“En la preservación Digital, la importancia real es del profesional archivista, pues es él quien garantiza la integridad a través de la seguridad documental”: Entrevista a Daniel Flores (2ªparte)

La primera parte de la entrevista que tuvimos con Daniel Flores, nos dejó con una sensación increíble sobre todas las posibilidades que se abren en términos de preservación digital para los archivistas. Sin duda, el trabajo que demanda esto, requiere de profesionales comprometidos con el futuro y la memoria de la humanidad. Pero no nos podíamos quedar ahí. Así que traemos la segunda parte de la entrevista en la que hablamos más a fondo.

(Archivoz) Háblanos un poco sobre preservación digital. Lo que es actualmente, del deber ser y el futuro.

(Daniel Flores) Actualmente, la preservación digital de documentos de archivo está enfocada en las estrategias de preservación digital, o sea, migrar, convertir, emular, etc, cuando debería estar enfocada en un abordaje sistémico, en la Preservación Digital Sistémica, en una Cadena de Custodia y siguiendo normas, patrones, requisitos y modelos.

De eso estamos aún muy lejos. Mi idea es entonces discutir exactamente como debe ser. La preservación digital debe ser sistémica y debe tener como foco las normas, modelos, patrones y requisitos.

(Archivoz) ¿Cuál es la norma más importante hoy en el mundo con relación a la preservación digital?

(DF) Es la norma OAIS, el modelo OAIS (Open Archival Information System), la ISO Internacional 14721. Esta ISO nos presenta tres plataformas o tres entidades externas. La primera entidad que es el productor, es donde está la producción de los documentos (como el SIGAD en Brasil); el segundo es el entorno de preservación, aquel entorno en que de acuerdo con la norma debe estar blindado, cerrado, controlado, nadie lo accede por Internet o por red local excepción de dos administradores: 1. El administrador de preservación; 2. El administrador de TI.

Si hablamos de Archivos, el administrador de preservación será el archivista, si hablamos de bibliotecas, el administrador de preservación será el bibliotecario, si hablamos de museos, el administrador de preservación será el museólogo y así sucesivamente.

Este entorno debe estar sin ningún acceso externo a la institución, así mismo no es para acceso al ciudadano o a los empleados en general, ni para la autoridad más alta de la institución. Solamente quien accede este entorno son los dos profesionales especiales en este entorno: el administrador de preservación y el de TI.

Además del archivista, el bibliotecario o el museólogo, todavía contamos con otros profesionales de acuerdo con el foco, con el modelo de preservación digital, orientado por las normas, los patrones los requisitos en una Cadena de Custodia; ya el segundo administrador de TI, el profesional de TI que es perenne en todos los modelos, sea en archivos, bibliotecas, museos o otras entidades.

Así, el administrador de TI asume también un mandato institucional, no es solamente el profesional que va a desarrollar un sistema o a especificar requisitos, sino que va a hacer la programación va a instalar y a cuidar del suporte. Un administrador de TI va a tener un papel institucional importante y tiene que ser parte del proceso tanto de la Cadena de Custodia como de la Cadena de Preservación. Por tanto, la tercera entidad externa, el acceso, la plataforma de acceso, deberá servir tanto para el entorno de preservación como al entorno de gestión, pues se puede dar acceso a documentos de gestión en edad corriente o intermedio que no hayan sido transferidos al archivo permanente y pueden ser accesados en una plataforma de acceso, que tendrán software o herramientas como ICA-AtoM, software libre desarrollado bajo la firma del Consejo Internacional de Archivos o, también, AtoM que es una actualización, Dspace, ArchivesSpace, ArchivistsToolKit, ContentDM, o cualquiera otra herramienta desde que contemple los requisitos específicos de esta plataforma de acceso y sea preferiblemente en una licencia de Software Libre, esto pues, después de todo, la Preservación Digital y los Documentos de Archivos tienen todo que ver con las políticas de Software Libre.

El modelo OAIS trabaja con paquetes, y por eso el proceso de los documentos entre estas plataformas están hechos en paquetes (Bag’s). Por ello, para hablar en preservación digital hoy, no preservamos más en base de datos, preservamos en paquetes OAIS.

