“Mi trabajo es muy versátil ya que las ciencias de la documentación tienen un carácter muy multidisciplinar“. Entrevista a María García González, directora de proyectos en Pandora

En esta ocasión hemos entrevistado a María García González profesional de las Ciencias de la Documentación y que ha publicado el  libro E-Administración: realidad encontrada tras la aplicación de un método descriptivo de gestión de procesos administrativos en entidades locales españolas que nos interesa por su actualidad con la implantación de la Administración Electrónica y en este caso en particular en las Administraciones locales.

(Archivoz)Podrías hablarnos de tu trayectoria?

(María García González) Mi contacto con el mundo laboral comenzó en el año 2002, cuando todavía estaba cursando segundo de carrera (Diplomatura en Biblioteconomía y Documentación). Mi primer trabajo serio, “medio – remunerado”, fueron unas prácticas realizadas durante tres meses con un proyecto de auditoria para mejorar la gestión de información en algunos departamentos de la Autoridad Portuaria de Cartagena. Desde ese momento hasta el día de hoy no he parado de trabajar en aquello que me gusta. Hasta hace unos años, si me hubieran preguntado cual era mi perfil profesional, no hubiera sabido decantarme. He trabajado en bibliotecas, archivos y centros de documentación. Desde el año 2014, me dedico a las labores de consultoría y a la dirección de proyectos para la empresa Pandora Gestión Documental S.L, mi trabajo es muy versátil ya que las ciencias de la documentación tienen un carácter muy multidisciplinar, por eso me gustan tanto. Desde hace cuatro años, este trabajo lo compagino con la labor de profesora asociada en la Facultad de Comunicación y Documentación de la Universidad de Murcia.

(Archivoz) ¿Qué te lleva a escribir el libro e-Administración: realidad encontrada tras la aplicación de un método descriptivo de gestión de procesos administrativos en entidades locales españolas

(MGG) Tres son los motivos que me han llevado a escribir esta monografía: en primer lugar, mi experiencia profesional como agente implicado en las Administraciones Locales que se exponen en la publicación, debido a proyectos ejecutados en las mismas. En segundo lugar, mi condición de doctora – investigadora, siendo una linea de investigación de máxima actualidad y de obligado cumplimiento y, en tercer lugar, la convicción (quedando demostrada) de que los documentalistas debemos formar parte del diseño de las políticas de gestión para la Administración Electrónica. 

(Archivoz)En este libro creas dos modelos para implementar la Administración Electrónica en entidades locales…

(MGG) Sí, creo un modelo de descripción de procesos institucionales que vierte una estructura conceptual de un proceso real para un entorno electrónico; es un modelo de descripción/documentación  de la gestión de procesos administrativos. Y por otro lado creo un modelo de metadatos que comprende una estructura lógica que permite  describir/traducir esa conceptualización para una realidad electrónica hasta ahora no contemplada.
El primer modelo está basado en metodología DIRKS, ISO 15489, ModReq de gestión de documentos, ISO 26122 de análisis de procesos para la gestión de documentos, familia de normas ISO 9000 de sistema de calidad en las organizaciones; ISO 9001 de enfoques basados en procesos; modelo EFQM y conjunto de legislación que afecta de forma general y específicamente al proceso.
El segundo modelo esta basado en metadatos para la descripción de recursos electrónicos, es decir, información de contenido y estructural basados en Dublin Core, como pueden ser el estándar neocelandés, el del Reino Unido, Minnesota, Ontario o el de Toronto y, por otro lado, los que se encargan de representar aspectos del contexto de los recursos electrónicos –información que no se puede extraer directamente del contenido del recurso electrónico pero que afecta al recurso–, es decir, las acciones producidas en la gestión de los documentos sin dejar de lado la antigua práctica archivística, como hace el modelo australiano y, posteriormente, el modelo español, ambos basados en las normas ISO 15489 e ISO 23081.

(Archivoz) ¿Por qué  planteas estos modelos para implantar la Administración Electrónica en las Administraciones locales?

