Archivistas

«Debemos abogar por sistemas de respuesta más rápidos»: Cynthia Tobar, de Archivistas en Espanglish, entrevista a Hilda Ayala, bibliotecaria en la Universidad de Puerto Rico

Archivoz  se encuentra en continuo desarrollo hacia la difusión de proyectos, experiencias y artículos para mantener actualizada la información y novedades en este sector. Por ello se acordó una colaboración con Archivistas en Espanglish, con el fin de expandir fornteras y compartir conocimiento. En este caso, Cynthia Tobar realiza una entrevista a Hilda Ayala para contarnos su experiencia y reflexionar sobre la necesidad de inversión en la preservación y conservación del patrimonio.

Como consecuencia del huracán María en 2017, con miles de millones de dólares en daños y un acceso menguado a los recursos federales, las instituciones de responsables del patrimonio cultural fueron especialmente afectadas. Sin embargo, a pesar de la falta de recursos, existen intervenciones relativamente simples que los archiveros de la región pueden hacer para atender las colecciones que están en riesgo ante tales amenazas naturales. Aún así, esto requiere planificar y hacer que la gente local sea consciente de los riesgos que enfrenta su patrimonio, y defensores de los archivos que pueden ayudar a dirigir la carga dentro de sus comunidades. Hilda Teresa Ayala González es una de esas defensoras. Hilda es la Bibliotecaria de Servicios de Investigación en el Centro de Investigación e Innovación de Posgrado (GRIC) en la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Mayagüez (UPRM), donde desarrolla contenido y ofrece talleres sobre materiales digital, comunicación académicas y gestión de datos de investigación y documentación. También es miembro del Comité del Repositorio Digital de la UPRM. Desde 2016, ha formado parte de la junta directiva de la Red de Archivos de Puerto Rico (ArchiRED) donde coordina el Comité de Asesoramiento de Archivos y, después del Huracán María, ha participado en varias iniciativas para ayudar y capacitar a colegas en el cuidado de las colecciones y la respuesta de emergencia. Además, documentó el proceso de recuperación de las instituciones encargadas del patrimonio cultural en Puerto Rico. En esta entrega de la serie Archivistas en Espanglish para Archivoz, se ha entrevistado a Hilda sobre su enfoque de la preparación para desastres para rescatar y preservar archivos y colecciones especiales en el paisaje cultural de Puerto Rico. La Red de Archivos de Puerto Rico, fundada en 1988, es la organización local para archiveros y administradores de archivos.

(CT) ¿Podría hablar un poco sobre cómo comenzó a trabajar como archivista, cómo se interesó en el trabajo de archivo?

(Hilda Ayala) Cuando estaba a punto de terminar mi licenciatura, quise solicitar al programa graduado de Bibliotecología y Ciencias de la Información en la Universidad de Puerto Rico en Río Piedras. Desafortunadamente, cuando llamé a la escuela para obtener más información sobre los requisitos, me informaron que sólo aceptaban estudiantes nuevos durante el semestre de otoño así que me ofrecieron una alternativa: podía solicitar a la Certificación en Administración de Archivos y Documentos y luego transferirme al programa de maestría. Al principio, no tenía idea de lo que eso significaba, pero me pareció muy interesante, así que solicité. Durante ese semestre, me enamoré del programa y completé la certificación. Dediqué la mayor parte de mis cursos al Museo Pablo Casals en San Juan, Puerto Rico, y los proyectos que realicé me brindaron mi primera experiencia laboral como archivista en la Biblioteca del Coro de Niños de San Juan. La historia de la institución y la importancia de sus archivos históricos, el hecho de que era una colección en crecimiento y en uso constante por parte de la facultad y que la creadora estaba presente, hizo que esta experiencia fuera fascinante y desafiante. Recuerdo que la mayor parte del tiempo me preguntaba si estaba haciendo las cosas bien, ya que los archivos se enredaban y era difícil separar, física e intelectualmente, lo que pertenecía a los archivos personales de la fundadora o al archivo histórico institucional, ya que fueron creados por la misma persona. Aunque actualmente no estoy realizando trabajo tradicional de archivo, tengo una oportunidad increíble para traducir lo que aprendí y aplicarlo en mi posición actual con la gestión de datos de investigación y el repositorio institucional.

(CT) ¿Podría decirme más sobre La Red de Archivos de Puerto Rico (ArchiRED)? ¿Cuándo se formó, cómo se involucró y qué rol ve para ArchiRED ahora?

(HA) ArchiRED fue fundada en 1988 como la Red de Archivos Históricos de Puerto Rico. El objetivo principal era reunir a todos los encargados de archivos y archiveros de la Isla con el propósito de construir una red de apoyo que pudiera mejorar y estandarizar las prácticas locales relacionadas con la conservación, organización, descripción y acceso. A lo largo de sus 30 años el rol de ArchiRED se ha mantenido constante y es reconocida como una de las mejores organizaciones profesionales en Puerto Rico porque llena las lagunas y atiende las necesidades existentes de los archivistas, tanto experimentados como novatos, a través de actividades de educación continua y publicaciones de interés. En el País, entiendo que existe la necesidad de revisar las leyes actuales y desarrollar propuestas para una nueva legislación que aborde las necesidades contemporáneas de los archivos, abogue por presupuestos estables y ofrezca más oportunidades de desarrollo profesional para la comunidad. En cuanto a ArchiRED, espero que la red continúe creciendo, como lo ha hecho hasta ahora ya que, más que nunca, necesitamos apoyarnos para asegurar la preservación y el acceso a nuestras valiosas colecciones. Un área de interés que veo que la organización está trabajando es cómo mejorar y promover la apertura de colecciones al mundo a través de la digitalización. ¡A ver qué nos trae el 2019!

