“El verdadero sello de calidad de un archivo se adquiere con la generación de valor público”: Entrevista a Julio Cerdá, Jefe de Gestión de Inf. y Transformación Digital, Ayto. Arganda del Rey

Julio Cerdá es Jefe de Gestión de Información y Transformación Digital en el Ayuntamiento de Arganda del Rey. Compagina su actividad profesional con la docente como profesor asociado en el departamento de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad Carlos III de Madrid. Cerdá es, además, miembro de los grupos de trabajo de la Comisión de la Sociedad de la Información y Tecnologías, de la Federación Española de Municipios y Provincias y del grupo de trabajo Documentos, Expedientes y Archivo Electrónico, del Comité Sectorial AE Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

Desde Archivoz tomamos contacto con él para hablar de distintos temas en torno a los archivos, la gestión documental, la transparencia y la administración electrónica.

(Archivoz) Hola, Julio. Lo primero es agradecerte que hayas accedido a esta entrevista. Como experto en gestión documental y archivos, tu punto de vista resulta de gran interés para la temática de Archivoz y seguro que será muy enriquecedor para nuestros lectores. Si te parece, comenzamos hablando del archivo, una institución que se enfrenta a grandes desafíos y -según algunas voces- parece envuelto en cierto aire crepuscular. Tú mismo has dicho en alguna ocasión que estamos ante el “ocaso del archivo”, ¿En qué sentido va esa afirmación?

(Julio Cerdá) Los archivos, tal como los conocemos, no tienen continuidad. La transformación de los conceptos, métodos y técnicas en el entorno electrónico hace del todo inviable su convivencia con el mundo papel. No se trata simplemente de una forma distinta de gestionar y no se reduce, como en ocasiones se menciona, a un cambio de soporte. En el entorno electrónico nos encontramos con la aparición de nuevos problemas para cuya solución no es siempre válida la óptica de situaciones anteriores, no existe muchas veces un lenguaje o significado común, y obliga a redefinir las estrategias y los métodos de análisis para afrontarlos con éxito.

(Archivoz) A menudo te hemos oído decir que el archivo es un “no lugar” porque la tecnología, los formatos, las comunicaciones, etc. lo han despojado de un entorno físico. ¿Cómo se ha de adaptar el archivero a esa realidad?

(JC) Los cambios son tan profundos que no podemos pensar en el futuro trabajando como en el pasado, ni tampoco es suficiente con el aprendizaje que hemos ido atesorando. Claro que es válida esa experiencia previa en el entorno papel, pero es necesario someterla a revisión, hay que decodificarla. No reconocerlo implica un serio problema de percepción del universo tan distinto en el que nos encontramos. Y no lo olvidemos: el precio de vivir en esta etapa de transición es la inseguridad, máxime teniendo en cuenta que ya no es tan necesaria la mediación del archivo para acceder a los documentos. Estamos viviendo una etapa de apagón progresivo de los servicios de archivo convencionales y un inexorable desplazamiento del archivo a zonas periféricas del organigrama. La única salida es la flexibilidad y la capacidad de adaptación a los proyectos de transformación digital, seguir creando valor desde la gestión eficaz de información y aportando soluciones en los numerosos frentes de trabajo que abre la gestión electrónica de documentos, mucho más compleja y exigente que la gestión convencional de archivos y documentos en papel.

(Archivoz) ¿Qué función tienen las redes sociales en el archivo del siglo XXI?

(JC) Las redes sociales son un excelente canal para transmitir información, abrir el archivo y, sobre todo, facilitar la interacción en tiempo real, sin costes ni dependencias y al alcance de todos. Algo absolutamente impensable hace un par de décadas. Ahora bien, debe ser un medio de difusión complementario a los sistemas de acceso online a los fondos documentales, con información normalizada, estructurada y un buen sistema de búsqueda y recuperación. En resumen, poner el archivo en las redes no tiene nada que ver con tener el archivo en internet.

(Archivoz) ¿Cómo pueden combatir los archivos la corrupción política y económica? Y, en el otro sentido, ¿qué daño puede ocasionar un archivo en malas manos? (“ningún archivo es inocente”…)

(JC) El verdadero sello de calidad de un archivo se adquiere con la generación de valor público. En momentos de corrupción, los sistemas de gestión documental y los archivos gestionados eficazmente, con profesionalidad, se convierten en un activo esencial para fortalecer la democracia. Cuando sucede al contrario, cuando se consiente el silencio de los archivos, se abre el camino para la desidia y el descontrol. Y, efectivamente, no hay que caer siempre en el recurso fácil de buscar responsabilidades sólo en la clase política, es muy necesario ejercer también la autocrítica.

