“La preservación digital es un desafío constante”: Entrevista a Pilar Díaz Ellis, experta del Proyecto de modernización del Archivo Nacional de Chile

Los avances tecnológicos no pueden ser ajenos a la archivística, y es por ello que hoy vamos a hablar de un proyecto muy interesante del Archivo Nacional de Chile, en el que el foco central es la modernización de procesos de cara a recibir documentos en soportes electrónicos y disponerlos para que los ciudadanos los accedan siempre que los requieran. Para Archivoz siempre es importante contar con estas experiencias y hacerlas visibles a toda la comunidad archivística mundial, pues finalmente a todos nos une un elemento común que son los archivos.

En esta ocasión hablamos con Pilar Díaz Ellis, quien hace parte de este importante proyecto y nos contará un poco de qué se trata.

(Archivoz) Pilar, cuéntanos un poco de ti. ¿Cómo llegaste a los archivos?, ¿Qué te ha parecido? ¿Y qué haces actualmente?

(Pilar Díaz Ellis) Yo llegue al mundo de los archivos en forma un poco azarosa. Primero estudié Licenciatura y Pedagogía en Historia y Geografía. Ejercí cuatro años como profesora pero quise cambiar de profesión y me puse a investigar áreas que fueran de mi interés y llegué al Máster en Archivística que da la Universidad Carlos III de Madrid. Comencé a estudiar archivística en España sin haber entrado a un archivo previamente solo por lo que me habían comentado que era un archivo, por lo que inicialmente me fue muy difícil, hasta que logré acompañar la teoría con el trabajo práctico y de a poco todo me fue haciendo sentido y desde entonces mi interés por los archivos ha ido “in crescendo”, cada vez voy descubriendo nuevas dimensiones de éstos y me doy cuenta que queda tanto por hacer y que continuamente se dictan nuevas normas, buenas prácticas sin contar si quiera con el aspecto de que la incorporación de la tecnología hace que nuestra disciplina (ciencia) sea muy dinámica.

(Archivoz) ¿En qué consiste el proyecto de Modernización del Archivo Nacional?

(PDE) El proyecto está enmarcado en el Programa de Modernización del Estado que forma parte del Ministerio de Hacienda con el fin de mejorar los procesos de los servicios públicos logrando mayor eficacia y eficiencia en su gestión en beneficio de las personas. Este proyecto en particular lo que busca es implementar en el Archivo Nacional un sistema que permita recibir, conservar y poner a disposición para consulta los archivos electrónicos generados por la Administración Pública. Lo que queremos es generar un nuevo proceso de transferencia específicamente enfocado a los documentos electrónicos y que luego esos documentos ingresen al Archivo Nacional y queden dentro de un sistema que estará basado en el modelo OAIS con el fin de poder garantizar su conservación y validez a largo plazo.

(Archivoz) ¿Por qué surgió éste proyecto?, es decir, ¿cómo es la historia del antes de esta iniciativa?

(PDE) Mira, se sumaron varios factores que terminaron impulsando este proyecto. En primer lugar, ya las instituciones públicas están trabajando con documentos electrónicos, no te diría que en la totalidad de su generación y tramitación, pero si se están generando expedientes híbridos y la idea es impulsar con este proyecto la gestión electrónica pero atendiendo a las necesidades especiales que debe tener el documento electrónico para que de esta forma conserve sus atributos y características que le son propias como documentos de archivo, pensando sobre todo en su recuperación y conservación a largo plazo. Esto también va enlazado con la situación que los depósitos del Archivo Nacional (en sus cuatro reparticiones: Archivo Histórico, Archivo Nacional de la Administración, Archivo Regional de Tarapacá y Archivo Regional de la Araucanía) están en condiciones críticas en cuanto a su capacidad de seguir recibiendo documentos en soporte papel, entonces el sentido inicial, pensado desde el Ministerio de Hacienda, fue disminuir el flujo de los documentos tradicionales incentivando el uso de los documentos electrónicos.

