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«El verdadero sello de calidad de un archivo se adquiere con la generación de valor público»: Entrevista a Julio Cerdá, Jefe de Gestión de Inf. y Transformación Digital, Ayto. Arganda del Rey

Julio Cerdá es Jefe de Gestión de Información y Transformación Digital en el Ayuntamiento de Arganda del Rey. Compagina su actividad profesional con la docente como profesor asociado en el departamento de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad Carlos III de Madrid. Cerdá es, además, miembro de los grupos de trabajo de la Comisión de la Sociedad de la Información y Tecnologías, de la Federación Española de Municipios y Provincias y del grupo de trabajo Documentos, Expedientes y Archivo Electrónico, del Comité Sectorial AE Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

Desde Archivoz tomamos contacto con él para hablar de distintos temas en torno a los archivos, la gestión documental, la transparencia y la administración electrónica.

(Archivoz) Hola, Julio. Lo primero es agradecerte que hayas accedido a esta entrevista. Como experto en gestión documental y archivos, tu punto de vista resulta de gran interés para la temática de Archivoz y seguro que será muy enriquecedor para nuestros lectores. Si te parece, comenzamos hablando del archivo, una institución que se enfrenta a grandes desafíos y -según algunas voces- parece envuelto en cierto aire crepuscular. Tú mismo has dicho en alguna ocasión que estamos ante el «ocaso del archivo», ¿En qué sentido va esa afirmación?

(Julio Cerdá) Los archivos, tal como los conocemos, no tienen continuidad. La transformación de los conceptos, métodos y técnicas en el entorno electrónico hace del todo inviable su convivencia con el mundo papel. No se trata simplemente de una forma distinta de gestionar y no se reduce, como en ocasiones se menciona, a un cambio de soporte. En el entorno electrónico nos encontramos con la aparición de nuevos problemas para cuya solución no es siempre válida la óptica de situaciones anteriores, no existe muchas veces un lenguaje o significado común, y obliga a redefinir las estrategias y los métodos de análisis para afrontarlos con éxito.

(Archivoz) A menudo te hemos oído decir que el archivo es un «no lugar» porque la tecnología, los formatos, las comunicaciones, etc. lo han despojado de un entorno físico. ¿Cómo se ha de adaptar el archivero a esa realidad?

(JC) Los cambios son tan profundos que no podemos pensar en el futuro trabajando como en el pasado, ni tampoco es suficiente con el aprendizaje que hemos ido atesorando. Claro que es válida esa experiencia previa en el entorno papel, pero es necesario someterla a revisión, hay que decodificarla. No reconocerlo implica un serio problema de percepción del universo tan distinto en el que nos encontramos. Y no lo olvidemos: el precio de vivir en esta etapa de transición es la inseguridad, máxime teniendo en cuenta que ya no es tan necesaria la mediación del archivo para acceder a los documentos. Estamos viviendo una etapa de apagón progresivo de los servicios de archivo convencionales y un inexorable desplazamiento del archivo a zonas periféricas del organigrama. La única salida es la flexibilidad y la capacidad de adaptación a los proyectos de transformación digital, seguir creando valor desde la gestión eficaz de información y aportando soluciones en los numerosos frentes de trabajo que abre la gestión electrónica de documentos, mucho más compleja y exigente que la gestión convencional de archivos y documentos en papel.

(Archivoz) ¿Qué función tienen las redes sociales en el archivo del siglo XXI?

(JC) Las redes sociales son un excelente canal para transmitir información, abrir el archivo y, sobre todo, facilitar la interacción en tiempo real, sin costes ni dependencias y al alcance de todos. Algo absolutamente impensable hace un par de décadas. Ahora bien, debe ser un medio de difusión complementario a los sistemas de acceso online a los fondos documentales, con información normalizada, estructurada y un buen sistema de búsqueda y recuperación. En resumen, poner el archivo en las redes no tiene nada que ver con tener el archivo en internet.

(Archivoz) ¿Cómo pueden combatir los archivos la corrupción política y económica? Y, en el otro sentido, ¿qué daño puede ocasionar un archivo en malas manos? (“ningún archivo es inocente”…)

(JC) El verdadero sello de calidad de un archivo se adquiere con la generación de valor público. En momentos de corrupción, los sistemas de gestión documental y los archivos gestionados eficazmente, con profesionalidad, se convierten en un activo esencial para fortalecer la democracia. Cuando sucede al contrario, cuando se consiente el silencio de los archivos, se abre el camino para la desidia y el descontrol. Y, efectivamente, no hay que caer siempre en el recurso fácil de buscar responsabilidades sólo en la clase política, es muy necesario ejercer también la autocrítica.

(Archivoz) Se ha repetido como un mantra que sin archivos no es posible la transparencia. No en vano, muchas administraciones apuestan por los archivos para centralizar sus acciones de transparencia y acceso a la información pública. En las VII Jornadas de Archiveros sin Fronteras en 2013 decías que la administración aún no estaba preparada para ofrecer una transparencia real. En ese momento se acaba de promulgar la ley de transparencia. Hoy en día, en el año 2018, ¿crees está consolidada la transparencia en España? ¿Qué balance haces del trabajo de la administración en esta materia?