(CT) ¿Qué tipo de trabajo está realizando actualmente?

(HA) Desde el 2016, he sido bibliotecaria en la biblioteca de la UPRM. Allí, soy responsable de desarrollar servicios, talleres y guías relacionadas a la comunicación académica y la gestión de datos de investigación y además, apoyo al Repositorio Digital Institucional de la UPRM (DIRE). Como parte de la Junta Directiva ArchiRED, dos de mis principales responsabilidades son brindar asesoramiento archivístico a aquellos que lo necesitan y ayudar a coordinar actividades y proyectos de desarrollo profesional para apoyar a la comunidad archivera en Puerto Rico. Después del impacto del Huracán María, tuve la oportunidad de involucrarme en el proceso de recuperación de las bibliotecas, archivos y museos de la Isla. Durante el pasado año hemos aumentado nuestra capacidad para mejorar la respuesta en caso de que ocurra otro desastre, con la adquisición de suministros de emergencia, equipos para monitorear y control de la humedad, así como equipos para re-almacenamiento de las colecciones afectadas. En la actualidad, estamos planificando más actividades de capacitación relacionadas con la preparación para desastres y he continuado en comunicación con la comunidad, participando en discusiones y manteniéndolos informados sobre subvenciones y talleres que podrían mejorar la respuesta ante desastres

Como estrategia para ayudar a sus colegas, se desarrolló una guía con recomendaciones básicas para salvar las colecciones afectadas y con información de contacto esencial para FEMA y otras redes de apoyo. Adaptado de, Colecciones en tiempo de emergencia: ¿Cómo actuar? por Hilda Teresa Ayala González, 2017.

(CT) ¿Cómo ha cambiado el trabajo en estos esfuerzos locales la forma en que se involucra en su trabajo y en su comunidad local?

(HA)Uno de los aspectos de los que estuvimos bien conscientes durante el proceso de recuperación fue el compartir. Entendimos nuestra posición privilegiada, ya que nuestra biblioteca no estaba tan afectada como otras, y planificamos nuestro proceso de recuperación pensando en cómo podría ser beneficioso para los otros. Como ejemplo, puedo mencionar tres actividades que, a mi entender, tuvieron un gran impacto en la comunidad y que fueron organizadas desde nuestra sede en la Biblioteca de la UPRM bajo la mentoría y apoyo de Miriam Centeno. Dos meses después del huracán, se publicó una guía con recomendaciones básicas sobre cómo atender la emergencia; en enero de 2018, también, se ofrecieron tres talleres para brindar capacitación en el área oeste, sur y área metropolitana sobre preservación y manejo de emergencias; y se apoyó la coordinación de una donación por la American Library Association de 100 kits con materiales de protección personal para distribuirlos a las instituciones de la Isla. Además, a medida que avanzaban los meses y las cosas empezaban a normalizarse, me di cuenta de que tenía bajo mi custodia una rica variedad de documentación que demostraba el proceso de recuperación en bibliotecas, archivos y museos. Sentí la necesidad de compartir eso también, y desarrollé una línea de tiempo sobre cómo manejamos las consecuencias de un huracán de categoría 4.

La línea de tiempo comienza en septiembre de 2017 y se creó para resaltar el proceso de recuperación de archivos, bibliotecas y museos durante un año, después del huracán María. Adaptado de, Las bibliotecas, archivos y museos de Puerto Rico, camino a la recuperación: una línea de tiempo de eventos después del huracán María por Hilda Teresa Ayala González, 2018.

(CT) El pasado mes de diciembre, ayudó a organizar un programa de beneficios con la Art Libraries Society of North America (ARLIS/NA) y Archivists Roundtable de Metropolitan New York (ART) para informar a los bibliotecarios, archivistas y conservacionistas sobre cómo pueden participar en la ayuda con preservación y respuesta a desastres para colecciones de patrimonio cultural en Puerto Rico. ¿Me puede contar más sobre el evento?

(HA) Poco después del huracán, la ART y el capítulo de Nueva York de la ARLIS/NA decidieron apoyar el proceso de recuperación de las instituciones culturales en Puerto Rico. Luego de varias conversaciones y discusión de ideas de cómo podían ser de beneficio, se asociaron con ArchiRED para que sea la organización en Puerto Rico destinada a identificar las necesidades y asignar los fondos apropiadamente. Después de algunas reuniones, acordamos que la mejor manera de invertir los fondos era a través del empoderamiento de los administradores del patrimonio cultural. Esto podría lograrse mediante la creación de seminarios web y materiales educativos en español sobre cuidado de colecciones, planificación / respuesta ante desastres y cómo solicitar fondos externos, con el fin de que cualquier persona en Puerto Rico pueda acceder a la información libremente y esté disponible para uso continuo y en todo momento. Si bien hay muchos recursos relacionados con estos temas en la web, pocos están disponibles en español, por lo que este esfuerzo llenará ese vacío y ayudará a la gran mayoría de la comunidad local, cuyo idioma principal no es el inglés, a estar más preparados.