Lo que trae aparejado múltiples beneficios a todo nivel, especialmente en la gestión documental dentro de las instituciones. Pero a su vez develó a quienes empiezan a conocer este tema, que esto es mucho más complejo de lo que inicialmente se pensó, esto no es replicar lo que se hace en papel en un documento electrónico, sino hay diversos factores y dimensiones que deben ser considerados y lo primero es reconocer que nuestro país tiene una enorme falencia en formación y capacitación en archivos, archiveros propiamente tal (con estudios formales al respecto) somos muy pocos y que para tener una buena gestión documental es inevitable tener que revidar los procesos y procedimientos internos de las instituciones, esto es importante ya con un sistema de gestión documental basado en documentos papel, pero ahora con los documentos electrónicos se hace imprescindible si queremos obtener buenos resultados y no darnos cuenta en un par de años más que tenemos un problema porque no solucionamos este tema en forma previa.

(Archivoz) ¿Cuál es el objetivo con este proyecto?

(PDE) El objetivo de este proyecto es instalar en el Archivo Nacional la capacidad (humana y tecnológica) de recibir documentos electrónicos, garantizar su conservación a largo plazo y permitir un permanente acceso a esos documentos para los ciudadanos y las instituciones.  Ahora, para lograr esto se hace indispensable que las instituciones productoras de los documentos también se alineen con los requerimientos y directrices que se emitirán ya que es parte fundamental para lograr los objetivos que los documentos cumplan las condiciones necesarias para su transferencia.  Si bien el foco inicial uno podría decir está centrado en el Archivo Nacional y su modernización, en realidad este proyecto toca transversalmente a la Administración Pública de nuestro país, ya que para poder transferir, las instituciones deben gestionar de forma adecuada, normalizada y validada por el Archivo Nacional sus archivos electrónicos.

(Archivoz) ¿Cuál es el principal reto en este proyecto?

(PDE) Ufff, retos son muchos, de diferente nivel pero nos toca como equipo de trabajo de proyecto y a las personas que componen el Archivo Nacional poder articular y equilibrar los diferentes retos y desafíos que se presentan.

En primer lugar, te puedo decir que sacar al Archivo Nacional de su rol más bien pasivo y tradicional que ha venido cumpliendo enfocado casi exclusivamente a la dimensión patrimonial es uno de los grandes desafíos. En este sentido hablamos de cambio de paradigma, de tomar un rol protagonista y asumir estos desafíos como parte de su trabajo.

Luego, equilibrar expectativas, en el sentido que este cambio no es menor, son procesos que requieren su tiempo, hay formalidades que cumplir y decisiones que tomar, que sin lugar a dudas requerirán de un esfuerzo no solo del Archivo Nacional sino del resto de las instituciones que se quieran sumar a este procedimiento para transferir sus documentos electrónicos. No podemos esperar que traer a la vanguardia a nuestro AN desde que se dictó su normativa el año 1929 sea un proceso simple y sencillo, tenemos que ponernos al día en el plano archivístico propiamente, integrar normas y procesos de archivos y a su vez hacer conversar nuestro marco legal con éstas.

Finalmente este es un proyecto que tocará en forma transversal a la Administración Pública de nuestro país, no está solamente circunscrito a cambios que deben generarse en el propio AN sino que se hace necesario que las instituciones también revisen sus propios procedimientos y procesos internos.

En este sentido quisiera recalcar que continuamente se hace mención que el uso del documento electrónico en forma casi automática llegará a mejorar y agilizar los procesos administrativos, culpando a la existencia de documentos en soporte papel la lentitud de los trámites burocráticos estatales, sin hacer el análisis previo de que esta lentitud es producto de procesos mal estructurados, responsabilidades no definidas, funciones difusas, lo que como consecuencia trae una gestión documental ineficiente, cara (altos costos), lentitud y dificultades para recuperar los documentos, como resultado de esto además,  toma de decisiones desinformadas y hasta pérdidas de documentos fundamentales para los ciudadanos y su posibilidad de que se cumplan sus derechos.Entonces, para lograr el éxito de este proyecto se hace necesario, se abre la oportunidad, que en algún momento esos procesos se deben revisar y ajustar para que la Gestión Documental de Documentos Electrónicos se realice de forma adecuada.

