regulado con una legislación que amerite el buen uso de la información? ¿Considera que podemos seguir algún ejemplo que este en práctica algún país del mundo?

Los archivos de las diferentes jurisdicciones no está articulando acciones, incluso dentro de una misma institución (en particular aquellos insertos en las Administraciones Públicas) no tienen un flujo adecuado de comunicación entre ellos. No están actuando como un sistema de información coordinado en pos de un objetivo común. La experiencia de la Provincia de La Rioja, es rescatable. La carrera de archivología fue creada en el año 2010 por la Universidad Nacional de La Rioja, y con tan solo 8 años de existencia ha logrado conjuntamente con autoridades de la Provincia de La Rioja la sanción de la Ley Provincial Nº 1080/18, ahora se presenta un mayor desafío que es operativizar acciones para aplicar la normativa.

(Archivoz) ¿Cómo se puede implementar la información archivística como producción científica?

Los estudios actuales de nuestra disciplina se centran en casos puntuales, debemos realizar una mayor producción académica, fomentar la investigación multidisciplinar, y cooperativa. Insertarnos en el marco de programas de investigación internacionales.

(Archivoz) – ¿Cuáles son los límites entre la Información Archivística y la información que posee la archivalia de un archivo sea público o privado?

Los archivos son las principales fuentes de información para cualquier investigación, estamos preparados para atender las demandas de los usuarios. El límite está dado por la naturaleza del documento archivístico y el tipo de información que contiene. Recientemente en Argentina se sancionó la Ley Nº 27.275 sobre Acceso a la Información Pública del Estado, que tiene incidencia directa en nuestra profesión, así como también la garantía Constitucional del Habeas Data.

(Archivoz) – Con influencia de la tecnología en el tratamiento de la información ¿cuál son las técnicas con las que debe adornase el profesional archivero para con los metadatos en el contexto archivístico?

Los planes de estudios y los contenidos de las cátedras de automatización de la información y descripción archivística deben articular acciones intercátedras para la profundización de la utilización de las nuevas tecnologías para el control, búsqueda y puesta a disposición de los documentos. Es necesario investigar y producir con mayor celeridad sobre la descripción con la web semántica para publicar grandes volúmenes de datos legibles.

(Archivoz)-Conocemos la importancia de los archivos en las Universidades, como fomento de la cultura y desarrollo de la identidad Nacional, podrá darnos de manera lineal resaltando los sucesos más notorios desde la Reforma Universitaria en Argentina en 1918.

Los documentos generados en torno a la Reforma Universitaria de 1918, hoy tienen una enorme importancia y son sacados a luz, tienen visibilidad nacional debido al centenario de la reforma. Todas las acciones de alguna manera quieren reflejar lo sucedido en aquella gesta estudiantil, mostrando los objetos, los documentos, los textos impresos para darle color a los eventos académicos que se están llevando a cabo.

Los archivos somos fuentes documentales para la historiografía y somos soporte junto a otras instituciones culturales para mantener vigente la identidad de un pueblo. Para cerrar, quiero agregar que los archivos de Argentina, y de cada región de nuestro país deben articular acciones conjuntas, para constituirse como verdaderos sistema de información documentada y contribuir a la transparencia y democratización de la información. Cada ciudadano, cada sujeto comprendido debe estar informado para mejorar sus opciones al momento de decidir. La información y su acceso es un derecho humano.

Agradecemos a Roberto su disponibilidad y su compromiso universitario en la formación de nuevos profesionales.

“A la mañana siguiente del terremoto se comenzaron a recibir peticiones de expedientes de obra mayor de aquellos edificios más gravemente afectados”: Entrevista a Manuel Muñoz Clares, profesional del archivo municipal de Lorca.

Archivoz ha querido contactar con los profesionales del Archivo Municipal de Lorca para la importancia que tuvo el archivo tras los gravísimos terremotos que asolaron la ciudad de Lorca (Murcia) en el año 2.011. Entrevistamos a Manuel Muñoz Clares profesional del archivo desde 1.986.

(Archivoz) Manuel, ante todo gracias por atendernos, ¿Cuándo se crea el Archivo Municipal de Lorca?

(Manuel MuñozEl Archivo Municipal se remonta a los primeros años del concejo medieval, cuando en el arca de las tres llaves comenzaron a custodiarse los documentos de mayor importancia, tales como privilegios sobre donaciones de castillos y tierras, o concesión de franquezas y exenciones, así como los libros de acuerdos que constituirán el eje central del gobierno de los regidores. El incremento lógico de la documentación con el paso de los años y con la mayor cantidad de trámites administrativos necesarios, hicieron que pronto se dedicara una habitación dentro del Ayuntamiento para este fin, poniendo su custodia también bajo tres llaves que estaban en manos del alcalde mayor, de un regidor y del escribano del Concejo. Esa situación se mantuvo hasta que los cambios en la vida política nacional y municipal ocurridos durante el siglo XIX dejaron sin valor jurídico una buena parte de la documentación custodiada en el archivo, al que paulatinamente se le fue prestando menos atención. Se tradujo esto en el descuido del local en que se albergaba y en la consecuente falta de organización, agravándose su situación por la inexistencia de personal cualificado. Este abandono se corregiría en parte con el nombramiento de archivero honorario recaído en Joaquín Espín Rael el año 1921, y con los sucesivos nombramientos que con ese carácter se fueron haciendo hasta que a mediados de los años 70 se contempló la necesidad de dotar al Archivo de personal específico y de un local adecuado. A comienzos de esa década el Archivo, con Juan Guirao García como director, se ubicó en el antiguo Pósito de Labradores, edificio que mostró pronto su insuficiencia para albergar los fondos de que consta, así como unas condiciones poco adecuadas para la conservación de la documentación y para ofrecer un entorno aceptable tanto para la consulta como para el trabajo del personal. En 2010 el Archivo se trasladó a su actual sede, a la llamada Casa de los Alburquerque, que fue completamente acondicionada al efecto. En la actualidad dos personas, encuadradas en el Grupo C1, se hacen cargo del funcionamiento de este servicio.

