Es hora de cambiar

Durante muchos años (¿siglos?) el manejo de los documentos de una institución (pública o privada) se ha mantenido de forma bastante estática. El surgimiento de diversas tecnologías, aunque ha permitido automatizar el proceso, básicamente ha cambiado poco el modelo.

Los documentos de consulta/relativos a información se han mantenido en un sistema de gestión de bibliotecas o en un gestor documental y la documentación administrativa y/o propia del trabajo de la entidad, en un programa de archivo (o en ocasiones en gestor documental). Centraré mi reflexión en este último grupo.

  1. Lo que ha tenido en común en muchos casos este tratamiento de los documentos de trabajo es que:
  2. Se han incorporado/registrado al software cuando ya ha acabado el proceso, y “se archiva el expediente”.
  3. Se han manejado generalmente como expedientes, es decir no se desglosaba/clasificaba cada documento.
  4. Se han manejado por unos pocos usuarios, generalmente el/los archiveros, que centralizan el acceso.
  5. Se han manejado manteniendo una estructura de archivo tradicional (fondo/series…), incluyendo unos criterios de expurgo definidos y claros.
  6. Generalmente se manejaba papel (digitalizando en algún caso).

Sin embargo esto hace tiempo que ha cambiado, está cambiando, en muchas entidades y debería generalizarse a todas las instituciones, privadas y especialmente públicas, que quizá por sus menores medios y por las limitaciones que conlleva su normativa y su obligado carácter “notarial” tienen menos opciones y libertad de acción, estando más retrasadas.

¿Qué está cambiando y que implicaciones tiene?
  1. Las entidades se están planteando que el digitalizar y/o registrar documentación cuando “ya no se usa”, aporta poco valor, en cambio el tenerlas localizables y accesibles desde el instante en que entran en la entidad, aporta mucho valor. Se pueden distribuir automáticamente al equipo adecuado en formato electrónico, se dispone de una “copia de seguridad” y se puede acelerar los procesos.
  2. Al registrarse inicialmente, el expediente no estará completo, ya sea porque se reciben los documentos uno a uno por la propia lógica del procedimiento (un parte del seguro con su declaración, facturas, etc., una hipoteca,..) o bien porque aunque se reciba teóricamente completo (un concurso), siempre es posible que existan errores que deben subsanarse aportando o sustituyendo documentos.  Por tanto debe registrarse cada documento, introduciendo sus metadatos propios (no solo los del expediente). Pero esto multiplica la cantidad por 10 o 20 la cantidad de elementos a manejar (y la complejidad); a cambio tiene como ventaja que puede clasificarse y controlarse automáticamente cada documento, verificar automáticamente qué falta o incluso comprobar automáticamente que el documento es correcto (Ej.: extrayendo datos puede verificarse si el DNI está caducado). Además, al tratar cada documento separado, surge la oportunidad ¿para qué pedir este documento si ya lo tengo de otro expediente?, es posible compartir/copiar documentos entre expedientes digitales, evitando molestias al usuario/ciudadano, agilizando el proceso y ahorrando espacio. Un proceso automático al abrir el expediente puede buscar los documentos en otros repositorios o expedientes (cumpliendo el clásico axioma: “La administración no debe solicitar al ciudadano documentación que ya tiene”).
  3. Este expediente vivo requiere que los usuarios que lo procesan/tramitan tengan acceso a él, tanto para tomar decisiones como para corregir metadatos o asignaciones o para aportar documentación adicional. Adicionalmente cada vez es más frecuente el autoservicio por parte de los ciudadanos, que pueden aportar documentación a los expedientes (fotos y documento en un siniestro, documentos para abrir una cuenta, tramites electrónicos) o consultar la documentación (facturas, trámites,..). Todo ello complica enormemente el modelo de seguridad, ya no hay usuarios administradores y otros que consultan (en algunos casos tras solicitarlo), sino múltiples grupos trabajando simultáneamente, con permisos muy diferentes (un usuario podría acceder a un tipo de expediente y no a otro, incluso a otros del mismo tipo según asignación, localización geográfica, departamento,.. tener permisos diferentes sobre cada uno, de forma que puede leer en un caso, modificar en otro y borrar en un tercero, etc.).
  4. Por último el manejar expedientes por varios usuarios (e incluso parcialmente por los ciudadanos) complica el manejo y clasificación de los mismos dentro de una estructura “tradicional” de archivo. Asimismo, se complica por otros motivos, tales como ¿qué hacer con los documentos erróneos (corresponden a otro expediente) o no válidos para lo que se esperaba? (en principio borrarlos, pero puede ser necesario mantenerlos para justificar decisiones o retrasos) ¿Qué criterios de expurgo aplicar a los documentos “compartidos” entre expedientes?
  5. Los documentos cada vez son en menor porcentaje papel. Se contrata con las operadoras de telefonía por medio de una llamada, con lo que el documento de contrato es un fichero de audio, se puede digitalizar una factura y destruir el original con un procedimiento de digitalización certificada o puede reportarse un siniestro de autos enviando unas fotos. Todo ello cambia el modelo ya que no se trata de utilizar herramienta para guardar referencias a los documentos/expedientes sino guardar los propios documentos.
¿Qué cambios implica todo lo anterior?

Desde el punto de vista de las herramientas, esto desplaza el foco desde aplicaciones tradicionales de archivo hacia el uso de gestores documentales de los cuales hay una gran variedad disponible, tanto de comerciales (Documentum, OpenText, Filenet, Onbase) como OpenSource (Alfresco, OpenKM, OpenProdoc) ya que permiten almacenar los documentos y no solo referencias, definir modelos de metadatos muy variables y manejar una seguridad sofisticada. Como complemento, dado que hay que automatizar la entrada, se potencia cada vez más el uso de herramientas de clasificación y extracción automática de metadatos, como Athento, A2iA, Captiva o Kofax.

Desde el punto de vista de los profesionales, dado que la entrada es en gran parte automática y que el acceso es también “automático” (en función de los permisos), el trabajo se desplaza desde la “gestión diaria de los documentos” al diseño del sistema desde el punto de vista documental.

¿Hasta qué punto está disponible el modelo anterior?

Como indicación, yo llevo más de 10 años diseñando proyectos donde, por ejemplo, usuarios repartidos en diferentes centros pueden digitalizar grupos de expedientes (sin ningún tipo de separación), los documentos digitales se separan, clasifican y asigna al expediente correspondiente automáticamente, se almacenan con todos sus metadatos en el gestor documental, se notifica a las personas encargadas de la llegada de los documento (si es necesario revisarlos) y se gestiona toda su vida (incluido expurgo) de forma automática, algo casi inevitable ya que hablamos de volúmenes que pueden alcanzar 100.000 y 200.000 documentos/día. Al iniciar el expediente puede comprobarse si ya se dispone de todos o parte de los documentos, asociándolos al nuevo expediente. Así que hablamos de modelos, productos y tecnologías más que probadas a día de hoy.

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