Remei Perpinyà Morera

Es doctora en Historia, máster en Archivística y licenciada en Historia. Es profesora titular de la Universidad Autónoma de Barcelona y responsable de investigación de la Escuela Superior de Archivística y Gestión de Documentos de la UAB, donde imparte asignaturas de archivística y documentación. Ha sido jefe de estudios de la Escuela Superior de Archivística y Gestión de Documentos (desde 2002 hasta septiembre de 2006). Ha participado en 15 proyectos de I+D financiados y en la actualidad es miembro del Grupo de Investigación Política, Instituciones y Corrupción en la Época Contemporánea (PICEC). Publica trabajos sobre gestión de documentos y archivística, recuperación y acceso a la información en archivos e innovación docente.

La transformación de los portales de archivos españoles en salas de consulta virtuales

La legislación y la normativa sobre archivos de las comunidades autónomas incluyen, de forma más o menos explícita, la obligación de describir correctamente los fondos del patrimonio documental y de hacerlos accesibles a los usuarios. Asimismo, en virtud del último despliegue normativo relacionado con la administración electrónica, la Administración Pública tiene la obligación de que los documentos y los expedientes electrónicos incorporen desde su creación metadatos que permitan el control y la interoperabilidad entre administraciones. Las leyes de transparencia han reforzado la obligación legal de hacer accesible la información pública en formatos reutilizables.

Para conocer el nivel de difusión y acceso al patrimonio documental en España, las autoras analizan los portales de archivos de las comunidades autónomas españolas y el Portal de Archivos Españoles (PARES) en tanto que instrumentos que proporcionan acceso conjunto a los fondos y documentos de las instituciones archivísticas. Se analizan desde tres puntos de vista, presentes en el actual debate sobre la difusión del patrimonio documental: la transparencia (acercar la información pública a los ciudadanos), la interoperabilidad (cooperar para permitir el acceso conjunto al patrimonio documental) y la orientación a los usuarios (facilitar la explotación de los portales por parte de los usuarios, cada vez más autónomos y con intereses más diversos).

El análisis permite obtener información sobre cuatro cuestiones: ¿Los instrumentos de descripción de los portales son completos, están estandarizados y permiten acceder a los documentos digitalizados? ¿Los portales son comprensibles para todo tipo de usuarios o solo para expertos? ¿Proporcionan sistemas de interacción con los usuarios? Y finalmente, ¿aprovechan las innovaciones tecnológicas tales como linked data y open data, para ofrecer información reutilizable  y disponer de sistemas interoperables?

Se han estudiado los portales de archivo de 14 comunidades autónomas, aquellos que, en mayor o menor medida, tienen la voluntad de dar acceso a los instrumentos de descripción de los archivos del sistema y que contienen la base de datos de los documentos. Se incluye también PARES, cuyo objetivo es difundir los fondos digitalizados de los archivos estatales. Para la recogida de información se confeccionó una plantilla ad hoc, con sesenta indicadores,  agrupados en siete epígrafes: 1) datos descriptivos e identificativos generales; 2) instrumentos de descripción; 3)  acceso a los documentos digitales; 4) sistema de consulta; 5) presentación y exportación de los resultados de búsqueda; 6) servicios de valor añadido y atención a los usuarios; 7) interoperabilidad con el Portal Europeo de Archivos y Europeana. La investigación se ha llevado a cabo a partir de los datos recabados en los propios portales, entre julio de 2016 y febrero de 2017.

El análisis de la información recogida nos permite afirmar que, salvo excepciones, los instrumentos de descripción son incompletos y no representan la totalidad de los fondos custodiados en los archivos del portal, y el número de documentos digitalizados accesibles es, en términos generales, escaso. Además, no son suficientemente explícitos respecto a los fondos a los que dan acceso, ni sobre la cantidad de documentos digitalizados. El usuario tampoco sabe si está consultando todos los archivos del sistema archivístico de la comunidad autónoma o solo una parte.

El uso de estándares descriptivos es considerablemente alto, aunque no se informa al usuario de las normas que se usan; este tampoco sabe con exactitud con qué instrumentos de descripción cuenta. Se ofrecen descripciones estáticas que no enlazan con registros de autoridades de productores ni con lenguajes de indización (materias, topónimos y onomásticos). En las descripciones de fondos y documentos conviven diferentes niveles y criterios de profundidad, incluso dentro de un mismo portal, lo que denota falta de  uniformidad de criterios.