(JC) Las estrategias de gobierno abierto han creado un nuevo ecosistema que está comenzando a cambiar por completo las formas de trabajar en las administraciones y donde los archivos no pueden permanecer ajenos. Se han lanzado muchos proyectos, hasta el punto de que casi no hay administración que no tenga su portal de transparencia. Si ese era el único objetivo, muy poco hemos avanzado. La transparencia real debe ser una transparencia automatizada, donde frente a datos elaborados y preparados, se imponga la ecología del dato, con información verificada y de calidad que proceda directamente de las aplicaciones de gestión, sin posibilidad de alteración, sin intermediarios, reelaboraciones ni aditivos y donde llegue a ser posible la consulta en tiempo real. Una administración electrónica e interconectada es inevitablemente transparente. Y al contrario: una administración que no tiene plenamente desarrollada la gestión electrónica no puede ser realmente transparente y, en todo caso, se tratará de una transparencia que podría ser cuestionable.

(Archivoz) ¿Qué grado de fiabilidad tienen los índices de transparencia? ¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de interpretarlos?

(JC) El principio de que todo lo que no se puede medir no se puede mejorar es indiscutible. Hay que medir y para ello tienen que existir indicadores de esa gestión, hasta ahí no hay debate posible. Las certezas comienzan a desaparecer cuando hay que decidir “lo que se mide” (por qué se eligen estos indicadores y no otros), “quien lo mide” (hay un amplio margen para la interpretación entre el sí/no cumple), e, incluso, “cuándo se mide” (los rankings son la foto fija de un momento determinado). Mientras todas esas cuestiones técnicas no tengan el consenso suficiente y un carácter de oficialidad el recorrido de esos indicadores es limitado. En esta línea se ha lanzado, aún con un limitado nivel de utilización, la metodología de evaluación y seguimiento de la transparencia (MESTA), propuesta por el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno y la Agencia de Evaluación y Calidad.

(Archivoz) En ocasiones los portales de transparencia ofrecen tal cantidad de datos e información que acaban por confundir al usuario. Es un reflejo del exceso de información a que estamos sometidos hoy en día. ¿Qué soluciones puede ofrecer el profesional de la información al respecto?

(JC) Cantidad sin calidad y cantidad sin sistemas avanzados de búsqueda y recuperación son combinaciones que pueden convertir la información en infoxicación. Siempre hay más información disponible de la que se puede digerir y forma parte de cualquier estrategia de publicación la previa depuración, normalización, selección y metadatado. Publicar no es simplemente hacerlo público. Cuando se hace sin criterio produce el efecto contrario al deseado: confundir más que informar y, lo más peligroso, se resta credibilidad a la propia organización. Por eso, el elemento clave es, una vez más, la profesionalidad, conocer las estrategias, aplicar las técnicas adecuadas. No es siempre cuestión de herramientas. La mejor fábrica de software siempre está en las personas.

(Archivoz) En materia de transparencia, ¿en qué casos el derecho a acceder a la información pública choca con el derecho a la privacidad?

(JC) Son dos derechos que hay que conciliar y que se pueden conciliar. Sin embargo, en más de una ocasión se puede llegar a hacer un uso abusivo. Un ejemplo de ello es el derecho al olvido, que nadie niega, pero que se suele interpretar erróneamente. Una sentencia reciente del Tribunal Europeo de Derechos Humanos ha corregido al Tribunal Constitucional, que había tratado por igual, ordenando el borrado de datos privados, a los buscadores de las hemerotecas digitales que a los de Google. Ningún profesional de la documentación dábamos crédito y así se ha entendido por los tribunales europeos.

(Archivoz) ¿Qué dirección crees que han de tomar las políticas de transparencia en el futuro?

(JC) La mejor noticia será que desaparezcan los portales de transparencia, por innecesarios. No será necesario publicar ni solicitar nada, porque cualquier demanda de información pública relevante será por naturaleza accesible desde un buscador. No habrá nada que buscar porque no existirá información pública que no se sepa. Para llegar a ello no hay atajos, la única estrategia de éxito es gestión documental de calidad y profesionales cualificados para ponerla en marcha.

(Archivoz) Al menos en España, el archivo electrónico único parece una utopía. Muchas veces pensamos en lo fácil que sería centralizar toda la información ciudadana… ¿Qué factores están impidiendo ese desarrollo y cuál crees que es el mínimo que se podría alcanzar en el corto-medio plazo?

(JC) El 2 de octubre de 2018 es la fecha límite que establece la Ley 39 /2015 para que todas las administraciones públicas dispongan de un archivo electrónico único. Todo parece apuntar a que la gran mayoría de las organizaciones van a incumplir con esta obligación legal. Por muy diferentes motivos, más organizativos que tecnológicos, tendrán que pasar aún varios años para que de modo paulatino podamos ir viendo cómo la realidad de la administración electrónica se va a trasladando también a la gestión de los archivos.