Paquetes OAIS: SIP – Paquete de transferencia de Información, cuando los documentos están, en la primera plataforma, en la producción, mantenimiento y gestión, en sus fases corrientes e intermedio; AIP – Paquete de Almacenamiento/Archivo de Información, cuando los documentos están en el entorno de almacenamiento, de preservación; y el DIP – Paquete de difusión/de Acceso de Información, las derivadas de acceso, trátase de diseminación, acceso y transparencia activa.

No se puede hacer preservación exclusivamente orientando todo a estrategias de preservación, haciendo la migración, la conversión, la emulación, sin respetar el core de esta norma internacional ISO 14721 del Modelo OAIS. La norma más importante hoy.

(Archivoz) Muchos expertos, han anunciado un Alzhaimer Digital, dado los altos volúmenes de documentos producidos en éstos medios y la poca conciencia sobre la preservación de los mismos, ¿Consideras tú que, en términos archivísticos, eso pueda llegar a suceder?

(DF) Por supuesto que sí. Eso es tan factible que ya está ocurriendo. Hay diversas experiencias en Brasil de pérdidas irreparables de documentos de archivo y de la memoria nacional del patrimonio documental archivístico y por consecuencia eso también debe de estar ocurriendo justo ahora en otros países que aún no siguen las normas, patrones, modelos y requisitos y por ende, no implementan la Preservación Digital Sistémica.

Recientemente tuvimos una noticia de una televisión muy importante en Brasil que perdió muchísimos registros de un personaje importante en nuestro país, un presentador de la televisión ya fallecido. Las primeras preguntas que vienen son: ¿Dónde están los principios archivísticos? ¿Dónde está el RDC-Arq? ¿el Repositorio Archivístico Digital Confiable? ¿Dónde está la preservación digital sistémica?

Si estas cuestiones hubieran sido contestadas, seguro que estarían preservados dichos documentos. Por tanto, ésta cuestión sobre el Alzhaimer Digital anunciado, la cuestión de los altos volúmenes, son cuestiones que deben separarse en un primer momento.

¿Cuál es el motivo de que estos hechos puedan ocurrir? Básicamente porque no están aplicando los referenciales de una forma correcta. La preservación digital no está siendo aplicada o cuando es aplicada, no es sistémica, o sea, está enfocada sólo en las estrategias de preservación digital. No es aquella orientada a normas, modelos, patrones o requisitos, o sea, estos documentos no están siendo transferidos a un Repositorio Archivístico Digital Confiable, para un RDC-Arq (en Brasil).

Lo que pasa es que no está siendo considerada la norma internacional 14721, el Modelo OAIS, las cuales dicen que dichos documentos deberían estar siendo preservados en paquetes OAIS AIP (y no dependientes de bases de datos que van a ser obsoletas en un corto tiempo), que deberían haber sido manifestados diplomáticamente.

En el caso de VHS serían digitalizados (representados digitalmente) y convertidos en paquetes. Sus formatos serían refrescados por el propio entorno de preservación digital, el repositorio. Esta es la principal preocupación que se debe tener. Algunas reflexiones que se pueden hacer: ¿Cómo vamos a tratar con esta dificultad? ¿Precisamos lidiar con una política de preservación digital nacional? ¿Necesitamos de una política archivística nacional? ¿Precisamos elaborar instrumentos firmes, que tengan fuerza, que tengan poder?.

Necesitamos concienciar más que no solo la institución está en peligro, que no solo el patrimonio documental está en riesgo. La importancia real es del profesional archivista, pues es él quien garantiza la integridad a través de la seguridad documental, de la seguridad jurídica que está contenida en documentos de archivo fuente de prueba.

El archivista tiene esta respuesta, son respuestas resultados de investigaciones sólidas, en constante análisis, en constante evolución, de proyectos de magnitudes mundiales como el InterPARES. Las normas internacionales se están revisando. El Modelo OAIS, la ISO 14721 ya fue revisada. Los modelos de requisitos se están revisando también. El modelo e-ARQ Brasil está actualmente en una revisión en la Cámara Técnica de Documentos Electrónicos del CONARQ. Los softwares libres se van desarrollando y siendo mejorados sistemáticamente, es lo que ocurre con Archivematica, con AtoM (ICA-AtoM), etc.

