Manuela Moro-Cabero

Manuela Moro-Cabero. Es profesora titular del Departamento de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Salamanca y profesora invitada en el Curso de Pos-graduación de la Facultad de Filosofía y Ciencias - UNESP, Brasil. Es miembro del Grupo de Investigación del CNPq: Ged/A-Gestão Eletrônica de Documentos Arquivísticos (Brasil) y del Comité Técnico Nacional 50 sobre Información y Documentación de la Asociación Española de Normalización y Certificación (Aenor).Sus publicaciones recientes tratan de la difusión de las normas en España, y de las relaciones de la serie Management system standards (MSS) de la ISO. Es miembro del Observatorio de Prospectiva Archivística y Sociedad de la UC3M.

La importancia de la normalización para el ejercicio profesional del archivista

El siglo XXI se caracteriza por el impulso de la economía digital y su implementación en heterogéneos contextos: de producción, administrativo, académico, cultural y de servicios, entre otros. Sus particularidades se reflejan en el archivo, el cual se ubica en un espacio planetario, frente al tradicional de “terra nulla”.

En la profesión de archivista se reconocen la función garantista de la información contenida en el archivo, su labor difusora y facilitadora de información y de documentos, además de la preservadora, tanto de contenidos como de contenedores. Estas funciones han de adaptarse a los cambios provocados por este nuevo modelo económico, los cuales inciden, tanto en la sociedad “transformada” a la que sirve (en la que se aceleran y mudan sus necesidades informativas) como en el objeto de trabajo (transmutado en un objeto magmático heterogéneo y cada vez más voluminoso), así como en el propio archivo (híbrido, casi líquido). Al albur de estas mudanzas, resultan insuficientes los métodos procedentes de un entorno analógico.

La disciplina Archivística, influenciada por la transformación digital, ha mudado su paradigma, incidiendo en su calificativo de postcustodial, (respeto al custodial), destacando un enfoque poliédrico de sus dos ejes principales: eje de difusión-mediación de la información y eje de arquitecto de identidades para la sociedad; Se combinan en ella dos intereses que la mediatizan, el de la consolidación de memoria(s) y aquel caracterizado por una gestión proactiva, anticipada y distribuida para facilitar (y demediar en) el acceso, uso y reutilización de datos, informaciones y documentos en las organizaciones; esto es, el profesional como mediador debería responder a necesidades planteadas por la sociedad y las organizaciones: construyendo identidades y asegurando la continuidad digital en el tiempo.

De facto, en este siglo XXI la gestión de documentos bascula hacia la gestión de datos e información contenida en recursos heterogéneos (geoespaciales, audiovisuales, derivados de redes sociales, entornos Web, entornos de office, etc.) y ha adquirido un elevado peso en la disciplina Archivística. La gestión de documentos se caracteriza por mudanzas que afectan al objeto de trabajo (del documento físico al lógico, conformado de objeto de datos y metadatos en e-administraciones); a la finalidad (asesora, gestora, conservadora, facilitadora y garantista de datos, información, documentos a lo largo del tiempo, con posibilidades de uso y reutilización); al usuario para/con el que trabajan (de académico, investigador, administrativo y ciudadano, a comunidades específicas virtuales conectadas 365/24 horas y proactivas); y a su método. Dicho método se fundamentó en teorías vinculadas al respeto de la procedencia y del orden original de creación del documento, además de en el reconocimiento del ciclo de vida documental. En la actualidad, se configura atendiendo, en primer lugar a la concepción poliédrica y multidimensional de las teorías del continuo así como, en segundo término, al empleo de la normalización.

La normalización, en los entornos automatizados de descripción existentes en las postrimerías del siglo XX, ha sido utilizada como un factor de regulación ante la necesaria organización y recuperación de la información contenida en los documentos. Por tanto, el proceso de normalización, tanto internacional como nacional, se enfocó a superar la tradicional finalidad técnica de la descripción de contenidos basada en instrumentos de referencia heterogéneos. Se centró en “normalizar” la organización de los contenidos, su presentación y su codificación para facilitar intercambios de datos, información, así como el acceso mismo al recurso mediante su disponibilidad en grandes portales. Es en esta época donde se da inicio al esfuerzo normalizador acometido por la comunidad archivística, el cual se desenvuelve en dos ámbitos geográficos, el internacional y el nacional, con la intervención del Consejo Internacional de Archivos, así como de comisiones y grupos de normalización nacionales, enfocados, en principio, a la descripción.