El adjetivo de “único” ha generado diversas interpretaciones, como que debe existir un solo archivo físico o que todos los archivos de la organización deben estar agrupados. Es otro el objetivo del legislador, y está fundamentado en el eje sobre el que sustenta todo el texto legal: la interoperabilidad. Aunque en este caso habría que hablar además de su versión interna: la intraoperabilidad. No pueden existir repositorios electrónicos al margen del sistema, incomunicados tecnológica o semánticamente.

La idea es acabar con una realidad muy común en las administraciones públicas, con esa torre de babel de soluciones de gestión que no están integradas o conectadas con el gestor corporativo, originando duplicidad de datos, información desactualizada y que van a generar datos y documentos electrónicos con inevitables problemas de acceso en el medio y largo plazo. Todos esos procedimientos administrativos finalizados deben estar conservados en un único sistema de gestión de archivos, y no en repositorios propios. Y también deben estar disponibles desde un único punto de acceso, el archivo electrónico único de la organización, el cual, debe ejercer, en cierto modo, de puente de comunicación entre las distintas aplicaciones integradas en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE)

(Archivoz) En cuanto a la preservación de la información y a las estrategias de continuidad digital, al ciudadano le llegan noticias de prensa hablando de archivos digitales en el Ártico, soportes físicos que fijan la información digital y otras tendencias que parecen sacadas de una película de ciencia ficción. ¿Realmente, cuáles son las líneas en las que se está trabajando actualmente para asegurar que la información del presente esté disponible en el futuro?

(JC) Nos encontramos en un escenario que está evolucionando de un sistema docucéntrico a otro crecientemente datacéntrico. Un buen signo de madurez es que sean los datos, más que los documentos, la materia prima esencial de las plataformas de administración electrónica. Y cuando comenzamos a trabajar fundamentalmente sobre datos comenzamos también a mejorar exponencialmente las estrategias de continuidad digital, la plena disponibilidad de los documentos, la interoperabilidad temporal, garantizar el acceso a la información a lo largo del tiempo.

Es necesario comenzar a dejar en un segundo plano los formatos de almacenamiento como PDF y que paulatinamente ganen protagonismo los modelos de representación y descripción de datos en XML. Cuando se consiguen trasladar los actos administrativos a datos estructurados y etiquetados se facilita su reutilización. No se limitan a ser únicamente el testimonio de una actuación administrativa, también pueden pasar a ser útiles para fundamentar la toma de decisiones, como elemento de control o ser una información relevante en las políticas de transparencia.

(Archivoz) Descendiendo al terreno de la administración ¿Qué medidas se pueden tomar en los ayuntamientos y otras administraciones para que los empleados públicos se adapten de la mejor forma posible a la administración digital?

(JC) Comienza a quedar en un segundo plano una visión del archivo centrada exclusivamente en “competencias”, con un enfoque de servicio vertical. Ahora prima la transversalidad y la gestión por proyectos en aquellos ámbitos de la gestión documental donde sea necesario dar respuesta. El nuevo ecosistema obliga a que sean siempre proyectos colaborativos, con equipos muy heterogéneos que van a intervenir en entornos complejos y muy variables, sujetos a la dependencia tecnológica, y con un objetivo esencial: garantizar la normalización, interoperabilidad y reutilización de datos y metadatos.

(Archivoz) Julio, muchas gracias por tus reflexiones. Queda patente que los archivos pasan por un momento de desafíos, una etapa en la que deben adaptarse a nuevas misiones y redefinir sus métodos de trabajo. Ha sido un placer contar contigo en Archivoz y esperamos volver a hablar contigo próximamente.

(JC) Daros las gracias, y sobre todo animar a las nuevas generaciones a que tomen con fuerza el testigo de la innovación. De ellas va a depender que sepamos aprovechar estos increíbles momentos para la profesión, y está en su mano hacerlo. Eso sí, mucha paciencia, los nuevos entornos de trabajo son muy inestables, es también necesario “aprender a no saber”, a reconocer que la incertidumbre, la dependencia de otros o los riesgos son del mismo volumen que los innegables beneficios inherentes a la revolución digital.

