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«El público debe saber que los archivos no son «almacenes de papeles viejos»»: Entrevista a Agustín del Valle, director del Archivo Municipal de Algeciras

Hoy os presentamos la entrevista con Agustín del Valle, que desde 2005 es director del Archivo Municipal de Algeciras.

(Archivoz) Actualmente trabajas como director en el Archivo Municipal de Algeciras, pero vamos a los inicios. ¿Dónde y cuándo supiste que tu vida estaría ligada a este mundo del archivo?

(Agustín del Valle) Siempre, desde niño, me atraían los archivos, las bibliotecas, los anticuarios, museos,  y lugares con historia. Me daban ganas de saber más, de preguntar, de investigar. Luego, en la Universidad de Granada, en mis estudios de Ciéncias y Técnicas Historiográficas tuve que acudir a algunos archivos, a las fuentes escritas, para aprender no sólo la faceta investigadora, sino también las funciones de los mismos. Y fueron experiencias que me llenaron mucho, sentía y siento que es a lo que quiero dedicarme. Conservar, transmitir, investigar… Y todo empezó a ser un terreno más firme a través de la Paleografía y Diplomática, con mi querida profesora Amparo Moreno Trujillo.

(Archivoz) ¿Nos puedes hacer un breve resumen de tu trayectoria?

(AV) Soy licenciado en Filología Hispánica y en Historia Medieval y Ciencias y Técnicas Historiográficas, ambas por la Universidad de Granada. Diploma de Estudios Avanzados de tercer Ciclo en el área de Ciencias y Técnicas Historiográficas, por la misma Universidad. Tuve una beca «Erasmus», en mi último año de la carrera de Historia, en la Università degli Studi di Cagliari (9 meses), profundizando las relaciones hispano-italianas, sobre todo aquellas con la Corona de Aragón, además de ampliar estudios en Arqueología, Arte e Historia. Tan buena experiencia fue, que luché por conseguir una beca de investigación del convenio bilateral España-Italia de los Ministerios de Asuntos Exteriores de ambos países y así volví a Cagliari para una investigación durante 8 meses. Fruto de esta segunda estancia fue mi investigación sobre «Las cartas reales de la Corona de Aragón en el tránsito de la Edad Media a la Edad Moderna en el Archivo de Estado de Cagliari». Luego, al volver a España, profundicé en los estudios de Archivística, con diversos cursos, de los que destaco el diploma de Especialista Universitario en Archivísica, que lleva a cabo la Fundación UNED con la Fundación Carlos de Amberes. Por último, quiero destacar que soy profesor-tutor del Centro UNED del Campo de Gibraltar, impartiendo diversas asignaturas a los largo de los últimos 15 años. Sobre todo me gusta dirigir los trabajos de Fin de Grado/Máster/Curso. En 2005 tuve la responsabilidad de organizar y abrir al público el Archivo Municipal de Algeciras, ya que no existía, y me dediqué a ello con un equipo. Ahora el Archivo Municipal de Algeciras es una realidad, de lo cual estoy muy orgulloso.

(Archivoz) Es interesante saber cómo se relaciona tu labor de director del archivo con tus otros trabajos como profesor de Historia del Arte y Sociología en la UNED, Jefe de Protocolo…

(AV) Como has visto, soy una persona muy curiosa y me puedo interesar por muy diversas cosas o materias. Antes de dedicarme al Archivo Municipal, fui jefe de protocolo de la Alcaldía. Y como tal, incluso llevé a cabo la ceremonia de inauguración del Archivo en 2005. En mi Centro UNED también suelo colaborar en la ceremonia de la apertura académica del curso. Y en mi faceta de archivero, cuando organizo una exposición, también me gusta ocuparme de estos temas. Colaboro con quien me pida ayuda en cuestión de organizar cualquier acto (secuencia, colocación de banderas oficiales, asiento de autoridades, saludas, etc.). También soy alférez reservista voluntario del Ejército del Aire, con destino en la Base Aérea de Cuatro Vientos, como oficial de protocolo y relaciones públicas. Destacando de esto, la activación que tuve de un mes en agosto de 2012, con motivo de la visita del Papa Benedicto XVI, que ya podéis imaginar que la viví intensamente en un lugar destacado pero discreto. Estoy abierto a nuevas experiencias o retos, siempre dentro de mis posibilidades y, por supuesto, de mi tiempo.