Existen software de preservación digital ya de años como el RODA, el repositorio de objetos digitales auténticos de Portugal, que hasta poco tiempo, años, era único, desarrollado por la Keep Solutions, para el Archivo Nacional de la Torre del Tombo. Hoy ya tenemos Archivematica, que es otro software libre que asumió un protagonismo internacional muy expresivo justamente por implementar la Cadena de Custodia con AtoM (ICA-AtoM) y el Modelo OAIS. AtoM, fundamentalmente, contempla casi todos los requisitos presentados por el Modelo OAIS, por la ISO 14721 y está insertado en una Cadena de Custodia. Así como hay rumores de que está para salir una nueva versión del RODA con importantes actualizaciones, es posible que en el futuro podremos cambiar de forma transparente para nuestros usuarios, de Archivematica a RODA, y viceversa o a muchos otros. La interoperabilidad acá, en sistemas de preservación digital, es también un requerimiento importante a tener en cuenta para una eficiente implementación de las estrategias.

También hay softwares propietarios, hay iniciativas propietarias como: Preservica, LibNova, etc. Así, existe hoy una inmensidad de alternativas que dan cuenta de la complejidad y de la especificidad del documento de archivo digital que ya nos da seguridad contra el Alzhaimer Digital, para que ya tengamos una preservación sistémica y para que tengamos lo que llamamos ahora de archivo permanente/histórico digital.

Hace unos años no teníamos eso, teníamos preservación y acceso de largo plazo. Algunos documentos y literaturas decían que había una seguridad, una caducidad de hasta 5 años. Hoy tenemos seguridad de la preservación y acceso permanente. Tenemos documentos archivísticos digitales de acceso permanente. Así, con eso se pasa a tener el archivo permanente digital desde que son contemplados todos los requisitos, auditado y certificado por la Norma ISO Internacional 16363. Eso nos da toda una estructura teórica, toda una normativa de cuestión de modelos, de requisitos, de patrones de metadatos, de procedimientos firmes y sólidos, que pueden ser aplicados por los profesionales archivistas y que hacen parte del marco teórico de la archivística e interdisciplinariamente entre biblioteconomía, museología, ciencia de la información, tecnología de la información, etc.

(Archivoz) ¿cuál es el escenario en tu país respecto a los documentos electrónicos?

(DF) Bueno, el escenario en Brasil es complejo y heterogéneo. Nosotros tenemos uno de los escenarios normativos acerca de los documentos electrónicos, de los documentos digitales, más avanzados y novedosos del mundo.

Tenemos un modelo de requisitos para el entorno de gestión de documentos archivísticos, en las fases corriente e intermedio, o sea, el e-ARQ Brasil y que tiene validez en todo el territorio nacional. Tenemos también para el Judiciario que tiene una especificidad manifestada en la relación de los documentos electrónicos, la cuestión del proceso/expediente judicial electrónico, el cual tiene su propio modelo de requisitos, de gestión de documentos, es el Moreq-Jus, basado tanto en el Moreq de la Unión Europea.

Hay también en el entorno de preservación y acceso, una normativa que es el RDC-Arq, la resolución nº 43 de 2015 del CONARQ, Consejo Nacional de Archivos que trata del entorno de preservación, la cuestión de los paquetes OAIS. Esa resolución deja muy claro que los documentos archivísticos de carácter permanente tienen que ser transferidos a los repositorios archivísticos digitales confiables. Esa resolución explica la cuestión de los paquetes, el Modelo OAIS, de la ISO 14721, de la auditoría y certificación de repositorios (ISO 16363). Tenemos en este escenario normativo, la claridad de los metadatos de entorno de gestión, metadatos e-ARQ basado en otras normas internacionales, así como en PREMIS y etc.

Hay una clareza en los metadatos de representación de los documentos archivísticos digitales, o sea, de la descripción archivística. La ISAD(G) fue traducida y adoptada como una norma brasileña NOBRADE, la Norma Brasileña de Descripción de Documentos.