El Archivo Municipal de Lorca, cuyas series documentales abarcan desde 1257 hasta la actualidad, ha sobrepasado sus tareas iniciales para convertirse en un archivo histórico de la ciudad. Entre sus fondos cuenta ya con los de otras instituciones locales que tienen sus documentos aquí depositados, e incluso con algunas colecciones particulares, lo que ofrece unas perspectivas muy amplias para el historiador interesado casi por cualquier temática que afecte a Lorca y su municipio. Entre esos fondos documentales destacan:

  • Archivo del Distrito Notarial de Lorca (1492-1914).
  • Oficio de Hipotecas (1768-1866).
  • Archivo de la Comunidad de Regantes de Lorca (1774-1950).
  • Casino de Lorca (1845-1952).
  • Actas Capitulares de la Colegiata de San Patricio (1533-1852).
  • Granero Decimal de Lorca (1568-1836).
  • Círculo Mercantil (1932-1959).
  • Hospital de San Juan de Dios (Beneficencia) (1547-1978).
  • Casa de Guevara (1495-1976).

Con respecto al fondo municipal, el primer documento conservado data de 1257, pero las series documentales no comienzan a estar completas hasta finales del siglo XV, siendo el caso más significativo el de las actas capitulares que arrancan en 1474. La desigual custodia de la documentación a lo largo del tiempo ha propiciado que algunas series documentales presenten notables lagunas. Las más significativas, las que afectan a las actas capitulares, en las que puntualmente hay faltas de algunos años en la Edad Moderna y la ausencia significativa de los libros de acuerdos comprendidos entre 1811 y 1829. En cuanto a otros fondos, ya se recibieron con algunas mermas o seleccionados por los organismos de origen. A modo de ejemplo, en los protocolos notariales se observa la falta de aquellas escribanías que se vieron afectadas por riadas históricas (ej. 1802) y en el caso del Hospital de San Juan de Dios, no se han conservado completos los libros de actas de la institución de Beneficencia.

(Archivoz) ¿Cómo afectó el terremoto al archivo municipal físicamente?

(MM) La estructura del nuevo edificio, salvo alguna pequeña grieta en los muros perimetrales de la antigua edificación adaptada que contiene la parte administrativa y de servicios, se comportó extraordinariamente bien, lo que permitió al Archivo seguir con su actividad habitual en los días siguientes.

(Archivoz) Al día siguiente de los terremotos tenemos entendido que se hicieron numerosas solicitudes de ciudadanos particulares al archivo ¿qué documentos solicitaban?

(MM) A la mañana siguiente del terremoto se comenzaron a recibir peticiones de expedientes de obra mayor de aquellos edificios más gravemente afectados. Se trataba de conocer la estructura sobre plano para proceder a apuntalamientos en las zonas que precisaran de un apeo urgente, por encontrarse dañados los pilares o por simple prevención. La gran cantidad de edificios afectados en diverso grado generó durante meses nuevas consultas de propietarios y de arquitectos ocupados de la recuperación de los inmuebles afectados. La excepcionalidad y la urgencia de las primeras semanas nos hizo adoptar la decisión de prestar los planos o expedientes que se solicitaban con sólo la garantía de los datos personales. Transcurridos dos meses, se habilitó un sistema regulado de préstamo que arroja la cifra de algo más de cuatrocientos préstamos de documentación entre mediados de julio de 2011 y finales de ese año. En ese cómputo no se incluyen las consultas en sala ni tampoco las consultas y préstamos realizados desde el 12 de mayo. La tasa de devolución de estos préstamos fue del 100%, no habiendo retrasos significativos que deban subrayarse ni otras incidencias destacables.

(Archivoz) En esas fechas, en plena crisis económica, ¿se pudo atender con normalidad, con los profesionales con los que contaba el archivo?

(MM) Las primeras dos semanas hubo que habilitar un horario especial de atención, acordado por los propios funcionarios del archivo ante la urgente demanda de información, para cumplir con aquellas peticiones que verdaderamente urgían, ya que se trataba de saber si el edificio podría aguantar en pie o bien habría que derribarlo. Cuando se tomaron las decisiones más importantes sobre el estado de estructuras gravemente afectadas, el horario volvió a ser el habitual, aunque la intensidad en la demanda de información no comenzaría a declinar hasta unos tres o cuatro meses después de los seísmos.

(Archivoz) Los trabajos de recuperación de la muralla medieval de Lorca tras los terremotos sacaron a la luz un curioso descubrimiento: unos 300 documentos que van desde el siglo XVII hasta comienzos del siglo XX ¿Qué clase de documentos eran? ¿Cómo va la restauración?

(MM) No se trata de 300 documentos en sí, sino de algo más de 300 fragmentos de documentos que ya tenían un nivel de abandono y deterioro notable cuando se introdujeron en la obra de reparación de la muralla que debió hacerse hacia 1903, fecha de los últimos fragmentos datables. Unos restos, por tanto, con interés únicamente para la datación de la obra de reparación de la muralla y que no contienen cosa alguna que sea interesante para la historia. Los fragmentos se conservan en el archivo Municipal en compañía del informe realizado por los técnicos del Archivo General de la Región de Murcia, a donde se llevaron para su limpieza e identificación.

Una vez más queda demostrada la importancia de los archivos y sobre todo la profesionalidad de las personas que trabajan para la conservación de la documentación ante los graves terremotos ocurridos en la ciudad de Lorca en 2.011.

Un siglo desde la revolución artística del Dadaísmo

El 1 de junio de 1920 se organizó en Berlín la primera exposición dadaísta de la Historia. El dadaísmo es conocido como un movimiento artístico y literario aparecido durante la Primera Guerra Mundial como una forma de protesta ante los cánones estéticos dominantes. Se proclamaba la libertad creativa absoluta, el caos sobre el orden y la ruptura total con los cánones estéticos y artísticos tradicionales. Se esperaba, por tanto, crear un nuevo arte para el mundo cambiante del siglo XX.

Ejemplo de este fenómeno es este vídeo, que fue filmado en 1928 por el director Hans Richter y que está dedicado al músico Th’ Rocknroll Reverend.