(CT) ¿Qué más cree que se puede hacer a nivel de base para promover el alivio y la recuperación de los recursos culturales en las relaciones públicas? ¿Qué papel puede jugar el público en general en la preservación del patrimonio cultural?

(HA) Creo que hay varias cosas que se pueden hacer. Primero, más educación y adiestramientos prácticos, estos son claves para continuar mejorando nuestras habilidades relacionadas con la preparación y respuesta ante desastres. Segundo, sería fantástico comenzar a ver colaboraciones entre instituciones cercanas geográficamente, para construir redes de apoyo regionales que puedan brindarse ayuda entre sí, no solo si se produce un desastre, sino en lo que es más importante, en su preparación. En tercer lugar, necesitamos edificios más eficientes, sostenibles y resistentes para proporcionar un entorno seguro al patrimonio cultural en tiempos difíciles. El mayor problema que encontramos, y que afectó a casi todas nuestras colecciones, fue la falta de electricidad durante un tiempo tan prolongado. La electricidad es clave para mantener un ambiente estable que evite el crecimiento de moho en situaciones de humedad extrema. Nuestra red eléctrica fue destruida y tardó casi un año en que pudiese repararse. Nuestros edificios no están diseñados para proporcionar el flujo de aire natural que podría haber minimizado la propagación del moho. Por último, debemos abogar por sistemas de respuesta más rápidos, ya que los procedimientos burocráticos limitan nuestra capacidad de actuar con prontitud. El patrimonio cultural no puede esperar un mes para obtener fondos para remover una alfombra mojada o para arreglar una filtración en el techo, definitivamente no puede esperar dos meses, o casi un año, para mover colecciones en peligro de perderse para siempre o para adquirir nuevas cajas para re-almacenar los recursos dañado por el agua.

Sé que las consecuencias del Huracán María fueron una lección para todos. No se tomarán por sentadas.

El curioso testamento de un archivero de la Catedral de Sevilla en el siglo XVIII

El testamento constituye un documento, ante notario, que pone de manifiesto las inquietudes del testador ante la proximidad de su muerte. Aunque su contenido varía según la época que le toca vivir, incluyen claúsulas sobre los herederos y albaceas y las normas a seguir tras el fallecimiento, particularmente y en el caso que nos ocupa del siglo XVIII, suelen tener un gran carácter religioso con la mención de las misas por su alma, dónde pedían ser sepultados, detallan el acompañamiento del féretro, donaciones a las Obras Pías, etc.

Menos frecuentes son las informaciones sobre las actividades profesionales del testador, en ocasiones salen a luz aspectos aún pendientes sobre deudas y cobros, a veces legan sus puestos de trabajos a hijos y parientes. Sin embargo, los testamentos no suelen contener cláusulas que reivindiquen sus actividades en cargos oficiales, porque solían ser vitalicios en la época, sólo en contadas ocasiones sacan a la luz sus puestos en la administración. De ahí la curiosidad que despierta el testamento de Gaspar Pérez Sáenz de la Calle, encontrado en el Archivo de Protocolo de Sevilla, natural de Santo Domingo de la Calzada (La Rioja) y asentado en Sevilla donde se casó en 1695 con Isabel de Lara de Villalba del Alcor en la iglesia de Santa Catalina. 1

Residente en la ciudad de Sevilla, testó el 14 de septiembre de 1748 ante el escribano Luis Palacios, donde dejando aparte otras cuestiones propias del entierro y herencia, contiene una extensa cláusula con informaciones desconocidas sobre los servicios realizados en su vida con la dignidad arzobispal de Sevilla desde el año 1694. De ello se deduce que fue archivero de los Tribunales Eclesiásticos por los señores prelados, alaba su elección al decir que el trabajo con «esmero celo y eficacia, en desempeño de sus recomendables confianzas, mereciendo como trasmitiendo al dean y cabildo la aceptación ha sido en los archivos de los tribunales eclesiasticos, en el que estan depositado la mayor confianza y cuidado de los señores prelados, por la importancia que se sigue a la dignidad y al público en los papeles ejemplares antiguos que se conservan en los referidos archivos«. Por tanto, pone de manifiesto su satisfacción en la elección a su persona y la trascendencia de su trabajo en la Iglesia Catedral de Sevilla.

Nombrado notario archivista en 1711 por el arzobispo Manuel Arias y Porres (1702-1717), al respecto debemos aclarar que formó parte de la Santa Metropolitana y Patriarcal Iglesia Catedral de Sevilla, que acumulaba documentos desde su fundación por el Rey Fernando el Santo tras la conquista de Sevilla, un generoso patrimonio incrementado en la etapa siguiente. En razón de sus fondos documentales puede ser considerado el más importante de los archivos catedralicios de España desde la Edad Media. Su Deán y Cabildo se ocuparon de la organización de los papeles guardados en arcas o «almarios» y hasta comienzos de la Edad Moderna no llegan noticias certeras sobre la ardua labor de organización de los mismos, momento en el que se nombró una comisión para la organización de los fondos. De entonces es el inventario mandado hacer durante el cardenal Alonso Manrique de Lara (1523-1538) que rigió hasta 1698, año que estaba ya en estas tareas el archivero Gaspar Sáenz.

