Dunia Llanes Padrón

Dunia LLanes Padrón. Profesora Asociada. Facultad de Comunicación. Universidad de La Habana; Pos-doctorado en Ciencias de la Información, Facultad de Filosofía y Ciencias, Universidad Estadual Paulista, Brasil. Doctora en Biblioteconomía y Documentación por la Universidad de Salamanca. Además de su experiencia docente en la Universidad de La Habana ha impartido cursos de pregrado y posgrado en universidades de Brasil, España y Portugal. Miembro del Consejo Nacional de Desarrollo Científico y Tecnológico de Brasil como colaboradora extranjero. Sus líneas de investigación y docencia se enfocan en la representación y el acceso a la información archivística, la normalización de la descripción y la gestión documental.

“La descripción archivística, tiene tres propósitos: la gestión documental, la preservación de documentos y la reutilización de datos” entrevista a Dunia Llanes

Hoy contamos con una entrevista muy interesante con la profesora Dunia LLanes Padrón. Una archivista que cuenta con una trayectoria increíble y que hoy nos compartirá algo de su amplia experiencia.

Profesora Dunia, gracias por hacer parte de esta iniciativa.

(Archivoz) Casi siempre iniciamos con la misma pregunta para conocer un poco a nuestros entrevistados y motivar a los futuros archivistas, así que profesora, cuéntanos cómo fue tu llegada al mundo de los archivos y qué te motivó a continuar estudiando e investigando sobre este importante tema?

(Dunia Llanes Padrón)Pues fue algo curioso, yo con 18 años no tenía una idea explícita sobre la profesión que debía elegir para mi vida, decisión difícil para cualquier joven. Me gustaban las disciplinas de ciencias pero en la práctica prefería un curso de letras y así iba. Cierto día me comentaron sobre un nuevo grado llamado Bibliotecología y Ciencias de la Información, indagué sobre el plan de estudios, observé que incluía temas de tecnología, cultura general, archivos, bibliotecas y decidí apostar por ese grado, aún sin saber muy bien en qué consistía la “nueva” graduación. Así fue como comencé, en el lejano 1998, en la Facultad de Comunicación de la Universidad de La Habana. Sinceramente, durante los 5 años de estudios universitarios no me gustaba demasiado el curso, reflexionaba y debatía con mi propio yo sobre las distancias que existían entre las teorías que impartían los profesores y la realidad de las instituciones de información en Cuba, colisionando, así, con un abismo grande entre academia y bibliotecas/archivos. Una vez graduada y, ya, situada en el mercado laboral mis perspectivas fueron cambiando. La experiencia de trabajar como coordinadora de Gestión Documental en la Empresa Cubana del Petróleo fue, definitivamente, lo que cambió el rumbo hacia el descubrimiento y el cariño por la profesión y los archivos.  

(Archivoz) ¿cuál ha sido tu experiencia en los años que llevas en el trabajo de docente?

(DLLP) Comencé como profesora, en el 2004, en esa época, trabajaba, aún, en la empresa petrolera y además impartía clases en la Universidad de La Habana. Desde ese año y hasta hoy nunca he dejado de trabajar como docente. En Cuba, comencé el camino de la academia, di mis pasos preliminares como profesora e interactue con mis primeros estudiantes. Durante estos años he tenido el privilegio de impartir disciplinas, cursos y conferencias en diversas universidades e instituciones de Brasil, Colombia, España y Portugal oportunidad que me ha hecho crecer, muchísimo, en el ámbito de la academia. La actividad docente me complace y me satisface profesional y personalmente; instruir a estudiantes universitarios y acompañar de cerca su crecimiento académico, investigativo y personal es una de mis mayores recompensas.  Educar conlleva una responsabilidad social elevada y como tal siempre lo he asumido. Los profesores tenemos en nuestras manos, o mejor dicho, en nuestro discurso, la posibilidad de cambiar pensamientos, educar y formar jóvenes más comprometidos con la profesión y la sociedad en general; desde esta perspectiva, siempre, acepté y aceptaré la responsabilidad y el reto de ser profesora.

(Archivoz) ¿Cuál consideras que es el principal reto que debemos asumir los archivistas en cuanto formación?

