Carlos Alberto Zapata Cárdenas

Bibliotecólogo y Archivista egresado de la Universidad de La Salle, Especialista en Gestión Gerencial de la Universidad Central, Máster en Docencia Universitaria de la Universidad de La Salle, Máster en Documentación Digital de la Universidad Pompeu Fabra (Barcelona, España); obtuvo el Diploma de Estudios Avanzados de la Universidad de Salamanca (España), donde actualmetne adelanta estudios de doctorado.

“Sin archivos no hay transparencia, y sin una buena gestión documental, no hay archivos”: Entrevista con Carlos Zapata (parte II)

Hoy continuamos con la segunda parte de la entrevista a Carlos Zapata Cárdenas, un archivista que ha dedicado su vida a los archivos, los archivistas y a promover la importancia de nuestra profesión, la cual, desafortunadamente, aún le falta un buen camino por recorrer para ser piedra angular en las administraciones.

Continuamos hablando de transparencia y acceso a la información, tema de actualidad e interés para todos.

(Archivoz)¿Las universidades están haciendo bien su trabajo al momento de formar profesionales archivistas que fomenten la creación de estados y entidades transparentes?

(CAZC) No puedo generalizar pero creo en algunos casos forman profesionales calificados técnicamente pero sin un adecuado sentido de la realidad del país.
Además, existen demasiados vacíos en la formación relacionada con los temas relacionados con la transparencia. No se trata solo de incluir asignaturas para estudiar las leyes de transparencia, sino muchas otras áreas de conocimiento que convergen en el acceso a la información pública. Adicionalmente se requiere formar el sentido crítico de los archivistas en cuanto al análisis de estrategia y alternativas que promuevan el uso efectivo y eficaz de los archivos y sus fuentes documentales. El archivista debe verse a sí mismo como garante de derechos, y no solo como un elemento más del establecimiento, entendido como la institucionalidad.  Su papel incluye la responsabilidad de promover cambios al interior de las entidades para lograr la apertura de los archivos públicos.

(Archivoz)¿Son suficientes los contenidos de una carrera profesional para que un archivista pueda entender la importancia y adquiera los saberes para fomentar e implementar estrategias alineadas con la Gestión Documental y con miras a la transparencia y el acceso a la información?

(CAZC) El aprendizaje a lo largo de la vida indica que los seres humanos no terminamos de aprender nunca. Somos sujetos inacabados y por tanto susceptibles permanentemente de perfeccionar y aumentar nuestros conocimientos.  La formación para una profesión debe proveer los elementos para incorporarse a la sociedad y aportar desde su disciplina. Durante el estudio de una carrera o profesión, se debe contar con los conocimientos mínimos para su ejercicio; en este orden de ideas, si una persona culmina sus estudios y se gradúa, ya es competente para ejercer su profesión. Indudablemente nuestra profesión se ve influenciada cada vez más por diferentes contextos que nos obligan a mantenernos permanentemente actualizados. En el caso puntual de la pregunta, creo que hace falta una posgrado en este campo para lograr una amplio dominio de esta materia.

(Archivoz)El indicador de “índice de gobierno abierto”, muestra cifras muy altas en términos de acceso a la información pública, pero cuando un ciudadano se enfrenta a la solicitud de acceso a documentos públicos, se encuentra con un escenario contrario al que muestran los indicadores ¿por qué se da este fenómeno?

(CAZC) El índice de gobierno abierto solo mide lo formal; es en realidad un instrumento de autoevaluación que es validado por los formuladores de política, pero que no profundiza en los aspectos estructurales. Por ello las cifras resultan contradictorias frente a la realidad. Lo que indican las cifras es el cumplimiento formal, el cual es más fácil de medir. Faltan estudios cualitativos y cuantitativos sobre el cumplimiento de la Ley de Transparencia. La respuesta a solicitudes de información en la entidades públicas ha mejorado respecto de épocas pasadas, pero solo frente a lo formal sin evaluar si el ciudadano quedo satisfecho con la información suministrada. A veces el ciudadano desiste en presentar nuevas solicitudes cuando no ha quedado satisfecho, pues considera que el resultado será el mismo.