Por último sabemos que la preservación digital es un desafío constante, en nuestro país aún no se han realizado experiencias de este tipo por lo que este proyecto es pionero en ese sentido. No hay fórmulas mágicas ni experiencias que podamos aplicar en forma automática, estamos revisando modelos y por otra parte debemos “aterrizar” lo ideal a nuestra propia realidad, con sus fortalezas y limitaciones para terminar con un procedimiento y sistema aplicable y no sea inaplicable a poco andar.

(Archivoz) ¿Cómo está pensado el manejo de los cambios tan fuertes y constantes en la tecnología?

(PDE) Esa es otra gran dimensión del proyecto. Si algo tenemos claro es que la tecnología hoy no será suficiente para dar una respuesta definitiva al tema de la tecnología y la conservación de los documentos electrónicos a largo plazo, cada vez hay innovaciones no solo en equipos sino en la forma de resguardar los documentos, evitando que pierda su validez e integridad. Es por esto que debe constituirse un equipo multidisciplinario que vaya monitoreando los cambios tecnológicos y vaya actualizando los instrumentos guía que vamos a generar. Porque las nuevas tecnologías seguramente van a incidir no solo en la forma en que conservamos los documentos, sino en cómo deben ser generados, incorporación de nuevos formatos y metadatos para poder garantizar su integridad, unicidad y autenticidad a largo plazo.

(Archivoz) ¿Estos proyectos tienen un alto componente de cambio, cómo están manejando dentro del proyecto la gestión del cambio?

(PDE) Como te comentaba este proyecto si bien está inicialmente enmarcado dentro del Archivo Nacional también tiene su incidencia y relación directa con las instituciones productoras (Administración Pública). Con relación al Archivo Nacional es un tema complejo, porque es una institución que lleva 90 años trabajando en una misma dinámica, enfocados al documento patrimonial histórico y en soporte papel. Entonces, proponer nuevas formas de trabajo, podríamos decir que los saca de su espacio de confort. Pero también debemos considerar que no se dejará de trabajar con documentos en soporte papel, estos documentos seguirán llegando vía transferencias ordinarias, así que pasará una buena cantidad de años en que convivan ambos soportes y ambos procedimientos.  Pero también debemos pensar que en todo el país esto tendrá incidencia y que el resto de las instituciones productoras sin lugar a dudas mirará al Archivo Nacional como ejemplo, para ver cómo llevan sus propios procesos y procedimientos internos, cómo gestionan sus documentos y realizan sus transferencias electrónicas, para tomar buenas prácticas, entonces de una u otra forma el Archivo Nacional debe tomar la delantera y crecer, junto al proyecto, y ser una de las instituciones precursoras que aplique este proyecto.

En el resto de la Administración Pública esto igualmente será un desafío, creo que en forma paulatina, viendo los beneficios que trae esta nueva forma de gestionar los documentos, se irán sumando y venciendo la resistencia inicial que trae la implementación de estos cambios y confiando en estos documentos electrónicos, evitando así la impresión de documentos de forma innecesaria, sólo porque el tocarlos y tenerlos en los escritorios les da mayor seguridad.

Pero son procesos lentos, donde los que empiecen marcarán el camino y animarán al resto a seguirlos.

(Archivoz) ¿Qué tan involucrados están los archiveros en este tipo de proyectos?

(PDE) Muchísimo. La semana pasada el Archivo Nacional organizó un Seminario con altísimas convocatoria centrado en temas de modernización del Estado, donde entre otras actividades se dio el inicio oficial público a este proyecto. Archiveros, encargados de archivos, profesionales de diferentes ramas de la gestión de información, instituciones públicas y privadas estuvieron presentes. Pero aún se ve con expectación, todavía persisten las dudas y no tienen claro aún cómo los va a tocar y cómo va a responder su institución a estos nuevos lineamientos y directrices que entregará el Archivo Nacional para permitir la transferencia de archivos electrónicos. Ahora, atención, el participar de esto no es responsabilidad única del archivero o encargado de archivo, es de la institución, del director del Servicio o quien tiene la jefatura de la institución, ya que estos cambios tan profundos no solo implican un cambio en la forma de archivar los documentos de las instituciones, sino todo su flujo de trabajo que requiere políticas institucionales para adaptarlos.

