Iván Rosado Pacheco

CEO Códice Gestión de la Información. Comenzó sus estudios en Biblioteconomía y Documentación en la Universidad de Extremadura en el año 1999. Daba comienzo a su recorrido profesional como técnico de apoyo en varios proyectos de investigación y, posteriormente, tras haberse especializado en el sector de la información y documentación, gestión y digitalización de documentos, en el año 2005 se convierte en joven emprendedor y decide crear Códice Gestión de la Información, la primera empresa de Extremadura que ofrece servicios especializados en gestión, digitalización y consultoría documental y de la que actualmente es el Director Ejecutivo.

“La correcta gestión de la información en todos sus ámbitos juega una papel crucial para el buen desarrollo de cualquier organización”: Entrevista a Iván Rosado, CEO de códice gestión de la información

Ivan Rosado Pacheco es CEO de la empresa Códice Gestión de la Información, de la provincia de Badajoz. Es especialista en información y documentación, information manager, gestión y digitalización de documentos. Debido a su gran participación e implicación por la puesta en marcha y preparación de la gestión documental de prácticamente toda la administración de la Comunidad de Extremadura, Ivan nos place hoy con su entrevista sobre la nueva ley de los archivos eléctronicos, desde un punto de vista cargado de experiencia.

(ARCHIVOZ) Hola Ivan, cuéntanos de forma breve tu historia como profesional de la documentación y cuál fue el punto de inflexión por el que dedicaste ser emprendedor y dedicar parte de tu vida en esta disciplina.

(Ivan Rosado) Durante mis estudios de Biblioteconomía y Documentación en la Universidad de Extremadura, tuve la oportunidad de trabajar como técnico de apoyo en varios proyectos de investigación. Esto me brindó la posibilidad de adquirir conocimientos y experiencia extra no solo en documentación, sino también en el mundo laboral. Fue entonces cuando me di cuenta de que existía un nicho de mercado vacío en Extremadura en cuanto a empresas que ofrecieran servicios especializados en información y documentación. A esto había que sumar un gran abanico de potenciales clientes con necesidades reales en esta materia pues, bibliotecas o archivos públicos y privados, debían adaptarse a los nuevos tiempos aplicando las nuevas tecnologías para su gestión. La correcta gestión de la información en todos sus ámbitos juega un papel crucial para el buen desarrollo de cualquier organización. Se daban, por tanto, los ingredientes necesarios para emprender un proyecto empresarial. Era el año 2005 y junto con otro compañero de facultad decidimos crear Códice Gestión de la Información, la primera empresa de la región, con un fuerte componente tecnológico, en ofrecer servicios especializados en gestión, digitalización y consultoría documental.

(ARCHIVOZ) ¿Cuáles son las funciones principales que está desarrollando actualmente Códice?

(Ivan Rosado) Desde entonces, son numerosos los proyectos realizados en esta materia, expandiendo nuestro horizonte empresarial a otras regiones de España. Hasta el día de hoy, Códice ha experimentado un crecimiento sustancial, contando, en la actualidad, con una amplia plantilla de excelentes profesionales con conocimiento y experiencia en las distintas áreas que abarcan las ciencias de la información y la documentación.

Nuestros servicios están orientados a facilitar a nuestros clientes su incorporación en la sociedad de la información en la que el usuario/cliente es cada vez más exigente a la hora de demandar información de forma rápida y eficaz.

Desde la gestión integral de una biblioteca o archivo, pasando por la catalogación, clasificación y descripción a través de sistemas electrónicos de gestión documental, digitalización o metadatación, hasta la consultoría especializada, la creación de programas de promoción y animación a la lectura, la formación o el desarrollo personalizado de aplicaciones de gestión, son algunos de los principales servicios que ofrecemos para ayudar a instituciones públicas y empresas a obtener, validar, analizar, organizar, acceder, conservar y distribuir información de calidad, de vital importancia por motivos de su propia supervivencia y rentabilidad.

(ARCHIVOZ) ¿Cuál crees que es el principal motivo por el que una empresa debería implantar un sistema de Gestión Documental?

(IR) Por tanto, una buena estrategia en la gestión de la información en una organización, con una política de gestión documental bien definida puede ser su principal activo por varios motivos:

  1. Facilita el trabajo con los documentos, de manera que cada persona sepa qué documentos tiene que crear, guardar y conservar. Cuándo, cómo y dónde; y así mismo sepa cómo encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesite.
  2. Facilita que la documentación y la información que contiene se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, de forma que no sea necesario elaborar documentos o buscar informaciones ya existentes.
  3. Garantiza un acceso controlado a la documentación, la información y los datos existentes.
  4. Conserva la memoria de la organización, el “saber hacer”, más allá de los individuos que trabajan en ella y poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia.
  5. En definitiva, la correcta gestión de la información, contribuye a ganar eficacia, ahorrar en espacio, en tiempo y, por tanto, en costes.
(ARCHIVOZ) ¿Crees que la digitalización abarata los costes en el desarrollo de una empresa a medio/largo plazo? ¿cómo afecta esta técnica al acceso de la información tanto en el sector público como en el sector privado?