“El mayor inconveniente del software libre son los prejuicios que todavía lo rodean”: Entrevista a Guillermo Castellano

Guillermo Castellano es el profesional detrás de Nosturi, desde donde proporciona soluciones basadas en software libre para “reconciliarnos” con los documentos. Está especializado en tecnologías libres como AtoM, OpenKM y OpenProdoc. Ha realizado trabajos de consultoría para Greenpeace España, Deco Pharma Servicios Logísticos, el Ayuntamiento de Ávila y otras organizaciones. También ha impartido distintos cursos y talleres sobre soluciones de software libre para gestión documental y preservación digital y escribe en blogs y publicaciones del sector. Compagina su trabajo con un doctorado sobre conservación de videojuegos en la USAL.

(ARCHIVOZ) Desde los archivos sabemos que una buena gestión documental se ahorra espacio, tiempo y por tanto dinero; las empresas con las que trabajas ¿lo son realmente? ¿Tienes algún ejemplo cuantitativo que contarnos?

(Guillermo Castellano) Los proyectos de gestión documental tienen fama de ser caros. Mi impresión es que resulta más fácil cuantificar el coste de implementar y mantener un proyecto de este tipo que cuantificar los costes de una mala gestión documental.

No me refiero solamente al tiempo dedicado a tareas fáciles de automatizar, como la gestión de hojas de pedido, albaranes y facturas. Solo a ese nivel, una buena solución de gestión documental permite ahorrar muchas horas de trabajo y que éstas se dediquen a tareas que generan más valor a la organización. Sin embargo, también sirve para reducir el riesgo de incumplir el marco normativo y legal al que está sujeto la organización. Incumplimiento que puede acarrear multas, el daño de la imagen corporativa, la pérdida de clientes e, incluso, el cese de la actividad.

¿Somos conscientes de que no tratar datos sensibles con la debida confidencialidad puede costarnos hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual?

 (ARCHIVOZ) Implementar un Sistema de Gestión Documental supone una mejora en todos los departamentos de una empresa, sea grande o pequeña y también en instituciones públicas, como bien has reseñado, trabajas en ambos sectores. ¿Cuál de ellos es el más receptivo a la hora de contratar a profesionales o formar a sus empleados o funcionarios?

(GC) Aprecio una mayor diferencia entre las organizaciones grandes y las organizaciones pequeñas que entre el sector público y el sector privado. A partir de un determinado tamaño, las organizaciones empiezan a tener procedimientos, políticas, auditorías y un volumen considerable de documentos, lo que hace que sean más conscientes de lo que les está costando una mala gestión documental y tomen medidas.

Las PYMES, entidades sociales o instituciones educativas son menos receptivas cuando les hablas de invertir en gestión documental los pocos recursos de los que disponen. No basta con explicarles cómo la gestión documental puede ayudarlas a crecer. También hay que ponerse en su piel y presentarles un proyecto que puedan afrontar y les ofrezca resultados palpables.

(ARCHIVOZ)Ahora estamos en un mundo en el que la “transformación digital” ocupa muchos titulares, arroja cifras de empleo y desarrollo, en tu día a día ¿realmente nos estamos digitalizando?

(GC) La tecnología para avanzar a entornos de trabajo sin papel está ahí, pero nuestra mentalidad continúa siendo analógica. Un ejemplo típico es la organización que tramita sus expedientes en formato digital, pero luego los imprime y archiva en papel. “Por si acaso”. Y esto es lo menos malo que veo en mi día a día. Para que podamos hablar de una verdadera transformación digital, tiene que darse un cambio en los procedimientos y, sobre todo, confianza en la integridad y la autenticidad del documento electrónico.

Guillermo Castellano

 (ARCHIVOZ) Trabajas con software libre, o como bien defines en la web “con tecnologías de la información no privativas”.  Esta opción no es muy conocida en entornos empresariales que manejan software “de pago” para estas tareas. Cuéntanos las ventajas de esta tecnología y los inconvenientes frente a las grandes marcas de software de gestión.

(GC) El software libre facilita el acceso a soluciones de gestión documental profesionales a organizaciones con menos recursos, como pueden ser un archivo o una biblioteca.

Sin embargo, sus ventajas van mucho más allá del coste. El software libre es muy popular en sectores que dependen especialmente de la seguridad, como pueden ser el bancario, ya que la libertad de estudiar y mejorar el código fuente permite que la comunidad de desarrolladores y usuarios encuentre y arregle antes las vulnerabilidades. Está demostrado que la seguridad por oscuridad no funciona. Cuando una empresa oculta el código de un programa, nos oculta deliberadamente posibles vulnerabilidades a los usuarios, que no podemos tomar medidas ante lo que no conocemos.

Hay que tener en cuenta también que la tecnología media entre el usuario y el documento electrónico. Necesitamos conocer cómo funciona para asegurar el acceso a largo plazo a nuestro patrimonio digital. Esto afecta directamente a la sostenibilidad de nuestro sistema de gestión de documentos electrónicos y así lo están entendiendo algunas administraciones públicas, que exigen a sus proveedores de herramientas informáticas la liberación o el traspaso de la titularidad del código fuente.

El mayor inconveniente del software libre son los prejuicios que todavía lo rodean. De vez en cuando, alguien me expresa su miedo de no recibir soporte si opta una solución de código abierto. ¡Es todo lo contrario! Proyectos como AtoM, Koha, DSpace o Alfresco están respaldados por una comunidad muy extensa de usuarios, desarrolladores, universidades y empresas, lo que hace que tengamos a nuestra disposición una gran variedad de opciones de soporte.

(ARCHIVOZ) Y para terminar, dentro de 5 años, ¿nos habremos digitalizado?

(GC) Cada vez más organizaciones disponen de herramientas informáticas para gestionar documentos y estoy convencido de que esta tendencia irá a más en los próximos años, favorecida en gran parte por la consolidación de la administración electrónica. Soy menos optimista si la pregunta se refiere a si estas organizaciones dispondrán de un modelo de gestión documental para asegurar que se producen las evidencias adecuadas y éstas se mantienen auténticas, íntegras, fiables y accesibles durante todo su ciclo vital. La digitalización no es solo una cuestión informática y puede haber muchos problemas a medio y largo plazo si no tiene en cuenta a los archiveros desde el principio.

Antes de despedirme, me gustaría agradeceros a Archivoz y a ti esta entrevista.