(Archivoz)Cuál considera usted que es el mayor éxito o mayor transformación que ha tenido el estado en términos de transparencia y acceso a la información pública?

(CAZC) Son varios. El primero es haber logrado que la transparencia se haya convertido en una política pública, y que las entidades hayan respondido implementando las medidas y acciones necesarias para darle cumplimiento. En segundo lugar que los archivos y la gestión documental se hayan considerado un componente central de la Ley; SIN ARCHIVOS NO HAY TRANSPARENCIA, Y SIN UNA BUENA GESTIÓN DOCUMENTAL  NO HAY ARCHIVOS. En tercer lugar la inclusión de sujetos obligados de naturaleza privada como los partidos políticos, aunque faltaron algunos (como los sindicatos). Y finalmente que los ciudadanos hoy tienen mayores oportunidades de acceder a la información pública (con buenos estándares de calidad y oportunidad) que en el pasado.

(Archivoz)Usted fue director del Archivo General de la Nación, socio fundador de varios organismos gremiales de la archivística colombiana. Considera usted que las instituciones y gremios de archivistas son transparentes y garantizan el acceso a la información pública?

(CAZC) Hace falta más compromiso en esta materia por parte de los gremios. No basta con decirle a sus miembros que la información está disponible en sus oficinas para cuando quieran consultarla (trasparencia pasiva), sino que se requiere que la comunidad profesional reciba de primera mano y de manera proactiva información sobre las gestiones que adelantan los gremios en defensa de los intereses de la profesión y de sus agremiados (transparencia activa).  Nuestros gremios no son propiamente un ejemplo de transparencia, no porque oculten información sino porque no la divulgan proactivamente.

(Archivoz)Considera que los políticos colombianos y en general, los de todo el mundo, están abiertos a hacer estados totalmente transparentes?

(CAZC) En algunos sectores existe compromiso político en la promoción de la transparencia pero en general, y más en nuestros países es muy tibio o débil. Los países más desarrollados (y con menores índices de corrupción) son mucho más abiertos, no solo porque tienen buenos archivos, sino porque tienen instituciones (organismos judiciales, organizaciones de la sociedad civil, etc.) que defienden los derechos de los ciudadanos en materia de acceso a la información pública. En el caso de Colombia, en donde se han realizado enormes inversiones en contratación en archivos y proyectos de gestión documental, estas no necesariamente se reflejan en mejores indicadores de transparencia activa (desde lo sustancial, es decir frente a las necesidades de los ciudadanos). Las asociaciones de archivistas deben trabajar junto a otros organismos de la sociedad civil (Trasparencia por Colombia, red de veedurías ciudadanas),  y públicas (Secretaria de Transparencia, PGN, AGN) con el objetivo de contar con indicadores objetivos de acceso a los documentos públicos.

(Archivoz)Colombia está en época electoral, qué pediría usted a los actuales candidatos para que los archivos y en general, la transparencia y el acceso a la información fuera tema prioritario y de resultados tangibles.

(CAZC) Que el pacto por la transparencia que muchos han suscrito, se traduzca en un apoyo real a las instituciones archivísticas (Archivo General de la Nación y Archivos Territoriales) si son elegidos. En el caso de los departamentos, distritos y municipios, les pido que desde el Gobierno promuevan una Ley para crear de manera obligatoria los Archivos Generales Territoriales, dotándolos de autonomía, legal, presupuestal y administrativa y que se destinen recursos del IVA a la telefonía móvil para construir los edificios que éstos necesitan. Vale la pena recordar que en el país, excepto el AGN, no hay verdaderos archivos generales territoriales creados formalmente y que gocen de autonomía legal, presupuestal y administrativa. En su mayoría son dependencias que siguen órdenes del ejecutivo, lo cual le resta eficacia a su misión. Adicionalmente les pediría que mediante una Ley de la República o la reglamentación de la Ley 1409 de 2010, se cree el cargo de Archivista en todas las entidades del Estado y que a éste se le asigne la dirección del archivo y la coordinación de la gestión documental de su entidad.