Los archiveros están muy involucrados, pero también se devela la falta de capacitación y de formación en nuestro país para estos temas tan actuales, porque no basta con saber archivar sino hay que ir un paso más allá e involucrarnos con expertos en tecnología, con los expertos en nuestra organización para identificar procesos, revisar flujos de trabajo, revisar responsabilidades asociadas a la generación y gestión de documentos, uso de firma electrónica avanzada, entre otros.

(Archivoz) ¿Cuál es el rol del Gobierno nacional en este proyecto?

(PDE) El rol del gobierno nacional es fundamental, ya que, si bien desde el Archivo Nacional surgió la inquietud inicial de que debía asumir este desafío porque las instituciones públicas ya estaba gestionando parte de sus documentos en ambientes electrónicos y generando documentos electrónicos válidos, fue el Ministerio de Hacienda que reconoció el problema y quien sumó a esta necesidad los números, indicando que el uso de los documentos electrónicos en la Administración Pública iba en directo beneficio de la gestión administrativa y a su vez implicaba un ahorro de costos, es decir iba en el camino de lograr eficacia y eficiencia estatal. La novedad de esto es que el Ministerio de Hacienda sentó a la mesa al Archivo Nacional como un protagonista y comprendió que la mejor gestión de los documentos electrónicos iba de la mano con el aspecto archivístico, para que estos mismos documentos electrónicos que se generan puedan ser transferidos al Archivo Nacional y que no debiesen imprimirse para seguir su camino tradicional de transferencia.

(Archivoz) Pilar, ¿este proyecto está alineado con las iniciativas del mismo corte que lideran otros archivos nacional de la región?

(PDE) Entiendo que la mayoría de los archivos de la región están insertos en esfuerzos similares, más que por la preservación digital por la gestión documental electrónica. De una u otra forma el impulso de la modernización ha partido de los gobiernos para incorporar la gestión de documentos electrónicos en sus instituciones públicas, lo que implica un gran esfuerzo a los Archivos Nacionales, y archiveros en particular, de hacerse escuchar en el sentido de que no es suficiente con hacer todo digital sino que el problema es más amplio y tiene muchas dimensiones: normativa, tecnológica, archivística, de preservación a largo plazo, agregaría el factor de que nuestra tradición documental es hispánica, vale decir mucha burocracia en papel, no nacimos en un ambiente de “récords” sino en un ambiente de “documentos de archivo” y cambiar la mentalidad, ya no del archivero, sino las autoridades que firman los documentos.A modo de ejemplo una muestra, hay autoridades que pueden tener toda la gestión del expediente en electrónico, pero al momento de la firma prefieren hacerlo en papel porque visualmente es más llamativo, por lo que finalmente se termina bajando a papel algo que perfectamente pudo haber sido firmado en forma electrónica.

(Archivoz) ¿Cuál consideras tú que es lo más difícil de este proyecto y cuales son esas habilidades que deben tener los futuros archiveros para afrontar proyectos de este tipo?

(PDE) Creo que uno de las situaciones más complejas de resolver, es que en este proyecto se conjugan varios intereses  y múltiples voluntades, el desafío es lograr consensos y llegar al objetivo final en beneficio de todo el país.

En cuanto a las habilidades de los archiveros en este sentido, no diré nada nuevo al indicarte que deben venir más preparados en temas informáticos, manejo del documento electrónico, esquemas de metadatos, preservación digital y empezar ya a abrirse al tema del open data y big data, ambas posibilidades que nos da en bandeja el tratamiento de este tipo de documento.  Ahora todo esto, sin dejar de saber archivar, algo fundamental, la práctica archivística, el saber los procesos de archivo son fundamentales para construir sobre eso la gestión de los documentos electrónicos de archivo. A veces parece que dejamos de lado nuestros principios básicos o empezamos a transarlos y creo que no debe ser así, no olvidemos cuál es nuestro trabajo, no trabajamos solo con datos, información y repositorios, trabajamos con algo más delicado, que son los documentos de archivo, con sus atributos y características que hacen que sean tan valiosos como son.

Pilar, gracias por tu tiempo y disposición para regalarnos esta genial entrevista que sabemos que muchos van a disfrutar por su valor e importancia. Estamos seguros que seguiremos hablando para que nos cuentes cómo avanza el proyecto y nos ilustres sobre los impactos que éste tendrá.