Todo un testimonio de que la tecnología es una gran aliada para el archivo real de información, sea cual sea su soporte y el software libre, una garantía para la mejora continua en la seguridad de nuestros fondos. Gracias Guillermo.

 

 

 

 

“En la preservación Digital, la importancia real es del profesional archivista, pues es él quien garantiza la integridad a través de la seguridad documental”: Entrevista a Daniel Flores (2ªparte)

La primera parte de la entrevista que tuvimos con Daniel Flores, nos dejó con una sensación increíble sobre todas las posibilidades que se abren en términos de preservación digital para los archivistas. Sin duda, el trabajo que demanda esto, requiere de profesionales comprometidos con el futuro y la memoria de la humanidad. Pero no nos podíamos quedar ahí. Así que traemos la segunda parte de la entrevista en la que hablamos más a fondo.

(Archivoz) Háblanos un poco sobre preservación digital. Lo que es actualmente, del deber ser y el futuro.

(Daniel Flores) Actualmente, la preservación digital de documentos de archivo está enfocada en las estrategias de preservación digital, o sea, migrar, convertir, emular, etc, cuando debería estar enfocada en un abordaje sistémico, en la Preservación Digital Sistémica, en una Cadena de Custodia y siguiendo normas, patrones, requisitos y modelos.

De eso estamos aún muy lejos. Mi idea es entonces discutir exactamente como debe ser. La preservación digital debe ser sistémica y debe tener como foco las normas, modelos, patrones y requisitos.

(Archivoz) ¿Cuál es la norma más importante hoy en el mundo con relación a la preservación digital?

(DF) Es la norma OAIS, el modelo OAIS (Open Archival Information System), la ISO Internacional 14721. Esta ISO nos presenta tres plataformas o tres entidades externas. La primera entidad que es el productor, es donde está la producción de los documentos (como el SIGAD en Brasil); el segundo es el entorno de preservación, aquel entorno en que de acuerdo con la norma debe estar blindado, cerrado, controlado, nadie lo accede por Internet o por red local excepción de dos administradores: 1. El administrador de preservación; 2. El administrador de TI.

Si hablamos de Archivos, el administrador de preservación será el archivista, si hablamos de bibliotecas, el administrador de preservación será el bibliotecario, si hablamos de museos, el administrador de preservación será el museólogo y así sucesivamente.

Este entorno debe estar sin ningún acceso externo a la institución, así mismo no es para acceso al ciudadano o a los empleados en general, ni para la autoridad más alta de la institución. Solamente quien accede este entorno son los dos profesionales especiales en este entorno: el administrador de preservación y el de TI.

Además del archivista, el bibliotecario o el museólogo, todavía contamos con otros profesionales de acuerdo con el foco, con el modelo de preservación digital, orientado por las normas, los patrones los requisitos en una Cadena de Custodia; ya el segundo administrador de TI, el profesional de TI que es perenne en todos los modelos, sea en archivos, bibliotecas, museos o otras entidades.

Así, el administrador de TI asume también un mandato institucional, no es solamente el profesional que va a desarrollar un sistema o a especificar requisitos, sino que va a hacer la programación va a instalar y a cuidar del suporte. Un administrador de TI va a tener un papel institucional importante y tiene que ser parte del proceso tanto de la Cadena de Custodia como de la Cadena de Preservación. Por tanto, la tercera entidad externa, el acceso, la plataforma de acceso, deberá servir tanto para el entorno de preservación como al entorno de gestión, pues se puede dar acceso a documentos de gestión en edad corriente o intermedio que no hayan sido transferidos al archivo permanente y pueden ser accesados en una plataforma de acceso, que tendrán software o herramientas como ICA-AtoM, software libre desarrollado bajo la firma del Consejo Internacional de Archivos o, también, AtoM que es una actualización, Dspace, ArchivesSpace, ArchivistsToolKit, ContentDM, o cualquiera otra herramienta desde que contemple los requisitos específicos de esta plataforma de acceso y sea preferiblemente en una licencia de Software Libre, esto pues, después de todo, la Preservación Digital y los Documentos de Archivos tienen todo que ver con las políticas de Software Libre.

El modelo OAIS trabaja con paquetes, y por eso el proceso de los documentos entre estas plataformas están hechos en paquetes (Bag’s). Por ello, para hablar en preservación digital hoy, no preservamos más en base de datos, preservamos en paquetes OAIS.

Paquetes OAIS: SIP – Paquete de transferencia de Información, cuando los documentos están, en la primera plataforma, en la producción, mantenimiento y gestión, en sus fases corrientes e intermedio; AIP – Paquete de Almacenamiento/Archivo de Información, cuando los documentos están en el entorno de almacenamiento, de preservación; y el DIP – Paquete de difusión/de Acceso de Información, las derivadas de acceso, trátase de diseminación, acceso y transparencia activa.

No se puede hacer preservación exclusivamente orientando todo a estrategias de preservación, haciendo la migración, la conversión, la emulación, sin respetar el core de esta norma internacional ISO 14721 del Modelo OAIS. La norma más importante hoy.

(Archivoz) Muchos expertos, han anunciado un Alzhaimer Digital, dado los altos volúmenes de documentos producidos en éstos medios y la poca conciencia sobre la preservación de los mismos, ¿Consideras tú que, en términos archivísticos, eso pueda llegar a suceder?

(DF) Por supuesto que sí. Eso es tan factible que ya está ocurriendo. Hay diversas experiencias en Brasil de pérdidas irreparables de documentos de archivo y de la memoria nacional del patrimonio documental archivístico y por consecuencia eso también debe de estar ocurriendo justo ahora en otros países que aún no siguen las normas, patrones, modelos y requisitos y por ende, no implementan la Preservación Digital Sistémica.

Recientemente tuvimos una noticia de una televisión muy importante en Brasil que perdió muchísimos registros de un personaje importante en nuestro país, un presentador de la televisión ya fallecido. Las primeras preguntas que vienen son: ¿Dónde están los principios archivísticos? ¿Dónde está el RDC-Arq? ¿el Repositorio Archivístico Digital Confiable? ¿Dónde está la preservación digital sistémica?