(Archivoz) Centrándonos en tu puesto como director, háblanos del Archivo Municipal de Algeciras.

(AV) Como ya dije, se inauguró en 2005, y empezamos organizando toda la documentación desde cero, crear el inventario, bases de datos, la organización administrativa, el préstamo interno, la sala de consulta al público, la difusión cultural, la formación, etc. Ahora, tras estos años, el Archivo Municipal es una dependencia más, que sirve al ciudadano, a otras instituciones y al propio Ayuntamiento. Además, hemos firmado convenios sobre distintos tipos de colaboración con otras instituciones. Por citar el último convenio firmado, en 2018, ha sido con el Colectivo Fotográfico UFCA, para un proyecto de creación de una Fototeca Municipal. Y como exposiciones, lás últimas han sido: «La fábrica de fideos y chocolate de Ottone» (historia de una industria local durante más de un siglo, junio-julio 2017), «Fútbol Especial» (historia del fútbol en Algeciras; agosto-septiembre 2017), «Niños Expósitos» (sobre la situación de los niños expósitos en el siglo XIX y primer tercio del siglo XX; noviembre-diciembre 2017), «Algeciras sobre ruedas» (noticias sobre el desarrollo del transporte por carretera, gasolineras y talleres; junio-julio 2018). Me gusta que el Archivo Municipal esté vivo y vaya mostrando diversos aspectos de sus fondos documentales y las exposiciones sean una manera más de relacionarnos con el público. Incluso hacemos partícipes a algunos ususarios, que colaboran en estas exposiciones.

(Archivoz) ¿Cómo crees que se encuentra la situación del Archivo Municipal de Algeciras en comparación con otros municipios?

(AV) En primer lugar, hay que señalar que somos un archivo municipal, distinto en sus circunstancias a archivos de otras instituciones, con otros medios y otra manera de acometer el trabajo.

Con respecto a la situación con otros archivos municipales de nuestro entorno, creo que todos estamos más o menos igual en cuanto a personal y organización. Yo veo a Algeciras en un término medio, en general, cuando asisto a las Jornadas Provinciales de Archivos e intercambio ideas y puntos de vista con mis colegas. Quizás el nuestro destaque un poco más, sea más dinámico, en cuanto a difusión cultural y en convenios. Hemos proyectado mucho nuestra labor hacia afuera porque había una necesidad en Algeciras por saber qué era un archivo y para qué sirve.

(Archivoz) ¿Crees que existe un interés por la custodia de los documentos de la provincia de Cádiz?

(AV) Yo creo que si, cada vez más en las últimas décadas. La prueba de ello la veo incluso en Algeciras, que tomó conciencia de que era una barbaridad que no tuviera un archivo y se apostó por abrirlo en las mejores condiciones que pudimos. Los archiveros siempre hemos tenido la misión de concienciar sobre la importancia de los archivos y creo que la ciudadanía cada vez va apreciando y valorando nuestra labor. Indudablemente, creo que nuestras autoridades deben de apoyarnos y prestarnos más atención, no sólo cuando celebramos el Día Internacional de los Archivos o cuando seamos noticia por algo, sino en el día a día, en algunos equipamientos, así como destinar una partida presupuestaria propia al archivo para las necesidades del mismo. En este sentido, creo que nuestros responsables deberían tomar más en serio lo que ya es una realidad, la administración electrónica, y hacer partícipe de la misma a los archiveros.

(Archivoz) ¿Cómo ve el Archivo de Algeciras dentro de 20 años?

(AV) Me gusta imaginarlo como un archivo que se va adaptando a las necesidades de la sociedad y a los retos que van surgiendo, como la mencionada adaptación a la administración electrónica. Espero que cada uno de sus aspectos sea tratado por expertos en la materia.

(Archivoz) ¿Cómo ve la difusión de la Archivística en esta provincia?

(AV) Creo que sin prisa pero sin pausa. Aparte de la labor que cada archivero hace en su archivo correspondiente, querría destacar el trabajo del Archivo Histórico Provincial de Cádiz, que con mayores medios y personal, organizan las Jornadas Provinciales de Archiveros, otros cursos más específicos, así como el asesoramiento y apoyo a nuestras demandas en todo aquello que pueden. También veo con agrado iniciativas como las escuelas-taller para formar a auxiliares de archivos, como la impulsada por Diputación de Cádiz en el Ayuntamiento de Los Barrios, donde un grupo de gente joven y trabajadora, se concienciaron con esta profesión, a la vez que organizaron con sus monitores el Archivo Municipal de Los Barrios, realizando un extraordinario trabajo de puesta a punto y reapertura del mismo.