Como rasgo general, podríamos decir que los responsables de los portales hacen énfasis en la elaboración de instrumentos de descripción normalizados con ISAD(G) y mucho menos en la preparación de catálogos en línea. Los sistemas de consulta son heterogéneos y el comportamiento de los portales en la búsqueda de la información y en la presentación de resultados es dispar. Sólo algunos ofrecen un inventario colectivo para todos los archivos del sistema. En general se permite la navegación jerárquica, pero las opciones de búsqueda por palabra clave están poco desarrolladas. La lista de resultados que ofrecen  como respuesta a una consulta también es muy diferente entre los portales. Algunos muestran una relación de documentos de cualquier nivel, ordenados alfabéticamente, con la consiguiente dificultad para conocer los fondos a los que pertenecen. En otros, los documentos se presentan agrupados por fondos y series. Esta heterogeneidad es un inconveniente para los usuarios, puesto que tienen que aprender en cada caso el funcionamiento del portal.

En términos generales podemos afirmar que los portales resultan difícilmente comprensibles para usuarios no expertos: la terminología empleada es notablemente especializada y no normalizada incluso dentro de un mismo sitio; los sistemas de búsqueda no suelen ser amigables y las opciones de búsqueda por palabra clave están poco desarrolladas; además, faltan tutoriales por niveles de pericia o perfil.

El nivel de interacción con los usuarios es muy bajo; la interactividad usuario-portal en tiempo real, inexistente, y, de cualquier otro tipo, muy limitada. La carta de servicios añadidos es exigua. Los portales hacen un uso insuficiente de innovaciones tecnológicas tales como linked data y open data, desaprovechando así las oportunidades para ofrecer información reutilizable y disponer de sistemas interoperables.

En conclusión: aunque se observan notables diferencias entre ellos, a tenor de los datos recabados podemos decir que tres cuartas partes de los portales tienen un bajo nivel de desarrollo. Para que los portales sean efectivamente instrumentos útiles para la difusión del patrimonio documental y cumplan con los requisitos de transparencia, cooperación y orientación a los usuarios, deberían emprender notables mejoras.

En el contexto actual,  el reto de los portales de archivos es convertirse en salas de consulta virtual. Los archiveros deberían trasladar el inestimable papel de mediación que llevan a cabo en las salas de consulta al entorno telemático. No obstante, para ello es necesario que los portales proporcionen un acceso completo al patrimonio documental de las comunidades autónomas publicando de forma completa todos los inventarios, y en la medida de lo posible, digitalizando todos los documentos. Los portales tienen que ser más explicativos, incluir prestaciones en los sistemas de recuperación para que las búsquedas sean simples e intuitivas, y, especialmente, añadir métodos de interacción con los usuarios como, por ejemplo, chats sincronizados o consultas telefónicas. Asimismo, resulta ineludible explorar otras vías de difusión y explotación.

La transformación de los portales en salas de consulta virtuales permite aumentar la visibilidad de los archivos y de los fondos para atender a todo tipo de usuarios y facilitar su reutilización. La reutilización es clave para dar a conocer los archivos, aumentar los usuarios, ganar prestigio, en definitiva, contribuir a su sostenibilidad. Los archivos no pueden ser percibidos por la sociedad como entes ajenos a ella, interesantes sólo para algunas categorías de personas, condenados al olvido o, en el mejor de los casos, reducidos a un papel erudito. Actualmente, con la mitad de la población mundial accediendo a la web diariamente, con buscadores generalistas cuya filosofía es digitalizar masivamente la información y ponerla en la red, con usuarios que esperan que todo esté en Internet, es hora de que los archivos también asalten las redes.

El papel de las administraciones del estado y las autonómicas es en este sentido imprescindible. Sin una implicación profunda en el tema de los archivos, sin dotaciones presupuestarias acordes a los retos que tienen planteados, es difícilmente alcanzable un nivel óptimo de desarrollo.

Versión divulgativa del artículo científico: Perpinyà Morera, Remei; Cid-Leal, Pilar. Los portales de archivos españoles: transparencia, interoperabilidad y orientación a los usuarios. Revista Española de Documentación Científica (ISSN-L 0210-06144), vol. 41, n.º 3 (julioseptiembre). e212. <https://doi.org/10.3989/redc.2018.3.1507>