De capital importancia fue en la última fecha la labor archivística del señor canónigo de la catedral Juan de Loaysa hasta su fallecimiento en 1709, sin lograr completarla. Su método de trabajo fue continuado por el procurador mayor Francisco Losada y Ledesma a cuyas órdenes trabajó un grupo de archiveros hasta el 31 de diciembre de 1720 2. Entre ellos debió estar el caso que revisamos, aunque no ha sido posible encontrar y corroborar esta información al respecto. El mismo Gaspar comenta en el testamento que aparte de su asistencia diaria, tuvo cuatro empleados «a veces mayor numero a sus espensas coste y sueldo, que el papel de escritorio encuadernacion conservar los papeles en legasados gaste de mi caudal una suma considerable, sin lograr la mas leve ayuda de costa por haber fallecido antes de su conclusion el señor Arias». Fruto de este ingente trabajo realizando en equipo es el «Inventario Protocolo Universal de todos los papeles que hay en esta Santa Iglesia» 3. El cual menciona «son 48 cajones, el refiere que eran un total 507 inventarios, que se compone de 47 libros de folio encuadernados, un protocolo marca mayor, hasta 1722 en que se finalizo esta importante obra«.

El primer volumen aclara que «Loaisa trabajó haciendo legajos. muerto nombro de archivista a los señores Diego de Victoria Y Carvajal canonigo y Tomas Santos racionero, y después Conrado Monteverde prebendado en los que cayo el zelo de Loaysa«. Sin embargo, Gaspar dice que trabajó por un periodo de 11 años. Desde entonces se conservan 22 volúmenes del referido inventario que podemos consultar en el Archivo de la Catedral de Sevilla, en la catalogación actual se hubican en la sección IX: Fondo Histórico General, que comenzó su ejecución 11 de octubre de 1709, un inventario de todos los papeles en forma de protocolo, hasta el 31 de diciembre de 1720.

Se compone de 48 caxones de documentos y un índice final abecedario de los papeles contenidos en ellos. Son libros de gran tamaño, el número 11 del inventario contiene los caxones 1, 2 y 3 (36,5 x 25 x 9 cms), que ha sido re-encuadernado en piel con decoraciones en oro, muy deteriorada y cierres metálicos contemporáneos; en su interior el papel es verjurado con diversas filigranas, con tinta parda y negra y en buen estado de conservación (los restantes libros mantienen un formato análogo). Estos caxones contienen los resúmenes manuscritos de los documentos, de carácter misceláneo, clasificados por cajones, legajos y número; por tanto van agrupados los fondos medievales (diplomáticos e históricos, a veces en pergaminos pontificios, reales y eclesiásticos) de particular interés, con otros sin guardar relación temática ni cronológica. Aunque estarían entre los documentos guardados en los fondos actuales, algunos desaparecieron, sobre todo en la Desamortización de los bienes temporales del Cabildo al final del siglo XIX, o a consecuencia del abandono que sufrió el archivo a partir de la desamortización.

Otro aspecto que debió realizar el archivero que revisamos fue la búsqueda de papeles para garantizar los derechos de las capellanías que quedaban vacantes. El titulo de notario archivista de 1711 lo tuvo «con el fin y animo de entender la confianza de los papeles, sin orden, ni cordinacion era dificil encontrase los papeles, sus defensas y justificacion de sus genealogias para las infinitas capellanias que lo comprende este dilatado arzobispado, de esta confusion las quejas de las personas eran reiteradas. Añade estaba sin sueldo alguno ni otro emolumentos más que los aprovechamientos, que segun arancel producen las busquedas, testimonios y complusas que se solicitan». Se han encontrado documentadas varias certificaciones de 1719, en calidad de notario contador de Fábrica de Catedral de Sevilla, a «cuyo cargo están los archivos de los tribunales eclesiásticos de Sevilla y su arzobispado, de los papeles y autos que custodia relativos a capellanías y otras dotaciones» 4. Al respecto refiere que «al trabajo indispensable de dos tres y cuatro meses que anualmente es preciso tener para recoger de los oficios los pleitos conclusos, reconocerlos, inventariarlos y colocarlos en su respectivo lugar siguiendo el orden de su recibimiento, por lo que no ha habido, ni tenido, recompensa alguna de tan crecido trabajo».

Deja entrever que se encargó de hacer la misma separación, reconocimiento e inspección de los muchos papeles que igualmente tenía el archivo del juzgado de la Santa Iglesia que estaba separado del antecedente. Amplió la obra con la anuencia y orden del exmo Sr. Luis de Salcedo y Azcona, al frente del arzobispado entre 1722-1741. Se trasportaron al sitio donde estaban, y depositaron dentro de la misma iglesia bajo su cuidado en los cuartos que se usan sobre las oficinas, donde permanecieron hasta que concluida la obra se volvieron a colocar en las piezas y sitios anteriores. E igualmente gastó parte de su caudal, añade que le quedó el sentimiento de no haber podido hacer inventario igual que el anterior por falta de medios.