«La custodia de los documentos de archivo digitales debe ser responsabilidad del Archivo y no del dep. de informática»: Entrevista a Daniel Flores, Investigador de Productividad de la agencia brasileña CNPq

Hoy contamos con una entrevista muy interesante. Vamos a Hablar con Daniel Flores, que es Investigador de Productividad de la agencia brasileña CNPq – Consejo Nacional de Desarrollo Científico y Tecnológico, Doctor en Documentación por la Universidad de Salamanca – USal, España; Estágio de Postdoctorado por la Fundación Carolina, en Documentos Digitales: Gestión y Preservación Digital, Salamanca, España. Maestría en Ingeniería de la Producción por la Universidad Federal de Santa Maria – UFSM; Especialista en Organización de Archivos por la Universidad de São Paulo – USP; Bacharel en Archivología, Archivista por la UFSM. Líder de los Grupos de Investigación registrados en CNPq: Gestión Electrónica de Documentos Archivísticos – Ged/A y del Grupo Patrimonio Documental Archivístico. Docente Asociado del  Departamento de Documentación de la UFSM; Impartiendo Asignaturas Archivísticas: Diplomática, Preservación Digital, Gestión Electrónica de Documentos, Bases de la Gestión Electrónica, Diplomática Contemporánea, Repositorios Archivísticos Digitales, Reprografía, Ética y Legislación Archivística, Tecnología de la Información, Digitalización de Documentos, Tópicos Avanzados de Bases de Datos para la Archivología; Docente Permanente de la Maestría Profesional en Patrimonio Cultural/PPGPPC-UFSM; Docente Colaborador de la Maestría Profesional en Gestión de Documentos y Archivos – PPGARQ – UNIRIO; Consultor de la Agencia de Financiación de Investigación Capes; Miembro presencial de la Cámara Técnica de Documentos Electrónicos – CTDE de CONARQ – Consejo Nacional de Archivos/Archivo Nacional de Brasil. Fue Presidente fundador de la Asociación de Archivistas del Estado de Rio Grande do Sul – AARS. Actúa en el área de la Ciencia de la Información, con énfasis en Archivología, Sistemas Digitales en Bibliotecas y Museos y Desarrollo de Sistemas y Especificación de Requisitos en Sistemas Informáticos, quien nos va a contar algunas cosas sobre documentos electrónicos, Cadena de Custodia, preservación digital y descripción archivística.

(Archivoz) Daniel, cuéntanos un poco sobre tu experiencia en el campo profesional y académico.

(Daniel Flores) Bueno, mi experiencia se inició en el campo profesional, trabajando en el área de informática o TI – Tecnologías de la Información (o mismo TIC – Tecnologías de Información y Comunicación), con desarrollo de sistemas informáticos. Tuve un primer contacto cuando tuve que desarrollar sistemas de información que empezaban a trabajar con documentos archivísticos, de inmediato supe que algo faltaba de referenciales o de requisitos funcionales. Fue en este momento que sentí la necesidad de adquirir más conocimiento, y la Archivología fue la referencia, este referencial teórico, que me dio subsidios y que al mismo tiempo me dio la pasión por la Archivología. Fue cuando conocí la Archivología y que en Brasil son profesionales reconocidos por Ley (Ley 6546/1978), dónde se necesita una formación de nivel superior, hoy ofrecida en 16 Cursos Universitarios en todo el país. Puedo decir que la Archivología para mí era invisible, así como los Archivistas/Archiveros, los profesionales del área.

A partir de entonces mi vinculación y mi experiencia fue con la Graduación en Archivología, Especialización en el área, y Máster en el área también, aunque en el área de TI, ya interdisciplinar, Doctorado y posdoctorado. Entonces he hecho consultorías, desarrollo de sistemas, y eso fue complementando con la Archivología, pero el foco de toda mi formación fue desde siempre los documentos electrónicos, los documentos digitales, la digitalización de documentos y hasta ahora el mantenimiento de autenticidad, la Cadena de Custodia y la preservación digital. En la cuestión académica, ahora en un segundo momento, no de forma disociada, pero sí como forma evolutiva de esta relación mía, de esta experiencia. La cuestión académica fue exactamente en la universidad a través de la docencia inicialmente, en la formación de nuevos archivistas, posteriormente con la cuestión de extensión y después con el área de investigación. Incluso en la formación de investigadores en el área de Archivología, lo que es una experiencia fantástica poder formar nuevos investigadores en esta área de documentos archivísticos digitales. Hoy todas nuestras fuerzas se centran en las investigaciones, docencia, extensión y consultorías que son impulsadas por el Grupo de Investigación CNPq en Gestión Electrónica de Documentos Archivísticos.

(Archivoz) ¿Qué consideras que es lo más relevante al momento de trabajar con documentos electrónicos?

(DF) Tener la dimensión, la comprensión que los documentos electrónicos, los documentos digitales, son complejos y específicos pues tienen dos principios. El principio de la especificidad es que el documento digital necesita de verdad un acompañamiento, de una Cadena de Custodia, ya la cuestión del principio de la complejidad es que el mismo puede tener muchos formatos, muchas formas, muchos componentes y que son documentos sensibles y que pueden afectar a terceros sean derechos, deberes o privacidad. Con este entendimiento no podemos tratar el documento digital como un documento analógico, con los mismos referenciales y principios. Es necesario hacer una reserva aquí, no quiere decir que los profesionales, que los archivistas vienen o estén trabajando los documentos analógicos así intencionalmente a posteriori, al profesional le gustaría tratar el documento archivístico analógico también a priori, en su génesis, en su producción, todavía, las gestiones relegan este trabajo sólo para el momento en que el sector de archivo recibe su custodia. Pero cuando estamos hablando de documento electrónico, de documento digital, esta premisa es mucho más urgente.