Si estas cuestiones hubieran sido contestadas, seguro que estarían preservados dichos documentos. Por tanto, ésta cuestión sobre el Alzhaimer Digital anunciado, la cuestión de los altos volúmenes, son cuestiones que deben separarse en un primer momento.

¿Cuál es el motivo de que estos hechos puedan ocurrir? Básicamente porque no están aplicando los referenciales de una forma correcta. La preservación digital no está siendo aplicada o cuando es aplicada, no es sistémica, o sea, está enfocada sólo en las estrategias de preservación digital. No es aquella orientada a normas, modelos, patrones o requisitos, o sea, estos documentos no están siendo transferidos a un Repositorio Archivístico Digital Confiable, para un RDC-Arq (en Brasil).

Lo que pasa es que no está siendo considerada la norma internacional 14721, el Modelo OAIS, las cuales dicen que dichos documentos deberían estar siendo preservados en paquetes OAIS AIP (y no dependientes de bases de datos que van a ser obsoletas en un corto tiempo), que deberían haber sido manifestados diplomáticamente.

En el caso de VHS serían digitalizados (representados digitalmente) y convertidos en paquetes. Sus formatos serían refrescados por el propio entorno de preservación digital, el repositorio. Esta es la principal preocupación que se debe tener. Algunas reflexiones que se pueden hacer: ¿Cómo vamos a tratar con esta dificultad? ¿Precisamos lidiar con una política de preservación digital nacional? ¿Necesitamos de una política archivística nacional? ¿Precisamos elaborar instrumentos firmes, que tengan fuerza, que tengan poder?.

Necesitamos concienciar más que no solo la institución está en peligro, que no solo el patrimonio documental está en riesgo. La importancia real es del profesional archivista, pues es él quien garantiza la integridad a través de la seguridad documental, de la seguridad jurídica que está contenida en documentos de archivo fuente de prueba.

El archivista tiene esta respuesta, son respuestas resultados de investigaciones sólidas, en constante análisis, en constante evolución, de proyectos de magnitudes mundiales como el InterPARES. Las normas internacionales se están revisando. El Modelo OAIS, la ISO 14721 ya fue revisada. Los modelos de requisitos se están revisando también. El modelo e-ARQ Brasil está actualmente en una revisión en la Cámara Técnica de Documentos Electrónicos del CONARQ. Los softwares libres se van desarrollando y siendo mejorados sistemáticamente, es lo que ocurre con Archivematica, con AtoM (ICA-AtoM), etc.

Existen software de preservación digital ya de años como el RODA, el repositorio de objetos digitales auténticos de Portugal, que hasta poco tiempo, años, era único, desarrollado por la Keep Solutions, para el Archivo Nacional de la Torre del Tombo. Hoy ya tenemos Archivematica, que es otro software libre que asumió un protagonismo internacional muy expresivo justamente por implementar la Cadena de Custodia con AtoM (ICA-AtoM) y el Modelo OAIS. AtoM, fundamentalmente, contempla casi todos los requisitos presentados por el Modelo OAIS, por la ISO 14721 y está insertado en una Cadena de Custodia. Así como hay rumores de que está para salir una nueva versión del RODA con importantes actualizaciones, es posible que en el futuro podremos cambiar de forma transparente para nuestros usuarios, de Archivematica a RODA, y viceversa o a muchos otros. La interoperabilidad acá, en sistemas de preservación digital, es también un requerimiento importante a tener en cuenta para una eficiente implementación de las estrategias.

También hay softwares propietarios, hay iniciativas propietarias como: Preservica, LibNova, etc. Así, existe hoy una inmensidad de alternativas que dan cuenta de la complejidad y de la especificidad del documento de archivo digital que ya nos da seguridad contra el Alzhaimer Digital, para que ya tengamos una preservación sistémica y para que tengamos lo que llamamos ahora de archivo permanente/histórico digital.

Hace unos años no teníamos eso, teníamos preservación y acceso de largo plazo. Algunos documentos y literaturas decían que había una seguridad, una caducidad de hasta 5 años. Hoy tenemos seguridad de la preservación y acceso permanente. Tenemos documentos archivísticos digitales de acceso permanente. Así, con eso se pasa a tener el archivo permanente digital desde que son contemplados todos los requisitos, auditado y certificado por la Norma ISO Internacional 16363. Eso nos da toda una estructura teórica, toda una normativa de cuestión de modelos, de requisitos, de patrones de metadatos, de procedimientos firmes y sólidos, que pueden ser aplicados por los profesionales archivistas y que hacen parte del marco teórico de la archivística e interdisciplinariamente entre biblioteconomía, museología, ciencia de la información, tecnología de la información, etc.

(Archivoz) ¿cuál es el escenario en tu país respecto a los documentos electrónicos?

(DF) Bueno, el escenario en Brasil es complejo y heterogéneo. Nosotros tenemos uno de los escenarios normativos acerca de los documentos electrónicos, de los documentos digitales, más avanzados y novedosos del mundo.

Tenemos un modelo de requisitos para el entorno de gestión de documentos archivísticos, en las fases corriente e intermedio, o sea, el e-ARQ Brasil y que tiene validez en todo el territorio nacional. Tenemos también para el Judiciario que tiene una especificidad manifestada en la relación de los documentos electrónicos, la cuestión del proceso/expediente judicial electrónico, el cual tiene su propio modelo de requisitos, de gestión de documentos, es el Moreq-Jus, basado tanto en el Moreq de la Unión Europea.

Hay también en el entorno de preservación y acceso, una normativa que es el RDC-Arq, la resolución nº 43 de 2015 del CONARQ, Consejo Nacional de Archivos que trata del entorno de preservación, la cuestión de los paquetes OAIS. Esa resolución deja muy claro que los documentos archivísticos de carácter permanente tienen que ser transferidos a los repositorios archivísticos digitales confiables. Esa resolución explica la cuestión de los paquetes, el Modelo OAIS, de la ISO 14721, de la auditoría y certificación de repositorios (ISO 16363). Tenemos en este escenario normativo, la claridad de los metadatos de entorno de gestión, metadatos e-ARQ basado en otras normas internacionales, así como en PREMIS y etc.