Por todo ello, «pide al infante cardenal arzobispo de la ciudad, don Luis Antonio Jaime de Borbon (1741-1754) y a los ilustrados señores dean y cabildo que luego que dios nuestro señor sea servido llevarme a su eterno descanso, como lo espero y confio de su infinita misericordia, se digne en consideracion de este servicio hecho a la dignidad y al publico atender el merito tenido en mas de 54 años de servicio». Lo que pretende hacer extensivo a sus hijos Gaspar y Joseph, ambos presbíteros, por haber asistido con él a todo durante su enfermedad y la falta de caudal, debiendo conservarlos en los referidos archivos durante sus vidas, justifica que por este medio puedan asegurar su manutención y contribuyan a la de su madre, hermanas, y familia. Pudiendo ambos «perfecionar y disponer el inventario que falta del archivo del juzgado de la iglesia, que deberán entregar los libros por inventario con recibo del archivista en la Secretaria de Camara o en las notarias mayores del provisorato y juzgado de la iglesia para que cualquier novedad se puedan pedir y no experimenten extraño alguno por lo que importa su conservacion a la dignidad». Y suplica en el testamento a su Alteza Real y al señor prelado que al tiempo de su fallecimiento fuere de esta santa iglesia, «haciendo como hago gracias y donacion en favor de la dignidad arzobispal de los referidos libros y de todo el caudal que he gastado y distribuido que pueda corresponder a mi trabajo».

Bibliografía
  1. Archivo Histórico Provincial de Sevilla. Protocolo, Leg. 8754, fols. 764-770v.
  2. Rubio Merino, Pedro. Archivo de la Santa Metropolitana y Patriarcal iglesia catedral de Sevilla. Madrid, 1987.
  3. Fondo Capitular. Seccion O, libro 11. Inventario Protocolo Universal.
  4. Sección IX, serie Fondo Histórico General, Leg. 11274, doc. 48.

El Archivista y las Relaciones Públicas (1ª parte)

Con la publicación en México de la Ley General de Archivos pareciera que el tan ansiado reconocimiento para la profesión será por fin un hecho; la realidad es que la Ley no establece la obligatoriedad de que los responsables de archivo en ninguna de sus tres etapas sean Archivistas con titulación de nivel superior. Lo que sí establece dicho instrumento jurídico es la obligatoriedad de tener conocimientos en Archivística así que quién compruebe experiencia o haber acreditado un curso, taller o diplomado (en el mejor de los casos) cubre el perfil que estipula la normativa. Esto en principio nos vuelve a poner en clara desventaja puesto que cualquiera que demuestre tener aunque sea la más deslucida y pálida idea de técnica archivística es considerado jurídicamente apto para ser responsable de archivo.

Sí bien es cierto que esta Ley General puede llegar a tener una gran influencia para el reconocimiento de la profesión archivística, este no se dará por sí mismo ya que, de acuerdo con Alday (2010), existe en México toda una serie de normativa que impacta en el quehacer de los Archivos, no así en el reconocimiento del Archivísta Profesional.

Siendo honestos, el creer que una Ley por sí sola va a lograr que se nos reconozca como profesionistas es tan fantasioso como pensar que quién trabaja con esfuerzo y dedicación, algún día llegará a ser millonario; si eso fuera cierto habríamos billones de millonarios en este planeta. El hecho de que en nuestras actividades laborales seamos dedicados, honestos, trabajadores, eficaces y eficientes no necesariamente significa que vayamos a recibir un ascenso.

En el ámbito gubernamental sabemos perfectamente que los puestos directivos son puestos políticos, generalmente asignados a parientes, amigos, amantes, compadres, ahijados o cualquier otro vínculo parecido de quienes tienen el poder (y lo ejercen); lo cual no necesariamente quiere decir que todos los que son designados de esa manera tengan completo desconocimiento de Archivística o de la administración de centros documentales, pero no deja de ser, por lo general, una situación de demagogia (en nuestro perjuicio, por supuesto). Y otro tanto ocurre en la iniciativa privada, los “puestos grandes” también son para los familiares de los accionistas (¿conocen algún Archivista que sea gerente general, director general o que tenga un puesto por el estilo?). La verdad, los hijos de los multimillonarios no se dedican a esto, por lo común estudian derecho, economía, relaciones internacionales, comercio internacional, política o alguna otra profesión considerada “de éxito”.

El verdadero problema es que al parecer carecemos de un auténtico sentido de conquista y liderazgo ya que por lo general nos la pasamos quejándonos de la falta de atención de los titulares y directivos hacía los repositorios archivísticos y bibliotecarios. Nosotros mismos nos hemos victimizado, preferimos ir por la vida haciéndonos los mártires y lamentándonos el nulo apoyo que se otorga a los Archivos así como de la falta de reconocimiento a nuestra profesión en lugar de realizar acciones para modificar dicha situación; esto al único lugar que nos ha llevado ha sido al hoyo así que aquí valdría preguntar ¿tenemos el reconocimiento que nos merecemos?, ¿qué tan responsables somos de nuestra situación profesional?

Si bien es verdad que tenemos perfectamente claros los conocimientos técnicos archivísticos así como de áreas auxiliares (administración, derecho, historia, sistemas de cómputo, restauración), no es menos cierto que se necesita más que ello para acceder a un cargo de alto funcionario ya sea en la administración pública o en la iniciativa privada, por lo cual se hace necesario auto-analizarnos y determinar en qué estamos fallando, qué nos hace falta para lograr un impacto positivo y por tanto el tan anhelado reconocimiento.