El público debe saber que los archivos no son «almacenes de papeles viejos», sino unos centros de trabajo que prestan importantes servicios, empezando por el acceso y el derecho a la información en los términos que permite la Ley, organización de la documentación, conservación, difusión, etc. Se trata de la memoria de un pueblo y la custodia de un patrimonio cultural. Son ya no sólo ciudadanos, sino incluso colectivos los que están apreciando cada día más nuestra labor. En este sentido, tengo que decir que el Centro de Educación de Adultos «Juan Ramón Jiménez» de Algeciras, nos ayuda y colabora en esta labor y muchos de sus alumnos aprenden sobre el uso y disfrute responsable de nuestros servicios. Creo que la suma de todos y cada uno de nosotros y de nuestras instituciones harán que los resultados sean mejores.

«El verdadero sello de calidad de un archivo se adquiere con la generación de valor público»: Entrevista a Julio Cerdá, Jefe de Gestión de Inf. y Transformación Digital, Ayto. Arganda del Rey

Julio Cerdá es Jefe de Gestión de Información y Transformación Digital en el Ayuntamiento de Arganda del Rey. Compagina su actividad profesional con la docente como profesor asociado en el departamento de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad Carlos III de Madrid. Cerdá es, además, miembro de los grupos de trabajo de la Comisión de la Sociedad de la Información y Tecnologías, de la Federación Española de Municipios y Provincias y del grupo de trabajo Documentos, Expedientes y Archivo Electrónico, del Comité Sectorial AE Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

Desde Archivoz tomamos contacto con él para hablar de distintos temas en torno a los archivos, la gestión documental, la transparencia y la administración electrónica.

(Archivoz) Hola, Julio. Lo primero es agradecerte que hayas accedido a esta entrevista. Como experto en gestión documental y archivos, tu punto de vista resulta de gran interés para la temática de Archivoz y seguro que será muy enriquecedor para nuestros lectores. Si te parece, comenzamos hablando del archivo, una institución que se enfrenta a grandes desafíos y -según algunas voces- parece envuelto en cierto aire crepuscular. Tú mismo has dicho en alguna ocasión que estamos ante el «ocaso del archivo», ¿En qué sentido va esa afirmación?

(Julio Cerdá) Los archivos, tal como los conocemos, no tienen continuidad. La transformación de los conceptos, métodos y técnicas en el entorno electrónico hace del todo inviable su convivencia con el mundo papel. No se trata simplemente de una forma distinta de gestionar y no se reduce, como en ocasiones se menciona, a un cambio de soporte. En el entorno electrónico nos encontramos con la aparición de nuevos problemas para cuya solución no es siempre válida la óptica de situaciones anteriores, no existe muchas veces un lenguaje o significado común, y obliga a redefinir las estrategias y los métodos de análisis para afrontarlos con éxito.

(Archivoz) A menudo te hemos oído decir que el archivo es un «no lugar» porque la tecnología, los formatos, las comunicaciones, etc. lo han despojado de un entorno físico. ¿Cómo se ha de adaptar el archivero a esa realidad?

(JC) Los cambios son tan profundos que no podemos pensar en el futuro trabajando como en el pasado, ni tampoco es suficiente con el aprendizaje que hemos ido atesorando. Claro que es válida esa experiencia previa en el entorno papel, pero es necesario someterla a revisión, hay que decodificarla. No reconocerlo implica un serio problema de percepción del universo tan distinto en el que nos encontramos. Y no lo olvidemos: el precio de vivir en esta etapa de transición es la inseguridad, máxime teniendo en cuenta que ya no es tan necesaria la mediación del archivo para acceder a los documentos. Estamos viviendo una etapa de apagón progresivo de los servicios de archivo convencionales y un inexorable desplazamiento del archivo a zonas periféricas del organigrama. La única salida es la flexibilidad y la capacidad de adaptación a los proyectos de transformación digital, seguir creando valor desde la gestión eficaz de información y aportando soluciones en los numerosos frentes de trabajo que abre la gestión electrónica de documentos, mucho más compleja y exigente que la gestión convencional de archivos y documentos en papel.

(Archivoz) ¿Qué función tienen las redes sociales en el archivo del siglo XXI?

