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«El mayor inconveniente del software libre son los prejuicios que todavía lo rodean»: Entrevista a Guillermo Castellano

Guillermo Castellano es el profesional detrás de Nosturi, desde donde proporciona soluciones basadas en software libre para “reconciliarnos” con los documentos. Está especializado en tecnologías libres como AtoM, OpenKM y OpenProdoc. Ha realizado trabajos de consultoría para Greenpeace España, Deco Pharma Servicios Logísticos, el Ayuntamiento de Ávila y otras organizaciones. También ha impartido distintos cursos y talleres sobre soluciones de software libre para gestión documental y preservación digital y escribe en blogs y publicaciones del sector. Compagina su trabajo con un doctorado sobre conservación de videojuegos en la USAL.

(ARCHIVOZ) Desde los archivos sabemos que una buena gestión documental se ahorra espacio, tiempo y por tanto dinero; las empresas con las que trabajas ¿lo son realmente? ¿Tienes algún ejemplo cuantitativo que contarnos?

(Guillermo Castellano) Los proyectos de gestión documental tienen fama de ser caros. Mi impresión es que resulta más fácil cuantificar el coste de implementar y mantener un proyecto de este tipo que cuantificar los costes de una mala gestión documental.

No me refiero solamente al tiempo dedicado a tareas fáciles de automatizar, como la gestión de hojas de pedido, albaranes y facturas. Solo a ese nivel, una buena solución de gestión documental permite ahorrar muchas horas de trabajo y que éstas se dediquen a tareas que generan más valor a la organización. Sin embargo, también sirve para reducir el riesgo de incumplir el marco normativo y legal al que está sujeto la organización. Incumplimiento que puede acarrear multas, el daño de la imagen corporativa, la pérdida de clientes e, incluso, el cese de la actividad.

¿Somos conscientes de que no tratar datos sensibles con la debida confidencialidad puede costarnos hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual?

 (ARCHIVOZ) Implementar un Sistema de Gestión Documental supone una mejora en todos los departamentos de una empresa, sea grande o pequeña y también en instituciones públicas, como bien has reseñado, trabajas en ambos sectores. ¿Cuál de ellos es el más receptivo a la hora de contratar a profesionales o formar a sus empleados o funcionarios?

(GC) Aprecio una mayor diferencia entre las organizaciones grandes y las organizaciones pequeñas que entre el sector público y el sector privado. A partir de un determinado tamaño, las organizaciones empiezan a tener procedimientos, políticas, auditorías y un volumen considerable de documentos, lo que hace que sean más conscientes de lo que les está costando una mala gestión documental y tomen medidas.

Las PYMES, entidades sociales o instituciones educativas son menos receptivas cuando les hablas de invertir en gestión documental los pocos recursos de los que disponen. No basta con explicarles cómo la gestión documental puede ayudarlas a crecer. También hay que ponerse en su piel y presentarles un proyecto que puedan afrontar y les ofrezca resultados palpables.

(ARCHIVOZ)Ahora estamos en un mundo en el que la “transformación digital” ocupa muchos titulares, arroja cifras de empleo y desarrollo, en tu día a día ¿realmente nos estamos digitalizando?

(GC) La tecnología para avanzar a entornos de trabajo sin papel está ahí, pero nuestra mentalidad continúa siendo analógica. Un ejemplo típico es la organización que tramita sus expedientes en formato digital, pero luego los imprime y archiva en papel. “Por si acaso”. Y esto es lo menos malo que veo en mi día a día. Para que podamos hablar de una verdadera transformación digital, tiene que darse un cambio en los procedimientos y, sobre todo, confianza en la integridad y la autenticidad del documento electrónico.

Guillermo Castellano

 (ARCHIVOZ) Trabajas con software libre, o como bien defines en la web “con tecnologías de la información no privativas”.  Esta opción no es muy conocida en entornos empresariales que manejan software “de pago” para estas tareas. Cuéntanos las ventajas de esta tecnología y los inconvenientes frente a las grandes marcas de software de gestión.

(GC) El software libre facilita el acceso a soluciones de gestión documental profesionales a organizaciones con menos recursos, como pueden ser un archivo o una biblioteca.

Sin embargo, sus ventajas van mucho más allá del coste. El software libre es muy popular en sectores que dependen especialmente de la seguridad, como pueden ser el bancario, ya que la libertad de estudiar y mejorar el código fuente permite que la comunidad de desarrolladores y usuarios encuentre y arregle antes las vulnerabilidades. Está demostrado que la seguridad por oscuridad no funciona. Cuando una empresa oculta el código de un programa, nos oculta deliberadamente posibles vulnerabilidades a los usuarios, que no podemos tomar medidas ante lo que no conocemos.

Hay que tener en cuenta también que la tecnología media entre el usuario y el documento electrónico. Necesitamos conocer cómo funciona para asegurar el acceso a largo plazo a nuestro patrimonio digital. Esto afecta directamente a la sostenibilidad de nuestro sistema de gestión de documentos electrónicos y así lo están entendiendo algunas administraciones públicas, que exigen a sus proveedores de herramientas informáticas la liberación o el traspaso de la titularidad del código fuente.