El documento digital no puede ser tratado después de producido, si produzco un documento que no tenga todos los requisitos de autenticidad, no hay garantía de autenticidad, de mantenimiento de su integridad como fuente de prueba, no hay cómo intervenir después, no hay cómo tornarlo a un documento auténtico. Lo máximo que se puede hacer es declararlo autenticado, que no es lo mismo que auténtico. Simplemente, es con un análisis archivístico que podremos darle una razonable presunción de autenticidad a este documento. Eso demuestra  que tenemos, como profesionales archivistas, que irnos urgentemente a la génesis, ir a la producción, ir en la concepción de los documentos digitales y trabajar la cuestión de las políticas, emanando políticas archivísticas, firmes, perennes con un alcance institucional de alto nivel, manifestada en documentos institucionales que tengan fuerza, que tengan poder, para que sirvan de normas para la producción de documentos archivísticos digitales. Este es el mayor principio que necesitamos. Es el más importante en el sentido básico. Ahora cuando hablamos de estos documentos, de estas especificidades, es posible abrir un abanico de opciones que serán derivadas de la cuestión de la especificidad y de la  complejidad del documento archivístico digital. Entonces hay que preocuparse más de este documento, pues habrá de tener una garantía de su forma fija, de la imagen, de la manifestación, de la cara, del diseño, de la forma de este documento cuando ha sido producido. Hay que tener la garantía del contenido estable, o sea, esta relación de este documento, muy probablemente en bases de datos, la relación de estas tablas (de las bases de datos) que componen este documento. Así, el contenido estable deberá estar garantizado. Se debe controlar la variabilidad limitada de este documento. Hay que identificar si el documento es un documento en forma documental diplomática almacenada, que estará en bases de datos (será un dataset), o si es un documento en forma documental diplomática manifestada (con forma fija y contenido estable representado unitariamente a cada documento o dossier), lo que deberá tener la presentación a la que estamos acostumbrados, con su forma, su cara, con el destinatario arriba o con el destinatario abajo, con aquellos signos, con toda las representaciones del documento…

Por ello, debe ser producido en un sistema especial y con estos requisitos. El documento digital no puede ser creado en un sistema cualquiera que produzca documentos digitales sin requisitos, no puede ser un ECM cualquiera, tiene que ser un Sistema Informatizado de Gestión Archivística de Documentos (un SIGAD, SGDE, SGDA, etc.). Un sistema que tenga requisitos archivísticos que garanticen su autenticidad, su preservación y acceso a largo plazo. Para ello, los sistemas a los que nos referimos, necesitan un sistema de gestión de documentos y un sistema de preservación y acceso de documentos, y no puede haber interrupción en el trámite de estos documentos entre los dos sistemas, pues deberán estar interconectados de forma transparente para el usuario, para la institución, para el gestor, para los empleados y para el ciudadano de una forma más externalizada.

Todo ello es lo que considero más importante cuando vamos a trabajar con los documentos digitales: Entorno de Gestión y Entorno de Preservación interconectados siempre con una Cadena de Custodia.

(Archivoz) ¿Consideras que las técnicas, normativas y buenas prácticas en la materia, son suficientes para garantizar una adecuada gestión de los documentos electrónicos? ¿Qué se debería mejorar?

Esta es una cuestión muy específica y dependerá de cada país, de cada región. Algunos países tienen tantas normativas para un entorno de Gestión, o sea, para la gestión de documentos y para un sistema informatizado de gestión de documentos (integrado en un Programa de Gestión y con Requisitos), como normativas para un entorno de preservación, para los repositorios archivísticos digitales confiables, los archivos permanentes, los archivos históricos, seguros, confiables… Por tanto, estaríamos hablando de dos grandes normativas que deben existir. Ahora hablo específicamente de Brasil.

Brasil tiene, en el área de gestión de documentos, una norma nacional que es el e-ARQ Brasil. Es un modelo de requisitos funcionales y no-funcionales para garantizar la producción y mantenimiento de los documentos de archivos digitales.

En Brasil tenemos la normativa en el entorno de preservación, o sea, para los archivos permanentes, una norma para los repositorios archivísticos digitales confiables. Esta norma fue denominada RDC-Arq (Repositorio Archivístico Digital Confiable), es la resolución 43 del CONARQ (Consejo Nacional de Archivos). Hay muchos países que tienen de forma única y exclusiva la norma de gestión, pero aún no tienen la normativa de preservación sistémica, lo que genera un problema, algo que también pasó en Brasil, durante mucho tiempo tuvimos la norma de gestión, el e-ARQ Brasil, pero no se había desarrollado aún la norma de preservación, del entorno de preservación.