(IR) Si bien el mero hecho de convertir los documentos en formato analógico a digital no es por si solo un acto que genere ventajas, si enmarcamos la digitalización dentro de un proceso en el que se incluyan la selección, descripción, metadatación, autenticación o preservación, sin duda, se convierte en una de las técnicas que más influyen en la reducción de costes en cualquier organización tanto pública como privada. Gracias a este proceso sumado a las características intrínsecas de los documentos digitales frente, por ejemplo, al papel, hacen que el tiempo de recuperación y consulta de la información se reduzca notablemente, además de otras ventajas como la agilidad en cualquier proceso de gestión, la posibilidad de destruir toda esa documentación que no es susceptible de ser guardada, mayor facilidad a la hora de crear copias de seguridad, acceso on line desde cualquier lugar o mayor control de acceso a los datos mediante la asignación de roles y contraseñas que, además de filtrar los tipos de usuarios y tipos de documentos, permiten saber dónde, cuándo o cómo se ha realizado dicho acceso.

(ARCHIVOZ) ¿Cómo afectará la nueva ley de Archivo Electrónico Único en el desarrollo de las instituciones? ¿crees que es prematura y afectará su aplicación en las mismas y al acceso a la información?

(IR) La ley 39/2015 de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, sin duda afectarán de una manera crucial en la relación entre el conjunto de las administraciones del sector público y el usuario, ya que la misma se basará principalmente en medios y documentos electrónicos.

Si bien la entrada en vigor y, por tanto, la obligatoriedad del cumplimiento de algunos puntos de la ley 39/2015, como es el caso de la plena operatividad del archivo electrónico único, serán aplicables a partir del 2 de octubre de 2018, es decir, 3 años después, puede considerarse un tiempo prudente para que las administraciones hayan ido preparando los desarrollos oportunos, en mi opinión, a la hora de la elaboración y promulgación de las leyes no se ha tenido en cuenta los precedentes y circunstancias en las que se encuentran la mayoría de las administraciones públicas en materia archivística, uno de los sectores más directamente implicados en la puesta en marcha del archivo electrónico único. Por un lado existe una gran escasez de profesionales en información y documentación y por otro, no hay un plan adecuado de reciclaje que forme a los profesionales con respecto a las nuevas tecnologías aplicadas a la gestión documental. A eso también hay que sumar que, sobre todo en pequeñas entidades como las locales, tampoco existen infraestructuras tecnológicas adecuadas para soportar los sistemas informáticos que participan en los distintos procesos y garantizar la conservación a largo plazo, el acceso de los ciudadanos y la adaptación de los documentos electrónicos conservados a las nuevas tecnologías, en constante cambio, para que puedan ser recuperables permanentemente.

Otra circunstancia que, bajo mi punto de vista, no se ha evaluado lo suficiente, es la capacidad de los usuarios a la hora de realizar procedimientos de forma electrónica. Aún existen muchas personas, más de las que pensamos, a las que se puede considerar analfabetos tecnológicos, es decir, con poca o ninguna capacidad para utilizar las nuevas tecnologías tanto en su vida diaria como en el mundo laboral.

No cabe duda de que el grueso de estas leyes y su aplicación están orientadas a mejorar sustancialmente la eficacia y agilidad en las relaciones entre administración y usuario, sin embargo, personalmente, dadas las circunstancias y el poco desarrollo de ciertos conceptos introducidos en la legislación, veo con incertidumbre que en este futuro inmediato logre llevarse a cabo con éxito la implantación de todas las medidas promulgadas en la legislación, suponiendo un gran reto de adaptación tanto a las administraciones como a los usuarios.

(ARCHIVOZ) Qué te parece la idea de crear una política de Gestión Documental que se apoye en dicha legislación y defina las buenas prácticas en cuánto al Archivo Electrónico Único.

(IR) El desarrollo de la política de gestión documental en cualquier administración es totalmente imprescindible ya que su objetivo es, precisamente, ofrecer una serie de directrices para la creación y gestión de documentos, independientemente de su formato, que sean auténticos, fiables, que estén disponibles a lo largo del tiempo y que se garantice su conservación, por tanto, sin definir esta política difícilmente puede crearse un archivo electrónico único.

(ARCHIVOZ) Muchas gracias Ivan por colaborar con la revista y por ofrecernos tus conocimientos y experiencias como profesional y emprendedor de la Gestión Documental.