(JC) Las redes sociales son un excelente canal para transmitir información, abrir el archivo y, sobre todo, facilitar la interacción en tiempo real, sin costes ni dependencias y al alcance de todos. Algo absolutamente impensable hace un par de décadas. Ahora bien, debe ser un medio de difusión complementario a los sistemas de acceso online a los fondos documentales, con información normalizada, estructurada y un buen sistema de búsqueda y recuperación. En resumen, poner el archivo en las redes no tiene nada que ver con tener el archivo en internet.

(Archivoz) ¿Cómo pueden combatir los archivos la corrupción política y económica? Y, en el otro sentido, ¿qué daño puede ocasionar un archivo en malas manos? (“ningún archivo es inocente”…)

(JC) El verdadero sello de calidad de un archivo se adquiere con la generación de valor público. En momentos de corrupción, los sistemas de gestión documental y los archivos gestionados eficazmente, con profesionalidad, se convierten en un activo esencial para fortalecer la democracia. Cuando sucede al contrario, cuando se consiente el silencio de los archivos, se abre el camino para la desidia y el descontrol. Y, efectivamente, no hay que caer siempre en el recurso fácil de buscar responsabilidades sólo en la clase política, es muy necesario ejercer también la autocrítica.

(Archivoz) Se ha repetido como un mantra que sin archivos no es posible la transparencia. No en vano, muchas administraciones apuestan por los archivos para centralizar sus acciones de transparencia y acceso a la información pública. En las VII Jornadas de Archiveros sin Fronteras en 2013 decías que la administración aún no estaba preparada para ofrecer una transparencia real. En ese momento se acaba de promulgar la ley de transparencia. Hoy en día, en el año 2018, ¿crees está consolidada la transparencia en España? ¿Qué balance haces del trabajo de la administración en esta materia?

(JC) Las estrategias de gobierno abierto han creado un nuevo ecosistema que está comenzando a cambiar por completo las formas de trabajar en las administraciones y donde los archivos no pueden permanecer ajenos. Se han lanzado muchos proyectos, hasta el punto de que casi no hay administración que no tenga su portal de transparencia. Si ese era el único objetivo, muy poco hemos avanzado. La transparencia real debe ser una transparencia automatizada, donde frente a datos elaborados y preparados, se imponga la ecología del dato, con información verificada y de calidad que proceda directamente de las aplicaciones de gestión, sin posibilidad de alteración, sin intermediarios, reelaboraciones ni aditivos y donde llegue a ser posible la consulta en tiempo real. Una administración electrónica e interconectada es inevitablemente transparente. Y al contrario: una administración que no tiene plenamente desarrollada la gestión electrónica no puede ser realmente transparente y, en todo caso, se tratará de una transparencia que podría ser cuestionable.

(Archivoz) ¿Qué grado de fiabilidad tienen los índices de transparencia? ¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de interpretarlos?

(JC) El principio de que todo lo que no se puede medir no se puede mejorar es indiscutible. Hay que medir y para ello tienen que existir indicadores de esa gestión, hasta ahí no hay debate posible. Las certezas comienzan a desaparecer cuando hay que decidir “lo que se mide” (por qué se eligen estos indicadores y no otros), “quien lo mide” (hay un amplio margen para la interpretación entre el sí/no cumple), e, incluso, “cuándo se mide” (los rankings son la foto fija de un momento determinado). Mientras todas esas cuestiones técnicas no tengan el consenso suficiente y un carácter de oficialidad el recorrido de esos indicadores es limitado. En esta línea se ha lanzado, aún con un limitado nivel de utilización, la metodología de evaluación y seguimiento de la transparencia (MESTA), propuesta por el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno y la Agencia de Evaluación y Calidad.

(Archivoz) En ocasiones los portales de transparencia ofrecen tal cantidad de datos e información que acaban por confundir al usuario. Es un reflejo del exceso de información a que estamos sometidos hoy en día. ¿Qué soluciones puede ofrecer el profesional de la información al respecto?

(JC) Cantidad sin calidad y cantidad sin sistemas avanzados de búsqueda y recuperación son combinaciones que pueden convertir la información en infoxicación. Siempre hay más información disponible de la que se puede digerir y forma parte de cualquier estrategia de publicación la previa depuración, normalización, selección y metadatado. Publicar no es simplemente hacerlo público. Cuando se hace sin criterio produce el efecto contrario al deseado: confundir más que informar y, lo más peligroso, se resta credibilidad a la propia organización. Por eso, el elemento clave es, una vez más, la profesionalidad, conocer las estrategias, aplicar las técnicas adecuadas. No es siempre cuestión de herramientas. La mejor fábrica de software siempre está en las personas.

