Digitalização de Documentos: Qualidade ou Quantidade?

APRESENTAÇÃO

Os últimos anos vêm sendo marcados pelo aumento vertiginoso de projetos de digitalização de documentos, fruto do avanço tecnológico vivenciado nessa Era Digital. Esses processos estão sendo realizados tanto em instituições públicas, quanto privadas, e inclusive por pessoas físicas. Muitos buscam a digitalização, quase sempre tendo como justificativa a otimização de processos e a disponibilização do espaço físico para atividades finalísticas.

Alguns justificam digitalizar documentos em função da redução de custos dos processos, mas tal argumento é questionável, visto que os custos com digitalização e guarda digital podem chegar a altos valores, o que ainda assim não torna o investimento desnecessário, ou inviável, é preciso avaliar entre tantas variáveis, os resultados que podem trazer, especialmente no que diz respeito ao direito de acesso à informação e a transparência dos atos institucionais. Dessa forma, é necessário encontrar uma equação que viabilize a realização de projetos de digitalização de documentos.

Este artigo busca refletir, mesmo que de forma sintética, sobre conceitos da área da digitalização, e aspectos de produtividade, buscando a correlação entre a qualidade e quantidade quando da realização de projetos que tenham como objetivo a digitalização de documentos, sejam estes arquivísticos ou bibliográficos.

O QUE É DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS?

Antes de tudo, é necessário esclarecer o que se entende por digitalização. Conhecida também como transladação, digitalizar, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA, 2005), é o processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner. Entende-se, no entanto, que não ocorre bem uma transformação, e sim a geração de um representante digital. Se tomarmos o exemplo da fotografia, ficará fácil a compreensão desse fenômeno, ao fotografarmos uma pessoa num banco da praça, ao reproduzirmos esta imagem na tela de nosso celular, ocorreu ali a captura da representação dessa pessoa, e não uma transformação ou conversão dela em outro formato. A pessoa continuará existindo, da mesma forma física, ou seja, não foi transformada, não foi desmaterializada.

A discussão sobre materialização ou desmaterialização é por demais complexa para determinarmos como conceitos concretos ao processo de digitalização, sobre a qual entende-se representada pela ótica da representação da informação. Sobre materialidade, Frohmann (2008) apresenta esta característica como ponto fundamental da informação, destacando a necessidade de valorização da documentação, visto ser elemento que dá materialidade a informação, mas não significa que isto é físico. Frohmann faz uma correlação entre documentos e enunciados, reverberados por Foucault (2012), apesar de deixar claro que enunciado não é documento, mas expressa que os recursos teóricos de massa, energia e força, são campos vastos à materialidade da informação e, aponta, inclusive, a identificação destes recursos na perspectiva da documentação.

Entende-se que a digitalização envolve as etapas de recepção, conferência, preparo, captura, indexação, controle de qualidade, remontagem e devolução do documento. Denota-se a falta na literatura brasileira de termo que venha englobar todo o processo de digitalização, visto que traz uma compreensão de “tornar digital”, destacada no DTA. Neste aspecto, a captura da imagem torna-se aparentemente o único ponto a focar, o único momento do “digitalizar”. Mas, e as outras etapas que envolvem o processo? Enquanto não temos semanticamente tal termo, vamos entender a digitalização como o conjunto de processos que propicia a derivação de um representante digital de um documento em estado analógico. Tal processo é iniciado pela recepção do documento e concluído com a devolução do lote para a destinação final.

 PRODUTIVIDADE EM PROJETOS DE DIGITALIZAÇÃO

É comum a busca de celeridade em projetos de digitalização, é natural que as instituições busquem a realização de projetos que produzam o máximo possível de documentos digitalizados, em um menor tempo. Essa, aliás, é a tônica de projetos em praticamente qualquer área: produzir mais, em menor tempo. Isso não seria ruim, se outra variável da produtividade fosse igualmente considerada, a qualidade dos processos de digitalização.

