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“Me gustaría poder llevar a cabo la digitalización del fondo histórico“: entrevista a María Luísa Vílchez, archivera en el Archivo Histórico Municipal de Baena.

En esta ocasión hablamos con Mª Luísa Vílchez Rodríguez, Licenciada en Historia Moderna por la Universidad de Granada  y Matrícula de Honor en Paleografía Moderna, por dicha Universidad. Transcribió el expediente que dió nombre a la edición del libro “Los Naturales del Reino de Granada Expulsados de Baena (1609-1610), publicado por el Ayuntamiento de Baena, a través de la Fundación Centro de Documentación Juan Alfonso de Baena en el año 2013. Para conocer más sobre el Ayuntamiento de Baena ir a la página web: https://www.baena.es

“Es necesario investigar los nuevos problemas que se presentan en el campo de la archivística”: Entrevista a Anna Szlejcher

Tuvimos la fortuna de hablar con una persona con una gran trayectoria a nivel profesional y que, como todos nosotros, tiene un gran amor por los archivos y lo veremos en las siguientes líneas. Anna Szlejcher, es una gran archivera de Argentina que ha dedicado muchos años a la investigación y la formación de nuevas generaciones de Archiveros. Nos brindó la oportunidad de hablar sobre la investigación y su importancia para los archivistas, las deudas epistemológicas de la archivística y algunas refleixiones sobre la formación actual de archiveros en América Latina y el rol que debemos asumir frente a los retos tecnológicos. Una entrevista, sin duda, muy nutrida y que nos permite reflexionar sobre diversos temas que, al final de cuentas, nos deben preocupar y llevar a acciones concretas.

(Archivoz) Anna, cuéntanos por favor cómo llegaste al mundo de los archivos y qué es lo que más te ha enamorado de esta profesión?

(Anna Szlejcher): Mi aproximación al mundo de los archivos fue fortuito. Al egresar como Maestra Normal Nacional en la ciudad de Córdoba, Argentina, en diciembre de 1964 decidí ser independiente económicamente y entré a trabajar en el Archivo de Historias Clínicas del Hospital Privado. En febrero del año siguiente, el director del Hospital me sugirió que me inscribiera en la Escuela de Archivología(en ese momento denominada Escuela de Archiveros) donde tuve una entrevista con la profesora Lic. María Elsa Fajardo. Esta fue la persona que despertó mi amor por los archivos y la docencia. Ya recibida de Archivera, en 1967 el Director de la Escuela de Archivología, Aurelio Tanodi, me ofreció el cargo de Secretaria de la misma y tres años después inicié la carrera docente con el dictado de dos asignaturas: Gestión de Documentosy Archivos Administrativos e Históricos, tarea que desempeñé por 46 años y que simultáneamente como Profesora del Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos que funcionaba con auspicios de la Organización de los Estados Americanos. Cada uno de esos años fueron afirmando mi interés por preservar la memoria de los países a través del cuidado y conservación de su patrimonio documental.

(Archivoz) ¿Cuál es principal reto actual de la investigación en Archivística?

(A.S): Es necesario investigar los nuevos problemas que se presentan en el campo de la Archivísticadado el cambiante contexto político, económico, tecnológico, ideológico, social y a las relaciones que mantiene con otros campos del conocimiento.

Además considero, con muchos colegas, que la Archivística tiene una deuda epistemológicapara fundamentar su propia identidad y consolidar su cuerpo teórico y, también insistir en la necesidad de lograr de las autoridades políticas un mayor interés por la preservación de la gestión y conservación del patrimonio documental.

Asimismo, con el desarrollo de la investigación se está contribuyendo a su consolidación como disciplina científica y al mismo tiempo, se tendrá la posibilidad de orientar la actividad práctica de los profesionales, su formación, lo que en última instancia permitirá ofrecer un mejor servicio a la sociedad, donde las necesidades de información crecenno sólo en número sino en importancia para el desarrollo de las sociedades actuales.

(Archivoz) ¿Cómo crees que será el futuro de la investigación en Archivística; crees que hay un buen relevo generacional?

(A.S): Considero que cada día se logran más y mejores investigaciones en el campo específico de la Archivística. Por ejemplo, en Brasil, con 16 centros de formación archivística y la política de favorecer el posgrado del elenco docente, como así también la existencia de una maestría específica en el campo profesional de la Archivística y de muchas otras relacionadas estrechamente con nuestra área de conocimiento. Como así también la publicación de revistas científicas vinculadas al tema.

En la Argentina se avanza de manera más lenta a causa del reducido número de centros de especialización y de la falta de formación de posgrado. Nuestros profesionales deben profundizar su saber en tareas de investigación y participar en eventos archivísticos de manera activa, con la presentación de ponencias y los resultados de sus trabajos.

Una publicación específica en nuestra ciudad, que es digna de mencionar, es el Anuario Escuela de Archivologíaeditado por la Escuela de Archivologíade la Universidad Nacional de Córdoba; que además de su sección de Artículos escritos por investigadores formados, favorece en sus otras secciones el recambio generacional dando participación a los jóvenes profesionales.

(Archivoz) ¿Qué crees que hace falta en la formación profesional para que exista una mayor inclinación por la investigación?

(A.S): Es necesario insistir que no basta ser meros transmisores de conocimientosobtenidos a través de la bibliografía y por lo mismo, se debe aprender a investigar. Por lo tanto, es misión de los centros de formación profesional el dictado de cursos que apunten en los sentidos mencionados.

Precisamente el primer escalón en el trabajo de investigación de los alumnos es la elaboración de su tesina de grado. Es claro que sin experiencias previas de investigación es muy engorroso resolver las dificultades que implica ese desafío.

(Archivoz) Cuéntanos por favor un poco sobre Argentina y los archivos, cómo crees que es el panorama de tu país y qué crees que hace falta?

(A.S): En nuestro país es todo un desafío enfrentar las implicancias de las tecnologías modernas en el propio rol del archivista, sus relaciones con la preservación de la memoria y, consecuentemente, con las demandas de los ciudadanos al acceso a la información.

Temas éstos que importa considerar dada la sistemática destrucción, alteración y abandono que el patrimonio histórico y cultural de Córdoba y de otros espacios han sufrido a través de los años, merced a una combinación de codicia, desidia e ignorancia.

En la Argentina, el problema básico lo constituye la carencia de una Ley de Archivosque establezca las normas generales para la organización, funcionamiento y administración del Sistema Nacional de Archivos.

Esta normativa archivística debería ser completada, a corto plazo, con la Reglamentación respectiva referida a la situación de los funcionarios, su preparación, acceso a los puestos y desempeño de los mismos, de manera que todas las operaciones que les competen (reunir, conservar, describir y administrar la documentación y su consulta), queden especificadas de forma concreta.

Una vez sancionada la ley nacional, las normas del Sistema serían por cierto sólo para todos los archivos nacionales; caso contrario se estaría violando el régimen federal establecido en la Constitución.  Esta cuestión se puede resolver por medio de convenios de adhesión de las provincias al Sistema Nacional de Archivos y, aún, con modificaciones de acuerdo a su propia realidad local.

Es pertinente señalar que el estímulo para aquellos logros proviene de algunas provincias argentinas que lograron, en los últimos treinta años, una moderna legislación, adelantándose así a la Nación.

Es indispensable proponer, en nuestro país, una agenda pública que permita analizar ese contexto y lograr, con la participación de todos, las formas más eficientes para encarar los desafíos que ofrece la gestión electrónica.  O sea, la formulación de una política pública que permita definir un rumbo de desarrollo para los archivos y la legislación indispensable para implementar una política nacional, la que debería insistir en temas como son la transparencia, el acceso a la información, la rendición de cuentas y la lucha contra la corrupción.

(Archivoz) Respecto a otros países de la región, cual es tu reflexión sobre los Archivos de América Latina?

(A.S): Si bien los países latinoamericanos han alcanzado un desarrollo desigual en muchos campos, siguen teniendo, quizás como ninguna otra región del mundo, muchos elementos y problemas en común y están enfrentados a los mismos desafíos y retos, a los que los Archivos no pueden escapar.

Los archivos latinoamericanos encaran, hoy más que nunca, grandes problemas, aparte de las tradicionales dificultades ocasionadas por presupuestos reducidos, inestabilidad política, etc. Asimismo, otras preocupaciones son los vertiginosos cambios tecnológicos que nos obligan a revisar programas y metas, a capacitarnos para poder entender este nuevo mundo si queremos que los archivos sirvan adecuadamente a una sociedad en plena era del conocimiento, sin olvidar nuestra misión de conservar para futuras generaciones la memoria colectiva, el patrimonio que resguardan los archivos bajo nuestra responsabilidad. Pero para proteger la riqueza documental custodiada en los mismos no es posible el esfuerzo aislado de un país, sino que será el resultado de la cooperación entre todos los países de Latinoamérica y del mundo.

En general en Latinoamérica la formación profesional y técnica del personal que se desempeña en los archivos y su capacitación y perfeccionamiento es muy insuficiente. La principal deficiencia se debe a la ausencia o escasez de centros de enseñanza archivística sistemática. En la actualidad los archivistas deben estar en constante aprendizaje de nuevas áreas del conocimiento. Asimismo, el número de profesionales archivistas es escaso.

(Archivoz) El Documento Digital es un reto para los archivistas y para la memoria de la humanidad, cómo crees tú que debemos asumir este reto los archivistas?

(A.S): La preservación, en esta era digital, se relaciona específicamente, en nuestro caso, con los documentos de archivo en sistemas electrónicos. Estos documentos digitales enfrentan el reto de superar los inconvenientes de la vulnerabilidad y obsolescencia de los soportes y de los programas informáticos y, también, de la pérdida de datos.

Al respecto, nos parece oportuno citar a Bruno Delmas quien, en el año 2007, destacó que en el curso de la historia de la humanidad los cambios de soporte de los documentos promovieron alteraciones en la sociedad y que la producción de los documentos en codificación binaria ocasionó una triple ruptura que están intrínsecamente conectadas: cambio de la escritura, de sus soportes y de la conservación de la escritura digital; cambio del uso social de la escritura; cambio de los Estados y de sus papeles.

Tenemos el enorme desafío de incorporarnos a la nueva cultura digital, que no es sólo una revolución tecnológica, sino la creación de un nuevo mundo.

Terry Cook expresó que los archivos como concepto, como práctica, como institución y como profesión pueden ser transformados para fortalecerse en nuestra era digital, especialmente donde los ciudadanos tienen una nueva acción y una nueva voz.

Finalmente, asistimos al reconocimiento, por parte de la ciudadanía en general, de la necesidad de abordar temas y problemas complejos y al fortalecimiento de las políticas públicas. La gestión documental y la administración de los archivos deben formar parte de la agenda pública del país.

La preservación del Patrimonio Digital es también materia de interés para la UNESCO. Reconociendo el peligro que acecha a los documentos digitales, este organismo ha redactado la Carta para la Preservación Digital (UNESCO, 2003). Algunos de los riesgos que aquí menciona son la rápida obsolescencia de aquéllos, la inseguridad en cuanto a los recursos, la responsabilidad y los métodos para su mantenimiento y conservación y, finalmente, la falta de legislación que ampare estos procesos.

Asimismo, entiende que el desarrollo tecnológico no puede impactar de manera negativa en la preservación del Patrimonio Documental Digital.

Por otra parte, el Consejo Internacional de Archivos elaboró, en 2005, el texto Documentos Electrónicos: Manual para Archiveros.

Un desafío permanente para los responsables de brindar información contenida en documentos de archivo es conservar accesible dicha documentación. En este marco, asegurar la preservación a largo plazo de los documentos digitales es una nueva competencia para los archiveros, quienes además de preocuparse cada vez más de la organización y del acceso a los documentos de archivo debe actuar en la gestión electrónica de los documentos para lograr documentos de archivo digitales auténticos, confiables y accesibles a lo largo del tiempo con el marco teórico de la Diplomática.