Hay una clareza en los metadatos de representación de los documentos archivísticos digitales, o sea, de la descripción archivística. La ISAD(G) fue traducida y adoptada como una norma brasileña NOBRADE, la Norma Brasileña de Descripción de Documentos.

Tenemos orientación para contratación de sistemas informatizados de gestión archivística de documentos. Tenemos orientaciones técnicas del CONARQ que van allá del SIGAD pleno y que ya trae al escenario brasileño un SIGAD que se aproximó del sistema de negocio, o sea, enfocado en proceso de negocio. Ya no es solo aquel sistema que contemplaría todos los documentos de la institución, algo que puede ser bastante utópico, llevando en cuenta el tamaño y el escenario complejo de la institución. Ahora, un SIGAD va en el proceso de negocio, en cada uno de los procesos de negocio o en una colección, en un micro proceso de negocio. Al tratarse de un proceso de negocio, estamos hablando de un SIGAD de negocio. Un sistema de negocio que tiene requisitos archivísticos. Por tanto, un SIGAD de negocio más especializado se inserta en la Cadena de Custodia, está centrado en cuidar una nómina de sueldos, por ejemplo. Es un sistema de negocios con requisitos archivísticos.

Un SIGAD de negocios que va a limitarse a una determinada institución, pero que va hacer el paquete OAIS SIP, la transferencia para el RDC-Arq y la preservación en una cadena ininterrumpida de custodia. Estas orientaciones contemplan también la posibilidad de la internet de las cosas, IoT, que al producir documento archivístico, necesita de un cuidado archivístico (los requisitos de autenticidad), pues por el contrario van a producir documentos archivísticos en aquellos procesos que no tendrán una presunción de autenticidad, y que, en el momento de transferencia para un SIGAD, tendrán solamente una razonable presunción de autenticidad.

Así, de esta forma se están llevando los requisitos, los metadatos para el sistema de negocio. Garantizando mucho más que el mantenimiento de la autenticidad y confiabilidad de los documentos archivísticos digitales.

Con todo eso, se suma una tradición en Brasil de formación de archivistica en el nivel de graduación, de nivel superior en bachillerato. Tenemos una formación específica. Tenemos 16 cursos en el país de graduación en diferentes estados de la federación. Además de eso, tenemos el primer Programa de Pós-Graduación, en nivel de Máster, de investigación consolidada, ya con egresos, y que son investigadores del área. Con respecto al Doctorado, aun no hay uno específico, pero sí en Ciencias de la Información con abordajes que permiten la investigación de temas específicos archivísticos.

De esta forma, nosotros vislumbraríamos un escenario, no voy a decir perfecto, pero un escenario archivístico muy fructífero, muy bien estructurado, de gestión y preservación archivístico digital.

Pero no, la complejidad nos presenta que Brasil tiene déficits muy graves y que debemos intervenir urgentemente. Hay una falta de respeto a la autoridad archivística del Archivo Nacional, como la institución archivística máxima de Brasil, una falta de reconocimiento de los principios archivísticos y una falta de reconocimiento del profesional de archivología: del archivista. Muchas veces llamando a otros profesionales, con otras formaciones generalistas que no tienen la formación, ni el conocimiento y la especificidad del archivista para dar cuenta de la complejidad y la especificidad de los documentos archivísticos digitales. Entonces este es el escenario de los documentos electrónicos, de los documentos archivísticos digitales en Brasil.

Necesitamos intervenir más, discutir más, reflexionar, analizar. Las asociaciones de archivistas en Brasil también son otro caso de éxito. Hay muchas asociaciones en los estados de Brasil. Y ahora tenemos, recientemente, el foro nacional de las asociaciones de archivología, el FNARQ, que congrega todas estas asociaciones de Brasil. Esto es logro de hace 4 años, en el VI Congreso Nacional de Archivología – CNA – que ocurrió en Santa María – RS, fruto de acuerdos políticos entre líderes de estas asociaciones, de entendimientos y de elaboración de diretrices, de propuestas de una política nacional en defensa del archivista y de la archivología.

Y todavía tenemos, a pesar de todo lo mencionado, en este escenario de documento digital, instituciones que no respetan estos principios, incluso Ministerios del gobierno federal que elaboran normativas, resoluciones o reglamentos que van en contra de una ley federal, la ley de archivos nº 8.159, de 1991.

Esto es algo grave que debe corregirse con mucho trabajo.

Es una anomalía que ha pasado como en el Ministerio de la Educación, en 2017, que ha presentado un Normativo, la Portaría Nº 22, que confronta con la ley federal de archivos, y que no sería permisible que una portaría de valor diplomático inferior a una ley federal tenga un mayor valor. También podemos citar las propuestas de leyes que son presentadas como la PLS 146 (Propuesta de Ley) que nació en el Senado Federal, fue aprobada, y ahora está en la Cámara de los Diputados, es la PL 7920 que enfatiza en la digitalización de los documentos analógicos para eliminarlos después de una autenticación. Lo más peligroso de este Proyecto de Ley es que propone la idea de hacer una declaración de esta representación del documento archivístico analógico, o sea, la digitalización que es una representación digital, y declararlo como un documento original. Un rotundo absurdo. Inconcebible en cualquier parte del mundo. Jurídicamente inconcebible. El documento original es el que tiene el valor probatorio, el otro es solamente una representación digital.

El documento digitalizado no conlleva la autenticidad que está compuesta de 2 componentes, la identidad y la integridad. La identidad conlleva los elementos de identificación, y la integridad conlleva la forma fija, el contenido estable, la variabilidad limitada, la forma fija y la relación de información con el soporte. Algo que la digitalización, que es la foto de un documento, no conlleva bajo ninguna hipótesis.

Existen numerosos elementos diplomáticos en un documento analógico como lo es el peso de la mano al escribir, el análisis de carbono, entre otros, que al ser digitalizado no se lleva para el mundo digital, solamente se lleva una representación digital que sí puede recibir una autenticación, una firma. Pero que, aún con una autenticación este documento no se vuelve auténtico, se vuelve un documento autenticado, o sea, la garantía de que alguien lo está declarando, sea un empleado o una persona con un certificado digital, con una firma digital que garantiza eso, pero no garantiza que aquel documento es un documento auténtico. Hay que diferenciar documento auténtico de documento autenticado. Yo podría hacer una autenticación, una firma digital en un documental apócrifo, y eso no lo transformaría en un documento auténtico, sólo en autenticado, lo cual es muy distinto.