(Archivoz) En materia de transparencia, ¿en qué casos el derecho a acceder a la información pública choca con el derecho a la privacidad?

(JC) Son dos derechos que hay que conciliar y que se pueden conciliar. Sin embargo, en más de una ocasión se puede llegar a hacer un uso abusivo. Un ejemplo de ello es el derecho al olvido, que nadie niega, pero que se suele interpretar erróneamente. Una sentencia reciente del Tribunal Europeo de Derechos Humanos ha corregido al Tribunal Constitucional, que había tratado por igual, ordenando el borrado de datos privados, a los buscadores de las hemerotecas digitales que a los de Google. Ningún profesional de la documentación dábamos crédito y así se ha entendido por los tribunales europeos.

(Archivoz) ¿Qué dirección crees que han de tomar las políticas de transparencia en el futuro?

(JC) La mejor noticia será que desaparezcan los portales de transparencia, por innecesarios. No será necesario publicar ni solicitar nada, porque cualquier demanda de información pública relevante será por naturaleza accesible desde un buscador. No habrá nada que buscar porque no existirá información pública que no se sepa. Para llegar a ello no hay atajos, la única estrategia de éxito es gestión documental de calidad y profesionales cualificados para ponerla en marcha.

(Archivoz) Al menos en España, el archivo electrónico único parece una utopía. Muchas veces pensamos en lo fácil que sería centralizar toda la información ciudadana… ¿Qué factores están impidiendo ese desarrollo y cuál crees que es el mínimo que se podría alcanzar en el corto-medio plazo?

(JC) El 2 de octubre de 2018 es la fecha límite que establece la Ley 39 /2015 para que todas las administraciones públicas dispongan de un archivo electrónico único. Todo parece apuntar a que la gran mayoría de las organizaciones van a incumplir con esta obligación legal. Por muy diferentes motivos, más organizativos que tecnológicos, tendrán que pasar aún varios años para que de modo paulatino podamos ir viendo cómo la realidad de la administración electrónica se va a trasladando también a la gestión de los archivos.

El adjetivo de “único” ha generado diversas interpretaciones, como que debe existir un solo archivo físico o que todos los archivos de la organización deben estar agrupados. Es otro el objetivo del legislador, y está fundamentado en el eje sobre el que sustenta todo el texto legal: la interoperabilidad. Aunque en este caso habría que hablar además de su versión interna: la intraoperabilidad. No pueden existir repositorios electrónicos al margen del sistema, incomunicados tecnológica o semánticamente.

La idea es acabar con una realidad muy común en las administraciones públicas, con esa torre de babel de soluciones de gestión que no están integradas o conectadas con el gestor corporativo, originando duplicidad de datos, información desactualizada y que van a generar datos y documentos electrónicos con inevitables problemas de acceso en el medio y largo plazo. Todos esos procedimientos administrativos finalizados deben estar conservados en un único sistema de gestión de archivos, y no en repositorios propios. Y también deben estar disponibles desde un único punto de acceso, el archivo electrónico único de la organización, el cual, debe ejercer, en cierto modo, de puente de comunicación entre las distintas aplicaciones integradas en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE)

(Archivoz) En cuanto a la preservación de la información y a las estrategias de continuidad digital, al ciudadano le llegan noticias de prensa hablando de archivos digitales en el Ártico, soportes físicos que fijan la información digital y otras tendencias que parecen sacadas de una película de ciencia ficción. ¿Realmente, cuáles son las líneas en las que se está trabajando actualmente para asegurar que la información del presente esté disponible en el futuro?

(JC) Nos encontramos en un escenario que está evolucionando de un sistema docucéntrico a otro crecientemente datacéntrico. Un buen signo de madurez es que sean los datos, más que los documentos, la materia prima esencial de las plataformas de administración electrónica. Y cuando comenzamos a trabajar fundamentalmente sobre datos comenzamos también a mejorar exponencialmente las estrategias de continuidad digital, la plena disponibilidad de los documentos, la interoperabilidad temporal, garantizar el acceso a la información a lo largo del tiempo.