Personalmente propongo, como protagonistas de esta preservación, aparte del archivista, a instituciones patrimoniales, productores y usuarios de la información, los creadores de software y hardware, organizaciones y asociaciones profesionales internacionales y también a los gobernantes, que a través de sus tres poderes deberían elaborar, cumplir y actualizar una legislación de acuerdo con una Ley General de Archivos.

(Archivoz) Cerramos esta entrevista con la certeza de que no será la última y con el agradecimiento total a Anna por su tiempo y espacio para éste portal. Estamos seguros que esta entrevista será de gran agrado para todos nuestros lectores, así como lo ha sido para nosotros.

El curioso testamento de un archivero de la Catedral de Sevilla en el siglo XVIII

El testamento constituye un documento, ante notario, que pone de manifiesto las inquietudes del testador ante la proximidad de su muerte. Aunque su contenido varía según la época que le toca vivir, incluyen claúsulas sobre los herederos y albaceas y las normas a seguir tras el fallecimiento, particularmente y en el caso que nos ocupa del siglo XVIII, suelen tener un gran carácter religioso con la mención de las misas por su alma, dónde pedían ser sepultados, detallan el acompañamiento del féretro, donaciones a las Obras Pías, etc.

Menos frecuentes son las informaciones sobre las actividades profesionales del testador, en ocasiones salen a luz aspectos aún pendientes sobre deudas y cobros, a veces legan sus puestos de trabajos a hijos y parientes. Sin embargo, los testamentos no suelen contener cláusulas que reivindiquen sus actividades en cargos oficiales, porque solían ser vitalicios en la época, sólo en contadas ocasiones sacan a la luz sus puestos en la administración. De ahí la curiosidad que despierta el testamento de Gaspar Pérez Sáenz de la Calle, encontrado en el Archivo de Protocolo de Sevilla, natural de Santo Domingo de la Calzada (La Rioja) y asentado en Sevilla donde se casó en 1695 con Isabel de Lara de Villalba del Alcor en la iglesia de Santa Catalina. 1

Residente en la ciudad de Sevilla, testó el 14 de septiembre de 1748 ante el escribano Luis Palacios, donde dejando aparte otras cuestiones propias del entierro y herencia, contiene una extensa cláusula con informaciones desconocidas sobre los servicios realizados en su vida con la dignidad arzobispal de Sevilla desde el año 1694. De ello se deduce que fue archivero de los Tribunales Eclesiásticos por los señores prelados, alaba su elección al decir que el trabajo con “esmero celo y eficacia, en desempeño de sus recomendables confianzas, mereciendo como trasmitiendo al dean y cabildo la aceptación ha sido en los archivos de los tribunales eclesiasticos, en el que estan depositado la mayor confianza y cuidado de los señores prelados, por la importancia que se sigue a la dignidad y al público en los papeles ejemplares antiguos que se conservan en los referidos archivos“. Por tanto, pone de manifiesto su satisfacción en la elección a su persona y la trascendencia de su trabajo en la Iglesia Catedral de Sevilla.

Nombrado notario archivista en 1711 por el arzobispo Manuel Arias y Porres (1702-1717), al respecto debemos aclarar que formó parte de la Santa Metropolitana y Patriarcal Iglesia Catedral de Sevilla, que acumulaba documentos desde su fundación por el Rey Fernando el Santo tras la conquista de Sevilla, un generoso patrimonio incrementado en la etapa siguiente. En razón de sus fondos documentales puede ser considerado el más importante de los archivos catedralicios de España desde la Edad Media. Su Deán y Cabildo se ocuparon de la organización de los papeles guardados en arcas o “almarios” y hasta comienzos de la Edad Moderna no llegan noticias certeras sobre la ardua labor de organización de los mismos, momento en el que se nombró una comisión para la organización de los fondos. De entonces es el inventario mandado hacer durante el cardenal Alonso Manrique de Lara (1523-1538) que rigió hasta 1698, año que estaba ya en estas tareas el archivero Gaspar Sáenz.

De capital importancia fue en la última fecha la labor archivística del señor canónigo de la catedral Juan de Loaysa hasta su fallecimiento en 1709, sin lograr completarla. Su método de trabajo fue continuado por el procurador mayor Francisco Losada y Ledesma a cuyas órdenes trabajó un grupo de archiveros hasta el 31 de diciembre de 1720 2. Entre ellos debió estar el caso que revisamos, aunque no ha sido posible encontrar y corroborar esta información al respecto. El mismo Gaspar comenta en el testamento que aparte de su asistencia diaria, tuvo cuatro empleados “a veces mayor numero a sus espensas coste y sueldo, que el papel de escritorio encuadernacion conservar los papeles en legasados gaste de mi caudal una suma considerable, sin lograr la mas leve ayuda de costa por haber fallecido antes de su conclusion el señor Arias”. Fruto de este ingente trabajo realizando en equipo es el “Inventario Protocolo Universal de todos los papeles que hay en esta Santa Iglesia3. El cual menciona “son 48 cajones, el refiere que eran un total 507 inventarios, que se compone de 47 libros de folio encuadernados, un protocolo marca mayor, hasta 1722 en que se finalizo esta importante obra“.

El primer volumen aclara que “Loaisa trabajó haciendo legajos. muerto nombro de archivista a los señores Diego de Victoria Y Carvajal canonigo y Tomas Santos racionero, y después Conrado Monteverde prebendado en los que cayo el zelo de Loaysa“. Sin embargo, Gaspar dice que trabajó por un periodo de 11 años. Desde entonces se conservan 22 volúmenes del referido inventario que podemos consultar en el Archivo de la Catedral de Sevilla, en la catalogación actual se hubican en la sección IX: Fondo Histórico General, que comenzó su ejecución 11 de octubre de 1709, un inventario de todos los papeles en forma de protocolo, hasta el 31 de diciembre de 1720.

Se compone de 48 caxones de documentos y un índice final abecedario de los papeles contenidos en ellos. Son libros de gran tamaño, el número 11 del inventario contiene los caxones 1, 2 y 3 (36,5 x 25 x 9 cms), que ha sido re-encuadernado en piel con decoraciones en oro, muy deteriorada y cierres metálicos contemporáneos; en su interior el papel es verjurado con diversas filigranas, con tinta parda y negra y en buen estado de conservación (los restantes libros mantienen un formato análogo). Estos caxones contienen los resúmenes manuscritos de los documentos, de carácter misceláneo, clasificados por cajones, legajos y número; por tanto van agrupados los fondos medievales (diplomáticos e históricos, a veces en pergaminos pontificios, reales y eclesiásticos) de particular interés, con otros sin guardar relación temática ni cronológica. Aunque estarían entre los documentos guardados en los fondos actuales, algunos desaparecieron, sobre todo en la Desamortización de los bienes temporales del Cabildo al final del siglo XIX, o a consecuencia del abandono que sufrió el archivo a partir de la desamortización.

Otro aspecto que debió realizar el archivero que revisamos fue la búsqueda de papeles para garantizar los derechos de las capellanías que quedaban vacantes. El titulo de notario archivista de 1711 lo tuvo “con el fin y animo de entender la confianza de los papeles, sin orden, ni cordinacion era dificil encontrase los papeles, sus defensas y justificacion de sus genealogias para las infinitas capellanias que lo comprende este dilatado arzobispado, de esta confusion las quejas de las personas eran reiteradas. Añade estaba sin sueldo alguno ni otro emolumentos más que los aprovechamientos, que segun arancel producen las busquedas, testimonios y complusas que se solicitan”. Se han encontrado documentadas varias certificaciones de 1719, en calidad de notario contador de Fábrica de Catedral de Sevilla, a “cuyo cargo están los archivos de los tribunales eclesiásticos de Sevilla y su arzobispado, de los papeles y autos que custodia relativos a capellanías y otras dotaciones” 4. Al respecto refiere que al trabajo indispensable de dos tres y cuatro meses que anualmente es preciso tener para recoger de los oficios los pleitos conclusos, reconocerlos, inventariarlos y colocarlos en su respectivo lugar siguiendo el orden de su recibimiento, por lo que no ha habido, ni tenido, recompensa alguna de tan crecido trabajo”.

Deja entrever que se encargó de hacer la misma separación, reconocimiento e inspección de los muchos papeles que igualmente tenía el archivo del juzgado de la Santa Iglesia que estaba separado del antecedente. Amplió la obra con la anuencia y orden del exmo Sr. Luis de Salcedo y Azcona, al frente del arzobispado entre 1722-1741. Se trasportaron al sitio donde estaban, y depositaron dentro de la misma iglesia bajo su cuidado en los cuartos que se usan sobre las oficinas, donde permanecieron hasta que concluida la obra se volvieron a colocar en las piezas y sitios anteriores. E igualmente gastó parte de su caudal, añade que le quedó el sentimiento de no haber podido hacer inventario igual que el anterior por falta de medios.

Por todo ello, “pide al infante cardenal arzobispo de la ciudad, don Luis Antonio Jaime de Borbon (1741-1754) y a los ilustrados señores dean y cabildo que luego que dios nuestro señor sea servido llevarme a su eterno descanso, como lo espero y confio de su infinita misericordia, se digne en consideracion de este servicio hecho a la dignidad y al publico atender el merito tenido en mas de 54 años de servicio”. Lo que pretende hacer extensivo a sus hijos Gaspar y Joseph, ambos presbíteros, por haber asistido con él a todo durante su enfermedad y la falta de caudal, debiendo conservarlos en los referidos archivos durante sus vidas, justifica que por este medio puedan asegurar su manutención y contribuyan a la de su madre, hermanas, y familia. Pudiendo ambos “perfecionar y disponer el inventario que falta del archivo del juzgado de la iglesia, que deberán entregar los libros por inventario con recibo del archivista en la Secretaria de Camara o en las notarias mayores del provisorato y juzgado de la iglesia para que cualquier novedad se puedan pedir y no experimenten extraño alguno por lo que importa su conservacion a la dignidad”. Y suplica en el testamento a su Alteza Real y al señor prelado que al tiempo de su fallecimiento fuere de esta santa iglesia, “haciendo como hago gracias y donacion en favor de la dignidad arzobispal de los referidos libros y de todo el caudal que he gastado y distribuido que pueda corresponder a mi trabajo”.

Bibliografía
  1. Archivo Histórico Provincial de Sevilla. Protocolo, Leg. 8754, fols. 764-770v.
  2. Rubio Merino, Pedro. Archivo de la Santa Metropolitana y Patriarcal iglesia catedral de Sevilla. Madrid, 1987.
  3. Fondo Capitular. Seccion O, libro 11. Inventario Protocolo Universal.
  4. Sección IX, serie Fondo Histórico General, Leg. 11274, doc. 48.

“La preservación digital es un desafío constante”: Entrevista a Pilar Díaz Ellis, experta del Proyecto de modernización del Archivo Nacional de Chile

Los avances tecnológicos no pueden ser ajenos a la archivística, y es por ello que hoy vamos a hablar de un proyecto muy interesante del Archivo Nacional de Chile, en el que el foco central es la modernización de procesos de cara a recibir documentos en soportes electrónicos y disponerlos para que los ciudadanos los accedan siempre que los requieran. Para Archivoz siempre es importante contar con estas experiencias y hacerlas visibles a toda la comunidad archivística mundial, pues finalmente a todos nos une un elemento común que son los archivos.

En esta ocasión hablamos con Pilar Díaz Ellis, quien hace parte de este importante proyecto y nos contará un poco de qué se trata.

(Archivoz) Pilar, cuéntanos un poco de ti. ¿Cómo llegaste a los archivos?, ¿Qué te ha parecido? ¿Y qué haces actualmente?