Hay que dejar claro que, independiente de la legislación específica de un país, de su normativa interna, tenemos a nivel internacional las Normas ISO y el resto de la literatura archivística. La cuestión del entorno de preservación es el almacenamiento y garantía de la autenticidad. El almacenamiento a largo plazo, la permanencia y la garantía de preservación, tiene la norma más importante en el mundo que es la ISO 14721, el Modelo OAIS – Open Archival Information System (además de las Normas ISO 15489, 23081 30300, etc).

Lo importante de este logro que ocurrió en Brasil, del entorno de preservación y de transferencias secundarias es que esta ISO 14721 fue traducida por nuestra NBR ABNT (Norma Brasileña Recomendada – Asociación Brasileña de Normas y Técnicas), y ella se ha trasnformado en ABNT NBR de número 15.472. El modelo OAIS pasó a ser denominado el Modelo SAAI aquí en Brasil, que quiere decir, Sistema Abierto de Archivamiento de Informaciones. Es interesante resaltar que esta norma sirve para archivos, bibliotecas, museos, centros de documentación, de artes y cualesquiera otras instituciones preocupadas con la preservación de documentos. Un sistema de almacenamiento que garantice la preservación y acceso a largo plazo. Por ello, estas dos normativas son muy importantes.

Retomando ahora la normativa del entorno de gestión que en Brasil es el e-ARQ Brasil y que creó una nomenclatura para el sistema de gestión de documentos que nosotros lo llamamos de SIGAD. Se trata de un concepto, de un Sistema Informatizado de Gestión Archivística de Documentos. Existen SIGADs, ya aquí en Brasil, que han contemplado a estos requisitos presentados en el e-ARQ Brasil y ahora estamos caminando hacia los Sistemas de Negocio que pasan ahora a contemplar los requisitos del e-ARQ Brasil, o sea, integrados en una Cadena de Custodia. Al mirarse a otros países, como ejemplo, la norma norteamericana es la DoD 5015.2, del Departamento de Defensa, la cual tiene los requisitos específicos para la producción y mantenimiento de documentos de archivos digitales. Cuando hablamos de Unión Europea, tenemos la MOREQ, Modelo de Requisitos, en la cual el nombre del Sistema creado es SGDE, Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos. Hay que comprender que cada país o región necesita de estas normas, necesita estandarizar, definir estos requisitos, estos principios, estos patrones, metadatos…

Necesitamos tener este marco teórico para recuperar. En el caso de que ocurra un siniestro en un documento será recuperado de la misma manera que ocurra con una edificación. ¿Las normas fueron seguidas? En el caso de que ocurra un problema con un documento de archivo digital, ¿las normas fueron seguidas con exactitud, implementadas, supervisadas? Esta es la pregunta qué debo hacer como ciudadano, especialista, político, servidor público o gestor. Y para tal debo saber cuáles son las normativas que debo seguir. Eso es lo más importante con relación a las normativas: Evaluar si son o no buenas, puedo decir que definitivamente lo son y reflejan nuestros referenciales de forma académica, la evolución de nuestra área, de la ciencia, de la sociedad y de los desafíos contemporáneos para los documentos del archivo. Creo que, lo que debería mejorar es la cuestión de que dichas normativas pasen a ser adoptadas como normativas nacionales internas, además de ampliamente difundidas, estudiadas y enseñadas en los cursos de formación profesional. Además, también se necesitaría tener un poder de política archivística institucional y política archivística nacional, y al mismo tiempo abordar en los países que aún no tienen la normativa del entorno de preservación, y que tienen solamente la de gestión, pues se necesita normalizar el entorno de preservación ya que, seguramente, la falta de la Preservación Digital Sistémica va a pasar factura. 

(Archivoz) ¿Qué es la Cadena de Custodia?