El mayor inconveniente del software libre son los prejuicios que todavía lo rodean. De vez en cuando, alguien me expresa su miedo de no recibir soporte si opta una solución de código abierto. ¡Es todo lo contrario! Proyectos como AtoM, Koha, DSpace o Alfresco están respaldados por una comunidad muy extensa de usuarios, desarrolladores, universidades y empresas, lo que hace que tengamos a nuestra disposición una gran variedad de opciones de soporte.

(ARCHIVOZ) Y para terminar, dentro de 5 años, ¿nos habremos digitalizado?

(GC) Cada vez más organizaciones disponen de herramientas informáticas para gestionar documentos y estoy convencido de que esta tendencia irá a más en los próximos años, favorecida en gran parte por la consolidación de la administración electrónica. Soy menos optimista si la pregunta se refiere a si estas organizaciones dispondrán de un modelo de gestión documental para asegurar que se producen las evidencias adecuadas y éstas se mantienen auténticas, íntegras, fiables y accesibles durante todo su ciclo vital. La digitalización no es solo una cuestión informática y puede haber muchos problemas a medio y largo plazo si no tiene en cuenta a los archiveros desde el principio.

Antes de despedirme, me gustaría agradeceros a Archivoz y a ti esta entrevista.

Todo un testimonio de que la tecnología es una gran aliada para el archivo real de información, sea cual sea su soporte y el software libre, una garantía para la mejora continua en la seguridad de nuestros fondos. Gracias Guillermo.

 

 

 

 

Un nuevo medio digital de almacenamiento… No tan nuevo

En el ámbito de los Archivos y la Gestión Documental muchos profesionales han trabajado con microfilm, puesto que sus cualidades de duración, fidelidad al original e inalterabilidad le hacían imprescindible en la conservación de fondos documentales valiosos, así como en la puesta a disposición de los mismos al público.

En los últimos años, desde la generalización del uso de Internet, el microfilm ha ido quedando arrinconado a trabajos de preservación, puesto que no puede competir en la facilidad de uso de las tecnologías digitales para la difusión de información al mayor número de personas.

El microfilm tenía una carencia importante con respecto al mundo digital: la información tenía que ser visual, no podía almacenar más que documentos o imágenes y con cierta calidad puesto que las características del soporte y el proceso tenían un límite.

Sin embargo, hace unos años se diseñó un nuevo uso para el microfilm que viene a solucionar este problema y permite el almacenamiento fiel de cualquier tipo de formato y con la calidad original. Este sistema convierte los bits de la información digital en niveles de gris que se plasman en un código de barras 2D y los imprime en la película para su conservación.

Este proceso permitiría la recuperación de la información archivada en la película hasta al menos 500 años en condiciones normales, sin necesidad de ninguna intervención humana para transformar los datos o cambiarlos de soporte. Al evitar esta necesidad de transformación, se impide la perdida de información, sea por carencias de los soportes utilizados y de los formatos, por errores humanos y técnicos o por acciones deliberadas de quien tiene acceso a la información. Las buenas prácticas en estos procesos indican que en cada migración se pierde de media un 5% de la información original y, por tanto, el riesgo introducido en la conservación a largo plazo es importante.

Además, para garantizar el acceso futuro a la información, los desarrolladores de esta tecnología  incluye en una zona reservada del propio film y en formato legible por humanos las instrucciones necesarias para que quien vaya a utilizarlo en el futuro disponga de toda la información que le permita acceder de nuevo a los contenidos que almacena, por ejemplo, descripciones del formato de los fotogramas, descripciones de formatos de los archivos, equipos necesarios, etc.

Un sistema informático complementa esta solución y permite gestionar de manera eficiente otros aspectos de la preservación digital, como la normalización de formatos, validación de los archivos para garantizar su preservabilidad a largo plazo, verificaciones de contenido, ingestión automática de metadatos, definición de políticas, así como el control de las tareas en marcha. Este sistema se ha construido siguiendo las pautas definidas en el estándar OAIS y puede integrarse con los sistemas de difusión y gestión que puedan tener las entidades y así facilitar aún más el proceso de preservación.

Una última cuestión a destacar de este tipo de soluciones es que su disponibilidad de almacenamiento no está disponible de forma online (las películas se almacenan en un archivo sin conexión) lo que puede ser un elemento importante para minimizar posibles accesos no deseados que son posibles en otro tipo de soluciones conectadas.

En este mundo digital, con unas necesidades cada día mayores de almacenamiento, una visión disruptiva como este tipo de soluciones puede ayudar a garantizar el acceso futuro a la información digital más valiosa cambiando los paradigmas existentes sobre el coste de la preservación y la forma en que ha de realizarse.

A veces hace falta mirar al pasado para encontrar soluciones de futuro.