(Pilar Díaz Ellis) Yo llegue al mundo de los archivos en forma un poco azarosa. Primero estudié Licenciatura y Pedagogía en Historia y Geografía. Ejercí cuatro años como profesora pero quise cambiar de profesión y me puse a investigar áreas que fueran de mi interés y llegué al Máster en Archivística que da la Universidad Carlos III de Madrid. Comencé a estudiar archivística en España sin haber entrado a un archivo previamente solo por lo que me habían comentado que era un archivo, por lo que inicialmente me fue muy difícil, hasta que logré acompañar la teoría con el trabajo práctico y de a poco todo me fue haciendo sentido y desde entonces mi interés por los archivos ha ido “in crescendo”, cada vez voy descubriendo nuevas dimensiones de éstos y me doy cuenta que queda tanto por hacer y que continuamente se dictan nuevas normas, buenas prácticas sin contar si quiera con el aspecto de que la incorporación de la tecnología hace que nuestra disciplina (ciencia) sea muy dinámica.

(Archivoz) ¿En qué consiste el proyecto de Modernización del Archivo Nacional?

(PDE) El proyecto está enmarcado en el Programa de Modernización del Estado que forma parte del Ministerio de Hacienda con el fin de mejorar los procesos de los servicios públicos logrando mayor eficacia y eficiencia en su gestión en beneficio de las personas. Este proyecto en particular lo que busca es implementar en el Archivo Nacional un sistema que permita recibir, conservar y poner a disposición para consulta los archivos electrónicos generados por la Administración Pública. Lo que queremos es generar un nuevo proceso de transferencia específicamente enfocado a los documentos electrónicos y que luego esos documentos ingresen al Archivo Nacional y queden dentro de un sistema que estará basado en el modelo OAIS con el fin de poder garantizar su conservación y validez a largo plazo.

(Archivoz) ¿Por qué surgió éste proyecto?, es decir, ¿cómo es la historia del antes de esta iniciativa?

(PDE) Mira, se sumaron varios factores que terminaron impulsando este proyecto. En primer lugar, ya las instituciones públicas están trabajando con documentos electrónicos, no te diría que en la totalidad de su generación y tramitación, pero si se están generando expedientes híbridos y la idea es impulsar con este proyecto la gestión electrónica pero atendiendo a las necesidades especiales que debe tener el documento electrónico para que de esta forma conserve sus atributos y características que le son propias como documentos de archivo, pensando sobre todo en su recuperación y conservación a largo plazo. Esto también va enlazado con la situación que los depósitos del Archivo Nacional (en sus cuatro reparticiones: Archivo Histórico, Archivo Nacional de la Administración, Archivo Regional de Tarapacá y Archivo Regional de la Araucanía) están en condiciones críticas en cuanto a su capacidad de seguir recibiendo documentos en soporte papel, entonces el sentido inicial, pensado desde el Ministerio de Hacienda, fue disminuir el flujo de los documentos tradicionales incentivando el uso de los documentos electrónicos.

Lo que trae aparejado múltiples beneficios a todo nivel, especialmente en la gestión documental dentro de las instituciones. Pero a su vez develó a quienes empiezan a conocer este tema, que esto es mucho más complejo de lo que inicialmente se pensó, esto no es replicar lo que se hace en papel en un documento electrónico, sino hay diversos factores y dimensiones que deben ser considerados y lo primero es reconocer que nuestro país tiene una enorme falencia en formación y capacitación en archivos, archiveros propiamente tal (con estudios formales al respecto) somos muy pocos y que para tener una buena gestión documental es inevitable tener que revidar los procesos y procedimientos internos de las instituciones, esto es importante ya con un sistema de gestión documental basado en documentos papel, pero ahora con los documentos electrónicos se hace imprescindible si queremos obtener buenos resultados y no darnos cuenta en un par de años más que tenemos un problema porque no solucionamos este tema en forma previa.

(Archivoz) ¿Cuál es el objetivo con este proyecto?

(PDE) El objetivo de este proyecto es instalar en el Archivo Nacional la capacidad (humana y tecnológica) de recibir documentos electrónicos, garantizar su conservación a largo plazo y permitir un permanente acceso a esos documentos para los ciudadanos y las instituciones.  Ahora, para lograr esto se hace indispensable que las instituciones productoras de los documentos también se alineen con los requerimientos y directrices que se emitirán ya que es parte fundamental para lograr los objetivos que los documentos cumplan las condiciones necesarias para su transferencia.  Si bien el foco inicial uno podría decir está centrado en el Archivo Nacional y su modernización, en realidad este proyecto toca transversalmente a la Administración Pública de nuestro país, ya que para poder transferir, las instituciones deben gestionar de forma adecuada, normalizada y validada por el Archivo Nacional sus archivos electrónicos.

(Archivoz) ¿Cuál es el principal reto en este proyecto?

(PDE) Ufff, retos son muchos, de diferente nivel pero nos toca como equipo de trabajo de proyecto y a las personas que componen el Archivo Nacional poder articular y equilibrar los diferentes retos y desafíos que se presentan.

En primer lugar, te puedo decir que sacar al Archivo Nacional de su rol más bien pasivo y tradicional que ha venido cumpliendo enfocado casi exclusivamente a la dimensión patrimonial es uno de los grandes desafíos. En este sentido hablamos de cambio de paradigma, de tomar un rol protagonista y asumir estos desafíos como parte de su trabajo.

Luego, equilibrar expectativas, en el sentido que este cambio no es menor, son procesos que requieren su tiempo, hay formalidades que cumplir y decisiones que tomar, que sin lugar a dudas requerirán de un esfuerzo no solo del Archivo Nacional sino del resto de las instituciones que se quieran sumar a este procedimiento para transferir sus documentos electrónicos. No podemos esperar que traer a la vanguardia a nuestro AN desde que se dictó su normativa el año 1929 sea un proceso simple y sencillo, tenemos que ponernos al día en el plano archivístico propiamente, integrar normas y procesos de archivos y a su vez hacer conversar nuestro marco legal con éstas.

Finalmente este es un proyecto que tocará en forma transversal a la Administración Pública de nuestro país, no está solamente circunscrito a cambios que deben generarse en el propio AN sino que se hace necesario que las instituciones también revisen sus propios procedimientos y procesos internos.

En este sentido quisiera recalcar que continuamente se hace mención que el uso del documento electrónico en forma casi automática llegará a mejorar y agilizar los procesos administrativos, culpando a la existencia de documentos en soporte papel la lentitud de los trámites burocráticos estatales, sin hacer el análisis previo de que esta lentitud es producto de procesos mal estructurados, responsabilidades no definidas, funciones difusas, lo que como consecuencia trae una gestión documental ineficiente, cara (altos costos), lentitud y dificultades para recuperar los documentos, como resultado de esto además,  toma de decisiones desinformadas y hasta pérdidas de documentos fundamentales para los ciudadanos y su posibilidad de que se cumplan sus derechos.Entonces, para lograr el éxito de este proyecto se hace necesario, se abre la oportunidad, que en algún momento esos procesos se deben revisar y ajustar para que la Gestión Documental de Documentos Electrónicos se realice de forma adecuada.

Por último sabemos que la preservación digital es un desafío constante, en nuestro país aún no se han realizado experiencias de este tipo por lo que este proyecto es pionero en ese sentido. No hay fórmulas mágicas ni experiencias que podamos aplicar en forma automática, estamos revisando modelos y por otra parte debemos “aterrizar” lo ideal a nuestra propia realidad, con sus fortalezas y limitaciones para terminar con un procedimiento y sistema aplicable y no sea inaplicable a poco andar.

(Archivoz) ¿Cómo está pensado el manejo de los cambios tan fuertes y constantes en la tecnología?

(PDE) Esa es otra gran dimensión del proyecto. Si algo tenemos claro es que la tecnología hoy no será suficiente para dar una respuesta definitiva al tema de la tecnología y la conservación de los documentos electrónicos a largo plazo, cada vez hay innovaciones no solo en equipos sino en la forma de resguardar los documentos, evitando que pierda su validez e integridad. Es por esto que debe constituirse un equipo multidisciplinario que vaya monitoreando los cambios tecnológicos y vaya actualizando los instrumentos guía que vamos a generar. Porque las nuevas tecnologías seguramente van a incidir no solo en la forma en que conservamos los documentos, sino en cómo deben ser generados, incorporación de nuevos formatos y metadatos para poder garantizar su integridad, unicidad y autenticidad a largo plazo.

(Archivoz) ¿Estos proyectos tienen un alto componente de cambio, cómo están manejando dentro del proyecto la gestión del cambio?

(PDE) Como te comentaba este proyecto si bien está inicialmente enmarcado dentro del Archivo Nacional también tiene su incidencia y relación directa con las instituciones productoras (Administración Pública). Con relación al Archivo Nacional es un tema complejo, porque es una institución que lleva 90 años trabajando en una misma dinámica, enfocados al documento patrimonial histórico y en soporte papel. Entonces, proponer nuevas formas de trabajo, podríamos decir que los saca de su espacio de confort. Pero también debemos considerar que no se dejará de trabajar con documentos en soporte papel, estos documentos seguirán llegando vía transferencias ordinarias, así que pasará una buena cantidad de años en que convivan ambos soportes y ambos procedimientos.  Pero también debemos pensar que en todo el país esto tendrá incidencia y que el resto de las instituciones productoras sin lugar a dudas mirará al Archivo Nacional como ejemplo, para ver cómo llevan sus propios procesos y procedimientos internos, cómo gestionan sus documentos y realizan sus transferencias electrónicas, para tomar buenas prácticas, entonces de una u otra forma el Archivo Nacional debe tomar la delantera y crecer, junto al proyecto, y ser una de las instituciones precursoras que aplique este proyecto.

En el resto de la Administración Pública esto igualmente será un desafío, creo que en forma paulatina, viendo los beneficios que trae esta nueva forma de gestionar los documentos, se irán sumando y venciendo la resistencia inicial que trae la implementación de estos cambios y confiando en estos documentos electrónicos, evitando así la impresión de documentos de forma innecesaria, sólo porque el tocarlos y tenerlos en los escritorios les da mayor seguridad.

Pero son procesos lentos, donde los que empiecen marcarán el camino y animarán al resto a seguirlos.

(Archivoz) ¿Qué tan involucrados están los archiveros en este tipo de proyectos?

(PDE) Muchísimo. La semana pasada el Archivo Nacional organizó un Seminario con altísimas convocatoria centrado en temas de modernización del Estado, donde entre otras actividades se dio el inicio oficial público a este proyecto. Archiveros, encargados de archivos, profesionales de diferentes ramas de la gestión de información, instituciones públicas y privadas estuvieron presentes. Pero aún se ve con expectación, todavía persisten las dudas y no tienen claro aún cómo los va a tocar y cómo va a responder su institución a estos nuevos lineamientos y directrices que entregará el Archivo Nacional para permitir la transferencia de archivos electrónicos. Ahora, atención, el participar de esto no es responsabilidad única del archivero o encargado de archivo, es de la institución, del director del Servicio o quien tiene la jefatura de la institución, ya que estos cambios tan profundos no solo implican un cambio en la forma de archivar los documentos de las instituciones, sino todo su flujo de trabajo que requiere políticas institucionales para adaptarlos.

Los archiveros están muy involucrados, pero también se devela la falta de capacitación y de formación en nuestro país para estos temas tan actuales, porque no basta con saber archivar sino hay que ir un paso más allá e involucrarnos con expertos en tecnología, con los expertos en nuestra organización para identificar procesos, revisar flujos de trabajo, revisar responsabilidades asociadas a la generación y gestión de documentos, uso de firma electrónica avanzada, entre otros.

(Archivoz) ¿Cuál es el rol del Gobierno nacional en este proyecto?

(PDE) El rol del gobierno nacional es fundamental, ya que, si bien desde el Archivo Nacional surgió la inquietud inicial de que debía asumir este desafío porque las instituciones públicas ya estaba gestionando parte de sus documentos en ambientes electrónicos y generando documentos electrónicos válidos, fue el Ministerio de Hacienda que reconoció el problema y quien sumó a esta necesidad los números, indicando que el uso de los documentos electrónicos en la Administración Pública iba en directo beneficio de la gestión administrativa y a su vez implicaba un ahorro de costos, es decir iba en el camino de lograr eficacia y eficiencia estatal. La novedad de esto es que el Ministerio de Hacienda sentó a la mesa al Archivo Nacional como un protagonista y comprendió que la mejor gestión de los documentos electrónicos iba de la mano con el aspecto archivístico, para que estos mismos documentos electrónicos que se generan puedan ser transferidos al Archivo Nacional y que no debiesen imprimirse para seguir su camino tradicional de transferencia.