(DF) Es un concepto que fue muy bien explorado por el británico Sir Hilary Jenkinson en 1922, y que trata de la custodia del documento de archivo, el concepto jurídico de su custodia, de cuidar, de proteger el documento. Concepto este que va desde la producción de los documentos por el productor hasta llegar al preservador. Cabe mencionar que en 1922, estamos hablando de documentos analógicos, de documentos en soporte papel y que ya había una preocupación de ruptura de su Cadena de Custodia, lo que afectaría la garantía de autenticidad de estos documentos. Entonces Jenkinson decía que era una línea ininterrumpida y que no podría ser rota. Un documento de archivo tenía una custodia, una Cadena de Custodia, lo cual no podría ser llevado para una biblioteca, museo o a otra institución cualesquiera, o sea, que no podría ser sacado de su organicidad y Cadena de Custodia llevado o otro espacio que no fuera el suyo propio, y no a un museo o centro de documentación que iría a romper con la Cadena de Custodia y su fuente de prueba. Así, hablamos de dos entornos, productor/gestor y preservador. Estos dos entornos, en el digital, se destacan mucho y al mismo tiempo son potencializados, pues hay un entorno de gestión digital con una norma específica para él. En Brasil es el e-ARQ Brasil, en Estados Unidos el DoD 5015.2, en la Unión Europea el MOREQ y hay otro entorno que es el de preservación digital (distinto, con un sistema proprio), o sea, el entorno donde se va a recibir mientras, el preservador, deberá tener preparado el entorno de preservación que va a custodiar los documentos de forma permanente. Estos tienen sistemas distintos, mientras que el entorno de gestión de documentos tiene su foco en la producción, clasificación, tramitación, workflow, valoración de documentos y eliminación de documentos, el entorno de preservación tiene un sistema muy diferenciado, en dónde no se puede eliminar un documento que está en el archivo permanente. En Brasil, la Ley Federal nº 8.159, en el artículo nº 25, determina como crimen la eliminación de un documento que tiene el carácter permanente. Se ve por ello la protección que hay en este entorno. Ya en el entorno de gestión (Corriente e intermedio) al eliminarse un documento, eso se configura como una ilicitud, pero no en crimen. Así hay que tener una protección en forma de ley, dada la importancia del documento y el sistema propio de la preservación. Hay que crear un entorno que tenga como foco proteger de forma definitiva estos documentos, mantenerlos actualizados, de acceso permanente y de acuerdo con las normas internacionales como la Norma ISO 14721 o Modelo OAIS. De esta manera esta línea ininterrumpida de la Cadena Custodia de los documentos analógicos, se torna más importante todavía ahora en los documentos digitales y de forma significativa. No se trata de un nuevo concepto o de una nueva línea de Custodia, sino es el mismo concepto, pero ahora para los documentos de archivo digitales con una concepción aún más profundizada y correlativa a la Cadena de Preservación.

Los documentos de archivo digitales son específicos, complejos y además no pueden perder la custodia archivística. Hay instituciones en las que la custodia archivística no se cumple, pues los documentos de archivo digitales están custodiados por la TI, por el departamento de Informática (TI), que no tiene esa función, pues la TI no tiene perfil para custodiar los documentos de archivo. ¿Qué preguntas o reflexiones podemos hacer? ¿Aquel sector de TI tiene una formación específica para dar atención a la custodia y a las características del documento de archivo digital? No ¿La TI va a garantizar la organización, la autenticidad, la forma fija, el contenido estable, la variabilidad limitada, la manifestación diplomática y dichos profesionales son formados para tal? No. Tales requisitos no son parte de la formación de un profesional de TI. Así se refuerza todavía más que la custodia de los documentos de archivo digitales debe ser responsabilidad del departamento de Archivo y no del departamento de TI. Eso es una preocupación emergente que tenemos que dar una atención cada vez mayor. Siguiendo este mismo razonamiento que es la Cadena de Custodia, que adquirió un nuevo significado, el cual se está poniendo en uso otra vez en un concepto más amplio, para la garantía de la autenticidad de los documentos archivísticos. Es decir, si tengo un sistema de gestión (un SIGAD en Brasil) y tengo un otro sistema en el entorno de preservación (RDC-Arq en Brasil), que es el Repositorio Archivístico digital Confiable, el progreso de uno a otro, este trámite de los documentos archivísticos digitales de una punta a otra, su transferencia no puede jamás sufrir interrupción, y no puede quedarse en los sectores de TI. Debe de ser transferido a los sectores de archivo. Incluso el mandato de TI no es mantener la custodia de los documentos de archivos digitales. Los profesionales de TI están siendo obligados a garantizar la custodia de los documentos, la autenticidad y la organicidad, pero no fueron siquiera consultados en relación a eso. Y su cargo institucional no les obliga a eso, no es su quehacer ni su competencia. Este profesional de la TI tiene una determinada competencia mientras que el profesional archivista tiene una otra competencia que es cuidar de la custodia, la autenticidad, la organización, de la Cadena de Custodia. Lo más preocupante es que algunos gobiernos, por no tener conocimiento archivístico, están empezando a producir documentos digitales en sistemas sin requisitos funcionales, y que la custodia nunca será transferida secundariamente a los sectores de archivo, o sea, que los documentos digitales estarán fragilizados en Bases de Datos y obligando a tener la responsabilidad a profesionales sin formación sólida para tales cuestiones. Un gran riesgo para toda la sociedad.

