“El verdadero problema es la falta de una política de gestión documental”: Entrevista a Pilar Sánchez, Archivera del TSJ del P. de Asturias

Hoy tenemos la satisfacción de entrevistar a Pilar Sánchez Vicente, Profesional de la información polifacética con muchos años de trayectoria y sabiduría a sus espaldas, escritora y luchadora incesante por la profesión y los profesionales desde el mundo del Asociacionismo, hasta el año 2017 representante de APEI en la Junta directiva de FESABID. Actualmente, Archivera del Tribunal Superior de Justicia del Principado de Asturias.

(Archivoz) Profesional conocida y reconocida, aunque no creo que lo suficiente, actualmente trabajas como archivera en el Tribunal Superior de Justicia del Principado de Asturias, pero vamos a los inicios… ¿Dónde y cuándo supiste que tu vida estaría ligada a éste mundo?

(Pilar Sánchez) En realidad quería ser arqueóloga, pero para una familia de cinco hermanos ir a estudiar a Madrid era imposible, así que hice Geografía e Historia en la Universidad de Oviedo. En 1984, al graduarme, empezaban a despuntar con fuerza los estudios de Biblioteconomía y Documentación, aunque la carrera únicamente se impartía en Granada, así que realicé un Curso de Postgrado y otros varios de especialización y en 1986 ya tuve mi primer contrato como documentalista en el Gobierno del Principado de Asturias.

(Archivoz) ¿Nos puedes hacer un breve resumen de tu trayectoria?

(PSV) Estuve en Juventud durante 17 años, durante los cuales alumbré el Centro Regional de Información y Documentación de Juventud (CRIDJ) y la Red Asturiana de Información Juvenil (RAIJ).

Del 2004 al 2011 fui nombrada Jefa de Servicio en la Dirección General de Modernización y, con mi equipo de documentalistas, obtuvimos el Premio Adolfo Posada a las Iniciativas Innovadoras en la Administración por el proyecto SIDRA (Sistema de Información Documental en Red de Asturias) Pero si algo me gusta destacar es que, después de 175 años en papel, hicimos digital el BOPA (Boletín Oficial del Principado de Asturias).

Después estuve un par de años trabajando como Jefa de Sección de Documentación en el Servicio de Salud, el SESPA y ya recalé en el Tribunal Superior de Justicia como archivera hace cinco años.

(Archivoz) Voy a hacer un alto en ella, si nos remontamos a la época en la que fuiste Jefa del Servicio de Publicaciones, archivos administrativos y documentación de la Dirección General de Modernización del Principado de Asturias, la Comunidad se enfrentó a una transformación tecnológica y digital bestial. ¿Qué destacarías de esa época?

(PSV) La Ley 11/2007, de acceso electrónico de la ciudadanía a los servicios públicos, supuso un cambio de paradigma en la Administración. Eso nos permitió, por ejemplo, convocar para el Servicio doce plazas entre Documentación y Archivos, una oferta sin parangón para un comunidad tan pequeña. Interveníamos prácticamente desde el inicio de los procedimientos, marcando las pautas para su archivo o colaborando en convertirlos en electrónicos y lo digeríamos y sistematizábamos a través del Catálogo de Servicios. Tanto la administración funcional del portal www.asturias.es como la Sede Electrónica eran cosa nuestra y eso nos permitía enlazar backoffice y frontoffice acercando la administración a las personas 24×7 de forma usable y accesible. Asturias fue pionera y se mantuvo la primera en el ranking de Administración Electrónica por Comunidades Autónomas durante varios años seguidos.

(Archivoz) ¿Cómo ves ahora la situación respecto a aquel entonces?

(PSV) Se perdieron varios de los proyectos citados y otros se mantienen a duras penas. Hubo grandes recortes en el área, pero también falta de voluntad e iniciativa. La interoperabilidad, por ejemplo, debería estar ya implantada al cien por cien, nadie te debería requerir documentación que ya obre en poder de cualquier Administración y esto sigue sucediendo.

Seguimos dando vueltas sin hacer los deberes ni cumplir los mandatos europeos. Tuvimos una oportunidad de romper la barrera que nos aísla de la sociedad, pero creo que se desperdició.