(Archivoz) Pilar, ¿este proyecto está alineado con las iniciativas del mismo corte que lideran otros archivos nacional de la región?

(PDE) Entiendo que la mayoría de los archivos de la región están insertos en esfuerzos similares, más que por la preservación digital por la gestión documental electrónica. De una u otra forma el impulso de la modernización ha partido de los gobiernos para incorporar la gestión de documentos electrónicos en sus instituciones públicas, lo que implica un gran esfuerzo a los Archivos Nacionales, y archiveros en particular, de hacerse escuchar en el sentido de que no es suficiente con hacer todo digital sino que el problema es más amplio y tiene muchas dimensiones: normativa, tecnológica, archivística, de preservación a largo plazo, agregaría el factor de que nuestra tradición documental es hispánica, vale decir mucha burocracia en papel, no nacimos en un ambiente de “récords” sino en un ambiente de “documentos de archivo” y cambiar la mentalidad, ya no del archivero, sino las autoridades que firman los documentos.A modo de ejemplo una muestra, hay autoridades que pueden tener toda la gestión del expediente en electrónico, pero al momento de la firma prefieren hacerlo en papel porque visualmente es más llamativo, por lo que finalmente se termina bajando a papel algo que perfectamente pudo haber sido firmado en forma electrónica.

(Archivoz) ¿Cuál consideras tú que es lo más difícil de este proyecto y cuales son esas habilidades que deben tener los futuros archiveros para afrontar proyectos de este tipo?

(PDE) Creo que uno de las situaciones más complejas de resolver, es que en este proyecto se conjugan varios intereses  y múltiples voluntades, el desafío es lograr consensos y llegar al objetivo final en beneficio de todo el país.

En cuanto a las habilidades de los archiveros en este sentido, no diré nada nuevo al indicarte que deben venir más preparados en temas informáticos, manejo del documento electrónico, esquemas de metadatos, preservación digital y empezar ya a abrirse al tema del open data y big data, ambas posibilidades que nos da en bandeja el tratamiento de este tipo de documento.  Ahora todo esto, sin dejar de saber archivar, algo fundamental, la práctica archivística, el saber los procesos de archivo son fundamentales para construir sobre eso la gestión de los documentos electrónicos de archivo. A veces parece que dejamos de lado nuestros principios básicos o empezamos a transarlos y creo que no debe ser así, no olvidemos cuál es nuestro trabajo, no trabajamos solo con datos, información y repositorios, trabajamos con algo más delicado, que son los documentos de archivo, con sus atributos y características que hacen que sean tan valiosos como son.

Pilar, gracias por tu tiempo y disposición para regalarnos esta genial entrevista que sabemos que muchos van a disfrutar por su valor e importancia. Estamos seguros que seguiremos hablando para que nos cuentes cómo avanza el proyecto y nos ilustres sobre los impactos que éste tendrá.

“El verdadero sello de calidad de un archivo se adquiere con la generación de valor público”: Entrevista a Julio Cerdá, Jefe de Gestión de Inf. y Transformación Digital, Ayto. Arganda del Rey

Julio Cerdá es Jefe de Gestión de Información y Transformación Digital en el Ayuntamiento de Arganda del Rey. Compagina su actividad profesional con la docente como profesor asociado en el departamento de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad Carlos III de Madrid. Cerdá es, además, miembro de los grupos de trabajo de la Comisión de la Sociedad de la Información y Tecnologías, de la Federación Española de Municipios y Provincias y del grupo de trabajo Documentos, Expedientes y Archivo Electrónico, del Comité Sectorial AE Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

Desde Archivoz tomamos contacto con él para hablar de distintos temas en torno a los archivos, la gestión documental, la transparencia y la administración electrónica.

(Archivoz) Hola, Julio. Lo primero es agradecerte que hayas accedido a esta entrevista. Como experto en gestión documental y archivos, tu punto de vista resulta de gran interés para la temática de Archivoz y seguro que será muy enriquecedor para nuestros lectores. Si te parece, comenzamos hablando del archivo, una institución que se enfrenta a grandes desafíos y -según algunas voces- parece envuelto en cierto aire crepuscular. Tú mismo has dicho en alguna ocasión que estamos ante el “ocaso del archivo”, ¿En qué sentido va esa afirmación?

(Julio Cerdá) Los archivos, tal como los conocemos, no tienen continuidad. La transformación de los conceptos, métodos y técnicas en el entorno electrónico hace del todo inviable su convivencia con el mundo papel. No se trata simplemente de una forma distinta de gestionar y no se reduce, como en ocasiones se menciona, a un cambio de soporte. En el entorno electrónico nos encontramos con la aparición de nuevos problemas para cuya solución no es siempre válida la óptica de situaciones anteriores, no existe muchas veces un lenguaje o significado común, y obliga a redefinir las estrategias y los métodos de análisis para afrontarlos con éxito.

(Archivoz) A menudo te hemos oído decir que el archivo es un “no lugar” porque la tecnología, los formatos, las comunicaciones, etc. lo han despojado de un entorno físico. ¿Cómo se ha de adaptar el archivero a esa realidad?

(JC) Los cambios son tan profundos que no podemos pensar en el futuro trabajando como en el pasado, ni tampoco es suficiente con el aprendizaje que hemos ido atesorando. Claro que es válida esa experiencia previa en el entorno papel, pero es necesario someterla a revisión, hay que decodificarla. No reconocerlo implica un serio problema de percepción del universo tan distinto en el que nos encontramos. Y no lo olvidemos: el precio de vivir en esta etapa de transición es la inseguridad, máxime teniendo en cuenta que ya no es tan necesaria la mediación del archivo para acceder a los documentos. Estamos viviendo una etapa de apagón progresivo de los servicios de archivo convencionales y un inexorable desplazamiento del archivo a zonas periféricas del organigrama. La única salida es la flexibilidad y la capacidad de adaptación a los proyectos de transformación digital, seguir creando valor desde la gestión eficaz de información y aportando soluciones en los numerosos frentes de trabajo que abre la gestión electrónica de documentos, mucho más compleja y exigente que la gestión convencional de archivos y documentos en papel.

(Archivoz) ¿Qué función tienen las redes sociales en el archivo del siglo XXI?

(JC) Las redes sociales son un excelente canal para transmitir información, abrir el archivo y, sobre todo, facilitar la interacción en tiempo real, sin costes ni dependencias y al alcance de todos. Algo absolutamente impensable hace un par de décadas. Ahora bien, debe ser un medio de difusión complementario a los sistemas de acceso online a los fondos documentales, con información normalizada, estructurada y un buen sistema de búsqueda y recuperación. En resumen, poner el archivo en las redes no tiene nada que ver con tener el archivo en internet.

(Archivoz) ¿Cómo pueden combatir los archivos la corrupción política y económica? Y, en el otro sentido, ¿qué daño puede ocasionar un archivo en malas manos? (“ningún archivo es inocente”…)

(JC) El verdadero sello de calidad de un archivo se adquiere con la generación de valor público. En momentos de corrupción, los sistemas de gestión documental y los archivos gestionados eficazmente, con profesionalidad, se convierten en un activo esencial para fortalecer la democracia. Cuando sucede al contrario, cuando se consiente el silencio de los archivos, se abre el camino para la desidia y el descontrol. Y, efectivamente, no hay que caer siempre en el recurso fácil de buscar responsabilidades sólo en la clase política, es muy necesario ejercer también la autocrítica.

(Archivoz) Se ha repetido como un mantra que sin archivos no es posible la transparencia. No en vano, muchas administraciones apuestan por los archivos para centralizar sus acciones de transparencia y acceso a la información pública. En las VII Jornadas de Archiveros sin Fronteras en 2013 decías que la administración aún no estaba preparada para ofrecer una transparencia real. En ese momento se acaba de promulgar la ley de transparencia. Hoy en día, en el año 2018, ¿crees está consolidada la transparencia en España? ¿Qué balance haces del trabajo de la administración en esta materia?

(JC) Las estrategias de gobierno abierto han creado un nuevo ecosistema que está comenzando a cambiar por completo las formas de trabajar en las administraciones y donde los archivos no pueden permanecer ajenos. Se han lanzado muchos proyectos, hasta el punto de que casi no hay administración que no tenga su portal de transparencia. Si ese era el único objetivo, muy poco hemos avanzado. La transparencia real debe ser una transparencia automatizada, donde frente a datos elaborados y preparados, se imponga la ecología del dato, con información verificada y de calidad que proceda directamente de las aplicaciones de gestión, sin posibilidad de alteración, sin intermediarios, reelaboraciones ni aditivos y donde llegue a ser posible la consulta en tiempo real. Una administración electrónica e interconectada es inevitablemente transparente. Y al contrario: una administración que no tiene plenamente desarrollada la gestión electrónica no puede ser realmente transparente y, en todo caso, se tratará de una transparencia que podría ser cuestionable.

(Archivoz) ¿Qué grado de fiabilidad tienen los índices de transparencia? ¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de interpretarlos?

(JC) El principio de que todo lo que no se puede medir no se puede mejorar es indiscutible. Hay que medir y para ello tienen que existir indicadores de esa gestión, hasta ahí no hay debate posible. Las certezas comienzan a desaparecer cuando hay que decidir “lo que se mide” (por qué se eligen estos indicadores y no otros), “quien lo mide” (hay un amplio margen para la interpretación entre el sí/no cumple), e, incluso, “cuándo se mide” (los rankings son la foto fija de un momento determinado). Mientras todas esas cuestiones técnicas no tengan el consenso suficiente y un carácter de oficialidad el recorrido de esos indicadores es limitado. En esta línea se ha lanzado, aún con un limitado nivel de utilización, la metodología de evaluación y seguimiento de la transparencia (MESTA), propuesta por el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno y la Agencia de Evaluación y Calidad.

(Archivoz) En ocasiones los portales de transparencia ofrecen tal cantidad de datos e información que acaban por confundir al usuario. Es un reflejo del exceso de información a que estamos sometidos hoy en día. ¿Qué soluciones puede ofrecer el profesional de la información al respecto?

(JC) Cantidad sin calidad y cantidad sin sistemas avanzados de búsqueda y recuperación son combinaciones que pueden convertir la información en infoxicación. Siempre hay más información disponible de la que se puede digerir y forma parte de cualquier estrategia de publicación la previa depuración, normalización, selección y metadatado. Publicar no es simplemente hacerlo público. Cuando se hace sin criterio produce el efecto contrario al deseado: confundir más que informar y, lo más peligroso, se resta credibilidad a la propia organización. Por eso, el elemento clave es, una vez más, la profesionalidad, conocer las estrategias, aplicar las técnicas adecuadas. No es siempre cuestión de herramientas. La mejor fábrica de software siempre está en las personas.

(Archivoz) En materia de transparencia, ¿en qué casos el derecho a acceder a la información pública choca con el derecho a la privacidad?

(JC) Son dos derechos que hay que conciliar y que se pueden conciliar. Sin embargo, en más de una ocasión se puede llegar a hacer un uso abusivo. Un ejemplo de ello es el derecho al olvido, que nadie niega, pero que se suele interpretar erróneamente. Una sentencia reciente del Tribunal Europeo de Derechos Humanos ha corregido al Tribunal Constitucional, que había tratado por igual, ordenando el borrado de datos privados, a los buscadores de las hemerotecas digitales que a los de Google. Ningún profesional de la documentación dábamos crédito y así se ha entendido por los tribunales europeos.

(Archivoz) ¿Qué dirección crees que han de tomar las políticas de transparencia en el futuro?