Tenemos orientación para contratación de sistemas informatizados de gestión archivística de documentos. Tenemos orientaciones técnicas del CONARQ que van allá del SIGAD pleno y que ya trae al escenario brasileño un SIGAD que se aproximó del sistema de negocio, o sea, enfocado en proceso de negocio. Ya no es solo aquel sistema que contemplaría todos los documentos de la institución, algo que puede ser bastante utópico, llevando en cuenta el tamaño y el escenario complejo de la institución. Ahora, un SIGAD va en el proceso de negocio, en cada uno de los procesos de negocio o en una colección, en un micro proceso de negocio. Al tratarse de un proceso de negocio, estamos hablando de un SIGAD de negocio. Un sistema de negocio que tiene requisitos archivísticos. Por tanto, un SIGAD de negocio más especializado se inserta en la Cadena de Custodia, está centrado en cuidar una nómina de sueldos, por ejemplo. Es un sistema de negocios con requisitos archivísticos.

Un SIGAD de negocios que va a limitarse a una determinada institución, pero que va hacer el paquete OAIS SIP, la transferencia para el RDC-Arq y la preservación en una cadena ininterrumpida de custodia. Estas orientaciones contemplan también la posibilidad de la internet de las cosas, IoT, que al producir documento archivístico, necesita de un cuidado archivístico (los requisitos de autenticidad), pues por el contrario van a producir documentos archivísticos en aquellos procesos que no tendrán una presunción de autenticidad, y que, en el momento de transferencia para un SIGAD, tendrán solamente una razonable presunción de autenticidad.

Así, de esta forma se están llevando los requisitos, los metadatos para el sistema de negocio. Garantizando mucho más que el mantenimiento de la autenticidad y confiabilidad de los documentos archivísticos digitales.

Con todo eso, se suma una tradición en Brasil de formación de archivistica en el nivel de graduación, de nivel superior en bachillerato. Tenemos una formación específica. Tenemos 16 cursos en el país de graduación en diferentes estados de la federación. Además de eso, tenemos el primer Programa de Pós-Graduación, en nivel de Máster, de investigación consolidada, ya con egresos, y que son investigadores del área. Con respecto al Doctorado, aun no hay uno específico, pero sí en Ciencias de la Información con abordajes que permiten la investigación de temas específicos archivísticos.

De esta forma, nosotros vislumbraríamos un escenario, no voy a decir perfecto, pero un escenario archivístico muy fructífero, muy bien estructurado, de gestión y preservación archivístico digital.

Pero no, la complejidad nos presenta que Brasil tiene déficits muy graves y que debemos intervenir urgentemente. Hay una falta de respeto a la autoridad archivística del Archivo Nacional, como la institución archivística máxima de Brasil, una falta de reconocimiento de los principios archivísticos y una falta de reconocimiento del profesional de archivología: del archivista. Muchas veces llamando a otros profesionales, con otras formaciones generalistas que no tienen la formación, ni el conocimiento y la especificidad del archivista para dar cuenta de la complejidad y la especificidad de los documentos archivísticos digitales. Entonces este es el escenario de los documentos electrónicos, de los documentos archivísticos digitales en Brasil.

Necesitamos intervenir más, discutir más, reflexionar, analizar. Las asociaciones de archivistas en Brasil también son otro caso de éxito. Hay muchas asociaciones en los estados de Brasil. Y ahora tenemos, recientemente, el foro nacional de las asociaciones de archivología, el FNARQ, que congrega todas estas asociaciones de Brasil. Esto es logro de hace 4 años, en el VI Congreso Nacional de Archivología – CNA – que ocurrió en Santa María – RS, fruto de acuerdos políticos entre líderes de estas asociaciones, de entendimientos y de elaboración de diretrices, de propuestas de una política nacional en defensa del archivista y de la archivología.

Y todavía tenemos, a pesar de todo lo mencionado, en este escenario de documento digital, instituciones que no respetan estos principios, incluso Ministerios del gobierno federal que elaboran normativas, resoluciones o reglamentos que van en contra de una ley federal, la ley de archivos nº 8.159, de 1991.

Esto es algo grave que debe corregirse con mucho trabajo.