(MGG) Planteo los modelos para observar las diferentes complejidades metodológicas existentes a la hora de implementar y evaluar la Administración Electrónica y en consecuencia para que los profesionales del derechos administrativo redacten los textos legislativos sobre procedimiento administrativo electrónico en consecuencia.
El objetivo de este desarrollo es la asignación de valores que hasta ahora no se habían contemplado y que conducen a las Administraciones Públicas a un punto de reflexión que les permita tomar una decisión en la definición de valores para resolver sus problemas de descripción de la gestión de procesos por medios electrónicos. También para  ver la importancia que se le otorga a las obligaciones legales en contraposición con la realidad encontrada

(Archivoz)No es la política de gestión documental electrónica de entidades locales la herramienta necesaria para implementar la Administración electrónica en las entidades locales? Qué aporta de novedoso o más necesario tu modelo?

(MGG) Sí, es la herramienta, pero no se aplica correctamente. Mi trabajo no nos conduce a desarrollar una política de gestión de documentos electrónicos, sino que crea modelo/s que permite la descripción/documentación de la gestión de procesos administrativos  y su  posterior ejecución por medios electrónicos aplicando metadatos, muestra la problemática encontrada en las Administraciones Locales una vez aplicados. No se puede pedir a las Administraciones Locales que publiquen sus “activos semánticos”, es decir, comiencen a implementar metadatos cuando todavía se aprecian varias fases definidas que deben solucionarse, como, por ejemplo, el diseñar una política de gestión de documentos electrónicos que finalmente quede integrada dentro de una política de gestión de procesos institucionales para nuestras administraciones públicas. 

(Archivoz) Puedes enumerar las ambigüedades que encuentras en el ENI y las normas técnicas de interoperabilidad a la hora de poner en funcionamiento la Administración Electrónica?

(MGG) El nuevo modelo de Administración que deseamos implantar precede a los requisitos tecnológicos que se han dado en las NTI. Solucionar los aspectos organizativos tienen que ver con la estructura orgánica y funcional de las instituciones, por lo que es necesario alinear todos los procesos y procedimientos efectuados en ellas para poder aplicar las Normas Técnicas de Interoperabilidad, en beneficio de esa Administración Electrónica.

(Archivoz)¿Qué puedes decirnos sobre las futuras líneas de investigación q planteas? Crees q conseguiremos la tan ansiada Interoperabilidad?

(MGG) Sí, si somos capaces de discernir entre la capacidad de actuación de los diferentes niveles de la Administración Pública para implantar la Administración Electrónica, ello permitirá estabilidad en la consecución y alcanzar el grado de interoperabilidad al que todas ellas desean llegar. Sabemos que no todas las administraciones, sobre todo las locales, disponen de recursos humanos y técnicos, a ello se suma el carácter de obligatoriedad de la ley queriendo aplicar normas procedimentales comunes donde no se puede garantizar un equilibrio entre la eficacia de la actuación administrativa y la salvaguarda de los derechos de los ciudadanos ejerciéndose de igual manera en cualquier parte del territorio, además, a todo ello se suma la falta de coordinación en la delegación de competencias, teniendo en cuenta la importancia creciente de las relaciones de cooperación inter-administrativa y de las necesidades de las entidades locales de contar con la cobertura y ayuda de otra administración, sería necesario que la ley profundizara más en cómo debe ser la delegación de competencias.

(Archivoz)¿Quiénes son los destinatarios de tu libro? Los informáticos de las administraciones locales o los archiveros?

(MGG)El resultado de esta investigación pretende despertar el interés en un colectivo de destinatarios: políticos, legisladores, documentalistas, ciudadanos…. El objetivo es romper la barrera meramente académica y pasar a un estado de comprensión, implicación y necesidad de cambio en las políticas de actuación para implantar la Administración Electrónica, entendiendo que los organismos y usuarios más afectados son aquellos de las Administraciones Locales de mediano, pequeño nivel.