Es necesario comenzar a dejar en un segundo plano los formatos de almacenamiento como PDF y que paulatinamente ganen protagonismo los modelos de representación y descripción de datos en XML. Cuando se consiguen trasladar los actos administrativos a datos estructurados y etiquetados se facilita su reutilización. No se limitan a ser únicamente el testimonio de una actuación administrativa, también pueden pasar a ser útiles para fundamentar la toma de decisiones, como elemento de control o ser una información relevante en las políticas de transparencia.

(Archivoz) Descendiendo al terreno de la administración ¿Qué medidas se pueden tomar en los ayuntamientos y otras administraciones para que los empleados públicos se adapten de la mejor forma posible a la administración digital?

(JC) Comienza a quedar en un segundo plano una visión del archivo centrada exclusivamente en “competencias”, con un enfoque de servicio vertical. Ahora prima la transversalidad y la gestión por proyectos en aquellos ámbitos de la gestión documental donde sea necesario dar respuesta. El nuevo ecosistema obliga a que sean siempre proyectos colaborativos, con equipos muy heterogéneos que van a intervenir en entornos complejos y muy variables, sujetos a la dependencia tecnológica, y con un objetivo esencial: garantizar la normalización, interoperabilidad y reutilización de datos y metadatos.

(Archivoz) Julio, muchas gracias por tus reflexiones. Queda patente que los archivos pasan por un momento de desafíos, una etapa en la que deben adaptarse a nuevas misiones y redefinir sus métodos de trabajo. Ha sido un placer contar contigo en Archivoz y esperamos volver a hablar contigo próximamente.

(JC) Daros las gracias, y sobre todo animar a las nuevas generaciones a que tomen con fuerza el testigo de la innovación. De ellas va a depender que sepamos aprovechar estos increíbles momentos para la profesión, y está en su mano hacerlo. Eso sí, mucha paciencia, los nuevos entornos de trabajo son muy inestables, es también necesario “aprender a no saber”, a reconocer que la incertidumbre, la dependencia de otros o los riesgos son del mismo volumen que los innegables beneficios inherentes a la revolución digital.

Hay vida más allá del documento electrónico administrativo

Introducción

Han pasado ya más de 10 años de la aprobación de la Ley 11/2007 que fue el detonante del impulso a la administración electrónica en nuestro país. Dicho texto introdujo la definición del documento electrónico y fue base para el posterior desarrollo de las Normas Técnicas de Interoperabilidad; la ley 39/2015 que consagra la obligatoriedad del expediente y documento electrónico vino a reforzar a reforzar la imparable evolución de los documentos hacia el soporte digital.

Han sido años muy interesantes en los que muchos profesionales de la archivística y la gestión documental han tenido la ocasión de participar activamente en el diseño y definición de los modelos de administración electrónica de sus instituciones y en los que se ha avanzado significativamente en la concienciación de la necesidad de aplicar políticas de gestión documental y archivo acordes con la mejores prácticas nacionales e internacionales.

La evolución en esta década se ha centrado sobre todo en la aplicación de los procesos documentales a la gestión activa de los documentos y expedientes electrónicos, vinculados éstos a los trámites y procedimientos administrativos originadores de dicha documentación. Sigue siendo una asignatura pendiente para la mayoría de las instituciones la conformación del archivo electrónico que se menciona de manera muy imprecisa en la ley 39/2015.

Sin negar los avances positivos en relación con los documentos y expedientes administrativos, observamos escasas iniciativas que aborden la gestión y preservación de otros tipos de documentos/información digital producida por las administraciones públicas con un indudable valor patrimonial y archivístico y que reside principalmente en las aplicaciones transaccionales de datos

Documentos y datos: vidas separadas

Si nos preguntamos el porqué de esa distanciación entre la gestión de documentos y el mundo de los datos podemos encontrar diversas razones:

En primer lugar, la propia acepción del término documento sigue “grabado” en el subconsciente colectivo como un objeto autocontenido en sí mismo y con una fuerte asociación al mundo papel. Por más que tratemos de introducir la definición ISO que traduce el concepto “record” anglosajón,  casi nadie -salvo el colectivo profesional- es capaz de asociar la palabra documento a cualquier tipo de “información creada, recibida y conservada como evidencia y como activo por una organización o individuo, en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales” (ISO 30300).

