“Para que los ciudadanos puedan hacer uso efectivos de los archivos, primero deben estar organizados” Entrevista con Carlos Zapata (parte I)

Tenemos el gusto en la Revista Archivoz, de entrevistar a Carlos Alberto Zapata Cárdenas, ex director del Archivo General de la Nación Colombia y quizá, uno de los archivistas que mas ha promovido la archivística en éste país.

Como ha sido una entrevista muy nutrida y de la cual se generan respuestas de muchísimo interés, tendremos una segunda parte con una serie de preguntas y respuestas que seguro encantarán a nuestros lectores.

(Archivoz) Para muchos, aún no es clara la relación entre archivos y transparencia, podría usted indicarnos de forma clara ¿cómo es que en la práctica los archivos son conductores a estados transparentes?

(CAZC) En primer lugar debemos entender como Archivistas, que la sola existencia de archivos no garantiza la transparencia; aún los regímenes más totalitarios y las dictaduras conservan archivos (y jamás podrán prescindir de ellos). Lo que hace la diferencia es que los archivos necesitan estar disponibles de manera directa para el ciudadano, sin ninguna clase de intermediación. La transparencia tampoco se logra con la sola expedición de una Ley o la voluntad política de un gobierno. Muchos países latinoamericanos que expidieron leyes de transparencia antes de tener una ley de archivos o cuyos archivos eran inexistentes (técnicamente hablando) o no estaban organizados, no pudieron garantizar el disfrute pleno del acceso a la información pública; años después tuvieron que admitir que era necesario que los archivos fueran parte central de la ecuación.  La transparencia se ha convertido en una idea romántica, muy atractiva políticamente hablando, pero no hemos logrado interiorizarla en el imaginario del ciudadano. A pesar de todos los avances en la materia, al menos en nuestra región, el ciudadano mantiene su desconfianza en el Estado, pues no hay acceso directo a la información.

El modelo de gestión documental para los países de la Red de Transparencia para la Américas – RTA, elaborado como resultado de una reunión realizada en el AGN de Colombia en 2013, fue una respuesta a las dificultades estructurales que existen en nuestros países y que impiden el acceso a la información registrada principalmente – pero no exclusivamente –  en documentos públicos. La finalidad de ese modelo era contribuir a mediano y largo plazo a la modernización de la gestión documental (y de los archivos) de los países miembros de la RTA, como medio para que la información que necesitan los ciudadanos estuviera siempre disponible.

Es claro que sin archivos organizados no es posible facilitar el acceso a información en las condiciones de calidad y oportunidad que demandan los ciudadanos, lo cual afecta sus derechos fundamentales. Adicionalmente, otro factor que dificulta este acceso es que los archivos no tiene una oferta de servicios para la ciudadanía; el ciudadano que necesita un documento sigue acudiendo a las oficinas de atención a la ciudadanía que en muchos casos  centralizan las peticiones de información que luego son filtradas o distribuidas para ser atendidas por otras dependencias diferentes al archivo institucional.

Para que los archivos conduzcan a un estado transparente, se requiere de tres pilares: (i) Archivos organizados y descritos técnicamente, (ii) Archivos que presten servicios directamente al ciudadano, y (iii) ciudadanos que entiendan que los archivos son garantes de sus derechos, y por tanto exijan acceso a los mismos sin intermediación alguna.

(Archivoz) ¿Cómo puede un ciudadano hacer uso eficiente de los archivos?

(CAZC)En realidad el ciudadano ni siquiera hace uso de los archivos públicos, no sabe dónde están, desconoce que existen, salvo que se trate de archivos históricos. Por lo general, cualquier solicitud de información se presenta a través de canales como la página web o las ventanillas de atención a la ciudadanía. Esto impide que sea consciente de la importancia de los archivos. Los archivos por lo general están ubicados en lugares inaccesibles para el ciudadano. Los servicios de custodia documental han reducido el concepto de archivo. Adicionalmente, la transparencia activa (poner disponible los documentos o la información en las páginas web institucionales) por limitaciones tecnológicas y presupuestales se limita a unos pocos contenidos o documentos, dejando el archivo casi en su totalidad sin acceso.

Para que los ciudadanos puedan hacer uso efectivos de los archivos, primero deben estar organizados, luego los archivistas y las entidades públicas deben hacerlos visibles. Es necesario que existan lugares físicos (diferentes a las oficinas de atención a la ciudadanía) donde los ciudadanos puedan ir a consultar la información. Pueden ser salas de consulta que tengan un aviso que las identifique como ARCHIVO, y que además cuenten con servicios y comodidades para el ciudadano. (Un lugar similar al de una biblioteca pública en las áreas de servicio al público). Otra alternativa, que en Colombia no se ha podido implementar a pesar de que es una exigencia legal, es poner el catálogo descriptivo de expedientes en la web de la entidad, de manera que los ciudadanos puedan al menos conocer qué documentación está disponible y como acceder a ella, y finalmente está el facilitar la consulta  los documentos mediante procesos de digitalización, cuyas imágenes se puedan acceder a través de internet.

(Archivoz) En el caso colombiano, ¿considera que el país es totalmente abierto a que los ciudadanos accedan a la información pública?