(DLLP) Los archivistas tenemos, porque me incluyo, un futuro prometedor con nuevas metas para conquistar y alcanzar. La sociedad actual, caracterizada por el impulso de la economía digital, demanda profesionales de la información que sean capaces de actuar en heterogéneos contextos de trabajo. Dicha demanda exige adquirir las competencias necesarias para actuar con los nuevos modelos de gestión y los requisitos funcionales de los sistemas digitales. La Archivística y sus profesionales tienen que desafiar la Transformación Digital y para ello deben innovar en los métodos de actuación pues así lo requiere la e-administración: empresas digitales y e-gobiernos. Se deben reformar los perfiles profesionales pues sólo así seremos una profesión con futuro y comprometidos con la sociedad y sus constantes cambios.

(Archivoz) Conocemos que tu especialidad es sobre la Descripción Archivística, cuéntanos un poco sobre el trabajo de investigación que has realizado en éste campo.

(DLLP) Mi trabajo de investigación en este campo comenzó en el año 2008, cuando inicié los estudios de doctorado en la Universidad de Salamanca. Debía decidir un tema de investigación y un profesor para la orientación de la tesis; después de cursar varias disciplinas del doctorado, de algunas lecturas y de largas conversaciones con la profesora Manuela Moro, tomé la acertada decisión de realizar la investigación doctoral en este tema. Así fue como llegué al mundo de las normas de descripción bajo la magnífica tutela de la Prof. Manuela Moro Cabero y el Prof. Dr. José Luis Bonal Zazo. Ahí comenzó, realmente, mi carrera como investigadora, con este tema y en esta universidad. Mis estudios y publicaciones, se han enfocado, principalmente, en las normas nacionales e internacionales publicadas para la descripción archivística, así como en los cambios ocurridos en el proceso en cuanto asu fundamentación conceptual, teórica y metodológica.

(Archivoz) ¿Por qué resulta tan relevante la Descripción Archivística en escenarios de sistemas de información y automatización de procesos archivísticos?

(DLLP) La descripción archivística, en tiempos de Paradigma Poscustodial, tiene tres propósitos bien definidos: la gestión documental; la preservación de documentos y la reutilización de datos. A partir de esta idea, me atrevo a decir, que la descripción es uno de los procesos más relevantes del ciclo de vida de la información digital. Sólo, a través, de la representación de contenidos y contextos se facilitará el cumplimiento de estos propósitos. Los cambios en la descripción, en la actualidad,  se dirigen a una concepción pluridimensional de la representación, dejando atrás las nociones unidimensionales, enfocadas, sólo, en el documento. El proceso normativo ha sido determinante para las adaptaciones al nuevo esquema digital; la normalización se enfoca en superar el tradicional propósito técnico de la descripción de contenidos basada en instrumentos de referencia diversos. Ahora, se centra en sistematizar la representación de sus contenidos y su codificación, a partir de modelos conceptuales y sus ontologías para facilitar el acceso y la interoperabilidad entre los diversos sistemas de información.

(Archivos) consideras que la Descripción Archivística aporta significado a la transparencia y acceso a la información pública?

(DLLP) Las tecnologías basadas en internet han sido un factor determinante para el cambio en la concepción de la Descripción Archivística. Los perfiles de los usuarios han variado lo que ha planteado nuevos enfoques en las formas para acceder y difundir la información generada y conservada en los archivos. Esto resulta esencial, tanto desde un punto de vista técnico como social, para acercar a la sociedad al ideal de la democratización informacional, la transparencia de las organizaciones y la reutilización de la información. Siguiendo estos principios, en la actualidad, los profesionales del área, intentamos desarrollar soluciones teóricas y tecnológicas para facilitar las tareas de descripción, búsqueda, recuperación y uso de la información archivística en pro de un acceso abierto y entrelazado de la información pública.

(Archivoz) ¿cuál es el estado de los archivos – en general- en materia de descripción Archivística?