(JC) La mejor noticia será que desaparezcan los portales de transparencia, por innecesarios. No será necesario publicar ni solicitar nada, porque cualquier demanda de información pública relevante será por naturaleza accesible desde un buscador. No habrá nada que buscar porque no existirá información pública que no se sepa. Para llegar a ello no hay atajos, la única estrategia de éxito es gestión documental de calidad y profesionales cualificados para ponerla en marcha.

(Archivoz) Al menos en España, el archivo electrónico único parece una utopía. Muchas veces pensamos en lo fácil que sería centralizar toda la información ciudadana… ¿Qué factores están impidiendo ese desarrollo y cuál crees que es el mínimo que se podría alcanzar en el corto-medio plazo?

(JC) El 2 de octubre de 2018 es la fecha límite que establece la Ley 39 /2015 para que todas las administraciones públicas dispongan de un archivo electrónico único. Todo parece apuntar a que la gran mayoría de las organizaciones van a incumplir con esta obligación legal. Por muy diferentes motivos, más organizativos que tecnológicos, tendrán que pasar aún varios años para que de modo paulatino podamos ir viendo cómo la realidad de la administración electrónica se va a trasladando también a la gestión de los archivos.

El adjetivo de “único” ha generado diversas interpretaciones, como que debe existir un solo archivo físico o que todos los archivos de la organización deben estar agrupados. Es otro el objetivo del legislador, y está fundamentado en el eje sobre el que sustenta todo el texto legal: la interoperabilidad. Aunque en este caso habría que hablar además de su versión interna: la intraoperabilidad. No pueden existir repositorios electrónicos al margen del sistema, incomunicados tecnológica o semánticamente.

La idea es acabar con una realidad muy común en las administraciones públicas, con esa torre de babel de soluciones de gestión que no están integradas o conectadas con el gestor corporativo, originando duplicidad de datos, información desactualizada y que van a generar datos y documentos electrónicos con inevitables problemas de acceso en el medio y largo plazo. Todos esos procedimientos administrativos finalizados deben estar conservados en un único sistema de gestión de archivos, y no en repositorios propios. Y también deben estar disponibles desde un único punto de acceso, el archivo electrónico único de la organización, el cual, debe ejercer, en cierto modo, de puente de comunicación entre las distintas aplicaciones integradas en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE)

(Archivoz) En cuanto a la preservación de la información y a las estrategias de continuidad digital, al ciudadano le llegan noticias de prensa hablando de archivos digitales en el Ártico, soportes físicos que fijan la información digital y otras tendencias que parecen sacadas de una película de ciencia ficción. ¿Realmente, cuáles son las líneas en las que se está trabajando actualmente para asegurar que la información del presente esté disponible en el futuro?

(JC) Nos encontramos en un escenario que está evolucionando de un sistema docucéntrico a otro crecientemente datacéntrico. Un buen signo de madurez es que sean los datos, más que los documentos, la materia prima esencial de las plataformas de administración electrónica. Y cuando comenzamos a trabajar fundamentalmente sobre datos comenzamos también a mejorar exponencialmente las estrategias de continuidad digital, la plena disponibilidad de los documentos, la interoperabilidad temporal, garantizar el acceso a la información a lo largo del tiempo.

Es necesario comenzar a dejar en un segundo plano los formatos de almacenamiento como PDF y que paulatinamente ganen protagonismo los modelos de representación y descripción de datos en XML. Cuando se consiguen trasladar los actos administrativos a datos estructurados y etiquetados se facilita su reutilización. No se limitan a ser únicamente el testimonio de una actuación administrativa, también pueden pasar a ser útiles para fundamentar la toma de decisiones, como elemento de control o ser una información relevante en las políticas de transparencia.

(Archivoz) Descendiendo al terreno de la administración ¿Qué medidas se pueden tomar en los ayuntamientos y otras administraciones para que los empleados públicos se adapten de la mejor forma posible a la administración digital?

(JC) Comienza a quedar en un segundo plano una visión del archivo centrada exclusivamente en “competencias”, con un enfoque de servicio vertical. Ahora prima la transversalidad y la gestión por proyectos en aquellos ámbitos de la gestión documental donde sea necesario dar respuesta. El nuevo ecosistema obliga a que sean siempre proyectos colaborativos, con equipos muy heterogéneos que van a intervenir en entornos complejos y muy variables, sujetos a la dependencia tecnológica, y con un objetivo esencial: garantizar la normalización, interoperabilidad y reutilización de datos y metadatos.

(Archivoz) Julio, muchas gracias por tus reflexiones. Queda patente que los archivos pasan por un momento de desafíos, una etapa en la que deben adaptarse a nuevas misiones y redefinir sus métodos de trabajo. Ha sido un placer contar contigo en Archivoz y esperamos volver a hablar contigo próximamente.

(JC) Daros las gracias, y sobre todo animar a las nuevas generaciones a que tomen con fuerza el testigo de la innovación. De ellas va a depender que sepamos aprovechar estos increíbles momentos para la profesión, y está en su mano hacerlo. Eso sí, mucha paciencia, los nuevos entornos de trabajo son muy inestables, es también necesario “aprender a no saber”, a reconocer que la incertidumbre, la dependencia de otros o los riesgos son del mismo volumen que los innegables beneficios inherentes a la revolución digital.

“Lo ideal es rodearse de buenos aliados”: Entrevista a Sol Ugarte, fundadora de SIBADOC

Entrevistamos hoy a Sol Ugarte, una de las profesionales con mayor experiencia en el ámbito de la gestión documental y que comenzó su andadura profesional como facultativo en bibliotecas. En los años noventa inició una etapa más enfocada hacia la empresa documental trabajando como responsable del Departamento de Software Documental en Gabinete de Asesores Documentalistas y, posteriormente en Inforárea. Ya en el 2000 dio un paso adelante fundando su propia empresa de servicios documentales globales SIBADOC, especializada en ofrecer soluciones personalizadas en gestión de información, siendo una de las compañías más destacadas en proveer dichos servicios a empresas e instituciones de todo tipo.

Y, precisamente, por uno de esos destacados proyectos hemos querido entrevistar a Sol en Archivoz, para conocer de cerca cómo se gestó y qué dificultades han ido superando durante el proyecto de tratamiento técnico y descriptivo de los fondos archivísticos que la Fundación Felipe González ha presentado recientemente con el título de “Memoria Cívica”, el archivo personal del expresidente Felipe González.

(Archivoz) Buenos días, Sol, y bienvenida a Archivoz. Antes de nada, queremos agradecerte los minutos que nos vas a dedicar en esta entrevista. Tras repasar tu trayectoria profesional, se ve un cambio muy importante en los años noventa, cuando pasaste al mundo de la empresa documental. ¿Qué te aportaba este nuevo entorno que no encontrabas en la biblioteca?

(Sol Ugarte) Realmente la biblioteca, y todo lo relacionado con la misma –de un modo extensivo también los archivos y los centros de documentación–, ha sido, y sigue siendo, el leitmotiv de mi trayectoria profesional. Fue solamente un cambio de escenario al que me llevo mi derrotero profesional, pero al final cualquiera de nuestros proyectos desde la empresa privada suelen ir encaminados al objeto único del quehacer de nuestra profesión, que la información llegue de un modo u otro a las personas y que la misma genere conocimiento, ofrezca momentos de disfrute, etcétera. No estoy catalogando desde la cantera, pero varias veces al mes tengo que enfrentarme a las etiquetas de MARC en los grandes proyectos de migración…

(Archivoz) ¿Qué diferencias encuentras, si las hay, entre la época en la que comenzaste a trabajar en la gestión documental y la actualidad?

(SU) La diferencia más importante, yo creo que como en todos los ámbitos en estos años, la trajo la irrupción de las tecnologías. Ha hecho que algunos procesos sean más factibles y rápidos y que el resultado termine repercutiendo en un mejor ofrecimiento de servicio.

También considero que en este tiempo transcurrido ha habido un aumento importante en el conocimiento, y, por ende, en el reconocimiento de la profesión. Sin embargo, queda mucho por hacer, sobre todo a nivel de lograr la consideración presupuestaria que merecemos en las entidades públicas y privadas para cumplir con las funciones que nos corresponden, pero si algo nos caracteriza a los bibliotecarios y las bibliotecarias –ya ves que me sigo considerando así– es la tenacidad.

(Archivoz) Otra cuestión interesante de tu trayectoria es tu capacidad de emprendimiento. ¿Qué se necesita para emprender en el sector información/documentación?

Oportunidad, ganas y darte a conocer desde el minuto uno, luego las cosas se van logrando con formación, reciclaje continuo y haciéndote acompañar en el trayecto por profesionales de confianza. Es difícil hacerse hueco, pero si consigues en los primeros tiempos que tu capacidad de esfuerzo sea mayor que tu necesidad de amortizar inversiones al medio plazo parece que todo rueda…

Del mismo modo, es trascendental saber que uno no es experto en todo y que lo ideal es rodearse de buenos aliados –empresas amigas las llamamos nosotros– con los que trabajar de modo colaborativo.  

(Archivoz) Como sabes, una de las cuestiones que más nos interesaba tratar con vosotros es el caso del proyecto “Memoria Cívica” de la Fundación Felipe González. Sabemos que comenzasteis con ello en junio de 2017 pero ¿Cómo nació el proyecto?

La Fundación Telefónica está detrás de este proyecto desde su origen y nosotros habíamos trabajado con buenos resultados anteriormente para ellos; nos conocían, sabían qué podían esperar de nosotros y simplemente volvieron a confiar en nuestro buen hacer.

(Archivoz) ¿Cuál ha sido exactamente vuestro cometido dentro del mismo?

Nos hemos encargado de la identificación e inventariado de los documentos del fondo “Archivo Felipe González”. Ha sido un trabajo conjunto con la Fundación Felipe González en el que se empezó estableciendo unas directrices que ha permitido realizar el cuadro de clasificación de modo que se lograse adecuadamente una descripción que permita la difusión buscada.

(Archivoz) El proyecto “Memoria Cívica” comprende tres fondos distintos: “Archivo Felipe González”, “Archivo Otros protagonistas” y “Archivo colaborativo”. ¿De qué cantidad de documentos estamos hablando?

Creo que aún no está perfectamente dimensionado lo que comprende todo el conjunto de los tres fondos…

(Archivoz) ¿Qué porcentaje de documentación ha sido ya tratada e incorporada a la plataforma?

La parte que hemos hecho desde SIBADOC, que es la del fondo “Archivo Felipe González”, está compuesta de más de 3.000 unidades/objetos de información.

(Archivoz) Dentro de la Web del proyecto se puede acceder a una sección titulada “Lo que opinan sobre nuestros papeles” en la que diferentes personalidades comentan la importancia que tienen los documentos que alberga este archivo y lo necesario de su difusión. ¿Qué le diríais a un usuario sobre este archivo?

Pues se me ocurre decirle que es una suerte que un archivo de estas características, que refleja una época muy importante de nuestra historia, este ahora mismo a un clic de distancia. Es una oportunidad de, como menciona Jonás Fernández Álvarez, economista y eurodiputado socialista, en esa sección, “tener acceso a las ideas, pensamientos, sueños y pesadillas del presidente González”. Conocer el pasado, ayuda a enfrentarse al futuro y evitar que los errores se repitan e, insisto, parte de esa historia importante está colgada ahí para él.

(Archivoz) ¿Qué va a encontrar en él?

Pues va a encontrarse con las emotivas reflexiones del expresidente tras la muerte por cáncer de Fernández Ordoñez, figura dialogante y querida de la política española, pero sobre todo amigo que le había acompañado y apoyado siempre; con la carta de Alfonso Guerra cuando sus relaciones empezaban a enfriarse o con sus opiniones tras la caída del muro de Berlín.

Son solo ejemplos de los grandes testimonios, fotos, vídeos, etc. que se conservan en estos fondos y que pueden ayudarnos a entender muchos momentos trascendentales de esa etapa política.  