(Archivoz) Se ha repetido como un mantra que sin archivos no es posible la transparencia. No en vano, muchas administraciones apuestan por los archivos para centralizar sus acciones de transparencia y acceso a la información pública. En las VII Jornadas de Archiveros sin Fronteras en 2013 decías que la administración aún no estaba preparada para ofrecer una transparencia real. En ese momento se acaba de promulgar la ley de transparencia. Hoy en día, en el año 2018, ¿crees está consolidada la transparencia en España? ¿Qué balance haces del trabajo de la administración en esta materia?

(JC) Las estrategias de gobierno abierto han creado un nuevo ecosistema que está comenzando a cambiar por completo las formas de trabajar en las administraciones y donde los archivos no pueden permanecer ajenos. Se han lanzado muchos proyectos, hasta el punto de que casi no hay administración que no tenga su portal de transparencia. Si ese era el único objetivo, muy poco hemos avanzado. La transparencia real debe ser una transparencia automatizada, donde frente a datos elaborados y preparados, se imponga la ecología del dato, con información verificada y de calidad que proceda directamente de las aplicaciones de gestión, sin posibilidad de alteración, sin intermediarios, reelaboraciones ni aditivos y donde llegue a ser posible la consulta en tiempo real. Una administración electrónica e interconectada es inevitablemente transparente. Y al contrario: una administración que no tiene plenamente desarrollada la gestión electrónica no puede ser realmente transparente y, en todo caso, se tratará de una transparencia que podría ser cuestionable.

(Archivoz) ¿Qué grado de fiabilidad tienen los índices de transparencia? ¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de interpretarlos?

(JC) El principio de que todo lo que no se puede medir no se puede mejorar es indiscutible. Hay que medir y para ello tienen que existir indicadores de esa gestión, hasta ahí no hay debate posible. Las certezas comienzan a desaparecer cuando hay que decidir “lo que se mide” (por qué se eligen estos indicadores y no otros), “quien lo mide” (hay un amplio margen para la interpretación entre el sí/no cumple), e, incluso, “cuándo se mide” (los rankings son la foto fija de un momento determinado). Mientras todas esas cuestiones técnicas no tengan el consenso suficiente y un carácter de oficialidad el recorrido de esos indicadores es limitado. En esta línea se ha lanzado, aún con un limitado nivel de utilización, la metodología de evaluación y seguimiento de la transparencia (MESTA), propuesta por el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno y la Agencia de Evaluación y Calidad.

(Archivoz) En ocasiones los portales de transparencia ofrecen tal cantidad de datos e información que acaban por confundir al usuario. Es un reflejo del exceso de información a que estamos sometidos hoy en día. ¿Qué soluciones puede ofrecer el profesional de la información al respecto?

(JC) Cantidad sin calidad y cantidad sin sistemas avanzados de búsqueda y recuperación son combinaciones que pueden convertir la información en infoxicación. Siempre hay más información disponible de la que se puede digerir y forma parte de cualquier estrategia de publicación la previa depuración, normalización, selección y metadatado. Publicar no es simplemente hacerlo público. Cuando se hace sin criterio produce el efecto contrario al deseado: confundir más que informar y, lo más peligroso, se resta credibilidad a la propia organización. Por eso, el elemento clave es, una vez más, la profesionalidad, conocer las estrategias, aplicar las técnicas adecuadas. No es siempre cuestión de herramientas. La mejor fábrica de software siempre está en las personas.

(Archivoz) En materia de transparencia, ¿en qué casos el derecho a acceder a la información pública choca con el derecho a la privacidad?

(JC) Son dos derechos que hay que conciliar y que se pueden conciliar. Sin embargo, en más de una ocasión se puede llegar a hacer un uso abusivo. Un ejemplo de ello es el derecho al olvido, que nadie niega, pero que se suele interpretar erróneamente. Una sentencia reciente del Tribunal Europeo de Derechos Humanos ha corregido al Tribunal Constitucional, que había tratado por igual, ordenando el borrado de datos privados, a los buscadores de las hemerotecas digitales que a los de Google. Ningún profesional de la documentación dábamos crédito y así se ha entendido por los tribunales europeos.

(Archivoz) ¿Qué dirección crees que han de tomar las políticas de transparencia en el futuro?

(JC) La mejor noticia será que desaparezcan los portales de transparencia, por innecesarios. No será necesario publicar ni solicitar nada, porque cualquier demanda de información pública relevante será por naturaleza accesible desde un buscador. No habrá nada que buscar porque no existirá información pública que no se sepa. Para llegar a ello no hay atajos, la única estrategia de éxito es gestión documental de calidad y profesionales cualificados para ponerla en marcha.

(Archivoz) Al menos en España, el archivo electrónico único parece una utopía. Muchas veces pensamos en lo fácil que sería centralizar toda la información ciudadana… ¿Qué factores están impidiendo ese desarrollo y cuál crees que es el mínimo que se podría alcanzar en el corto-medio plazo?