(Archivoz) Háblanos sobre AtoM / ICA-AtoM

(DF) El ICA-AtoM es un software libre y fue desarrollado bajo la firma del CIA, Consejo Internacional de Archivos, con el fin de dar acceso a la memoria, o sea, dar acceso a documentos pero de una forma archivística y normalizada, es decir, documentos descritos, en una navegación multinivel y que siguiera las normas archivísticas.

El CIA desarrolló un proyecto con financiación internacional con instituciones como UNESCO, teniendo la Artefactual Systems, una empresa canadiense, como la productora del software libre que llevó a cabo este proyecto. Es posible afirmar que fue el proyecto de software libre más importante en el mundo para la Archivología, pues aunque hubo otros proyectos, no siguieron adelante, atingieron sus objetivos pero no tenían mucho alcance y no fueron a más que su propia definición. ICA-AtoM consiguió todos sus objetivos y su idea inicial era llegara ser un software de descripción archivística de representación de documentos de archivos digitales para dar acceso en la web, siguiendo las normas.

El ICA-AtoM ha conseguido eso y siguió adelante. Tanto es así que fue echo un “fork” como llamamos en TI, se encuentra ya en la versión 2, y ahora se llama AtoM solamente, no más ICA-AtoM. Pues la herramienta es de la comunidad, es internacionalizado, es de todos nosotros, es de los archivistas, es de las instituciones archivísticas. Siendo como es, una plataforma de acceso a documentos descritos en una navegación multinivel, es nuestro, es del ciudadano.

Para terminar, decir que el ICA-AtoM fue la primera herramienta a surgir, y que muchos han pasado a usarlo hasta mismo como un simples repositorio (pero debemos distinguir que es un Repositorio Archivístico). Algunos años más tarde llegó el Archivematica, el repositorio de acuerdo con el Modelo OAIS. Aun tenemos en Brasil muchas instituciones que empiezan el uso por el AtoM pensando en el futuro poder trabajar a partir del Archivematica. Pero hoy hay muchas instituciones trabajando ya con el repositorio Archivematica y enviando sus paquetes DIP, de diseminación, para la plataforma de acceso, el AtoM, en una Cadena de Custodia ininterrumpida.

(Archivoz) Los software de gestión de documentos electrónicos, vienen con amplias posibilidades en cuanto a metadatos se refiere, ¿considera usted que la descripción documental en éste tipo de sistemas está llevándose de forma correcta?

(DF) Pues no, la verdad que no. En estos sistemas de gestión de documentos, y si estamos hablando de la Cadena de Custodia, de la Cadena de Preservación y contemplando la norma ISO Internacional 14721, estos sistemas de gestión de documentos son SGDE, o Sistemas Electrónicos de Gestión de Documentos o son SIGADs como son llamados en Brasil.

Estos sistemas, en la génesis, deberían tener la identificación de la representación en la producción de los documentos archivísticos digitales (metadatos para el entorno de preservación) de sus documentos, en el propio archivo corriente de gestión. Hoy no existen. Los metadatos con los que se trabaja en estos documentos son metadatos de gestión exclusivamente, sin una equivalencia entre los metadatos de gestión y los metadatos de preservación. Estas equivalencias de metadatos deben realizarse en la gestión de documentos de archivos digitales.

El SIGAD/SGDE/SGDA debe hacer esta equivalencia, el trámite de la Cadena de Custodia, a la hora de transferir estos documentos podrán ser unidos estos objetos digitales a sus respectivos metadatos y con aquel crosswalk, con aquella tabla de equivalencia de representación. ¿Y eso por qué? Porque el paquete OAIS SIP que salió del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos, al llegar en el entorno de representación en el RDC-Arq, todos los metadatos serán archivados en el paquete OAIS AIP. Es a través del paquete DIP que los metadatos de la norma ISAD(G) o de la norma Dublin Core que serán enviados a la plataforma de acceso AtoM o otro adoptado por la institución. Serán solamente los metadatos de representación, los metadatos de descripción, o sea, metadatos de la norma ISAD(G) o de la norma Dublin Core que serán añadidos al paquete.

Los metadatos de gestión jamás deberán ser enviados a la plataforma de acceso, estos se quedan en el repositorio, en la plataforma de preservación. En el caso brasileño no van los metadatos e-ARQ Brasil, en el caso americano no van los metadatos del DoD 5015.2, en el caso europeo no van los metadatos de la Moreq. Estos metadatos como en la hora que fue producido un documento, el IP o Dirección Internet, el MAC Address que fue abierto de aquel computador (la dirección de la placa de red), todas las alteraciones hechas, las pistas de auditoría. Tales informaciones no van para Internet, esos metadatos se quedan en el entorno de preservación, en el paquete AIP junto a los documentos originales que tampoco van a Plataforma de Acceso. Son metadatos que pueden herir la privacidad, son metadatos que que garantizan la autenticidad y la confiabilidad de un documento de archivo digital. Eso no quiere decir que sean sigilosos. Son mantenidos en el AIP por seguridad, por metodología de la Cadena de Custodia y de la Cadena de Preservación. Entonces, ¿El investigador tiene derecho y acceso a estos documentos? Sí, pero no va a ubicar estas informaciones en la tercera plataforma, la de acceso, en AtoM. El investigador deberá ir hasta el entorno de preservación, de forma presencial, o sea, hasta el RDC-Arq institucionalmente. Miren lo que estoy hablando: Puedo afirmar que las salas de consulta, las salas de investigación serían indispensables en estos prospectivos escenarios futuros. Así, tengo que dar acceso al paquete AIP por el investigador. El paquete de preservación que tendrá los objetos digitales, los metadatos de gestión y toda la información de lo que ocurrió con aquel documento archivístico digital, pero este Paquete AIP sólo es mantenido auténtico y confiable dentro y custodiado por un RDC-Arq, que no es sólo una solución de software.

De nuevo, agradecemos a Daniel por su tiempo para esta entrevista. Sin duda una de las mejores que hemos tenido en Archivoz, dado el impacto de la preservación digital en nuestro día a día. Cerramos con la promesa de volver a trabajar en una nueva entrevista en la que podamos entender más y más el trabajo realizado en torno a la preservación digital.

