No Todo es Digitalizable: La Experiencia de Digitalizacion en un Archivo De La Oficina Nacional de Procesos Electorales – Perú 2015-1016

Introducción

El presente escrito es el resultado de la experiencia de implementar una línea de digitalización en el Archivo de Gestión de las Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales (AODPE) Archivo que recibe la producción documental de las oficinas aperturadas temporalmente en diversas regiones del país y que al concluir el proceso electoral cierran sus puertas.

Los documentos que se reciben en el AODPE, corresponden a las gestiones administrativas propias de la organización de un proceso electoral, se hace la salvedad, toda vez que lo denominado “expediente electoral” (documentos generados en las mesas de sufragio) está custodiado en el Archivo Electoral.

La iniciativa de formular un proyecto de digitalización surge por dos preocupaciones muy recurrentes en los Archivos. Primero, el espacio para custodiar lo que ya se tiene y la planificación de futuras transferencias; segundo, el servicio que brinda, puntualmente la ubicación inmediata de la información requerida.

El digitalizar, se ha visto como la solución a muchos problemas en los Archivos del sector público, sea con valor legal (certificada) o con fines de acceso y control, digitalizar, es un trabajo complejo y sobre todo costoso, requiere de una metodología para seleccionar que digitalizar, tomando como punto de partida requisitos mínimos como que los documentos estén organizados o contar con un registro, priorizando las series documentales más importantes, criterios estandarizados como mayor demanda de usuarios o el valor probatorio para la entidad.

Justificación

La Red de Transparencia y Acceso, en su Guía N°5 sobre digitalización, proporciona dos modelos de digitalización certificada, digitalización sin eliminación y digitalización con sustitución del soporte análogo, para ese caso, se optó por la digitalización certificada con el propósito de sustituir (eliminar) en un periodo de 12 meses y en concordancia con la normativa vigente (Decreto Legislativo N° 827. Art.3, Perú) los documentos en soporte papel.

Llevar a cabo trabajos de digitalización (desarrollo e implementación) debe ser un compromiso no solo del área responsable (AODPE), sino una política adoptada por la entidad.

Objetivos

Las entidades que optan por digitalizar, buscan optimizar la gestión documental, potenciar la accesibilidad y difusión de la información que custodian acortando plazos de atención y porque no, racionalizar los recursos que implica el sostenimiento de un Archivo más aun cuando el local que lo alberga es alquilado, como es el caso de AODPE.

Beneficios

Los beneficios resultantes de optar por la digitalización certificada son muchos, reducción de costos en el mantenimiento de un Archivo, tiempos de respuesta más cortos en la atención a usuarios lo que se evidencia en indicadores de atención, pero debe quedar claro que, no hay beneficios sin inversión, el llevar a cabo trabajos de digitalización implica el compromiso de la entidad por sustentarlo económicamente.

Marco legal

En el Perú la legislación respecto a temas digitales y tecnológicos es aún incipiente, el Decreto Legislativo N° 827 (Perú, 1996), Ley que amplía del Decreto Legislativo N° 681(Perú, 1991) a las entidades públicas con fin de modernizar el sistema de archivos oficiales, artículo N° 3 señala un periodo de 12 meses de custodia posterior a la fecha de concluido el trámite del documento, vencido el plazo se puede optar por conservar los documentos en microarchivos, procediendo a eliminar los documentos físicos.

Esta norma debe ser cuidadosamente analizada sin dejar de lado el procedimiento de Eliminación de documentos Directiva N°6-AGN-DGAI (Perú, 1986).

METODOLOGÍA

La digitalización certificada con fines de eliminación que a optado por desarrollar e implementar la ONPE, requirió previamente de un análisis del acervo documental que compone el AODPE con el fin de determinar prioridades y el uso racional de los recursos económicos. Durante el análisis se logró identificar lo siguiente:

 Requisitos

  • El requisito más importante antes de iniciar trabajos de digitalización es que los documentos deben estar organizados, es en vano digitalizar documentos sin un orden lógico.

AÑO

PROCESO ELECTORAL

DOCUMENTOS
ORGANIZADOS

2010

ERM RN – 2010

SI

ERM  2DA V – 2010

SI

2011

EG 1ERA V – 2011

SI

EG 2DA V – 2011

SI

2012

CPR – 2012

SI

EMC – 2012

SI

2013

CPR MARZO – 2013

SI

NEM Y CPR JULIO – 2013

SI

NEM LIMA – 2013

SI

2014

NEM LIMA – 2014

SI

ERM – 2014

SI

ERM 2DA V – 2014

SI

Fuente: Elaboración propia, Informe 450-2015-SGORED-GOECOR/ONPE

CÓDIGO

SERIE DOCUMENTAL

ODPE/01

Actas y cargos de las ODPE

ODPE/02

Correspondencia emitida

ODPE/03

Correspondencia recibida

ODPE/05

Excusas y justificaciones

ODPE/07

Informe finales de gestión de las  ODPE

ODPE/09

Informe de los coordinadores distritales

ODPE/07

Informe final del centro de cómputo

ODPE/12

Credenciales entregadas

Fuente: Programa de Control de Documentos vigente 2012 – 2014

  • Contar con un listado de series documentales
  • Tabla de conservación de las series documentales con los plazos detención.

Prioridades

La prioridad en un proyecto de digitalización es la conservación y difusión de la información, otras prioridades estarán dadas por el estado de conservación (riesgo de pérdida por deterioro), la valoración (ciclo vital), las necesidades de los usuarios (demanda en búsquedas).

Demanda (documentos más consultados)

  • Correspondencia emitida.
  • Correspondencia recibida
  • Informes del Coordinador Distrital
  • Excusas y/o Justificaciones.
  • Actas y cargos de las ODPE

Documentos a susceptibles a digitalizar:

  • La información recogida se sistematizó en el siguiente cuadro:

 

PROCESO ELECTORAL

FOLIOS TOTALES

2010

ERM RN – 2010

229,600

ERM  2DA V – 2010

58,600

2011

EG 1ERA V – 2011

386,300

EG 2DA V – 2011

299,900

2012

CPR – 2012

62,529

EMC – 2012

657

2013

CPR MARZO – 2013

105,401

NEM Y CPR JULIO – 2013

55,279

NEM LIMA – 2013

87,305

2014

NEM LIMA – 2014

12,869

ERM – 2014

ERM 2DA V – 2014

TOTAL

1,298,440

Fuente: Elaboración propia, solicitudes de préstamo y consulta del AODPE

CONCLUSIONES

De la experiencia, se puede concluir que la digitalización es muy útil para optimizar la gestión documental, trae muchos beneficios, pero no todo es digitalizable, es preciso evaluar y determinar qué es importante digitalizar, más aún si los recursos asignados son escasos.

Se concluye, además, que la digitalización es un proceso técnico que debe realizarse tomando como base determinadas premisas técnicas y procedimentales para garantizar un producto de calidad.

Por último, se debe establecer una estrategia de cara a la preservación de los documentos digitalizados y los físicos, pues los documentos digitalizados no reemplazan el físico.

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