(DLLP) Los archivos, según mi experiencia, en materia de descripción han mirado positivamente el proceso de normalización. Con respecto a esto, se puede decir, que del conjunto normativo del ICA, ISAD(G) fue la norma más aplicada por los archivos; ISAAR(CPF), ISDF e ISDIAH no tuvieron el impacto deseado por la comunidad internacional, en relación a su implementación. Algunos países como España, Portugal, Reino Unido, EE.UU, Canadá, Brasil y Uruguay publicaron sus propias normas nacionales y son, bastante, usadas en sus prácticas descriptivas. En cuanto a las aplicaciones informáticas, además de los desarrollos propietarios, se ha extendido la utilización de ATOM (Acces to Memory), el software libre desarrollado por el ICA para la descripción, fundamentado en las cuatros normas internacionales. La Archivística, en los últimos 20 años, ha avanzado con pasos agigantados en la normalización de este proceso y estamos invadidos por un mar de siglas concernientes a normas de descripción; pero la realidad de los archivos en esta práctica, infelizmente, no está en todos los países al mismo nivel. En diversas realidades, los archivos, siguen siendo meros depósitos de papeles desorganizados y sin accesibilidad.El proceso de descripción se continúa desarrollando, en la generalidad de los casos, de forma técnica sin aplicar los nuevos métodos normativos y las tecnologías adecuadas. Los archivistas siguen en su papel de guardianes y no adoptan su rol de profesional idóneo para representar, recuperar y gestionar información y ayudar, así, en la toma de decisiones y en la preservación de la memoria.

(Archivoz)¿Cuál ha sido el rol de los archivistas frente a los procesos de Descripción Archivística?

(DLLP)Como te comenté en la pregunta anterior, creo que los archivistas, sobre todo en nuestra realidad latinoamericana, no han adoptado el papel que les corresponde en los nuevos tiempos. El rol de los archivistas es determinante pues son los responsables de realizar el proceso, es decir, son los facultados para captar el contenido y el contexto de documentos y productores archivísticos, con el fin de preservar información a corto, medio y largo plazo, y facilitar, con ello, la gestión y conservación de la memoria mundial. Por tanto, los profesionales de Archivos deben conocer y aplicar los estándares, las concepciones teóricas así como las tecnologías asociadas para poder realizar la actividad y desempeñar el rol social conferido.

(Archivoz)¿Qué viene en el mediano y largo plazo en ésta materia?

(DLLP) Yo acotaría más la pregunta: qué está pasando ahora mismo con esta materia? Hace dos años, el ICA publicó el borrador de un Modelo Conceptual Internacional para la Descripción Archivística: RIC-CM. En mi opinión este modelo, revoluciona las concepciones de la descripción; RIC-CM es, hoy, una realidad y muchos archivistas no lo conocen aún. Este modelo facilita el acceso integrado, en la web, de todo el patrimonio cultural y social y facilita la interoperabilidad semántica entre archivos, bibliotecas, museos y galerías de arte. La aplicación de RiC-CM brinda, a los archivos, un alto nivel de interoperabilidad semántica favoreciendo una comunicación de datos de forma directa y eficaz entre los sistemas de información. En la actualidad, los archivistas se enfrentan a un proceso de transición en materia de descripción: de ISAD(G) a RiC-CM, es decir, de representar contenidos archivísticos con normas aisladas a representar con modelos conceptuales. El modelo ofrece una nueva concepción teórica, estructural y semántica para la elaboración de sistemas de descripción adecuados con las emergentes tecnologías utilizadas en la recuperación y acceso a la información. Records in Contextconstituye el último ingrediente que se precisaba para elaborar un modelo semántico integrador en las Ciencias de la Información. Las FRBR, CIDOC-CRM y RiC-CM pueden ser concertados y unificados con la finalidad de lograr un acceso integrado, distribuido y entrelazado del patrimonio cultural mundial. Pienso que este tema es lo más novedoso de esta materia y que será motivo de investigación y discusión científica durante unos años.

(Archivoz) ¿Cómo viene siendo la formación de archivistas en términos de generar conciencia sobre la importancia de la Descripción Archivística?

(DLLP) La sociedad demanda profesionales idóneos para ejercer en contextos laborales híbridos marcados por la presencia incondicional de las tecnologías y por métodos y modelos que regulan los procesos archivísticos en general. Los estudiantes de los cursos de archivo deben tener un amplio dominio de todos los estándares publicados en el área pues deben estar preparados para actuar con eficacia y eficiencia profesional en las diferentes instituciones. Las universidades que ofertan formación reglada deben considerar este aspecto y realizar actualizaciones constantes de sus programas académicos. En las titulaciones se deben impartir contenidos que ayuden a desarrollar competencias y habilidades relacionadas con la descripción, en especial, con las normas específicas que rigen el proceso, con los desarrollos tecnológicos pertinentes,  con los aspectos teóricos vinculados a temas de representación, recuperación de información, interoperabilidad semántica, datos abiertos y preservación digital. Todo esto, ayudará a formar especialistas competentes y comprometidos con la importancia de la Descripción para la gestión, la preservación y la reutilización de información en los contextos de la web semántica.