(CAZC) La ley 1712 de 2014 fue un punto de inflexión en la historia de la transparencia del país, pues le dio vuelta a la ecuación según la cual primaba la cultura del secreto y la reserva; con la ley toda la información es pública, con unas excepciones muy puntuales. Este avance normativo permitió que la sociedad entendiera que el acceso a la información pública es un derecho inalienable de todo ciudadano. Sin embargo esto no significa que la Ley haya cambiado de manera automática el estado de cosas en cuanto a la democratización real y verdadera del acceso a la información. Subsisten aún fallas estructurales, y dificultades de orden cultural. Las entidades del Estado aún no han logrado incorporar como un deber, dar acceso sin restricciones -más allá de las excepciones de Ley- a la información pública que se encuentra bajo su custodia.

Un análisis de los índices de información clasificada y reservada muestra categorías de documentos que no deberían ser sujeto de reserva o clasificación, y que fueron incluidos forzando la interpretación de la Ley; el ciudadano del común no tiene elementos  para controvertir la clasificación que una entidad le asigna a ciertos documentos; esto significa que aprovechan la falta de conocimiento acerca del alcance de la Ley por parte de los ciudadanos para negar abiertamente el acceso. El camino apenas comienza a recorrerse y creo que con el tiempo conforme los ciudadanos exijan más apertura, dichas restricciones irán desapareciendo.

Además, los archivistas no hemos liderado procesos de alfabetización sobre el cumplimiento de la Ley 1712 (o cualquier ley de transparencia en el caso de otros países)  ni sobre el valor de los archivos, dirigidos a la ciudadanía. Si acaso, apenas hemos apoyado en la elaboración de los instrumentos de gestión de información, pero sin ser más ambiciosos en promover el acceso a los documentos que se conservan en los archivos. No teneos archivos abiertos, sino archivos opacos o invisibles.

(Archivoz) ¿Qué considera que le falta al país: en términos archivísticos, normativos, técnicos, tecnológicos, culturales?

(CAZC) Todos esos aspectos requieren coordinación y presentan hoy en día problemas. En términos archivísticos nos hace falta salir del paradigma de los fondos acumulados y las tablas de retención/valoración documental; tenemos que modernizas nuestra praxis archivística. En términos normativos no hacen falta más normas sino cumplir las que ya existen; seguimos cumpliendo lo formal, pero no lo sustancial (es necesario des-instrumentalizar la función archivística). En términos técnicos, nos hace falta estudiar más desde la disciplina archivística los problemas de nuestro países (por citar un solo ejemplo, en Colombia luego de 23 años de la regulación de las TRD, este instrumento aún no ha sido elaborado en el 100% de entidades, y las que cuentan con él, no han resuelto el problema de organización de sus archivos); redujimos la archivística a un cúmulo de recetas sin efecto real sobre el estado de nuestro archivos. En cuanto al ámbito tecnológico, la apuesta debe ser hacia la transformación digital, y para ello debemos articular la gestión documental con todas las iniciativas de gobierno digital, incluyendo la gestión de cambio en las personas. Y en lo cultural, debemos cambiar el imaginario que los ciudadanos tienen del archivo público, de manera que lo entiendan como un patrimonio que les pertenece (y por tanto debe ser disfrutado) y un instrumento eficaz en la garantía de sus derechos.

(Archivoz) Los archivistas son los llamados a formular estrategias para dar cumplimiento a la ley de transparencia y acceso a la información pública. ¿Considera usted que el papel que vienen desempeñando los archivistas es suficiente?

(CAZC) No exclusivamente. Los archivistas no pueden ser los únicos llamados a formular las estrategias para cumplir las leyes de transparencia;  se requiere de la participación de muchas instancias al interior de las entidades, con los órganos garantes y por supuesto de los ciudadanos. Hoy en día los archivistas no están alineados  completamente con las normas de transparencia y acceso a la información pública. Somos empleados subordinados a autoridades institucionales, quienes en últimas deciden hasta dónde llegar con las iniciativas de transparencia. No tenemos influencia ni libertad para decidir sobre el acceso a los documentos, a pesar de que la Ley haya establecido que la información del Estado es pública.

Existe una forma de promover el acceso a la información y es cumpliendo con los cánones de la profesión, organizando adecuadamente los archivos, describiendo de manera colectiva los fondos y elaborando instrumentos descriptivos que los ciudadanos puedan consultar a través de Internet, organizando repositorios digitales que se permitan consultar las imágenes de documentos en línea; organizando jornadas de alfabetización de servidores públicos y grupos de ciudadanos y apoyando iniciativas gubernamentales como las ferias de transparencia, la rendición de cuentas, y los programas de atención a la ciudadanía.

(Archivoz) ¿Qué le hace falta a los archivistas para dar suficientes garantías de acceso a la información pública?

(CAZC) Más compromiso con la transparencia, mayor conocimiento de las Leyes que regulan la materia en nuestros países (muchos ni las han leído completas), cumplir con las normatividad archivísticas de manera más profesional y ejercer su profesión con ética y un sobresaliente conocimiento Archivístico. Debemos posicionarse al interior de nuestras organizaciones como líderes en transparencia, con capacidad crítica y sentido de responsabilidad frente al papel de los archivos en la sociedad.

Gracias Carlos, por esta genial entrevista, para nosotros es claro que el papel del archivista es relevante en la sociedad y que aun faltan muchos ejercicios de sensibilización para lograr que los archivos sean protagonistas en una sociedad que carece de memoria. La próxima semana tendremos la segunda parte de la entrevista, que seguro nos aclarara muchas dudas y nos permitirá formarnos una idea mucho más sólida de nuestro rol.