Todo es cuestión de actitud

Parecer ser que somos nuestro peor enemigo, lo que en verdad nos esta impidiendo llegar a tener cargos importantes en el ámbito laboral es nuestra actitud y presencia: la forma en la cual hablamos (el volumen y tono que utilizamos), el lenguaje corporal (¿caminamos erguidos o encorvados?), la vestimenta que utilizamos; todo ello transmite un mensaje, de modo que ¿cuál es la imagen que proyectamos? Dicen los especialistas que, en algún momento de la historia antigua, los archivos y las bibliotecas eran territorio de personas de la más alta elite, algunos ejemplos de ello los presentan Juan Ángel Vázquez (1995) en su texto “La función social del tlacuilo, los amoxtlis y los amoxcallis” en el cual analiza el papel de éstos dentro de la sociedad mexica y Cristina Gil Paneque (2010) en su artículo “El alto destino de los escribas” que hace lo propio, pero con los escribas en Egipto.

Es triste admitirlo, pero la percepción que actualmente se tiene de nosotros como profesionistas esta socialmente devaluada; los siguientes párrafos ilustran la forma en la cual somos visualizados los Archivistas y Bibliotecarios:

El hombre se detuvo y dio la vuelta. Era un tipo obeso, con una barba negra moteada y revuelta, que iba vestido de invierno, con botas de montaña, un jersey apolillado y una trenca. Tenía las mejillas irritadas y picadas y una nariz bulbosa con la textura de una piel de naranja. Llevaba unas gafas con montura de metal que parecían sacadas de un rastrillo. Aunque debía de rondar los cincuenta, tenía todo el aspecto de un niño al que han pillado haciendo una travesura.

Will se acercó con prudencia.

–¿Me estaba siguiendo?

–No

–Me ha parecido que lo hacía.

–Le estaba siguiendo —- admitió.

 Will se relajó. Aquel hombre no representaba ningún peligro. Lo clasificó como esquizofrénico no violento controlado.

–¿Por qué me seguía?

–Para ayudarle a encontrar un libro. – No había modulación en su voz. Cada palabra tenía el mismo tono y énfasis que la anterior, pronunciadas todas con una seriedad absoluta.

–Bueno amigo, podría irme bien su ayuda. Las bibliotecas no son lo mío.

El hombre sonrío y mostró una hilera de dientes enfermos.

–A mí me encanta la biblioteca.

–Vale, ayúdame a encontrar un libro. Me llamo Will.

–Yo Donny

–Hola, Donny. Tú primero, yo te sigo. (Cooper, 2010, p. 323)

Con este ejemplo la primera conclusión que me atrevo a formular es que estamos totalmente equivocados con respecto a que la sociedad no nos reconoce. Sí lo hace, no como quisiéramos ni como necesitamos, pero sí hay reconocimiento; de forma negativa como se ha podido apreciar en los párrafos anteriores, pero reconocimiento al fin y al cabo. Así las cosas, nos hace falta empezar a trabajar como gremio en la modificación de la imagen que se tiene del Archivísta y del Bibliotecario.

Y es justo aquí en donde hacen acto de presencia las relaciones públicas, esta rama de la Comunicación tiene como objetivo crear o modificar y mantener la imagen positiva de una empresa, organización, ente o persona; luego entonces, sí queremos cambiar la percepción que se tiene de nosotros necesitamos modificar tanto nuestra imagen exterior como nuestra forma de relación con los demás. Obviamente no se trata de crear una falsa imagen de lo que somos, las relaciones públicas deben ser el medio que nos permita la modificación real de aquello que nos esta impidiendo transmitir un mensaje de éxito hacia los interlocutores (para ser, hay que parecer).

En la siguiente parte del texto, se proponen cuatro estrategias que permitan incidir de manera positiva en la imagen que tanto social como laboralmente se tiene del archivista; y por tanto, que le permitan ingresar en el reducido círculo de la elite directiva, tanto en organismos públicos como en la iniciativa privada.

Bibliografía
  1. Alday García, A. (2010, Feb.). Legislación archivística mexicana federal y estatal, 1977-2009. Archivoqué Gaceta del Archivista. 4(16), 40-52
  2. Cooper, G. (2010). La biblioteca de los muertos. México: Grijalbo.
  3. Gil Paneque, C. (2010). El alto destino de los escribas. Historia y vida, XLII(507), 53-59
  4. Helguera, P. (2005). Manual de estilo del arte contemporáneo. México: Tumbona ediciones.
  5. Maquiavelo, N. (2012). El príncipe. España: Alianza editorial.
  6. Marina, J.A. (2004). La inteligencia fracasada: teoría y práctica de la estupidez. Barcelona: Anagrama.
  7. Real Academia Española. Diccionario de la lengua española [en línea]. Disponible en: <www.rae.es>
  8. Roura, V. (2004). Codicia e intelectualidad. México: Librorum.
  9. Sun Tzu. (2008). El arte de la guerra. México: Tomo
  10. Vázquez Martínez, J.A. (1995). La función social del tlacuilo, los amoxtlis y los amoxcallis. México: Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.

«Para que los ciudadanos puedan hacer uso efectivos de los archivos, primero deben estar organizados» Entrevista con Carlos Zapata (parte I)

Tenemos el gusto en la Revista Archivoz, de entrevistar a Carlos Alberto Zapata Cárdenas, ex director del Archivo General de la Nación Colombia y quizá, uno de los archivistas que mas ha promovido la archivística en éste país.