Muskaan Ahirwa, la pequeña bibliotecaria

Muskaan Ahirwa es una niña de nueve años a la que le gusta leer e ir a la escuela. Vive en uno de los barrios más pobres de Bophal, India, y ha trascendido por ser la responsable de una biblioteca infantil creada por ella misma. El entorno marginal en el que nació no favorecía la lectura entre los niños, y a pesar de que muchos iban a la escuela, no tenían opciones ni interés en leer en sus casas. Por ello, el Centro de Educación Estatal organizó un concurso, que ganó Muskaan, y ayudó a la creación de una pequeña biblioteca que comenzó con 25 libros y que ahora tiene 119.

Su biblioteca ha tenido un gran éxito. Los niños esperan a que abra y les encanta ir allí a aprender, divertirse y leer. Esta pequeña iniciativa demuestra el poder que tienen estas instituciones no sólo por ofrecer un servicio, sino también por mejorar la sociedad.

La primera película sonora fue protagonizada por Conchita Piquer en 1923

En 1923, una adolescente llamada Conchita Piquer triunfaba en Estados Unidos con su espectáculo de canto y baile. Ofrecía al público cuplés, jotas y hasta fados, y bailaba tocando las castañuelas. Pero también fue protagonista de la primera película sonora. Si bien los historiadores siempre han considerado “El cantante de jazz” como la primera película sonora de la Historia (Alan Crosland, 1927), en la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos se descubrió una copia de una cinta fechada en 1923 en la que Conchita ofrecía su espectáculo musical. Es un corto de once minutos, realizado por Lee DeForest, considerado el padre del sistema sonoro.

Si bien en un principio la película aparecía fechada en 1927, Agustín Tena consultó la Internet Movie Database (IMDB), la base de datos más grande y fiable del mundo cinematográfico y descubrió que en realidad es de 1923 y que estuvo en manos de un octogenario coleccionista hasta que este la donó a la Biblioteca del Congreso. Finalmente, el Congreso donó a la productora del documental “Conchita Piquer” los derechos mundiales de la cinta, y se comprometió a enviar una copia a la Filmoteca Española.

Estambul, capital del imperio Romano en el 330, protagonista de un interesante film del Káiser Guillermo II en 1917

El 11 de mayo del año 330 la ciudad de Bizancio fue consagrada como la nueva capital del Imperio Romano, de mano del emperador Constantino. Bizancio, que llegaría a ser conocida como Constantinopla, fue el símbolo de la grandeza de Roma y del mantenimiento de la cultura clásica, ahora cristianizada y con una gran influencia oriental.

Tras su toma en el año en el año 1453 pasó a llamarse Estambul, nombre que ha seguido manteniendo hasta hoy, aunque sin perder su belleza y su gran legado histórico. En este vídeo podemos ver una antigua grabación de la ciudad de Estambul del año 1917, con motivo de la visita a la ciudad del Káiser Guillermo II.

 

We are looking for new collaborators to join the Archivoz Team

Close to a year, Archivoz continues with the construction of an international project to give voice to archives and information technology professionals of the world. We have the aim to be able to learn about their concerns, experiences, and all those developments that are taking place in our area of knowledge.

From our archival perspective, it is intended to be inclusive with other document management enviroments to develop a coherent editorial line, following with an accessible  house style in order to bring readers outside the information & documentation sector. On this short period, we have had time to strengthen a project that grows every day thanks to its readers, but also to all those professionals and students who have made this possible over this year of altruistic work.

Now, the time has come to spread our voice and bring new fellows who wish to learn and come up with an more international scope. What are we looking for?

  1. Professionals or students from archives or document management area (even with basic knowledge of management of contents and very eager to learn).
  2. It will be valued experience in other collaborative web projects and experience in development of personal blogs.
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El Archivo Histórico de Medellín

El Archivo Histórico de Medellín, constituye un interesante centro en donde se conservan documentos desde la época colonial.

Como en otros centros archivísticos, su objetivo consiste en identificar, organizar y difundir el rico patrimonio documental que alberga, y que comenzó a ser tratado en 1993.

La sede de este archivo es una hermosa casa del siglo XIX que sirvió de residencia para la adinerada familia Villa-Gaviria, ha sido declarada bien de interés patrimonial de este ciudad “por la calidad de su técnica constructiva y la información que esta permite deducir en torno a la rutina de sus primeros habitantes”.

 

El archivo de la Corona de Aragón cumple 700 años

Este año se cumple el séptimo centenario del Archivo de la Corona de Aragón, uno de los archivos más antiguos de Europa que contiene una valiosa colección de documentos de época medieval.

Cuando Jaime II regresó a la península, tras la muerte de su hermano Alfonso, mandó destinar una de las cámaras del Palacio Real de Barcelona a su archivo. Setecientos años después, el archivo se encuentra en una moderna sede, aunque también mantiene la de palacio de la Plaza del Rey para eventos y actos protocolarios.

Curiosamente, se conoce la orden directa que dio el rey para la creación de este archivo gracias al documento que se conserva de 1319 en el que aparece la liquidación de los gastos derivados de las obras de acondicionamiento del espacio.

Entre los numerosos tesoros documentales de este archivo se hallan importantes documentos que provienen de los organismos centrales de la Corona de Aragón, como los registros de la cancillería, que eran libros en los que se copiaba todos los documentos que la administración de la corona expedía.

Gabinete Art Fair en Madrid

Madrid Paper Week da comienzo el próximo jueves 19 en el Centro Cultural de la Villa de Madrid. Una ocasión para acercarse al coleccionismo de obra en papel y participar en las visitas programadas para conocer el gran patrimonio que se conserva en los gabinetes de dibujos y estampas de diversas instituciones del centro de la ciudad.

Primera feria del dibujo, de la estampa y de las bellas artes del sur de Europa. Los expositores son profesionales que participan en las ferias más prestigiosas del mundo, en citas como Maastricht, Salon du Dessin, IFPDA New York, MACO México, etc., y que son, a su vez, proveedores de las principales colecciones de museos de España y Europa”