(Archivoz) Centrándonos en tu trabajo actual. Háblanos del Archivo del Tribunal Superior de Justicia de Asturias.

(PSV) Los archivos judiciales adolecen de graves carencias en general y éste no podía ser menos. La falta de espacio, que es lo primero en que pensamos, podría ser suplida con una mínima organización. Se trabaja en oficina con aplicaciones que no están conectadas al archivo, las transferencias no están automatizadas, los expedientes no se relacionan entre sí, se sigue conservando la documentación indiscriminadamente, se carece de cuadro de clasificación, la comisión de identificación selección y valoración de las series documentales no se ha reunido jamás, etc.

Intentamos paliar esta situación caótica con inventarios y herramientas de descripción básicas pero, en general, hay poca conciencia al respecto y mucha desidia respecto a los expedientes una vez concluida la fase de tramitación. La función del Archivo no está dimensionada ni para la recuperación de documentos ni para la conservación de la memoria histórica. La falta de formación y cualificación del personal no contribuye en absoluto a su concienciación ni motivación.

En el Gobierno del Principado de Asturias hay soluciones corporativas de gestión archivística, como SIGIA, que podrían adaptarse a un bajo coste, pero se siguen realizando las transferencias al Archivo Histórico mediante una base de datos Access. En pleno siglo XXI.

(Archivoz) ¿Cómo crees que se encuentra la situación del Archivo del Tribunal de Justicia de Asturias en comparación con otras comunidades?

(PSV) Añadido a lo anterior, hay dos grandes problemas respecto a otras Comunidades Autónomas: la carencia de un Archivo Territorial y la falta de aplicación del Decreto de Expurgo que, por otra parte, se publicó ignorando las aportaciones de los y las profesionales.
La implantación del expediente judicial electrónico y de la Nueva Oficina Judicial se lleva con retraso por igual prácticamente en todas y el cataclismo que se avecina será también común si no somos capaces de consensuar y aplicar una normativa archivística adecuada.

(Archivoz) ¿Crees que la modernización de los archivos judiciales es sólo cuestión de presupuesto?

(PSV) El verdadero problema es la falta de una política de gestión documental. Una oficina judicial ágil y rápida debe llevar aparejada inexcusablemente un sistema de gestión y custodia de la documentación generada por los órganos judiciales en el ejercicio de sus funciones. Esto permitiría organizar y descongestionar el espacio físico de las sedes y, por otro lado, mejorar la atención al público.

(Archivoz) ¿Cómo ves el Archivo del Tribunal de Justicia de Asturias dentro de 20 años?

(PSV) Yo no estaré para verlo, pero me temo por la lentitud con que se implantan los procesos en el mundo judicial que siga parecido. Hace falta un cambio de mentalidad, eso es lo prioritario para empezar a avanzar. Y es necesario legislar, pero que no se quede en el papel, como hasta ahora.

(Archivoz) Además de tu trayectoria profesional, has tenido una participación activa en el mundo del Asociacionismo, ABADOM, APEI, FESABID… ¿En qué crees que contribuyen las Asociaciones al mundo profesional?

(PSV) Las asociaciones contribuyen al crecimiento de la profesión, además de actuar en defensa de las personas asociadas. La desunión y falta de organización perjudica a nuestros colectivos, si no somos capaces de organizarnos y pelear por lo nuestro mal vamos. Y no me refiero solo a cuestiones de índole laboral o personal, las asociaciones cumplen un importante papel de denuncia de situaciones injustas pero también son abanderadas de la modernidad, incrementan nuestra formación, facilitan encuentros e intercambios entre profesionales, fomentan la colaboración interdisciplinar, etc. Asociarse no supone más que ventajas, sobre todo en estos sectores donde trabajar en solitario puede llevar al aislamiento y al estancamiento.

(Archivoz) Luchadora, historiadora, documentalista, archivera, escritora… ¿Hay algún don más oculto?

(PSV) Más que dones son opciones vitales y profesionales que una va definiendo en el discurrir de los días y durante el transcurso de su existencia. ¡Y de momento creo que tengo ya bastante! Jajaja

Muchísimas gracias Pilar por dejarnos conocerte un poco más, mucha suerte con tu última novela “Mujeres errantes” (http://pilarsanchezvicente.es), sin duda alguna Prometo estarte agradecida…