Agradecemos a Carlos, por brindarnos su tiempo y su conocimiento. Para la Revista Archivoz es muy grato contar con el archivistas de amplia trayectoria y experiencia que con sus aportes nos permiten ser más visibles y cumplir el objetivo que tenemos trazado. Estamos seguro que en otra oportunidad contaremos nuevamente con su aporte en temas relacionados con el quehacer archivístico.

“Para que los ciudadanos puedan hacer uso efectivos de los archivos, primero deben estar organizados” Entrevista con Carlos Zapata (parte I)

Tenemos el gusto en la Revista Archivoz, de entrevistar a Carlos Alberto Zapata Cárdenas, ex director del Archivo General de la Nación Colombia y quizá, uno de los archivistas que mas ha promovido la archivística en éste país.

Como ha sido una entrevista muy nutrida y de la cual se generan respuestas de muchísimo interés, tendremos una segunda parte con una serie de preguntas y respuestas que seguro encantarán a nuestros lectores.

(Archivoz) Para muchos, aún no es clara la relación entre archivos y transparencia, podría usted indicarnos de forma clara ¿cómo es que en la práctica los archivos son conductores a estados transparentes?

(CAZC) En primer lugar debemos entender como Archivistas, que la sola existencia de archivos no garantiza la transparencia; aún los regímenes más totalitarios y las dictaduras conservan archivos (y jamás podrán prescindir de ellos). Lo que hace la diferencia es que los archivos necesitan estar disponibles de manera directa para el ciudadano, sin ninguna clase de intermediación. La transparencia tampoco se logra con la sola expedición de una Ley o la voluntad política de un gobierno. Muchos países latinoamericanos que expidieron leyes de transparencia antes de tener una ley de archivos o cuyos archivos eran inexistentes (técnicamente hablando) o no estaban organizados, no pudieron garantizar el disfrute pleno del acceso a la información pública; años después tuvieron que admitir que era necesario que los archivos fueran parte central de la ecuación.  La transparencia se ha convertido en una idea romántica, muy atractiva políticamente hablando, pero no hemos logrado interiorizarla en el imaginario del ciudadano. A pesar de todos los avances en la materia, al menos en nuestra región, el ciudadano mantiene su desconfianza en el Estado, pues no hay acceso directo a la información.

El modelo de gestión documental para los países de la Red de Transparencia para la Américas – RTA, elaborado como resultado de una reunión realizada en el AGN de Colombia en 2013, fue una respuesta a las dificultades estructurales que existen en nuestros países y que impiden el acceso a la información registrada principalmente – pero no exclusivamente –  en documentos públicos. La finalidad de ese modelo era contribuir a mediano y largo plazo a la modernización de la gestión documental (y de los archivos) de los países miembros de la RTA, como medio para que la información que necesitan los ciudadanos estuviera siempre disponible.

Es claro que sin archivos organizados no es posible facilitar el acceso a información en las condiciones de calidad y oportunidad que demandan los ciudadanos, lo cual afecta sus derechos fundamentales. Adicionalmente, otro factor que dificulta este acceso es que los archivos no tiene una oferta de servicios para la ciudadanía; el ciudadano que necesita un documento sigue acudiendo a las oficinas de atención a la ciudadanía que en muchos casos  centralizan las peticiones de información que luego son filtradas o distribuidas para ser atendidas por otras dependencias diferentes al archivo institucional.