Como ha sido una entrevista muy nutrida y de la cual se generan respuestas de muchísimo interés, tendremos una segunda parte con una serie de preguntas y respuestas que seguro encantarán a nuestros lectores.

(Archivoz) Para muchos, aún no es clara la relación entre archivos y transparencia, podría usted indicarnos de forma clara ¿cómo es que en la práctica los archivos son conductores a estados transparentes?

(CAZC) En primer lugar debemos entender como Archivistas, que la sola existencia de archivos no garantiza la transparencia; aún los regímenes más totalitarios y las dictaduras conservan archivos (y jamás podrán prescindir de ellos). Lo que hace la diferencia es que los archivos necesitan estar disponibles de manera directa para el ciudadano, sin ninguna clase de intermediación. La transparencia tampoco se logra con la sola expedición de una Ley o la voluntad política de un gobierno. Muchos países latinoamericanos que expidieron leyes de transparencia antes de tener una ley de archivos o cuyos archivos eran inexistentes (técnicamente hablando) o no estaban organizados, no pudieron garantizar el disfrute pleno del acceso a la información pública; años después tuvieron que admitir que era necesario que los archivos fueran parte central de la ecuación.  La transparencia se ha convertido en una idea romántica, muy atractiva políticamente hablando, pero no hemos logrado interiorizarla en el imaginario del ciudadano. A pesar de todos los avances en la materia, al menos en nuestra región, el ciudadano mantiene su desconfianza en el Estado, pues no hay acceso directo a la información.

El modelo de gestión documental para los países de la Red de Transparencia para la Américas – RTA, elaborado como resultado de una reunión realizada en el AGN de Colombia en 2013, fue una respuesta a las dificultades estructurales que existen en nuestros países y que impiden el acceso a la información registrada principalmente – pero no exclusivamente –  en documentos públicos. La finalidad de ese modelo era contribuir a mediano y largo plazo a la modernización de la gestión documental (y de los archivos) de los países miembros de la RTA, como medio para que la información que necesitan los ciudadanos estuviera siempre disponible.

Es claro que sin archivos organizados no es posible facilitar el acceso a información en las condiciones de calidad y oportunidad que demandan los ciudadanos, lo cual afecta sus derechos fundamentales. Adicionalmente, otro factor que dificulta este acceso es que los archivos no tiene una oferta de servicios para la ciudadanía; el ciudadano que necesita un documento sigue acudiendo a las oficinas de atención a la ciudadanía que en muchos casos  centralizan las peticiones de información que luego son filtradas o distribuidas para ser atendidas por otras dependencias diferentes al archivo institucional.

Para que los archivos conduzcan a un estado transparente, se requiere de tres pilares: (i) Archivos organizados y descritos técnicamente, (ii) Archivos que presten servicios directamente al ciudadano, y (iii) ciudadanos que entiendan que los archivos son garantes de sus derechos, y por tanto exijan acceso a los mismos sin intermediación alguna.

(Archivoz) ¿Cómo puede un ciudadano hacer uso eficiente de los archivos?

(CAZC)En realidad el ciudadano ni siquiera hace uso de los archivos públicos, no sabe dónde están, desconoce que existen, salvo que se trate de archivos históricos. Por lo general, cualquier solicitud de información se presenta a través de canales como la página web o las ventanillas de atención a la ciudadanía. Esto impide que sea consciente de la importancia de los archivos. Los archivos por lo general están ubicados en lugares inaccesibles para el ciudadano. Los servicios de custodia documental han reducido el concepto de archivo. Adicionalmente, la transparencia activa (poner disponible los documentos o la información en las páginas web institucionales) por limitaciones tecnológicas y presupuestales se limita a unos pocos contenidos o documentos, dejando el archivo casi en su totalidad sin acceso.

Para que los ciudadanos puedan hacer uso efectivos de los archivos, primero deben estar organizados, luego los archivistas y las entidades públicas deben hacerlos visibles. Es necesario que existan lugares físicos (diferentes a las oficinas de atención a la ciudadanía) donde los ciudadanos puedan ir a consultar la información. Pueden ser salas de consulta que tengan un aviso que las identifique como ARCHIVO, y que además cuenten con servicios y comodidades para el ciudadano. (Un lugar similar al de una biblioteca pública en las áreas de servicio al público). Otra alternativa, que en Colombia no se ha podido implementar a pesar de que es una exigencia legal, es poner el catálogo descriptivo de expedientes en la web de la entidad, de manera que los ciudadanos puedan al menos conocer qué documentación está disponible y como acceder a ella, y finalmente está el facilitar la consulta  los documentos mediante procesos de digitalización, cuyas imágenes se puedan acceder a través de internet.

(Archivoz) En el caso colombiano, ¿considera que el país es totalmente abierto a que los ciudadanos accedan a la información pública?