(JC) El 2 de octubre de 2018 es la fecha límite que establece la Ley 39 /2015 para que todas las administraciones públicas dispongan de un archivo electrónico único. Todo parece apuntar a que la gran mayoría de las organizaciones van a incumplir con esta obligación legal. Por muy diferentes motivos, más organizativos que tecnológicos, tendrán que pasar aún varios años para que de modo paulatino podamos ir viendo cómo la realidad de la administración electrónica se va a trasladando también a la gestión de los archivos.

El adjetivo de “único” ha generado diversas interpretaciones, como que debe existir un solo archivo físico o que todos los archivos de la organización deben estar agrupados. Es otro el objetivo del legislador, y está fundamentado en el eje sobre el que sustenta todo el texto legal: la interoperabilidad. Aunque en este caso habría que hablar además de su versión interna: la intraoperabilidad. No pueden existir repositorios electrónicos al margen del sistema, incomunicados tecnológica o semánticamente.

La idea es acabar con una realidad muy común en las administraciones públicas, con esa torre de babel de soluciones de gestión que no están integradas o conectadas con el gestor corporativo, originando duplicidad de datos, información desactualizada y que van a generar datos y documentos electrónicos con inevitables problemas de acceso en el medio y largo plazo. Todos esos procedimientos administrativos finalizados deben estar conservados en un único sistema de gestión de archivos, y no en repositorios propios. Y también deben estar disponibles desde un único punto de acceso, el archivo electrónico único de la organización, el cual, debe ejercer, en cierto modo, de puente de comunicación entre las distintas aplicaciones integradas en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE)

(Archivoz) En cuanto a la preservación de la información y a las estrategias de continuidad digital, al ciudadano le llegan noticias de prensa hablando de archivos digitales en el Ártico, soportes físicos que fijan la información digital y otras tendencias que parecen sacadas de una película de ciencia ficción. ¿Realmente, cuáles son las líneas en las que se está trabajando actualmente para asegurar que la información del presente esté disponible en el futuro?

(JC) Nos encontramos en un escenario que está evolucionando de un sistema docucéntrico a otro crecientemente datacéntrico. Un buen signo de madurez es que sean los datos, más que los documentos, la materia prima esencial de las plataformas de administración electrónica. Y cuando comenzamos a trabajar fundamentalmente sobre datos comenzamos también a mejorar exponencialmente las estrategias de continuidad digital, la plena disponibilidad de los documentos, la interoperabilidad temporal, garantizar el acceso a la información a lo largo del tiempo.

Es necesario comenzar a dejar en un segundo plano los formatos de almacenamiento como PDF y que paulatinamente ganen protagonismo los modelos de representación y descripción de datos en XML. Cuando se consiguen trasladar los actos administrativos a datos estructurados y etiquetados se facilita su reutilización. No se limitan a ser únicamente el testimonio de una actuación administrativa, también pueden pasar a ser útiles para fundamentar la toma de decisiones, como elemento de control o ser una información relevante en las políticas de transparencia.

(Archivoz) Descendiendo al terreno de la administración ¿Qué medidas se pueden tomar en los ayuntamientos y otras administraciones para que los empleados públicos se adapten de la mejor forma posible a la administración digital?

(JC) Comienza a quedar en un segundo plano una visión del archivo centrada exclusivamente en “competencias”, con un enfoque de servicio vertical. Ahora prima la transversalidad y la gestión por proyectos en aquellos ámbitos de la gestión documental donde sea necesario dar respuesta. El nuevo ecosistema obliga a que sean siempre proyectos colaborativos, con equipos muy heterogéneos que van a intervenir en entornos complejos y muy variables, sujetos a la dependencia tecnológica, y con un objetivo esencial: garantizar la normalización, interoperabilidad y reutilización de datos y metadatos.

(Archivoz) Julio, muchas gracias por tus reflexiones. Queda patente que los archivos pasan por un momento de desafíos, una etapa en la que deben adaptarse a nuevas misiones y redefinir sus métodos de trabajo. Ha sido un placer contar contigo en Archivoz y esperamos volver a hablar contigo próximamente.

(JC) Daros las gracias, y sobre todo animar a las nuevas generaciones a que tomen con fuerza el testigo de la innovación. De ellas va a depender que sepamos aprovechar estos increíbles momentos para la profesión, y está en su mano hacerlo. Eso sí, mucha paciencia, los nuevos entornos de trabajo son muy inestables, es también necesario “aprender a no saber”, a reconocer que la incertidumbre, la dependencia de otros o los riesgos son del mismo volumen que los innegables beneficios inherentes a la revolución digital.