Dentro deste contexto, pede-se que analise e responda: O que é mais importante num projeto de digitalização, quantidade ou qualidade de documentos digitalizados? Essa resposta parece simples na primeira leitura. Esse questionamento já foi feito em dezenas de turmas e aulas proferidas por este autor e de pronto, a grande maioria das respostas, de forma aproximada, 80% das pessoas, apontam para a qualidade como elemento mais importante. Mas, será? Imaginemos que em um projeto onde deve-se digitalizar 100.000 documentos do setor financeiro no prazo de 20 dias, foram feitos 90.000 documentos, mas destes, numa inspeção de controle de qualidade, foi verificada que 60.000 não atendiam aos critérios mínimos de qualidade definidos no projeto, ou sejam, precisariam ser redigitalizados. Os mesmos 100.000 documentos foram digitalizados por outra equipe, e nesses 20 dias, digitalizaram 5.000 documentos com a mais perfeita qualidade, atendendo a todos os padrões, mas faltaram 95.000 para cumprimento da meta estabelecida. Desta forma, podemos refletir: quem atingiu a melhor produtividade?

Assim estabelecido, em nossa opinião, nenhum dos dois grupos atingiu um nível de produtividade aceitável. Portanto, podemos inferir que a produtividade em projetos de digitalização de documentos é a junção harmoniosa entre quantidade e qualidade. Não adianta digitalizar um grande volume sem padrões mínimos de qualidade, assim como não adianta ter a máxima qualidade numa quantidade irrisória do projeto. Um nível aceitável seria aproximar-se ao máximo da meta, com o mínimo de erros possíveis. Obviamente que diversas variáveis implicam o cumprimento exitoso de uma meta, estrutura adequada, recursos humanos, materiais e financeiros, planejamento, entre outras, o que se busca aqui é refletir uma situação genérica, onde estas variáveis estejam em condições adequadas.

A produtividade é certamente uma das mais relevantes medidas para aferir a performance organizacional de uma instituição. Uma corporação torna-se mais eficiente, atingindo melhores resultados utilizando seus recursos com eficácia, tendo assim perspectivas mais alvissareiras. Peter Drucker (2002), numa visão gerencial, afirma que produtividade é um dos melhores indicadores para comparar a eficácia. Marx (apud Andrade, 2000, p.107), aponta para uma visão mais social correlacionando aspectos de ampliação da mais-valia pelo maior uso e produtividade da força de trabalho.

Buscando aproveitar elementos importantes destes dois pontos de vista, adota-se a visão de Burd (2017) no qual apresenta produtividade como “o resultado obtido quando algo ou alguém possui a qualidade de ser produtivo. Identifica-se como produtivo aquele que fez mais e que ofereceu um resultado maior ou melhor gastando menos. Um exemplo prático seria produzir mais de um determinado produto usando menos horas, energia, água ou quaisquer outros insumos.” (grifos nossos).

Os indicadores da produtividade estão relacionados à busca de melhores resultados em processos internos, e para geração de produtos ou serviços. Trazendo para realidade dos processos de digitalização, podemos dizer que a melhor produtividade é encontrada quando se realiza maior quantidade de digitalizações, com a qualidade desejável, em menor tempo. A digitalização é um processo contínuo, de linha de produção, exigindo claras definições de tarefas e fluxos. Quem faz o quê? Como, quando? Onde, por quê?  A seguir apresenta-se um gráfico correlacionando produtividade com o período de execução do projeto.

Gráfico 1 – Curva de produtividade em projetos de digitalização

Fonte: próprio autor, 2019.

O gráfico foi elaborado a partir da análise de resultados do processo de digitalização de um cliente na digitalização de acervo arquivístico, avaliando a produtividade mensal do projeto, no período de 12 meses. A reta X (produtividade) representa o volume de digitalização e a reta Y (período) o tempo evolutivo deste projeto. Nota-se com o passar do tempo, uma significativa ampliação dos resultados, revelando um grau de maturidade da equipe quanto ao conhecimento do processo, e enfim, uma produção quase linear, atingindo um pico de produtividade. No entanto, percebe-se que a equipe não consegue manter o mesmo nível de produção. Após atingir esse pico, há uma série de variáveis que podem corroborar com esta oscilação, como ausências de funcionários, quebra de equipamentos, documentos em estado de conservação mais críticos, exigindo tratamento documental, etc. Tais elementos devem ser controlados pelo Gerente do Projeto, e constar num Plano de Gerenciamento de Riscos. Podemos dizer que a produtividade nos projetos de digitalização também está relacionada a definição de metas; planejamento; recursos disponibilizados (humanos, materiais, financeiros); grau de amadurecimento da equipe; execução das ações planejadas, monitoramento e controle das ações.