Pero, aún tenemos que hacer otra denuncia que tiene que ver con la Cadena de Custodia, relacionada con la tarea de archivar, ya que el los procesos de archivo son una secuencia de operaciones intelectuales y físicas que tienen como objetivo la custodia ordenada de los documentos, tan pronto que sea cesada la tramitación de dicho documento, o que el mismo documento sea determinado por una autoridad. Eso en documentos digitales, casi no pasa, o sea, dichos documentos están meramente recibiendo un metadado que dice: “está archivado”, es decir, es un mero proceso de etiquetado de documentos, imponiéndoles una etiqueta o tag. Se debe dejar muy claro que archivar un documento denota un imperativo jurídico y procedimientos archivísticos sistemáticos, no es solamente atribuirle un metadato, no es sólo etiquetarlo, nada de eso. Es un procedimiento intelectual, físico y archivístico, de archivado. Si estamos hablando de documentos digitales, el mismo documento necesita obtener su “Forma Documental Diplomática Manifestada” (o almacenada, pero que en este caso, con su Manifestador de Dataset encapsulado), necesita recibir sus Metadatos de Gestión (e-ARQ Brasil o Moreq-JUS, o MoReq2010, o DoD 5015.2, etc) y el crosswalk de los Metadatos de Representación (de Descripción Archivística), o sea, el equivalente a los Metadatos ISAD(G)/NOBRADE y ser transferido primariamente (RDC-Arq de documentos de edad corriente o intermedio) o transferido secundariamente (para el RDC-Arq de documentos de carácter permanente, históricos) por REST API en un Paquete OAIS SIP para que en el RDC-Arq (de acuerdo con la Res. 43/Conarq, ISO OAIS 14721 y 16363) sea transformado en un Paquete OAIS AIP de Preservación Permanente (en una Cadena de Custodia Digital Archivística Ininterrumpida, como forma de garantizar su Autenticidad) y sea promovido el acceso a través de Paquetes OAIS DIP en Plataformas Archivísticas de Descripción, Acceso, Difusión y Transparencia Activa.

(Archivoz) ¿Cuál es el rol de los profesionales archivistas en el proceso de Cadena de Custodia?

(DF) Eso es una cuestión de política. Los archiveros tendrán que exigir de la institución que la Cadena de Custodia Archivística sea fundamental para el mantenimiento de la autenticidad de los documentos archivísticos digitales por muchos factores: El primero de ellos es la cuestión de la formación del perfil del profesional que cuida de la custodia de los documentos archivísticos.

Lo que ocurre hoy en estas instituciones es que la custodia archivística se está desviando, se está rompiendo y está quedando de forma exclusiva en el sector de la TI, en los sectores de informática de las instituciones o se está quedando fuera de la institución, siendo custodiada por una otra o cuando no está fuera de sistemas con exportación de datos masivos en empresas que ni siquiera implementan requisitos funcionales. Un ejemplo, entre tantos, sería un website de nuestra institución. El portal, que es un documento archivístico, pero del que delegamos la custodia de ese documento archivístico para los servicios ofrecidos en la internet que hacen preservación de websites de forma aleatoria. Lo mismo pasa con la cuestión de tuits como era hecho por la LOC, por la Biblioteca del Congreso Americano, y que hace poco ha declarado que no preservará todos los tuits, o como el archivo de la web portuguesa que es un servicio de Portugal que también hace la preservación de websites. Hay otros ejemplos como los e-mails de instituciones que delegan la custodia de estos importantes documentos archivísticos en donde son gestionados por ejemplo, el e-mail de “Gmail” que es un medio gratuito y que algunas instituciones utilizan. Pero, ¿qué pasa? Son documentos que no están dentro de la custodia archivística institucional, están almacenados externamente, en otro país, fuera de la custodia archivística, sin cuidados, sin garantía de organicidad, sin Cadena de Custodia, sin Cadena de Preservación. Estos son algunos ejemplos que podemos citar y que trae exactamente lo que la pregunta nos presenta. El rol del profesional archivista tiene el objetivo de convencer a la institución, a los gestores, a los políticos, a los ciudadanos, a crear políticas de la importancia de la Cadena de Custodia y, en un segundo momento, una vez conseguido, de una forma más efectiva tener la custodia de los documentos digitales. Y ahí sí vienen los quehaceres que es mantener esta línea ininterrumpida de los documentos archivísticos, cuidar para que estos documentos que son producidos en los sistemas informatizados de gestión archivística de documentos, nuestros SIGADs, nuestros SGDEs, nuestros sistemas de gestión de  documentos electrónicos, no pierdan la custodia, no sean exportados, trasladados de este sistema, que no sea un sistema de negocio cualquiera, pues que sea un sistema de negocio que esté enfocado en un proceso de negocio que va a producir documento  archivístico. Este sistema debe tener requisitos archivísticos para garantizar la autenticidad de estos documentos. Ese rol de los quehaceres del profesional archivista también está en la cuestión del progreso de esta Cadena de Custodia, es decir, de la transferencia primaria a la transferencia secundaria, en el RDC-Arq de documentos administrativos de oficina e intermedio y en el RDC-Arq de archivos permanentes, históricos, de documentos de carácter permanente; de hacer una correcta transferencia secundaria; de hacer que este reconocimiento sea hecho por REST API (sin interrupción de la Cadena de Custodia), y que sea documentada a través de una pista auditable, que sean aplicadas normas, como la norma ISO 14721 del Modelo OAIS. O sea un RDC-Arq que aquí en Brasil es una resolución del Consejo Nacional de Archivos – CONARQ. Así es el rol del profesional: Cuidar del proceso del progreso del documento o de su administración para que la Cadena de Custodia no se rompa.