Desde el punto de vista normativo, las definiciones adoptadas por la ley 17/2011 y la NTI de documento electrónico han contribuido aún más a que se asocie el concepto de documento electrónico a un fichero o conjunto de ficheros autocontenidos. De ahí que la mayor parte de las políticas de gestión documental desarrolladas hasta el momento limitan el ámbito de aplicación de los procesos documentales y de archivo a los documentos y expedientes administrativos, quedando fuera toda referencia a al mundo de los datos.

La dificultad para trasladar a nuestro entorno el concepto de documento en su sentido más amplio, hace muy difícil explicar que el ámbito de la archivística y gestión documental también comprende la información que se produce en bases de datos u otras tecnologías emergentes. Tampoco el uso del término registro como traducción literal de un “record” nos ayuda con los profesionales informáticos, pues un registro documental -como conjunto de información que evidencia una acción o decisión-  puede estar integrado por uno o n registros informáticos -filas de datos de una base de datos.

En el contexto organizativo, la posición tradicional de los archivos como receptores de la documentación en fase inactiva también ha facilitado su distanciamiento del mundo de los datos. Así, muchas series documentales se han ido desmaterializando en forma de datos, que se actualizan de forma dinámica y pueden mantenerse almacenados en línea durante años por lo que están en una situación de “actividad permanente”. Ello ha contribuido a que la responsabilidad sobre el ciclo de vida de los datos no se vea como competencia del archivo y quede en las áreas TIC de las administraciones.

Por último, el nivel de conocimiento y actualización tecnológica necesario para involucrase en el mundo de los datos, ha inhibido a muchos profesionales de los archivos de intervenir en este terreno que implica abrir un frente de actuación adicional al del documento y expediente electrónico.

Un futuro orientado a los datos

La evolución actual de la tecnología y de los procesos de transformación digital de las organizaciones, está presidida por una fuerte orientación a datos. El “data driven” se presenta como tendencia capaz de mejorar la eficiencia de los procesos frente al “document driven” o formas de trabajo orientadas a generar documentos.  Este proceso se dirige hacia la reducción en la producción de documentos “textuales” en su sentido más tradicional.  Esto es un aviso a navegantes para la profesión: si circunscribimos la gestión documental a los documentos como objetos/ficheros electrónicos, nuestros archivos electrónicos estarán gestionando una muy pequeña proporción -y cada vez menor- de la información de valor que se produce.

La conversión de los documentos en datos no es nueva, pues comenzó con los primeros procesos de automatización de las administraciones públicas hace ya más de 30 años. Hemos ido asistiendo a la progresiva desmaterialización de importantes series documentales tradicionalmente custodiadas en los archivos y su conversión en datos residentes en grandes bases de datos: catastralo, padrones municipales, estadísticas, registros climatológicos, información medioambiental, cartografía, estadística, libros de contabilidad, registros mercantiles… etc.

Hoy en día se apunta un nuevo cambio de ciclo que afectará también a las e-administraciones. La tendencia a que todo se convierta en datos, va acompañada de una innovación tecnológica constante. Se plantean nuevos retos para la gestión y el gobierno de los documentos /registros y su preservación digital:  la información será más descentralizada (véase Distributed Ledger Technologies o Blockchain), ubicua (Cloud computing) compartida (redes sociales, espacios de colaboración, procesos compartidos entre distintas aplicaciones…) con interrelaciones y formas de representación más complejas (BIM, realidad aumentada, realidad virtual) y con un crecimiento masivo de los datos (Data Analitycs, Big Data, IoT Internet de las cosas…).

Es el momento de actuar

Debemos tomar ejemplo de países, como Estonia, que ya han adoptado estrategias orientadas al gobierno de la información digital de los records en su conjunto. También seguir de cerca los avances en materia de preservación digital bajo esta orientación a datos (i.e The UK National Archives).

Debemos incidir en lo que la disciplina del “records management” aporta al gobierno de la información desde el momento en que esta se produce y ser capaces de impulsar y colaborar con equipos multidisciplinares en la exploración de nuevas alternativas para hacer frente a los retos que plantea la proliferación de los datos digitales.

Si los profesionales y las instituciones responsables de administración electrónica y del patrimonio documental no iniciamos ya un camino que vaya más allá de la gestión del documento y el expediente electrónico administrativo, corremos el riesgo de que una gran masa de información quede situada en un “limbo” que dificulte o impida su adecuada gestión y preservación para el futuro.