(Archivoz) Desde Archivoz, no somos ajenos a la polémica suscitada desde algunas asociaciones profesionales de archiveros que han denunciado una actuación irregular por parte de la Fundación Felipe González sobre algunos documentos de estos fondos. Se han alzado algunas voces afirmando que algunos documentos podrían considerarse nacidos al amparo de su actividad como Presidente del Gobierno y que, por tanto, no deberían ser conservados por una entidad privada, tal y como indica la ley de Patrimonio Histórico Español, aprobada por el mismo Felipe González. ¿Qué opináis sobre este asunto?

Me temo que aquí voy a ser políticamente correcta. SIBADOC ha realizado un trabajo de proceso técnico-archivístico –línea de trabajo habitual desde el nacimiento de la empresa– sobre una documentación que le ha sido dada, punto y final. El resto de temas respecto al origen o la propiedad de la misma se escapan del papel técnico e instrumental que hemos tenido en este proyecto. Sin embargo, si de lo que se trata, y lo verdaderamente importa es que los ciudadanos tengan acceso a esos documentos, de este modo se les está dando, ahí los tienen, ya se ha hecho

(Archivoz) Por último, la parte tecnológica del proyecto ha recaído sobre DIGIBIS, una de las empresas tecnológicas del sector con mayor reconocimiento. ¿Qué destacaríais sobre su solución tecnológica?

Creemos que en este caso ha sido una herramienta bien elegida porque es un gestor muy orientado a la difusión, fin último que se buscaba desde las instituciones implicadas. Es un software intuitivo, fácilmente utilizable para un usuario no experto, y que facilita la recuperación del documento que es lo que se persigue.

Muchas gracias por colaborar con Archivoz y enhorabuena por vuestro trabajo.

El agradecimiento es mutuo porque este proyecto –conceptualmente el proyecto perfecto para cualquier archivero respecto a las tareas a realizar– ha sido muy importante para nosotros y la oportunidad de poder contarlo aquí nos hace muy felices.

 

 

*El titular de los derechos de autor de la imagen de portada, Gobierno de España, permite que cualquier persona lo use para cualquier propósito, siempre que el titular de los derechos de autor sea atribuido correctamente. Se permite la redistribución, el trabajo derivado, el uso comercial y cualquier otro uso. Atribución: Ministerio del Presidente. Gobierno de España

“El mayor reto son los archivos electrónicos o digitales”: Entrevista con Alicia Barnard

Hoy contamos con una entrevista muy interesante en la Revista Archivoz, Alicia Barnard desde México, nos habla sobre la legislación en materia archivística en su país y con un interesante resumen de la conferencia de ALA-ICA del año pasado, una visión del futuro de nuestra profesión.

(Archivoz) Alicia, hace unos meses se aprobó la ley de archivos en tu país, México, sin duda un avance de mucho significado en materia de archivos y patrimonio documental y un claro ejemplo para los países que aun tienen ésta materia pendiente. ¿qué es lo que a tu consideración, es más difícil para que un país logre una ley de archivos?

(ABA) En primer término conviene señalar que México es un estado federado.  En la actualidad contamos con una Ley Federal de Archivos (LFA) y varias leyes en las entidades federativas (estados o provincias) vigentes.  En diciembre de 2017, en cumplimiento a una disposición constitucional, la Cámara de Senadores aprobó por unanimidad una Ley General de Archivos (LGA) para homologar la práctica archivística entre los diferentes órdenes y niveles de gobierno. La misma  fue turnada a la Cámara de Diputados en ese año, donde aún se encuentra pendiente su aprobación.  La misma lleva más de dos años de retraso, espero equivocarme, pero debido a las próximas elecciones en México, no estoy cierta de que la misma vaya finalmente a ser aprobada en este período de sesiones.  Me parece que la mayor dificultad para una ley  es la convergencia de diálogos entre los reguladores, los operadores y  los usuarios de los archivos.  Aun y cuando, los responsables de la política archivística buscan esa convergencia, en ocasiones los intereses de operadores y usuarios difieren y ahí es donde se  atoran las cosas, aunado a que nuestros legisladores no dan prioridad a la materia archivística.   No obstante, queda claro que el diálogo es imprescindible pesar de los riesgos y costos ante la falta de una legislación nacional

(Archivoz) ¿Cómo funcionaba el país sin la política archivística?

(ABA) Desde los 80’s del siglo pasado y hasta ahora el Archivo General de la Nación mediante diferentes decretos, normas y la actual LFA ha sido el órgano normativo de archivos, primero del Poder Ejecutivo Federal y ahora del Gobierno Federal.  Debe reconocerse que el Sistema Nacional de Archivos diseñado por el AGN en los 80’s ha sido un esquema de coordinación funciona como tal, aunque sin la capacidad reguladora que le otorgaría la LGA en el momento de su emisión.  Conviene destacar que el modelo del Sistema Nacional de Archivos propuesto el siglo pasado por el AGN  ha servido de referencia para el desarrollo de sistemas semejantes en otros países de Latinoamérica.  Si bien no hay una política nacional, como ya se mencionó, hay una Ley Federal de Archivos y como ya se mencionó, se tienen leyes estatales pero diferentes entre sí.  La LGA sería el instrumento referencial para la actualización de las mismas.  No obstante, hay prevalencia en cuanto a los esquemas de organización de los sistemas institucionales de archivos (una coordinación de archivos en cada institución, archivos de trámite o gestión, de concentración e históricos) mismos que ya operan en múltiples instituciones.  De igual manera, la instrumentación de cuadros de clasificación archivística por funciones y los catálogos de disposición documental (tablas de vigencias y disposición final) ya se aplican en el Gobierno Federal así como en varias instituciones de las entidades federativas y otros niveles de gobierno.

(Archivoz) ¿Qué sigue ahora para México en materia archivística?

(ABA) Me parece relevante que el AGN como órgano normativo cuente con los recursos que ha  carecido por muchos años.  Si se quiere implementar una LGA como la que se pretende en este momento el AGN no cuenta la capacidad para ello.

(Archivoz)¿Cuál crees que es el mayor reto en materia de archivos ahora que se cuenta con una ley de archivos?

(ABA) Considero necesario consolidar lo que ya se tiene, así como  actualizar, simplificar y mejorar la normativa existente.  Sin embargo el mayor reto son los archivos electrónicos o digitales.  Se tienen ya lineamientos para los sistemas de gestión documental automatizados, donde ya se establece la obligatoriedad de su desarrollo e implementación, así como los requisitos y metadatos básicos que los mismos deben contar en el ámbito del Gobierno Federal y que deberían estar funcionando desde mediados del 2017, desconozco si esto ya se ha cumplido o no por los sujetos obligados del Gobierno Federal.   Sin embargo aún se requiere desarrollar normativa particular en términos de valoración y preservación digital,  del manejo de archivos en los servicios de nube o de la relación que existe entre la información que se publica en los portales de gobierno abierto y datos abiertos con los archivos, por mencionar algunos ejemplos.

(Archivoz) ¿Esta nueva ley significa un cambio muy fuerte en la administración de los archivos, la transparencia, el acceso a la información y la protección de datos en el país?

(ABA) Debo señalar que es a partir de la primera Ley Federal de Transparencia,  Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales publicada en 2002, estas materias han estado vinculadas a la archivística.  Esta Ley  dedicaba un artículo a la organización de archivos y a partir de entonces, como también se establece en la LFA, que la normativa archivística emitida por el AGN ha estado acompañada primero del Instituto Federal de Acceso a la Información y ahora por el Sistema Nacional de Transparencia. Con todo el ruido y confusión que ello ha causado, el citado Sistema en 2015 emitió normativa en materia de archivos aplicables a nivel nacional.  La confusión se dio a raíz de que no fue el AGN el responsable de emitir la misma por la carencia de capacidad jurídica para ello.  Afortunadamente debido a que el AGN es miembro de dicho Sistema fue posible que esa normativa  fuera semejante a la ya emitida para el Gobierno Federal.  Así, en tanto que el AGN forma parte del Sistema Nacional de Transparencia, una vez que se emita la Ley General de Archivos, la cual dispone el establecimiento y competencias del Sistema Nacional de Archivos, el Instituto Nacional de Acceso a la Información Pública, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales será miembro del mismo.

Percibo que el mayor cambio será cuando los instrumentos jurídicos sean equiparables, ya que mientras no exista una LGA hay una desventaja en materia de archivos.  Por otra parte, en cuanto a recursos se han privilegiado altos presupuestos para la transparencia y el acceso a la información, mientras que para los archivos el mismo ha sido raquítico y si realmente se espera un cambio, es necesario que los archivos, donde se sustenta el acceso a la información y la transparencia sea vean favorecidos presupuestalmente.

(Archivoz) Y los archivistas, ¿consideras que hay suficiencia técnica y teórica para afrontar los cambios que vienen? ¿Qué consideras que falta para lograr el escenario ideal en términos profesionales?

(ABA) Existen ya instituciones académicas a nivel universitario  y dos facultades que ya ofrecen maestrías en materia de archivos y gestión documental, sin embargo, es impensable que los egresados universitarios cubran necesidades para la dirección y operación de los archivos en México, me parece que ni en Brasil, donde existen más de doce carreras universitarias ello es posible.

Desde mi punto de vista, es factible que los espacios operativos para la gestión documental y manejo de archivos, como ya sucede, se ocupen por profesionales y técnicos de diferentes áreas del conocimiento.  Sin embargo, deberían establecerse concursos para puesto y requisitos para que los interesados reúnan  conocimientos, habilidades y aptitudes, que podría adquirir mediante cursos de capacitación o diplomados, debidamente validados por la institución educativa o archivística competente.   Asimismo, las organizaciones deberían estar obligadas a contar con programas de formación y actualización continua.  Estas condiciones ya se aplican en varias instituciones a través del servicio civil de carrera, sin embargo la impartición de cursos de capacitación aún requieren de ser verificados.  Mientras tanto, los egresados de programas universitarios serían candidatos indiscutibles para ocupar posiciones directivas, previo concurso de conocimientos,  aunque también es necesario integrar un cuerpo sólido y actualizado de docentes e investigadores con el propósito de contribuir al conocimiento y práctica de la Ciencia Archivística que, a la vez,  aporte a la operatividad de los servicios archivísticos en las instituciones.  Esta propuesta no está alejada de la realidad, es cosa de ver que España, Estados Unidos o Canadá no existen programas de licenciatura y si de posgrado.  Tampoco podemos olvidar que las tecnologías de la información y la transformación digital han abierto, cada vez más, las puertas para que la Ciencia Archivística tenga un carácter  multi e interdisciplinario, por lo cual se hace necesario que otros profesionales también conozcan de nuestra materia mediante programas o proyectos transversales en la formación universitaria.  Estoy cierta de que mis comentarios pueden crear controversias, pero también percibo que los mismos ya se abordan en diálogos para avanzar en la mejor formación de profesionales y técnicos, eso es bueno.

(Archivoz) ¿Cuál es tu punto de vista (personal y profesional) sobre el estado actual a nivel mundial de la política archivística y su impacto en las agendas de los gobiernos y qué consideras que nos falta para ser más visibles?

(ABA) Me es difícil ofrecer un punto de vista sobre el estado actual a nivel mundial en la política archivística,  me parece que este debería ser un tema de investigación.  Una percepción general es que las políticas nacionales cuando existen tienen efecto en ciertas comunidades de práctica en el entorno local, no en el entorno nacional; debido principalmente a la dedicación y perseverancia de un archivista conjuntada con la voluntad política de un funcionario.

En cuanto al impacto de la política archivística en las agendas gubernamentales,   advierto prioridad en las políticas para derechos humanos, anticorrupción, protección de datos personales, transparencia, historia, patrimonio documental, etc. Mientras tanto, la política archivística que tiene impacto directo en esas políticas, por lo general, no es considerada.  Lo anterior conlleva a la falta de credibilidad y confianza en las instituciones responsables de su implementación.   Ante ello me parece que deberíamos aceptar que nuestra profesión ya es multidisciplinar e involucrarnos con otros profesionales para promover  la inclusión de la archivística como elemento obligado en las políticas gobernanza de la información.