Profesora Dunia, es muy grato para Archivoz contar con tu tiempo y conocimiento. Consideramos que esta es una entrevista muy nutritiva para nuestros lectores y estamos seguros que más adelante continuaremos hablando del tema.

La importancia de la normalización para el ejercicio profesional del archivista

El siglo XXI se caracteriza por el impulso de la economía digital y su implementación en heterogéneos contextos: de producción, administrativo, académico, cultural y de servicios, entre otros. Sus particularidades se reflejan en el archivo, el cual se ubica en un espacio planetario, frente al tradicional de “terra nulla”.

En la profesión de archivista se reconocen la función garantista de la información contenida en el archivo, su labor difusora y facilitadora de información y de documentos, además de la preservadora, tanto de contenidos como de contenedores. Estas funciones han de adaptarse a los cambios provocados por este nuevo modelo económico, los cuales inciden, tanto en la sociedad “transformada” a la que sirve (en la que se aceleran y mudan sus necesidades informativas) como en el objeto de trabajo (transmutado en un objeto magmático heterogéneo y cada vez más voluminoso), así como en el propio archivo (híbrido, casi líquido). Al albur de estas mudanzas, resultan insuficientes los métodos procedentes de un entorno analógico.

La disciplina Archivística, influenciada por la transformación digital, ha mudado su paradigma, incidiendo en su calificativo de postcustodial, (respeto al custodial), destacando un enfoque poliédrico de sus dos ejes principales: eje de difusión-mediación de la información y eje de arquitecto de identidades para la sociedad; Se combinan en ella dos intereses que la mediatizan, el de la consolidación de memoria(s) y aquel caracterizado por una gestión proactiva, anticipada y distribuida para facilitar (y demediar en) el acceso, uso y reutilización de datos, informaciones y documentos en las organizaciones; esto es, el profesional como mediador debería responder a necesidades planteadas por la sociedad y las organizaciones: construyendo identidades y asegurando la continuidad digital en el tiempo.

De facto, en este siglo XXI la gestión de documentos bascula hacia la gestión de datos e información contenida en recursos heterogéneos (geoespaciales, audiovisuales, derivados de redes sociales, entornos Web, entornos de office, etc.) y ha adquirido un elevado peso en la disciplina Archivística. La gestión de documentos se caracteriza por mudanzas que afectan al objeto de trabajo (del documento físico al lógico, conformado de objeto de datos y metadatos en e-administraciones); a la finalidad (asesora, gestora, conservadora, facilitadora y garantista de datos, información, documentos a lo largo del tiempo, con posibilidades de uso y reutilización); al usuario para/con el que trabajan (de académico, investigador, administrativo y ciudadano, a comunidades específicas virtuales conectadas 365/24 horas y proactivas); y a su método. Dicho método se fundamentó en teorías vinculadas al respeto de la procedencia y del orden original de creación del documento, además de en el reconocimiento del ciclo de vida documental. En la actualidad, se configura atendiendo, en primer lugar a la concepción poliédrica y multidimensional de las teorías del continuo así como, en segundo término, al empleo de la normalización.

La normalización, en los entornos automatizados de descripción existentes en las postrimerías del siglo XX, ha sido utilizada como un factor de regulación ante la necesaria organización y recuperación de la información contenida en los documentos. Por tanto, el proceso de normalización, tanto internacional como nacional, se enfocó a superar la tradicional finalidad técnica de la descripción de contenidos basada en instrumentos de referencia heterogéneos. Se centró en “normalizar” la organización de los contenidos, su presentación y su codificación para facilitar intercambios de datos, información, así como el acceso mismo al recurso mediante su disponibilidad en grandes portales. Es en esta época donde se da inicio al esfuerzo normalizador acometido por la comunidad archivística, el cual se desenvuelve en dos ámbitos geográficos, el internacional y el nacional, con la intervención del Consejo Internacional de Archivos, así como de comisiones y grupos de normalización nacionales, enfocados, en principio, a la descripción.