Es una anomalía que ha pasado como en el Ministerio de la Educación, en 2017, que ha presentado un Normativo, la Portaría Nº 22, que confronta con la ley federal de archivos, y que no sería permisible que una portaría de valor diplomático inferior a una ley federal tenga un mayor valor. También podemos citar las propuestas de leyes que son presentadas como la PLS 146 (Propuesta de Ley) que nació en el Senado Federal, fue aprobada, y ahora está en la Cámara de los Diputados, es la PL 7920 que enfatiza en la digitalización de los documentos analógicos para eliminarlos después de una autenticación. Lo más peligroso de este Proyecto de Ley es que propone la idea de hacer una declaración de esta representación del documento archivístico analógico, o sea, la digitalización que es una representación digital, y declararlo como un documento original. Un rotundo absurdo. Inconcebible en cualquier parte del mundo. Jurídicamente inconcebible. El documento original es el que tiene el valor probatorio, el otro es solamente una representación digital.

El documento digitalizado no conlleva la autenticidad que está compuesta de 2 componentes, la identidad y la integridad. La identidad conlleva los elementos de identificación, y la integridad conlleva la forma fija, el contenido estable, la variabilidad limitada, la forma fija y la relación de información con el soporte. Algo que la digitalización, que es la foto de un documento, no conlleva bajo ninguna hipótesis.

Existen numerosos elementos diplomáticos en un documento analógico como lo es el peso de la mano al escribir, el análisis de carbono, entre otros, que al ser digitalizado no se lleva para el mundo digital, solamente se lleva una representación digital que sí puede recibir una autenticación, una firma. Pero que, aún con una autenticación este documento no se vuelve auténtico, se vuelve un documento autenticado, o sea, la garantía de que alguien lo está declarando, sea un empleado o una persona con un certificado digital, con una firma digital que garantiza eso, pero no garantiza que aquel documento es un documento auténtico. Hay que diferenciar documento auténtico de documento autenticado. Yo podría hacer una autenticación, una firma digital en un documental apócrifo, y eso no lo transformaría en un documento auténtico, sólo en autenticado, lo cual es muy distinto.

(Archivoz) Háblanos sobre AtoM / ICA-AtoM

(DF) El ICA-AtoM es un software libre y fue desarrollado bajo la firma del CIA, Consejo Internacional de Archivos, con el fin de dar acceso a la memoria, o sea, dar acceso a documentos pero de una forma archivística y normalizada, es decir, documentos descritos, en una navegación multinivel y que siguiera las normas archivísticas.

El CIA desarrolló un proyecto con financiación internacional con instituciones como UNESCO, teniendo la Artefactual Systems, una empresa canadiense, como la productora del software libre que llevó a cabo este proyecto. Es posible afirmar que fue el proyecto de software libre más importante en el mundo para la Archivología, pues aunque hubo otros proyectos, no siguieron adelante, atingieron sus objetivos pero no tenían mucho alcance y no fueron a más que su propia definición. ICA-AtoM consiguió todos sus objetivos y su idea inicial era llegara ser un software de descripción archivística de representación de documentos de archivos digitales para dar acceso en la web, siguiendo las normas.

El ICA-AtoM ha conseguido eso y siguió adelante. Tanto es así que fue echo un “fork” como llamamos en TI, se encuentra ya en la versión 2, y ahora se llama AtoM solamente, no más ICA-AtoM. Pues la herramienta es de la comunidad, es internacionalizado, es de todos nosotros, es de los archivistas, es de las instituciones archivísticas. Siendo como es, una plataforma de acceso a documentos descritos en una navegación multinivel, es nuestro, es del ciudadano.

Para terminar, decir que el ICA-AtoM fue la primera herramienta a surgir, y que muchos han pasado a usarlo hasta mismo como un simples repositorio (pero debemos distinguir que es un Repositorio Archivístico). Algunos años más tarde llegó el Archivematica, el repositorio de acuerdo con el Modelo OAIS. Aun tenemos en Brasil muchas instituciones que empiezan el uso por el AtoM pensando en el futuro poder trabajar a partir del Archivematica. Pero hoy hay muchas instituciones trabajando ya con el repositorio Archivematica y enviando sus paquetes DIP, de diseminación, para la plataforma de acceso, el AtoM, en una Cadena de Custodia ininterrumpida.