(Archivoz) Y por último, Alicia, como sabes, las tendencias y nuevas tecnologías plantean futuros bastante inciertos en materia de gestión de documentos. ¿Cuál es tu visión sobre el futuro de la archivística? ¿Consideras que quizá tecnologías como la Inteligencia Artificial, pueda desplazar el trabajo del archivista tradicional?

(ABA) Para responder me gustaría dar algunos ejemplos de lo que vislumbro en el ámbito internacional.  En primer término, encontramos con una nueva propuesta llamada Ciencia Computacional Archivística de reciente factura cuya definición aún en construcción nos dice que se trata de “un campo interdisciplinario preocupado con la aplicación de los métodos computacionales y el procesamiento, análisis, almacenamiento preservación a largo plazo y acceso de archivos con el objetivo de mejorar la eficiencia, productividad y precisión en apoyo a las decisiones de valoración, arreglo y descripción, preservación y acceso, así como para el involucramiento y desarrollo de investigaciones sobre los materiales archivísticos.” El proyecto está orientado a contribuir al desarrollo de las bases teóricas de una nueva trans-disicplina de las ciencias computacional y archivística. Ver http://dcicblog.umd.edu/cas/

Durante la Conferencia ALA-ICA el pasado mes de noviembre de 2017 en la Ciudad de México, el Dr. Vinton Gray Cerf, considerado como uno de los padres de la Internet y  actual vicepresidente mundial de Google, en su Conferencia Magistral comentó acerca de los retos futuros en materia preservación de información y archivos digitales tales como: la captura de metadatos, la capacidad para datos masivos (big data), los derechos de propiedad intelectual, los esquemas de legales, las excepciones para preservación o la quiebra o desaparición de aplicaciones, hardware o sistemas operativos  Presentó avances del proyecto Olive basado en una máquina virtual (virtual machine) y mencionó otros proyectos desde una perspectiva tecnológica. Además, hizo alusión  al alcance de la preservación digital donde considera relevante la participación de  archivistas y bibliotecarios en aspectos relacionados con  la integridad de los objetos digitales, el  desarrollo de modelos para sustentar la preservación en largo plazo y el acceso, los esquemas legales para la preservación, los derechos de autor, las patentes, entre otros.  InterPARES (ahora InterPARES Trust), desde hace ya veinte años,  viene construyendo conocimiento en cuanto a la preservación de archivos digitales, mediante la coordinación y promoción de múltiples proyectos de investigación en diferentes espacios y comunidades de práctica, a nivel internacional. Durante su cuarta fase se han llevado a cabo múltiples investigaciones sobre la confianza y los servicios de cómputo en la nube. InterPARES Trust, como en las fases anteriores, ha tenido como principio el carácter multidisciplinar en las investigaciones y en esta ocasión ha sido relevante interacción entre las ciencias archivísticas y computacional.  En este sentido, Luciana Duranti, en su Conferencia Magistral también durante la Conferencia ALA-ICA de noviembre pasado propone el uso de los principios archivísticos, conceptos y métodos y la colaboración con los profesionales de las tecnologías de la información. También sugiere la elaboración de requisitos funcionales, métodos, herramientas para asegurar habilidades orientadas a acceder a información factual completa, basada en documentos de archivo contextualizados, auténticos, precisos y fiables, así como otros métodos y  herramientas ya probadas en el entorno de la internet en cuanto  al uso y caracterización de las infraestructuras, el desarrollo de habilidades de usuarios para acceder, rastrear y evaluar los documentos de archivo en su contexto mediante un acceso sencillo.

Me parece que lo anterior  da respuesta a la participación de la Ciencia Archivística en tiempos de la computación, las tecnologías de la información, la internet, los datos masivos y lo que sigue como la inteligencia artificial. Prevalece la demanda información o documentos de archivo organizados donde los archivistas y en su campo de acción los bibliotecarios, somos expertos y no tenemos competencia.  Sin embargo, como lo menciono ya  en varias ocasiones, nuestra profesión ha adquirido con carácter multi- e interdisciplinar, por tanto  estamos obligados a salir de la zona de confort y sin olvidar nuestros principios interactuar y aprender de otras áreas del conocimiento para renovarnos y fortalecernos.

Agradecemos a Alicia por su tiempo y por ésta genial entrevista. Estamos seguros que esta será una de muchas participaciones en este espacio.

“Sin archivos no hay transparencia, y sin una buena gestión documental, no hay archivos”: Entrevista con Carlos Zapata (parte II)

Hoy continuamos con la segunda parte de la entrevista a Carlos Zapata Cárdenas, un archivista que ha dedicado su vida a los archivos, los archivistas y a promover la importancia de nuestra profesión, la cual, desafortunadamente, aún le falta un buen camino por recorrer para ser piedra angular en las administraciones.

Continuamos hablando de transparencia y acceso a la información, tema de actualidad e interés para todos.

(Archivoz)¿Las universidades están haciendo bien su trabajo al momento de formar profesionales archivistas que fomenten la creación de estados y entidades transparentes?

(CAZC) No puedo generalizar pero creo en algunos casos forman profesionales calificados técnicamente pero sin un adecuado sentido de la realidad del país.
Además, existen demasiados vacíos en la formación relacionada con los temas relacionados con la transparencia. No se trata solo de incluir asignaturas para estudiar las leyes de transparencia, sino muchas otras áreas de conocimiento que convergen en el acceso a la información pública. Adicionalmente se requiere formar el sentido crítico de los archivistas en cuanto al análisis de estrategia y alternativas que promuevan el uso efectivo y eficaz de los archivos y sus fuentes documentales. El archivista debe verse a sí mismo como garante de derechos, y no solo como un elemento más del establecimiento, entendido como la institucionalidad.  Su papel incluye la responsabilidad de promover cambios al interior de las entidades para lograr la apertura de los archivos públicos.

(Archivoz)¿Son suficientes los contenidos de una carrera profesional para que un archivista pueda entender la importancia y adquiera los saberes para fomentar e implementar estrategias alineadas con la Gestión Documental y con miras a la transparencia y el acceso a la información?

(CAZC) El aprendizaje a lo largo de la vida indica que los seres humanos no terminamos de aprender nunca. Somos sujetos inacabados y por tanto susceptibles permanentemente de perfeccionar y aumentar nuestros conocimientos.  La formación para una profesión debe proveer los elementos para incorporarse a la sociedad y aportar desde su disciplina. Durante el estudio de una carrera o profesión, se debe contar con los conocimientos mínimos para su ejercicio; en este orden de ideas, si una persona culmina sus estudios y se gradúa, ya es competente para ejercer su profesión. Indudablemente nuestra profesión se ve influenciada cada vez más por diferentes contextos que nos obligan a mantenernos permanentemente actualizados. En el caso puntual de la pregunta, creo que hace falta una posgrado en este campo para lograr una amplio dominio de esta materia.

(Archivoz)El indicador de “índice de gobierno abierto”, muestra cifras muy altas en términos de acceso a la información pública, pero cuando un ciudadano se enfrenta a la solicitud de acceso a documentos públicos, se encuentra con un escenario contrario al que muestran los indicadores ¿por qué se da este fenómeno?

(CAZC) El índice de gobierno abierto solo mide lo formal; es en realidad un instrumento de autoevaluación que es validado por los formuladores de política, pero que no profundiza en los aspectos estructurales. Por ello las cifras resultan contradictorias frente a la realidad. Lo que indican las cifras es el cumplimiento formal, el cual es más fácil de medir. Faltan estudios cualitativos y cuantitativos sobre el cumplimiento de la Ley de Transparencia. La respuesta a solicitudes de información en la entidades públicas ha mejorado respecto de épocas pasadas, pero solo frente a lo formal sin evaluar si el ciudadano quedo satisfecho con la información suministrada. A veces el ciudadano desiste en presentar nuevas solicitudes cuando no ha quedado satisfecho, pues considera que el resultado será el mismo.

(Archivoz)Cuál considera usted que es el mayor éxito o mayor transformación que ha tenido el estado en términos de transparencia y acceso a la información pública?

(CAZC) Son varios. El primero es haber logrado que la transparencia se haya convertido en una política pública, y que las entidades hayan respondido implementando las medidas y acciones necesarias para darle cumplimiento. En segundo lugar que los archivos y la gestión documental se hayan considerado un componente central de la Ley; SIN ARCHIVOS NO HAY TRANSPARENCIA, Y SIN UNA BUENA GESTIÓN DOCUMENTAL  NO HAY ARCHIVOS. En tercer lugar la inclusión de sujetos obligados de naturaleza privada como los partidos políticos, aunque faltaron algunos (como los sindicatos). Y finalmente que los ciudadanos hoy tienen mayores oportunidades de acceder a la información pública (con buenos estándares de calidad y oportunidad) que en el pasado.

(Archivoz)Usted fue director del Archivo General de la Nación, socio fundador de varios organismos gremiales de la archivística colombiana. Considera usted que las instituciones y gremios de archivistas son transparentes y garantizan el acceso a la información pública?

(CAZC) Hace falta más compromiso en esta materia por parte de los gremios. No basta con decirle a sus miembros que la información está disponible en sus oficinas para cuando quieran consultarla (trasparencia pasiva), sino que se requiere que la comunidad profesional reciba de primera mano y de manera proactiva información sobre las gestiones que adelantan los gremios en defensa de los intereses de la profesión y de sus agremiados (transparencia activa).  Nuestros gremios no son propiamente un ejemplo de transparencia, no porque oculten información sino porque no la divulgan proactivamente.

(Archivoz)Considera que los políticos colombianos y en general, los de todo el mundo, están abiertos a hacer estados totalmente transparentes?

(CAZC) En algunos sectores existe compromiso político en la promoción de la transparencia pero en general, y más en nuestros países es muy tibio o débil. Los países más desarrollados (y con menores índices de corrupción) son mucho más abiertos, no solo porque tienen buenos archivos, sino porque tienen instituciones (organismos judiciales, organizaciones de la sociedad civil, etc.) que defienden los derechos de los ciudadanos en materia de acceso a la información pública. En el caso de Colombia, en donde se han realizado enormes inversiones en contratación en archivos y proyectos de gestión documental, estas no necesariamente se reflejan en mejores indicadores de transparencia activa (desde lo sustancial, es decir frente a las necesidades de los ciudadanos). Las asociaciones de archivistas deben trabajar junto a otros organismos de la sociedad civil (Trasparencia por Colombia, red de veedurías ciudadanas),  y públicas (Secretaria de Transparencia, PGN, AGN) con el objetivo de contar con indicadores objetivos de acceso a los documentos públicos.

(Archivoz)Colombia está en época electoral, qué pediría usted a los actuales candidatos para que los archivos y en general, la transparencia y el acceso a la información fuera tema prioritario y de resultados tangibles.

(CAZC) Que el pacto por la transparencia que muchos han suscrito, se traduzca en un apoyo real a las instituciones archivísticas (Archivo General de la Nación y Archivos Territoriales) si son elegidos. En el caso de los departamentos, distritos y municipios, les pido que desde el Gobierno promuevan una Ley para crear de manera obligatoria los Archivos Generales Territoriales, dotándolos de autonomía, legal, presupuestal y administrativa y que se destinen recursos del IVA a la telefonía móvil para construir los edificios que éstos necesitan. Vale la pena recordar que en el país, excepto el AGN, no hay verdaderos archivos generales territoriales creados formalmente y que gocen de autonomía legal, presupuestal y administrativa. En su mayoría son dependencias que siguen órdenes del ejecutivo, lo cual le resta eficacia a su misión. Adicionalmente les pediría que mediante una Ley de la República o la reglamentación de la Ley 1409 de 2010, se cree el cargo de Archivista en todas las entidades del Estado y que a éste se le asigne la dirección del archivo y la coordinación de la gestión documental de su entidad.