Outro ponto a abordar é que a produtividade relaciona-se com eficácia, eficiência e efetividade. Conceitos próximos, mas que abordam diferentes pontos. Sá (2015) define os três conceitos:

Eficiência: quando algo é realizado da melhor maneira possível, ou seja, com menos desperdício ou em menor tempo. Eficácia: é quando um projeto/produto/pessoa atinge o objetivo ou a meta. Efetividade: capacidade de fazer uma coisa (eficácia) da melhor maneira possível (eficiência).

 

Para ilustrar a produtividade de projetos de digitalização, demonstrando a junção harmoniosa entre quantidade e qualidade, e a tríade eficácia, eficiência e efetividade, apresenta-se a figura ilustrativa abaixo.

Figura 1 – Modelo de produtividade de projetos de digitalização

Fonte: próprio autor, 2019.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Espera-se que tenha ficado aparente a complexidade da tomada de decisão da realização de um projeto de digitalização de documentos, que deve perpassar por uma série de avaliações internas e externas das expectativas e objetivos, dos prazos e condições para realização de tal projeto.

É relevante destacar que não estamos defendendo a digitalização da totalidade, pelo contrário, a decisão da instituição digitalizar um acervo, perpassa por uma análise criteriosa de benefícios e impactos, no sentido mais amplo.

Verifica-se que antes de qualquer processo é necessário pensar na gestão do acervo de forma mais aprofundada. Não adianta digitalizar sem uma organização prévia da documentação física e sem o estabelecimento de políticas internas, independente do porte da organização. Projetos de digitalização como já se abordou, envolvem custos, de milhões a depender do volume documental que se está trabalhando.  Acesso, segurança, compliance e preservação são uma tétrade necessária em projetos de digitalização de documentos.

Outro ponto que merece ser alertado é que estamos nos referindo neste artigo aos documentos digitalizados e não aos natodigitais, que possuem outro universo, visto o seu status quo da originalidade, tornando-se condição sine qua non para estes a manutenção da sua autenticidade. Já os digitalizados, pressupõem seu uso a partir da perspectiva da Lei Federal 12.682/2012, onde os mesmos têm validade jurídica, seguindo os critérios determinados, no entanto, devendo-se manter o documento original – Art. 6º, “os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente”. Pinheiro (2016), demonstra juridicamente que os documentos eletrônicos já possuem valor probante. Argumenta que o ideal é que documentos já nasçam digitais e não que sejam digitalizados, sob pena de perderem a integridade. Ressalta-se que o processo de digitalização simples gera necessidade de prova pericial e que estas questões podem ser solucionadas através de cartórios. Mas, estes são pontos por demais complexos e merecem ser abordados de forma mais longeva em outros artigos.

Destaca-se por fim, a necessidade do conhecimento prévio da legislação e das normativas, especialmente as normas ISO, como exemplo, a ISO/TR 13028:2010 – Informação e documentação, que estabelece diretrizes de implementação para digitalização de registros, e a Resolução 30 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que estabelece diretrizes para digitalização de documentos permanentes.

 

Palavras-chave: Digitalização. Projetos de digitalização de documentos. Produtividade.

 

REFERÊNCIAS

BRASIL. Presidência da República. Arquivo Nacional. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: [s.n], 2004.

BRASIL. Presidência da República. Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012. Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Lei/L12682.htm. Acesso em: 30 nov. 2014

DURANTI, Luciana. “Rumo a uma teoria arquivística de preservação digital: as descobertas conceituais do Projeto InterPARES,” Arquivo & Administração 4(1) (2005): 5-18.

Flores, Daniel. Santos, Henrique Machado dos; Perspectivas em Ciência da Informação, v.20, n.4, p.197-217, out./dez. 2015 197 Políticas de preservação digital para documentos arquivísticos. Perspectivas em Ciência da Informação, v.20, n.4, p.197-217, out./dez. 2015

FOUCAULT, M. A arqueologia do saber. Rio de Janeiro: Forense Universitária, 2012.

FROHMANN, Bernd. O caráter social, material e público da informação. In: FURTA, Mariangela S.L.; MARTELETO, Regina Maria; LARA, Marilda L.G. de. A dimensão epistemológica da Ciência da Informação e suas interfaces técnicas, políticas e institucionais nos processos de produção, acesso e disseminação da informação. Marília: Fundepe, 2008. P. 19-34.

PINHEIRO, Patricia Peck. Direito Digital. 6ª ed. – São Paulo: Ed. Saraiva2007.

SÁ, Adriel. Direito administrativo facilitado / Cyonil Borges, Adriel Sá. – Imprenta: São Paulo, Método, 2015. Descrição Física: xxxiv, 1348 p. : il.