No obstante, es en el siglo XXI donde la normalización se conforma como motor de desarrollo y progreso para la gestión de documentos, con su persistente desarrollo normativo, participativo y participado, en cuanto que las normas se crean mediante la colaboración de diferentes profesionales procedentes de sectores diversos (ejemplo, claro son las normas ISO) y son un producto que ha de ser participado para su implementación en una organización, dado que defiende gestiones distribuidas (entre productores, gestores de documentos y otros especialistas, tales como informáticos, por ejemplo). El recorrido normalizador es extenso. Desde una propuesta operativa de buenas prácticas para la gestión de documentos en aplicaciones documentales empleadas en las actividades de negocio (norma ISO 15489: 2001), hasta la conformación de una estrategia mediante la planificación, diseño, implementación y evaluación de un sistema de gestión normalizada para los documentos de una organización (Serie de normas ISO 30300).

La normalización contribuye al establecimiento de principios básicos para la gestión documental en contextos de transformación digital: se fundamentan sistemas para la gestión normalizada de los documentos en las organizaciones; se aportan conocimientos esenciales para el almacenamiento en aplicaciones documentales y repositorios; se acuerdan principios y técnicas para afrontar estrategias de conservación así como para organizar y representar los contenidos; se armonizan pautas para auxiliar en otros sistemas de gestión, etc. En suma, se confirma la construcción de teorías básicas en torno a principios de actuación y de seguimiento.

Otra de las ventajas de la normalización es la creación de un vocabulario básico, contribuyendo a la sistematización del lenguaje entre los profesionales en un ámbito nacional e internacional, donde la disparidad terminológica, a modo de talón de Aquiles, se ha postulado como reflejo de cierta fragilidad en la disciplina. Además, se ha logrado la implementación de dicho vocabulario reconocido por los profesionales en otras áreas y sectores de producción, mediante su uso en diversos sectores donde se aplican normas ISO (calidad, gestión medioambiental, seguridad, etc.).

Una tercera ventaja es el despliegue de una metodología específica que incluye diversidad de técnicas y de herramientas. Se acuerdan requisitos tecnológicos y funcionales para gestores de documentos y sistemas de gestión para los documentos, así como para funcionalidades diversas organizativas, de tratamiento documental, de almacenamiento, de conservación, de representación de la información, entre otras. A su vez, se establecen técnicas de análisis y de identificación de necesidades informativas, de riesgos, por ejemplo, o pautas ante el diseño de productos, tales como repositorios confiables, así como para la conservación a largo plazo de documentos e información en archivo electrónico.

Los entornos electrónicos en e-administraciones exigen demostración de interoperabilidad y seguridad de la información ante su gestión. La normalización contribuye a sustentar el desarrollo de normas técnicas para afrontar ambos cometidos y se retroalimenta, a su vez, de sus contenidos. Ejemplo de ello es observable en las normas técnicas de interoperabilidad de la e-administración española. La gestión de documentos normalizada auxilia en la gobernanza de las organizaciones reduciendo riesgos y apoyando en la construcción de transparencia y rendición de cuentas.

Resulta necesaria la identificación y sistematización, atendiendo a su utilidad, del conjunto de productos normativos, procedentes de ISO, del Consejo Internacional de Archivos, así como de otros organismos nacionales. Entre ellos se establecen las siguientes categorías: normas para representar y recuperar contenidos, para facilitar la continuidad y preservación de los recursos digitales, así como para construir y certificar sistemas de gestión de calidad y de excelencia empresarial.

Así mismo, se destaca la importancia y utilidad de recibir formación sobre el conjunto de normas que se presentan, subrayando sus interrelaciones. El aprendizaje de las normas es necesario para poder afrontar la transformación digital de las organizaciones y de la sociedad. La normalización facilita la trasformación de la profesión de archivista en un mediador entre agentes (productores, comunidades específicas y sociedades), objetos (analógicos, digitalizados y nacidos digitales), máquinas (de creación, almacenamiento conservación y mediación), apariencias (objetos de datos con una u otra estructura y formato), contextos (productor y sociedad en el tiempo, analógico, digital y virtual) y tiempo (pasado, presente y futuro). En suma, normalizar es observada como factor de impulso para aportar y vender valor en las organizaciones y la sociedad.

*(Versión divulgativa del artículo publicado por Manuela Moro Cabero y Dunia Llanes Padrón en la Revista Investigación Bibliotecológica: archivonomía, bibliotecología e información, Vol. 32, No. 74, bajo el título “La importancia de la normalización para el ejercicio profesional del archivista”, disponible en http://dx.doi.org/10.22201/iibi.24488321xe.2018.74.57919)