“Los gestores de archivos han desarrollado habilidades de marketing para difundir los fondos de los que se ocupan”: Entrevista a Covadonga de Quintana, directora del archivo de la RAE

Covadonga de Quintana es directora del archivo de la Real Academia Española, que tiene el objetivo de reunir, conservar, organizar y difundir todo el patrimonio documental generado por dicha institución desde su creación por iniciativa de  Juan Manuel Fernández Pacheco y Zúñiga, marqués de Villena, en 1713.

(Archivoz) Licenciada en Derecho, Máster en Asesoría Jurídica… ¿Cómo terminaste dedicándote a la gestión documental? ¿Cuándo decidiste cambiar el rumbo y especializarte en archivística?

(Covadonga de Quintana) Creo que el mundo jurídico, la gestión documental en general y la archivística en particular no están en las antípodas. La gestión de archivos se basa en procedimientos regulados en normas y quien dispone de un grado aceptable de conocimientos sobre Derecho administrativo y maneja y conoce las tipologías documentales jurídicas parte con ventaja. Mi dedicación a la gestión documental no ha sido el último eslabón de la cadena: como asesora jurídica de una empresa, además de revisar contratos y redactar informes, gestionaba documentación, diseñaba procedimientos documentales internos y mantenía el archivo de oficina del departamento, una compañía mediana dedicada a la gestión de proyectos de ingeniería y arquitectura en la que se movía mucha documentación jurídica, técnica y fiscal. Cuando me ocupé de la secretaría académica de la Real Academia Española ya tenía un bagaje en la gestión de archivos administrativos y de oficina y solo tenía que estudiar los procedimientos y el funcionamiento interno de la institución para hacerme con sus peculiaridades, que se han mantenido en esencia en sus tres siglos de vida. La decisión de hacer un posgrado en Gestión de la Documentación me abrió las puertas del proyecto CORPES xxi en la Academia, en el que me dediqué durante varios años a la selección documental. La especialidad en Archivística llegó después y no por casualidad. Desde muy pequeña he tenido contacto con los archivos. Mi abuelo paterno conservaba en su despacho el archivo familiar (nobiliario) con documentos desde el s. xviii al xx y yo me entretenía hurgando. Su padre, mi bisabuelo, fue genealogista y dejó varios libros publicados sobre nuestra genealogía gallega que siguen hoy en plena vigencia y son citados. Con el ánimo de completar la información de esas obras publicadas en la primera mitad del siglo xx, me vi de repente sentada en la sala de investigadores del Archivo Histórico Nacional consultando expedientes de caballeros de las órdenes militares. Yo acababa de empezar la carrera y no tenía la recomendación de ningún profesor para que me permitieran acceder a los fondos, eran otros tiempos. Pero les convencí y me convertí en investigadora asidua de sus fondos y de otros muchos. Mucho tiempo después, mi madre heredó parte del archivo personal de su otro abuelo y me invitó a organizarlo. Yo tenía experiencia en organización de archivos de oficina y administrativos, era usuaria de archivos históricos, pero no me había enfrentado con un archivo personal. Ahí empezó todo. El entretenimiento se convirtió en vocación (y en profesión).

(Archivoz) A lo largo de tu experiencia de más de 15 años en la RAE, ¿Cuáles dirías han sido lo mayores retos a los que os habéis enfrentado desde el punto de vista documental? ¿Qué retos tenéis todavía pendientes?

(CQ) Una de las principales carencias en relación con la gestión de la documentación en la Academia ha sido la falta de un protocolo de trasferencias hasta que se diseñó y aprobó uno en septiembre de 2015. Todavía hay departamentos en la Academia que atesoran documentación histórica y administrativa que deberían transferir al archivo. Les cuesta deshacerse de la documentación administrativa por si acaso la necesitan y acumulan expedientes cerrados. Estos contratiempos no solo dificultan la tarea del archivero, perjudican también al investigador que solo tiene una visión parcial de las series documentales; en consecuencia, uno de los principales retos actuales es la creación de una “conciencia de archivo” en los distintos departamentos de la institución que favorezca el cumplimiento de ese protocolo de transferencias.

(Archivoz) El archivo de la RAE custodia, además de la documentación generada por la institución, algunos fondos particulares donados o legados a la institución. ¿Nos hablas brevemente de ellos? ¿Qué documentación suele ser la más consultada en el archivo?

(CQ) Además del fondo institucional, en el archivo de la Academia están también integrados dos fondos personales cerrados, el de Francisco Rodríguez Marín y el de Melchor Fernández Almagro, una colección reunida por Agustín González de Amezúa, en la que se conservan más de treinta cartas de Emilia Pardo Bazán a Galdós y una colección de autógrafos reunida por Pedro Antonio de Alarcón. Esta colección ha sido recientemente organizada y analizada y hemos publicado el inventario, que puede consultarse en http://archivo.rae.es/index.php/coleccion-de-autografos-de-pedro-antonio-de-alarcon. El resto sigue sin organizar, incluso sin instalar, aunque tenemos previsto comenzar a trabajar con ellos el próximo año. En el archivo también se conservan el fondo de la secretaría general de la Asociación de Academias de la Lengua Española, que es un fondo abierto, la documentación económica de la Fundación pro Real Academia Española, cuyos ingresos son también recurrentes, y el fondo que contiene la documentación preparatoria para la redacción de la Gramática descriptiva de la lengua española, donado por la Fundación Ortega y Gasset en 2013.

