“El procedimiento administrativo común debe estar legislado“. Entrevista a María García González, directora de proyectos en Pandora (2ª parte)

Hoy publicamos la continuación de la entrevista que hicimos a María García González y que publicamos anteriormente el día 3 de diciembre de 2018, el enlace a la primera parte
(Archivoz) ¿Tu solución práctica aborda el problema de la preservación del documento electrónico y la recuperación de información por contenidos?

(María García González) No, mi solución aporta un modelo de descripción de procesos aplicado que permite ver cuales son las diferentes complejidades metodológicas para evaluar la manera adecuada de implantación de la Administración Electrónica, con el uso de metadatos para hacerlo. Hablo de preservación y recuperación en el diseño de los modelos como fases propias del ciclo de vida del proceso y en las conclusiones pero no trato de solucionar la problemática.

(Archivoz)Una de las realidades actuales es que se convive en todas las administraciones entre el documento en papel y la implantación de la Administración Electrónica ¿no es un problema de adaptación, compromiso y preparación que nos tomará y está tomando bastante tiempo?

(MGG) Creo que el papel permanecerá si se sigue actuando de una manera asíncrona en todos los niveles de la Administración Pública.

 (Archivoz)La elaboración de manuales de procedimientos en cada institución o administración no solucionan ya la redacción de textos normativos para los procesos administrativos, sin tener que encomendarse al legislador, como ya ha hecho la Universidad de Navarra por ejemplo?

(MGG) El procedimiento administrativo común debe estar legislado. Los esquemas conceptuales de procedimiento administrativo electrónico deben traducirse a leyes (de ahí la importancia de que los profesionales en derecho administrativo los tengan en cuenta). Todavía no lo han llevado a cabo, incluso la ley vigente sobre Procedimiento Administrativo Ley 39/2015 nos sigue diciendo lo mismo, (España, 2015).
«[…] la tramitación electrónica no puede ser todavía una forma especial de gestión de los procedimientos sino que debe constituir la actuación habitual de las administraciones. Porque una administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico no sólo sirve mejor a los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que también refuerza las garantías de los interesados. En efecto, la constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada a los interesados […].
[…] resulta clave contar con una nueva ley que sistematice toda la regulación relativa al procedimiento administrativo, que clarifique e integre el contenido de las citadas Ley 30/1992, de 26 de noviembre y Ley 11/2007, de 22 de junio, y profundice en la agilización de los procedimientos con un pleno funcionamiento electrónico. Todo ello revertirá en un mejor cumplimiento de los principios constitucionales de eficacia y seguridad jurídica que deben regir la actuación de las administraciones públicas» […]». (España, 2015).
Y no solo lo dice la ley sino que también los expertos en derecho Administrativos (secretarios e interventores).
Precisamente, también por eso, por la forma disgregada, aislada y asíncrona en la que cada Administración actúa por su cuenta.

(Archivoz) Nos gustaría que nos fundamentes por qué crees que partiendo del análisis de lo más elemental, es decir, de los documentos, es más fácil extraer las funciones institucionales y así obtener más datos de carácter colectivo o contextual.

(MGG) El estudio del documento y las características que lo rodean son las causas fundamentales dentro de los Sistemas Integrados de Gestión de Información (SIGI), incluidos también los Sistemas de Gestión de Documentos (SGD) para efectuar un análisis funcional en las organizaciones, siendo los cuadros de clasificación de funciones el resultado clave dentro de cualquier organización.
Se considera que la definición de los tipos documentales se establece cuando un documento refleja el desarrollo de las actividades o funciones de una organización. La definición está íntimamente ligada a la clasificación de los documentos debido a que estos se categorizan por ser afines a una misma categoría, en este caso, al desarrollo de una misma función.

(Archivoz) Qué diferencias hay entre procedimientos y procesos en el contexto de gestión de procesos que planteas?.

(MGG) En la definición de las características de los modelos que se desarrollan en la metodología de este trabajo me refiero a los procedimientos como partes (etapas) del proceso evaluado.

(Archivoz) ¿Desaparecerán los sistemas de gestión de documentos? La integración de la gestión documental en los sistemas de gestión por procesos supondrá la desaparición de los Archiveros?

(MGG) No, los sistemas de gestión de documentos de momento no desaparecerán. Tampoco creo que ello sea una amenaza para los archiveros, solo necesitarán adquirir nuevas competencias y adaptarse. Seguirán conviviendo las dos tipos de gestión.

(Archivoz)Qué puedes añadir como conclusiones para que aquellos profesionales preocupados por implantar la gestión electrónica en su ayuntamiento lo haga mediante la implantación de tu modelo de metadatos para la gestión de procesos?.

(MGG) Esta práctica ha dado lugar a que los profesionales expertos que conocen la estructura organizativa y funcional de las Administraciones Locales (secretarios, interventores, administrativos), profesionales expertos en la documentación-descripción de procesos administrativos (documentalistas) e informáticos, nos hayamos dado cuenta de las consecuencias en la aplicación de las disposiciones reglamentarias y por tanto nos hayamos pronunciado en la enumeración de las diferentes problemáticas existentes para justificar la difícil tarea de implantar la Administración Electrónica. Primero deberían solventarse esas fases definidas y posteriormente, como ya están haciendo algunas Comunidades Autónomas, asumir competencias delegadas para que aquellas Administraciones Locales de mediano pequeño nivel, las cuales no disponen de los recursos necesarios, puedan asumir este cometido y su cumplimiento.

Agradecemos a María su colaboración con nuestra entrevista y esperamos que quiera participar en otras ocasiones.