Elisa García-Morales

Directora de la empresa Inforárea, es consultora experta en el campo de la estrategia y gobierno de la información digital. En este campo y desde hace más de 25 años, ha desarrollado numerosos proyectos de gestión documental, gestión del conocimiento y diseño, planificación y evaluación de sistemas de información. Entre sus clientes se encuentran importantes empresas privadas del IBEX, administraciones y entidades públicas nacionales e internacionales, así como instituciones culturales, bibliotecas, centros de documentación y museos. Es autora de numerosas publicaciones y docente diversos en postgrados y cursos especializados en materia de información digital. Ha formado parte de la Junta Directiva de Sedic, es miembro del comité científico de la Revista Española de Documentación Científica y del grupo ThinkEPI. http://orcid.org/0000-0003-2675-3046 http://www.inforarea.es

Hay vida más allá del documento electrónico administrativo

Introducción

Han pasado ya más de 10 años de la aprobación de la Ley 11/2007 que fue el detonante del impulso a la administración electrónica en nuestro país. Dicho texto introdujo la definición del documento electrónico y fue base para el posterior desarrollo de las Normas Técnicas de Interoperabilidad; la ley 39/2015 que consagra la obligatoriedad del expediente y documento electrónico vino a reforzar a reforzar la imparable evolución de los documentos hacia el soporte digital.

Han sido años muy interesantes en los que muchos profesionales de la archivística y la gestión documental han tenido la ocasión de participar activamente en el diseño y definición de los modelos de administración electrónica de sus instituciones y en los que se ha avanzado significativamente en la concienciación de la necesidad de aplicar políticas de gestión documental y archivo acordes con la mejores prácticas nacionales e internacionales.

La evolución en esta década se ha centrado sobre todo en la aplicación de los procesos documentales a la gestión activa de los documentos y expedientes electrónicos, vinculados éstos a los trámites y procedimientos administrativos originadores de dicha documentación. Sigue siendo una asignatura pendiente para la mayoría de las instituciones la conformación del archivo electrónico que se menciona de manera muy imprecisa en la ley 39/2015.

Sin negar los avances positivos en relación con los documentos y expedientes administrativos, observamos escasas iniciativas que aborden la gestión y preservación de otros tipos de documentos/información digital producida por las administraciones públicas con un indudable valor patrimonial y archivístico y que reside principalmente en las aplicaciones transaccionales de datos

Documentos y datos: vidas separadas

Si nos preguntamos el porqué de esa distanciación entre la gestión de documentos y el mundo de los datos podemos encontrar diversas razones:

En primer lugar, la propia acepción del término documento sigue “grabado” en el subconsciente colectivo como un objeto autocontenido en sí mismo y con una fuerte asociación al mundo papel. Por más que tratemos de introducir la definición ISO que traduce el concepto “record” anglosajón,  casi nadie -salvo el colectivo profesional- es capaz de asociar la palabra documento a cualquier tipo de “información creada, recibida y conservada como evidencia y como activo por una organización o individuo, en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales” (ISO 30300).

Desde el punto de vista normativo, las definiciones adoptadas por la ley 17/2011 y la NTI de documento electrónico han contribuido aún más a que se asocie el concepto de documento electrónico a un fichero o conjunto de ficheros autocontenidos. De ahí que la mayor parte de las políticas de gestión documental desarrolladas hasta el momento limitan el ámbito de aplicación de los procesos documentales y de archivo a los documentos y expedientes administrativos, quedando fuera toda referencia a al mundo de los datos.

La dificultad para trasladar a nuestro entorno el concepto de documento en su sentido más amplio, hace muy difícil explicar que el ámbito de la archivística y gestión documental también comprende la información que se produce en bases de datos u otras tecnologías emergentes. Tampoco el uso del término registro como traducción literal de un “record” nos ayuda con los profesionales informáticos, pues un registro documental -como conjunto de información que evidencia una acción o decisión-  puede estar integrado por uno o n registros informáticos -filas de datos de una base de datos.

En el contexto organizativo, la posición tradicional de los archivos como receptores de la documentación en fase inactiva también ha facilitado su distanciamiento del mundo de los datos. Así, muchas series documentales se han ido desmaterializando en forma de datos, que se actualizan de forma dinámica y pueden mantenerse almacenados en línea durante años por lo que están en una situación de “actividad permanente”. Ello ha contribuido a que la responsabilidad sobre el ciclo de vida de los datos no se vea como competencia del archivo y quede en las áreas TIC de las administraciones.

Por último, el nivel de conocimiento y actualización tecnológica necesario para involucrase en el mundo de los datos, ha inhibido a muchos profesionales de los archivos de intervenir en este terreno que implica abrir un frente de actuación adicional al del documento y expediente electrónico.

Un futuro orientado a los datos

La evolución actual de la tecnología y de los procesos de transformación digital de las organizaciones, está presidida por una fuerte orientación a datos. El “data driven” se presenta como tendencia capaz de mejorar la eficiencia de los procesos frente al “document driven” o formas de trabajo orientadas a generar documentos.  Este proceso se dirige hacia la reducción en la producción de documentos “textuales” en su sentido más tradicional.  Esto es un aviso a navegantes para la profesión: si circunscribimos la gestión documental a los documentos como objetos/ficheros electrónicos, nuestros archivos electrónicos estarán gestionando una muy pequeña proporción -y cada vez menor- de la información de valor que se produce.

La conversión de los documentos en datos no es nueva, pues comenzó con los primeros procesos de automatización de las administraciones públicas hace ya más de 30 años. Hemos ido asistiendo a la progresiva desmaterialización de importantes series documentales tradicionalmente custodiadas en los archivos y su conversión en datos residentes en grandes bases de datos: catastralo, padrones municipales, estadísticas, registros climatológicos, información medioambiental, cartografía, estadística, libros de contabilidad, registros mercantiles… etc.

Hoy en día se apunta un nuevo cambio de ciclo que afectará también a las e-administraciones. La tendencia a que todo se convierta en datos, va acompañada de una innovación tecnológica constante. Se plantean nuevos retos para la gestión y el gobierno de los documentos /registros y su preservación digital:  la información será más descentralizada (véase Distributed Ledger Technologies o Blockchain), ubicua (Cloud computing) compartida (redes sociales, espacios de colaboración, procesos compartidos entre distintas aplicaciones…) con interrelaciones y formas de representación más complejas (BIM, realidad aumentada, realidad virtual) y con un crecimiento masivo de los datos (Data Analitycs, Big Data, IoT Internet de las cosas…).

Es el momento de actuar

Debemos tomar ejemplo de países, como Estonia, que ya han adoptado estrategias orientadas al gobierno de la información digital de los records en su conjunto. También seguir de cerca los avances en materia de preservación digital bajo esta orientación a datos (i.e The UK National Archives).

Debemos incidir en lo que la disciplina del “records management” aporta al gobierno de la información desde el momento en que esta se produce y ser capaces de impulsar y colaborar con equipos multidisciplinares en la exploración de nuevas alternativas para hacer frente a los retos que plantea la proliferación de los datos digitales.

Si los profesionales y las instituciones responsables de administración electrónica y del patrimonio documental no iniciamos ya un camino que vaya más allá de la gestión del documento y el expediente electrónico administrativo, corremos el riesgo de que una gran masa de información quede situada en un “limbo” que dificulte o impida su adecuada gestión y preservación para el futuro.