Con muchísima diferencia, el fondo que más se consulta es el institucional. Y, dentro de este fondo, un 95% de las consultas son de las actas del pleno y un 4% de los expedientes de los académicos por la sencilla razón de que los libros de actas y los expedientes de los académicos de los siglos xviii y xix han sido prácticamente los únicos documentos controlados durante más de cuarenta años. Ahora que disponemos de una visión global controlada de nuestros fondos, los investigadores pueden acceder a los expedientes de todas las series documentales desde finales de 2015. El incremento exponencial de fuentes primarias con las que trabajar abre a los investigadores muchos caminos desconocidos hasta ahora.

(Archivoz) Aunque la tecnología ha permitido dar un salto cualitativo, la difusión siempre ha sido uno de los retos en los archivos. ¿Seguís alguna estrategia concreta en la difusión de vuestro archivo?

(CQ) Cuando me hice cargo del archivo en julio de 2015, recibí el mandato del director de trabajar en la difusión de los fondos archivísticos. Pero para difundirlos era necesario tenerlos organizados. Así que nos pusimos a trabajar en la organización de los fondos desde la primera fase del proceso archivístico, la identificación, y “desde el principio”, es decir, comenzamos el trabajo con los documentos del s. xviii. Esto ha resultado verdaderamente motivador porque nos ha permitido profundizar en la historia de la institución manejando las fuentes primarias y meternos en las cabezas de los distintos secretarios, los primeros archiveros, para desentrañar los procesos de trabajo y la forma de gestionar los documentos que tenía cada uno de ellos. Aunque seguimos en la actualidad trabajando con los documentos del s. xviii, ya disponemos una suficiente masa crítica para acometer su difusión en la red. ¿Cómo lo hemos hecho? A través de una herramienta de gestión de documentos de archivo, AtoM, que nos permite reflejar la clasificación de los fondos en un cuadro de clasificación, describirlos a distintos niveles, asociar a los registros sus imágenes digitalizadas y publicarlos. La herramienta de consulta del archivo está accesible en la red en la dirección electrónica http://archivo.rae.es. Cuando estamos listos, completamos nuestros registros de descripción con inventarios o catálogos que difundimos en las redes; funcionan de guía para los investigadores y aportan mayor valor añadido y visibilidad a nuestro trabajo. El departamento de Comunicación de la Academia es un gran aliado para difundir nuestro trabajo a través de las cuentas institucionales de Twitter y de Facebook.

(Archivoz) ¿Qué tipo de usuarios consultan vuestros fondos? ¿Permitís la consulta en línea?

(CQ) Tenemos una media de 36.000 consultas mensuales en línea y de 20 presenciales. La mayoría de los usuarios presenciales son filólogos, lingüistas o historiadores de la lengua. Desconocemos las identidades de los usuarios en línea; no exigimos un registro para acceder a nuestra herramienta de consulta.

(Archivoz) Este año publicasteis, coincidiendo con la conmemoración del bicentenario del nacimiento de Zorrilla, un microsite especializado sobre la documentación que alberga el archivo sobre este autor. ¿Nos hablas un poco sobre este interesante proyecto?

(CQ) El proyecto del micrositio sobre Zorrilla fue una propuesta de Eduardo Pedruelo, director del Archivo Histórico Provincial de Valladolid. Me pareció muy interesante para trabajar con los fondos del archivo desde un plano divulgativo, acotado y vistoso. En el archivo de la Academia, en el fondo institucional, se conserva el expediente de Zorrilla que ya había sido publicado y estudiado, pero se desconocía la procedencia de la colección de objetos que la Academia conservaba del poeta, básicamente coronas de laurel de oro y de plata, dos plumas de oro, una caja de marquetería, una rama de laurel y un pensamiento de plata y una plancha de alabastro. Las piezas estaban ni documentadas ni catalogadas ni fotografiadas, así que me puse manos a la obra y encontré la documentación sobre su procedencia en el archivo y en las crónicas de la época detalles que me permitieron completar la información. Las piezas que conservamos fueron regaladas a Zorrilla con motivo de su coronación como poeta nacional en Granada en 1889. Al llegar a Madrid el poeta las empeñó. Cuando murió, la reina regente levantó el empeño y depositó las piezas en la Academia. En 1920, siendo Antonio Maura el director, Alfonso XIII cedió la colección en propiedad a la Corporación. Un análisis de las inscripciones y su comparación con las crónicas de la época me permitieron situar las piezas. Con la ayuda del departamento de Escultura y Artes decorativas del Museo del Prado pudimos saber la aleación de los metales de las piezas y redactar las fichas técnicas. El micrositio está accesible en http://archivo.rae.es/zorrilla.

(Archivoz) ¿Cuál ha sido la conquista de los archivos en lo que llevamos de siglo? ¿Cuáles son los principales desafíos que aun quedan por abordar en esta disciplina?

(CQ) Los gestores de archivos han desarrollado habilidades de marketing para difundir los fondos de los que se ocupan como nunca antes habían hecho. Lograr tener espacios propios en la red y que los interesados los consulten sin tener que desplazarse, ha multiplicado el número de consultas y diversificado el perfil de los usuarios.

Para mí el principal desafío actual al que nos enfrentamos en los archivos privados que gestionamos documentación administrativa es el de la gestión de la documentación electrónica, su organización en las oficinas, su transferencia, su organización archivística y su preservación.

(Archivoz) ¿Estáis trabajando en la actualidad en algún otro proyecto?

(CQ) Por el momento tenemos pendiente la publicación de un catálogo de fotografías históricas —el trabajo ya está prácticamente terminado, solo quedan detalles—, y de un inventario de los expedientes personales de los académicos de número del s. xviii.

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