No obstante, es en el siglo XXI donde la normalización se conforma como motor de desarrollo y progreso para la gestión de documentos, con su persistente desarrollo normativo, participativo y participado, en cuanto que las normas se crean mediante la colaboración de diferentes profesionales procedentes de sectores diversos (ejemplo, claro son las normas ISO) y son un producto que ha de ser participado para su implementación en una organización, dado que defiende gestiones distribuidas (entre productores, gestores de documentos y otros especialistas, tales como informáticos, por ejemplo). El recorrido normalizador es extenso. Desde una propuesta operativa de buenas prácticas para la gestión de documentos en aplicaciones documentales empleadas en las actividades de negocio (norma ISO 15489: 2001), hasta la conformación de una estrategia mediante la planificación, diseño, implementación y evaluación de un sistema de gestión normalizada para los documentos de una organización (Serie de normas ISO 30300).

La normalización contribuye al establecimiento de principios básicos para la gestión documental en contextos de transformación digital: se fundamentan sistemas para la gestión normalizada de los documentos en las organizaciones; se aportan conocimientos esenciales para el almacenamiento en aplicaciones documentales y repositorios; se acuerdan principios y técnicas para afrontar estrategias de conservación así como para organizar y representar los contenidos; se armonizan pautas para auxiliar en otros sistemas de gestión, etc. En suma, se confirma la construcción de teorías básicas en torno a principios de actuación y de seguimiento.

Otra de las ventajas de la normalización es la creación de un vocabulario básico, contribuyendo a la sistematización del lenguaje entre los profesionales en un ámbito nacional e internacional, donde la disparidad terminológica, a modo de talón de Aquiles, se ha postulado como reflejo de cierta fragilidad en la disciplina. Además, se ha logrado la implementación de dicho vocabulario reconocido por los profesionales en otras áreas y sectores de producción, mediante su uso en diversos sectores donde se aplican normas ISO (calidad, gestión medioambiental, seguridad, etc.).

Una tercera ventaja es el despliegue de una metodología específica que incluye diversidad de técnicas y de herramientas. Se acuerdan requisitos tecnológicos y funcionales para gestores de documentos y sistemas de gestión para los documentos, así como para funcionalidades diversas organizativas, de tratamiento documental, de almacenamiento, de conservación, de representación de la información, entre otras. A su vez, se establecen técnicas de análisis y de identificación de necesidades informativas, de riesgos, por ejemplo, o pautas ante el diseño de productos, tales como repositorios confiables, así como para la conservación a largo plazo de documentos e información en archivo electrónico.

Los entornos electrónicos en e-administraciones exigen demostración de interoperabilidad y seguridad de la información ante su gestión. La normalización contribuye a sustentar el desarrollo de normas técnicas para afrontar ambos cometidos y se retroalimenta, a su vez, de sus contenidos. Ejemplo de ello es observable en las normas técnicas de interoperabilidad de la e-administración española. La gestión de documentos normalizada auxilia en la gobernanza de las organizaciones reduciendo riesgos y apoyando en la construcción de transparencia y rendición de cuentas.

Resulta necesaria la identificación y sistematización, atendiendo a su utilidad, del conjunto de productos normativos, procedentes de ISO, del Consejo Internacional de Archivos, así como de otros organismos nacionales. Entre ellos se establecen las siguientes categorías: normas para representar y recuperar contenidos, para facilitar la continuidad y preservación de los recursos digitales, así como para construir y certificar sistemas de gestión de calidad y de excelencia empresarial.

Así mismo, se destaca la importancia y utilidad de recibir formación sobre el conjunto de normas que se presentan, subrayando sus interrelaciones. El aprendizaje de las normas es necesario para poder afrontar la transformación digital de las organizaciones y de la sociedad. La normalización facilita la trasformación de la profesión de archivista en un mediador entre agentes (productores, comunidades específicas y sociedades), objetos (analógicos, digitalizados y nacidos digitales), máquinas (de creación, almacenamiento conservación y mediación), apariencias (objetos de datos con una u otra estructura y formato), contextos (productor y sociedad en el tiempo, analógico, digital y virtual) y tiempo (pasado, presente y futuro). En suma, normalizar es observada como factor de impulso para aportar y vender valor en las organizaciones y la sociedad.

*(Versión divulgativa del artículo publicado por Manuela Moro Cabero y Dunia Llanes Padrón en la Revista Investigación Bibliotecológica: archivonomía, bibliotecología e información, Vol. 32, No. 74, bajo el título “La importancia de la normalización para el ejercicio profesional del archivista”, disponible en http://dx.doi.org/10.22201/iibi.24488321xe.2018.74.57919)