“Um dos maiores desafios é gerar o chamado comprometimento organizacional.” Entrevista com Mariza Cardoso: Sócio – fundadora da empresa Redata

Essa semana entrevistamos Mariza Cardoso, sócio – fundadora da empresa Redata, vamos conhecer um pouco de sua trajetória e a atuação de sua empresa no ramo da gestão documental.

(Archivoz) Mariza, você é formada em Publicidade e Biblioteconomia, como começou o trabalho em arquivos?

(Mariza Cardoso) Trabalhei em uma empresa do setor aéreo com atendimento de passageiros, em duas consultorias de marketing e em uma consultoria de RH, além de trabalhos autônomos com organização de eventos e pesquisa de mercado, enquanto estudava Publicidade. Já formada em Publicidade e durante a minha formação em Biblioteconomia e Documentação, essa vivência prévia foi fundamental para que eu me tornasse uma profissional liberal, como de fato o bibliotecário deveria ser. Nesta época, final dos anos 80 e início dos 90, não havia profissionais de Arquivologia no mercado, os bibliotecários acabaram assumindo os projetos que apareciam, tanto com suportes bibliográficos como arquivísticos. A vivência prévia e experiências anteriores em consultorias foi fundamental para iniciar nosso trabalho.

(Archivoz)  Quais foram as transformações na área de arquivos ao longo desses anos?

(MC) Aponto a principal delas, no mundo corporativo, que é onde a Redata principalmente atua: a substituição cada vez mais veloz do suporte papel, pelo eletrônico e digital. Arrisco dizer que de 60 a 70% dos documentos hoje estão em meio eletrônico ou digital.

Reitero que tratar documentos nesses suportes representa um dos maiores desafios para o profissional da informação. As empresas ainda engatinham ao tratar desses acervos de forma profissional, com metodologias adequadas, que possibilitem a recuperação e preservação desses acervos.

Por outro lado, abre-se uma oportunidade para os profissionais de informação, trabalho que deve considerar a parceria a quatro mãos com profissionais de tecnologia da informação.

(Archivoz) De elaboração de textos técnicos à gestão documental, como foi essa trajetória?

(MC) Fundada em 1987, a Redata iniciou suas atividades no mercado oferecendo revisão e elaboração de textos técnicos e promocionais; estruturação de manuais de produtos e serviços; normalização de trabalhos acadêmicos e treinamentos abertos e in-company: Redação e Atualização Gramatical, Produção Racional de Documentos, Elaboração de Resumos, Comunicação Oral no Trabalho.

Por solicitação de clientes, nossa empresa começou a desenvolver procedimentos para organização de arquivos administrativos e técnicos. Todo o trabalho foi estabelecido com base na elaboração de procedimentos para cada uma das áreas da empresa cliente, estabelecimento de fluxo documental e centralização parcial da documentação.

A demanda do mercado por essa atividade foi crescendo e nosso foco principal passou a ser a área de documentação.

Em 32 anos de existência, a Redata atendeu clientes de variados portes e segmentos.

Atualmente, a empresa tem se dedicado especificamente à área de documentação.

(Archivoz) Vocês atuam com empresas de diversos ramos, como implantar a gestão de modo tão diverso? Quais são as diretrizes básicas da gestão documental implantada por vocês?

(MC) Geralmente iniciamos pelo diagnóstico do acervo.

Por meio da aplicação de questionários aos colaboradores da organização, realiza-se nesta etapa um levantamento dos procedimentos adotados com relação aos itens armazenados e verifica-se o volume, ferramentas, interface entre as áreas etc.

Esse “raio-x” permite descobrir o que funciona — e, principalmente, o que não funciona — quando o assunto é ordenação de documentos.

Observam-se, inclusive, quais itens são mantidos em (ou rotulados como) arquivo ativo e inativo. Também são medidos os critérios para se descartar um documento ou preservá-lo.

Sugerimos ainda que, antes de se iniciar o diagnóstico, todo o projeto de organização da informação seja explicado aos funcionários da empresa contratante, pois isto facilita muito a compreensão do trabalho e propicia a ambas as partes uma visão mais sistêmica do todo.

Uma vez diagnosticado, projetamos as mudanças que tornem o serviço de organização da informação mais ágil e produtivo. Revisamos as práticas anteriormente adotadas e propomos métodos mais eficazes: elaboramos os procedimentos para sistematizar os processos arquivísticos e a tabela de temporalidade.