(CAZC) La ley 1712 de 2014 fue un punto de inflexión en la historia de la transparencia del país, pues le dio vuelta a la ecuación según la cual primaba la cultura del secreto y la reserva; con la ley toda la información es pública, con unas excepciones muy puntuales. Este avance normativo permitió que la sociedad entendiera que el acceso a la información pública es un derecho inalienable de todo ciudadano. Sin embargo esto no significa que la Ley haya cambiado de manera automática el estado de cosas en cuanto a la democratización real y verdadera del acceso a la información. Subsisten aún fallas estructurales, y dificultades de orden cultural. Las entidades del Estado aún no han logrado incorporar como un deber, dar acceso sin restricciones -más allá de las excepciones de Ley- a la información pública que se encuentra bajo su custodia.

Un análisis de los índices de información clasificada y reservada muestra categorías de documentos que no deberían ser sujeto de reserva o clasificación, y que fueron incluidos forzando la interpretación de la Ley; el ciudadano del común no tiene elementos  para controvertir la clasificación que una entidad le asigna a ciertos documentos; esto significa que aprovechan la falta de conocimiento acerca del alcance de la Ley por parte de los ciudadanos para negar abiertamente el acceso. El camino apenas comienza a recorrerse y creo que con el tiempo conforme los ciudadanos exijan más apertura, dichas restricciones irán desapareciendo.

Además, los archivistas no hemos liderado procesos de alfabetización sobre el cumplimiento de la Ley 1712 (o cualquier ley de transparencia en el caso de otros países)  ni sobre el valor de los archivos, dirigidos a la ciudadanía. Si acaso, apenas hemos apoyado en la elaboración de los instrumentos de gestión de información, pero sin ser más ambiciosos en promover el acceso a los documentos que se conservan en los archivos. No teneos archivos abiertos, sino archivos opacos o invisibles.

(Archivoz) ¿Qué considera que le falta al país: en términos archivísticos, normativos, técnicos, tecnológicos, culturales?

(CAZC) Todos esos aspectos requieren coordinación y presentan hoy en día problemas. En términos archivísticos nos hace falta salir del paradigma de los fondos acumulados y las tablas de retención/valoración documental; tenemos que modernizas nuestra praxis archivística. En términos normativos no hacen falta más normas sino cumplir las que ya existen; seguimos cumpliendo lo formal, pero no lo sustancial (es necesario des-instrumentalizar la función archivística). En términos técnicos, nos hace falta estudiar más desde la disciplina archivística los problemas de nuestro países (por citar un solo ejemplo, en Colombia luego de 23 años de la regulación de las TRD, este instrumento aún no ha sido elaborado en el 100% de entidades, y las que cuentan con él, no han resuelto el problema de organización de sus archivos); redujimos la archivística a un cúmulo de recetas sin efecto real sobre el estado de nuestro archivos. En cuanto al ámbito tecnológico, la apuesta debe ser hacia la transformación digital, y para ello debemos articular la gestión documental con todas las iniciativas de gobierno digital, incluyendo la gestión de cambio en las personas. Y en lo cultural, debemos cambiar el imaginario que los ciudadanos tienen del archivo público, de manera que lo entiendan como un patrimonio que les pertenece (y por tanto debe ser disfrutado) y un instrumento eficaz en la garantía de sus derechos.

(Archivoz) Los archivistas son los llamados a formular estrategias para dar cumplimiento a la ley de transparencia y acceso a la información pública. ¿Considera usted que el papel que vienen desempeñando los archivistas es suficiente?

(CAZC) No exclusivamente. Los archivistas no pueden ser los únicos llamados a formular las estrategias para cumplir las leyes de transparencia;  se requiere de la participación de muchas instancias al interior de las entidades, con los órganos garantes y por supuesto de los ciudadanos. Hoy en día los archivistas no están alineados  completamente con las normas de transparencia y acceso a la información pública. Somos empleados subordinados a autoridades institucionales, quienes en últimas deciden hasta dónde llegar con las iniciativas de transparencia. No tenemos influencia ni libertad para decidir sobre el acceso a los documentos, a pesar de que la Ley haya establecido que la información del Estado es pública.

Existe una forma de promover el acceso a la información y es cumpliendo con los cánones de la profesión, organizando adecuadamente los archivos, describiendo de manera colectiva los fondos y elaborando instrumentos descriptivos que los ciudadanos puedan consultar a través de Internet, organizando repositorios digitales que se permitan consultar las imágenes de documentos en línea; organizando jornadas de alfabetización de servidores públicos y grupos de ciudadanos y apoyando iniciativas gubernamentales como las ferias de transparencia, la rendición de cuentas, y los programas de atención a la ciudadanía.

(Archivoz) ¿Qué le hace falta a los archivistas para dar suficientes garantías de acceso a la información pública?

(CAZC) Más compromiso con la transparencia, mayor conocimiento de las Leyes que regulan la materia en nuestros países (muchos ni las han leído completas), cumplir con las normatividad archivísticas de manera más profesional y ejercer su profesión con ética y un sobresaliente conocimiento Archivístico. Debemos posicionarse al interior de nuestras organizaciones como líderes en transparencia, con capacidad crítica y sentido de responsabilidad frente al papel de los archivos en la sociedad.

Gracias Carlos, por esta genial entrevista, para nosotros es claro que el papel del archivista es relevante en la sociedad y que aun faltan muchos ejercicios de sensibilización para lograr que los archivos sean protagonistas en una sociedad que carece de memoria. La próxima semana tendremos la segunda parte de la entrevista, que seguro nos aclarara muchas dudas y nos permitirá formarnos una idea mucho más sólida de nuestro rol.