(Archivoz) Los software de gestión de documentos electrónicos, vienen con amplias posibilidades en cuanto a metadatos se refiere, ¿considera usted que la descripción documental en éste tipo de sistemas está llevándose de forma correcta?

(DF) Pues no, la verdad que no. En estos sistemas de gestión de documentos, y si estamos hablando de la Cadena de Custodia, de la Cadena de Preservación y contemplando la norma ISO Internacional 14721, estos sistemas de gestión de documentos son SGDE, o Sistemas Electrónicos de Gestión de Documentos o son SIGADs como son llamados en Brasil.

Estos sistemas, en la génesis, deberían tener la identificación de la representación en la producción de los documentos archivísticos digitales (metadatos para el entorno de preservación) de sus documentos, en el propio archivo corriente de gestión. Hoy no existen. Los metadatos con los que se trabaja en estos documentos son metadatos de gestión exclusivamente, sin una equivalencia entre los metadatos de gestión y los metadatos de preservación. Estas equivalencias de metadatos deben realizarse en la gestión de documentos de archivos digitales.

El SIGAD/SGDE/SGDA debe hacer esta equivalencia, el trámite de la Cadena de Custodia, a la hora de transferir estos documentos podrán ser unidos estos objetos digitales a sus respectivos metadatos y con aquel crosswalk, con aquella tabla de equivalencia de representación. ¿Y eso por qué? Porque el paquete OAIS SIP que salió del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos, al llegar en el entorno de representación en el RDC-Arq, todos los metadatos serán archivados en el paquete OAIS AIP. Es a través del paquete DIP que los metadatos de la norma ISAD(G) o de la norma Dublin Core que serán enviados a la plataforma de acceso AtoM o otro adoptado por la institución. Serán solamente los metadatos de representación, los metadatos de descripción, o sea, metadatos de la norma ISAD(G) o de la norma Dublin Core que serán añadidos al paquete.

Los metadatos de gestión jamás deberán ser enviados a la plataforma de acceso, estos se quedan en el repositorio, en la plataforma de preservación. En el caso brasileño no van los metadatos e-ARQ Brasil, en el caso americano no van los metadatos del DoD 5015.2, en el caso europeo no van los metadatos de la Moreq. Estos metadatos como en la hora que fue producido un documento, el IP o Dirección Internet, el MAC Address que fue abierto de aquel computador (la dirección de la placa de red), todas las alteraciones hechas, las pistas de auditoría. Tales informaciones no van para Internet, esos metadatos se quedan en el entorno de preservación, en el paquete AIP junto a los documentos originales que tampoco van a Plataforma de Acceso. Son metadatos que pueden herir la privacidad, son metadatos que que garantizan la autenticidad y la confiabilidad de un documento de archivo digital. Eso no quiere decir que sean sigilosos. Son mantenidos en el AIP por seguridad, por metodología de la Cadena de Custodia y de la Cadena de Preservación. Entonces, ¿El investigador tiene derecho y acceso a estos documentos? Sí, pero no va a ubicar estas informaciones en la tercera plataforma, la de acceso, en AtoM. El investigador deberá ir hasta el entorno de preservación, de forma presencial, o sea, hasta el RDC-Arq institucionalmente. Miren lo que estoy hablando: Puedo afirmar que las salas de consulta, las salas de investigación serían indispensables en estos prospectivos escenarios futuros. Así, tengo que dar acceso al paquete AIP por el investigador. El paquete de preservación que tendrá los objetos digitales, los metadatos de gestión y toda la información de lo que ocurrió con aquel documento archivístico digital, pero este Paquete AIP sólo es mantenido auténtico y confiable dentro y custodiado por un RDC-Arq, que no es sólo una solución de software.

De nuevo, agradecemos a Daniel por su tiempo para esta entrevista. Sin duda una de las mejores que hemos tenido en Archivoz, dado el impacto de la preservación digital en nuestro día a día. Cerramos con la promesa de volver a trabajar en una nueva entrevista en la que podamos entender más y más el trabajo realizado en torno a la preservación digital.