Também é neste momento que a Redata costuma realizar workshops para validar os novos protocolos com todos os envolvidos. Geralmente são criados, após as explicações, grupos de trabalho que executam tarefas rápidas a fim de compreender, na prática, como lidar com o acervo dali em diante.

Quando as áreas responsáveis por esse processo entendem os novos procedimentos e dão seu aval, o projeto está enfim pronto para começar a ser implantado.

Com as bases sólidas, a implantação de um projeto de gestão documental significa o início de uma era de mais agilidade e eficiência para a empresa.

Porém, não basta apenas se apegar ao que foi acordado com colaboradores e diretores da companhia e se pôr a trabalhar sem maiores reflexões. Os procedimentos devem ser atualizados periodicamente, para que haja sustentabilidade nas regras e padrões previamente estabelecidos. Isso garante uma governança corporativa de boa qualidade.

O gestor ou gestora do arquivo deve ser avisado e consultado sobre todas as propostas de alteração, pois é ele/ela que zela pelo cumprimento dos protocolos adotados, faz a interface entre a empresa e terceiros (como usuários, clientes finais, prestadores de serviço etc.) e está em contato tanto com a direção quanto com os demais funcionários.

Diferentes setores de uma corporação, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, requerem maneiras distintas de lidar com os materiais relacionados a seus segmentos, e também por isso a figura do líder do acervo é essencial, equilibrando interesses e necessidades e tomando decisões com bases pragmáticas, que ele ou ela colhe no dia a dia do trabalho. Assim, se inicia um ciclo virtuoso de organização de documentos.

(Archivoz) Quais são os maiores desafios dentro das empresas que vocês prestam serviço?

(MC) Um dos maiores desafios é gerar o chamado comprometimento organizacional. Se não houver real engajamento com os propósitos da empresa e até mesmo da sociedade, não há sustentabilidade. Quando uma organização contrata consultores especializados em gestão da informação para, juntos, elaborarem um plano de ação, não é incomum que esse plano seja executado pela metade e depois abandonado por conta da falta de comprometimento e visão dos próprios funcionários da contratante. Diante desse tipo de descaso, se forma um círculo vicioso. Alguém faz um plano “bem bolado” para apresentar numa reunião. Em seguida, obtém bons resultados, conforme implanta o projeto. Porém, no fim das contas, colhe só os primeiros números vistosos e logo aborta a missão, transformando um ideal de acervo organizacional inteligente em um mero movimento carreirista. Pessoas entram e saem das empresas, mas as empresas permanecem, ou assim deveria ser. Não se deveria pensar apenas em termos de metas e bônus, mas, sim, de modo a deixar um legado para a empresa.

(Archivoz) Você foi empreendedora, como vê hoje essa questão, já que a área absorve poucos profissionais, além do atual incentivo no país para que as pessoas virem microempreendedores individuais (MEI)?

(MC) Toda e qualquer escolha tem lados positivos e negativos, já me habituei tanto a essa vivência, que de negativo só consigo ver o risco de assumir o trabalho de toda uma equipe. Você sempre é responsável diante do cliente, portanto, a escolha de pessoas é fundamental e os riscos inerentes independem de você: recessão econômica, mudanças de cenário etc. Positivo é você imprimir sua marca e poder deixar um legado para outras pessoas, tentar fazer alguma diferença.

O nosso modelo de negócio pressupõe assumir projetos com tempo de duração em um mercado extremamente competitivo e pouco valorizado, somos pressionados por valores, prazo etc. Paga-se a outros profissionais, em muitos casos, de três a cinco vezes mais, infelizmente. Contratar autônomos, ou microempreendedores é o que faz a roda girar para todos e possibilita efetivamente ocupação, mesmo que temporária.

(Archivoz) Quais conselhos daria para os profissionais que estão iniciando suas carreiras na área de arquivos?

Dedicação, disciplina, esforço, ética, conduta correta, ser justo, respeitar as pessoas, reconhecer seus erros e acertos e fazer o melhor, com qualidade, tentar sempre se superar, oferecer além do que o cliente pede, mostrar aonde você ou ele, cliente, poderiam chegar.

 

Agradecemos a Mariza pela contribuição com a Archivoz!