Para que los archivos conduzcan a un estado transparente, se requiere de tres pilares: (i) Archivos organizados y descritos técnicamente, (ii) Archivos que presten servicios directamente al ciudadano, y (iii) ciudadanos que entiendan que los archivos son garantes de sus derechos, y por tanto exijan acceso a los mismos sin intermediación alguna.

(Archivoz) ¿Cómo puede un ciudadano hacer uso eficiente de los archivos?

(CAZC)En realidad el ciudadano ni siquiera hace uso de los archivos públicos, no sabe dónde están, desconoce que existen, salvo que se trate de archivos históricos. Por lo general, cualquier solicitud de información se presenta a través de canales como la página web o las ventanillas de atención a la ciudadanía. Esto impide que sea consciente de la importancia de los archivos. Los archivos por lo general están ubicados en lugares inaccesibles para el ciudadano. Los servicios de custodia documental han reducido el concepto de archivo. Adicionalmente, la transparencia activa (poner disponible los documentos o la información en las páginas web institucionales) por limitaciones tecnológicas y presupuestales se limita a unos pocos contenidos o documentos, dejando el archivo casi en su totalidad sin acceso.

Para que los ciudadanos puedan hacer uso efectivos de los archivos, primero deben estar organizados, luego los archivistas y las entidades públicas deben hacerlos visibles. Es necesario que existan lugares físicos (diferentes a las oficinas de atención a la ciudadanía) donde los ciudadanos puedan ir a consultar la información. Pueden ser salas de consulta que tengan un aviso que las identifique como ARCHIVO, y que además cuenten con servicios y comodidades para el ciudadano. (Un lugar similar al de una biblioteca pública en las áreas de servicio al público). Otra alternativa, que en Colombia no se ha podido implementar a pesar de que es una exigencia legal, es poner el catálogo descriptivo de expedientes en la web de la entidad, de manera que los ciudadanos puedan al menos conocer qué documentación está disponible y como acceder a ella, y finalmente está el facilitar la consulta  los documentos mediante procesos de digitalización, cuyas imágenes se puedan acceder a través de internet.

(Archivoz) En el caso colombiano, ¿considera que el país es totalmente abierto a que los ciudadanos accedan a la información pública?

(CAZC) La ley 1712 de 2014 fue un punto de inflexión en la historia de la transparencia del país, pues le dio vuelta a la ecuación según la cual primaba la cultura del secreto y la reserva; con la ley toda la información es pública, con unas excepciones muy puntuales. Este avance normativo permitió que la sociedad entendiera que el acceso a la información pública es un derecho inalienable de todo ciudadano. Sin embargo esto no significa que la Ley haya cambiado de manera automática el estado de cosas en cuanto a la democratización real y verdadera del acceso a la información. Subsisten aún fallas estructurales, y dificultades de orden cultural. Las entidades del Estado aún no han logrado incorporar como un deber, dar acceso sin restricciones -más allá de las excepciones de Ley- a la información pública que se encuentra bajo su custodia.

Un análisis de los índices de información clasificada y reservada muestra categorías de documentos que no deberían ser sujeto de reserva o clasificación, y que fueron incluidos forzando la interpretación de la Ley; el ciudadano del común no tiene elementos  para controvertir la clasificación que una entidad le asigna a ciertos documentos; esto significa que aprovechan la falta de conocimiento acerca del alcance de la Ley por parte de los ciudadanos para negar abiertamente el acceso. El camino apenas comienza a recorrerse y creo que con el tiempo conforme los ciudadanos exijan más apertura, dichas restricciones irán desapareciendo.

Además, los archivistas no hemos liderado procesos de alfabetización sobre el cumplimiento de la Ley 1712 (o cualquier ley de transparencia en el caso de otros países)  ni sobre el valor de los archivos, dirigidos a la ciudadanía. Si acaso, apenas hemos apoyado en la elaboración de los instrumentos de gestión de información, pero sin ser más ambiciosos en promover el acceso a los documentos que se conservan en los archivos. No teneos archivos abiertos, sino archivos opacos o invisibles.

(Archivoz) ¿Qué considera que le falta al país: en términos archivísticos, normativos, técnicos, tecnológicos, culturales?

(CAZC) Todos esos aspectos requieren coordinación y presentan hoy en día problemas. En términos archivísticos nos hace falta salir del paradigma de los fondos acumulados y las tablas de retención/valoración documental; tenemos que modernizas nuestra praxis archivística. En términos normativos no hacen falta más normas sino cumplir las que ya existen; seguimos cumpliendo lo formal, pero no lo sustancial (es necesario des-instrumentalizar la función archivística). En términos técnicos, nos hace falta estudiar más desde la disciplina archivística los problemas de nuestro países (por citar un solo ejemplo, en Colombia luego de 23 años de la regulación de las TRD, este instrumento aún no ha sido elaborado en el 100% de entidades, y las que cuentan con él, no han resuelto el problema de organización de sus archivos); redujimos la archivística a un cúmulo de recetas sin efecto real sobre el estado de nuestro archivos. En cuanto al ámbito tecnológico, la apuesta debe ser hacia la transformación digital, y para ello debemos articular la gestión documental con todas las iniciativas de gobierno digital, incluyendo la gestión de cambio en las personas. Y en lo cultural, debemos cambiar el imaginario que los ciudadanos tienen del archivo público, de manera que lo entiendan como un patrimonio que les pertenece (y por tanto debe ser disfrutado) y un instrumento eficaz en la garantía de sus derechos.

(Archivoz) Los archivistas son los llamados a formular estrategias para dar cumplimiento a la ley de transparencia y acceso a la información pública. ¿Considera usted que el papel que vienen desempeñando los archivistas es suficiente?

(CAZC) No exclusivamente. Los archivistas no pueden ser los únicos llamados a formular las estrategias para cumplir las leyes de transparencia;  se requiere de la participación de muchas instancias al interior de las entidades, con los órganos garantes y por supuesto de los ciudadanos. Hoy en día los archivistas no están alineados  completamente con las normas de transparencia y acceso a la información pública. Somos empleados subordinados a autoridades institucionales, quienes en últimas deciden hasta dónde llegar con las iniciativas de transparencia. No tenemos influencia ni libertad para decidir sobre el acceso a los documentos, a pesar de que la Ley haya establecido que la información del Estado es pública.

Existe una forma de promover el acceso a la información y es cumpliendo con los cánones de la profesión, organizando adecuadamente los archivos, describiendo de manera colectiva los fondos y elaborando instrumentos descriptivos que los ciudadanos puedan consultar a través de Internet, organizando repositorios digitales que se permitan consultar las imágenes de documentos en línea; organizando jornadas de alfabetización de servidores públicos y grupos de ciudadanos y apoyando iniciativas gubernamentales como las ferias de transparencia, la rendición de cuentas, y los programas de atención a la ciudadanía.

(Archivoz) ¿Qué le hace falta a los archivistas para dar suficientes garantías de acceso a la información pública?

(CAZC) Más compromiso con la transparencia, mayor conocimiento de las Leyes que regulan la materia en nuestros países (muchos ni las han leído completas), cumplir con las normatividad archivísticas de manera más profesional y ejercer su profesión con ética y un sobresaliente conocimiento Archivístico. Debemos posicionarse al interior de nuestras organizaciones como líderes en transparencia, con capacidad crítica y sentido de responsabilidad frente al papel de los archivos en la sociedad.

Gracias Carlos, por esta genial entrevista, para nosotros es claro que el papel del archivista es relevante en la sociedad y que aun faltan muchos ejercicios de sensibilización para lograr que los archivos sean protagonistas en una sociedad que carece de memoria. La próxima semana tendremos la segunda parte de la entrevista, que seguro nos aclarara muchas dudas y nos permitirá formarnos una idea mucho más sólida de nuestro rol.