Agradecemos a Carlos, por brindarnos su tiempo y su conocimiento. Para la Revista Archivoz es muy grato contar con el archivistas de amplia trayectoria y experiencia que con sus aportes nos permiten ser más visibles y cumplir el objetivo que tenemos trazado. Estamos seguro que en otra oportunidad contaremos nuevamente con su aporte en temas relacionados con el quehacer archivístico.

Un refugio para la historia de la mujer

Desde Archivoz apoyamos la huelga feminista del 8 de marzo, Día Internacional de la Mujer, difundiendo este refugio de documentos sobre la mujer que se conserva en el archivo del Smith College de Massachusetts, una universidad privada e independiente de artes liberales para mujeres. En su archivo se han dedicado a guardar la historia de las mujeres, con evidencia documental en múltiples formatos como grabaciones, cartas, fotografías, etc. para que no nos olvidemos de este legado histórico y documental. Hoy en día, se considera uno de los archivos más amplios ocupando unas 2 millas de longitud.

Este archivo como tantos otros son un punto de información fundamental para estudiar figuras destacadas de la historia. En esta institución destacaron: Margaret Edson (ganadora de un Pulitzer en 1999 por su obra Wit), Piper Kerman (autora del libro Orange is the new black), Ng’endo Mwangi (primera mujer física de Kenya), Clara Barton (fundadora de la Cruz Roja), Helen Gurley (editora de Cosmopolitan durante 32 años), Betty Friedan (activista y feminista con títulos como La mística de la feminidad o The second stage) y muchas otras a las que se les debe mucho en el mundo del conocimiento.

“Para que los ciudadanos puedan hacer uso efectivos de los archivos, primero deben estar organizados” Entrevista con Carlos Zapata (parte I)

Tenemos el gusto en la Revista Archivoz, de entrevistar a Carlos Alberto Zapata Cárdenas, ex director del Archivo General de la Nación Colombia y quizá, uno de los archivistas que mas ha promovido la archivística en éste país.

Como ha sido una entrevista muy nutrida y de la cual se generan respuestas de muchísimo interés, tendremos una segunda parte con una serie de preguntas y respuestas que seguro encantarán a nuestros lectores.

(Archivoz) Para muchos, aún no es clara la relación entre archivos y transparencia, podría usted indicarnos de forma clara ¿cómo es que en la práctica los archivos son conductores a estados transparentes?

(CAZC) En primer lugar debemos entender como Archivistas, que la sola existencia de archivos no garantiza la transparencia; aún los regímenes más totalitarios y las dictaduras conservan archivos (y jamás podrán prescindir de ellos). Lo que hace la diferencia es que los archivos necesitan estar disponibles de manera directa para el ciudadano, sin ninguna clase de intermediación. La transparencia tampoco se logra con la sola expedición de una Ley o la voluntad política de un gobierno. Muchos países latinoamericanos que expidieron leyes de transparencia antes de tener una ley de archivos o cuyos archivos eran inexistentes (técnicamente hablando) o no estaban organizados, no pudieron garantizar el disfrute pleno del acceso a la información pública; años después tuvieron que admitir que era necesario que los archivos fueran parte central de la ecuación.  La transparencia se ha convertido en una idea romántica, muy atractiva políticamente hablando, pero no hemos logrado interiorizarla en el imaginario del ciudadano. A pesar de todos los avances en la materia, al menos en nuestra región, el ciudadano mantiene su desconfianza en el Estado, pues no hay acceso directo a la información.

El modelo de gestión documental para los países de la Red de Transparencia para la Américas – RTA, elaborado como resultado de una reunión realizada en el AGN de Colombia en 2013, fue una respuesta a las dificultades estructurales que existen en nuestros países y que impiden el acceso a la información registrada principalmente – pero no exclusivamente –  en documentos públicos. La finalidad de ese modelo era contribuir a mediano y largo plazo a la modernización de la gestión documental (y de los archivos) de los países miembros de la RTA, como medio para que la información que necesitan los ciudadanos estuviera siempre disponible.

Es claro que sin archivos organizados no es posible facilitar el acceso a información en las condiciones de calidad y oportunidad que demandan los ciudadanos, lo cual afecta sus derechos fundamentales. Adicionalmente, otro factor que dificulta este acceso es que los archivos no tiene una oferta de servicios para la ciudadanía; el ciudadano que necesita un documento sigue acudiendo a las oficinas de atención a la ciudadanía que en muchos casos  centralizan las peticiones de información que luego son filtradas o distribuidas para ser atendidas por otras dependencias diferentes al archivo institucional.

Para que los archivos conduzcan a un estado transparente, se requiere de tres pilares: (i) Archivos organizados y descritos técnicamente, (ii) Archivos que presten servicios directamente al ciudadano, y (iii) ciudadanos que entiendan que los archivos son garantes de sus derechos, y por tanto exijan acceso a los mismos sin intermediación alguna.

(Archivoz) ¿Cómo puede un ciudadano hacer uso eficiente de los archivos?

(CAZC)En realidad el ciudadano ni siquiera hace uso de los archivos públicos, no sabe dónde están, desconoce que existen, salvo que se trate de archivos históricos. Por lo general, cualquier solicitud de información se presenta a través de canales como la página web o las ventanillas de atención a la ciudadanía. Esto impide que sea consciente de la importancia de los archivos. Los archivos por lo general están ubicados en lugares inaccesibles para el ciudadano. Los servicios de custodia documental han reducido el concepto de archivo. Adicionalmente, la transparencia activa (poner disponible los documentos o la información en las páginas web institucionales) por limitaciones tecnológicas y presupuestales se limita a unos pocos contenidos o documentos, dejando el archivo casi en su totalidad sin acceso.

Para que los ciudadanos puedan hacer uso efectivos de los archivos, primero deben estar organizados, luego los archivistas y las entidades públicas deben hacerlos visibles. Es necesario que existan lugares físicos (diferentes a las oficinas de atención a la ciudadanía) donde los ciudadanos puedan ir a consultar la información. Pueden ser salas de consulta que tengan un aviso que las identifique como ARCHIVO, y que además cuenten con servicios y comodidades para el ciudadano. (Un lugar similar al de una biblioteca pública en las áreas de servicio al público). Otra alternativa, que en Colombia no se ha podido implementar a pesar de que es una exigencia legal, es poner el catálogo descriptivo de expedientes en la web de la entidad, de manera que los ciudadanos puedan al menos conocer qué documentación está disponible y como acceder a ella, y finalmente está el facilitar la consulta  los documentos mediante procesos de digitalización, cuyas imágenes se puedan acceder a través de internet.

(Archivoz) En el caso colombiano, ¿considera que el país es totalmente abierto a que los ciudadanos accedan a la información pública?

(CAZC) La ley 1712 de 2014 fue un punto de inflexión en la historia de la transparencia del país, pues le dio vuelta a la ecuación según la cual primaba la cultura del secreto y la reserva; con la ley toda la información es pública, con unas excepciones muy puntuales. Este avance normativo permitió que la sociedad entendiera que el acceso a la información pública es un derecho inalienable de todo ciudadano. Sin embargo esto no significa que la Ley haya cambiado de manera automática el estado de cosas en cuanto a la democratización real y verdadera del acceso a la información. Subsisten aún fallas estructurales, y dificultades de orden cultural. Las entidades del Estado aún no han logrado incorporar como un deber, dar acceso sin restricciones -más allá de las excepciones de Ley- a la información pública que se encuentra bajo su custodia.

Un análisis de los índices de información clasificada y reservada muestra categorías de documentos que no deberían ser sujeto de reserva o clasificación, y que fueron incluidos forzando la interpretación de la Ley; el ciudadano del común no tiene elementos  para controvertir la clasificación que una entidad le asigna a ciertos documentos; esto significa que aprovechan la falta de conocimiento acerca del alcance de la Ley por parte de los ciudadanos para negar abiertamente el acceso. El camino apenas comienza a recorrerse y creo que con el tiempo conforme los ciudadanos exijan más apertura, dichas restricciones irán desapareciendo.

Además, los archivistas no hemos liderado procesos de alfabetización sobre el cumplimiento de la Ley 1712 (o cualquier ley de transparencia en el caso de otros países)  ni sobre el valor de los archivos, dirigidos a la ciudadanía. Si acaso, apenas hemos apoyado en la elaboración de los instrumentos de gestión de información, pero sin ser más ambiciosos en promover el acceso a los documentos que se conservan en los archivos. No teneos archivos abiertos, sino archivos opacos o invisibles.

(Archivoz) ¿Qué considera que le falta al país: en términos archivísticos, normativos, técnicos, tecnológicos, culturales?

(CAZC) Todos esos aspectos requieren coordinación y presentan hoy en día problemas. En términos archivísticos nos hace falta salir del paradigma de los fondos acumulados y las tablas de retención/valoración documental; tenemos que modernizas nuestra praxis archivística. En términos normativos no hacen falta más normas sino cumplir las que ya existen; seguimos cumpliendo lo formal, pero no lo sustancial (es necesario des-instrumentalizar la función archivística). En términos técnicos, nos hace falta estudiar más desde la disciplina archivística los problemas de nuestro países (por citar un solo ejemplo, en Colombia luego de 23 años de la regulación de las TRD, este instrumento aún no ha sido elaborado en el 100% de entidades, y las que cuentan con él, no han resuelto el problema de organización de sus archivos); redujimos la archivística a un cúmulo de recetas sin efecto real sobre el estado de nuestro archivos. En cuanto al ámbito tecnológico, la apuesta debe ser hacia la transformación digital, y para ello debemos articular la gestión documental con todas las iniciativas de gobierno digital, incluyendo la gestión de cambio en las personas. Y en lo cultural, debemos cambiar el imaginario que los ciudadanos tienen del archivo público, de manera que lo entiendan como un patrimonio que les pertenece (y por tanto debe ser disfrutado) y un instrumento eficaz en la garantía de sus derechos.

(Archivoz) Los archivistas son los llamados a formular estrategias para dar cumplimiento a la ley de transparencia y acceso a la información pública. ¿Considera usted que el papel que vienen desempeñando los archivistas es suficiente?

(CAZC) No exclusivamente. Los archivistas no pueden ser los únicos llamados a formular las estrategias para cumplir las leyes de transparencia;  se requiere de la participación de muchas instancias al interior de las entidades, con los órganos garantes y por supuesto de los ciudadanos. Hoy en día los archivistas no están alineados  completamente con las normas de transparencia y acceso a la información pública. Somos empleados subordinados a autoridades institucionales, quienes en últimas deciden hasta dónde llegar con las iniciativas de transparencia. No tenemos influencia ni libertad para decidir sobre el acceso a los documentos, a pesar de que la Ley haya establecido que la información del Estado es pública.

Existe una forma de promover el acceso a la información y es cumpliendo con los cánones de la profesión, organizando adecuadamente los archivos, describiendo de manera colectiva los fondos y elaborando instrumentos descriptivos que los ciudadanos puedan consultar a través de Internet, organizando repositorios digitales que se permitan consultar las imágenes de documentos en línea; organizando jornadas de alfabetización de servidores públicos y grupos de ciudadanos y apoyando iniciativas gubernamentales como las ferias de transparencia, la rendición de cuentas, y los programas de atención a la ciudadanía.

(Archivoz) ¿Qué le hace falta a los archivistas para dar suficientes garantías de acceso a la información pública?

(CAZC) Más compromiso con la transparencia, mayor conocimiento de las Leyes que regulan la materia en nuestros países (muchos ni las han leído completas), cumplir con las normatividad archivísticas de manera más profesional y ejercer su profesión con ética y un sobresaliente conocimiento Archivístico. Debemos posicionarse al interior de nuestras organizaciones como líderes en transparencia, con capacidad crítica y sentido de responsabilidad frente al papel de los archivos en la sociedad.

Gracias Carlos, por esta genial entrevista, para nosotros es claro que el papel del archivista es relevante en la sociedad y que aun faltan muchos ejercicios de sensibilización para lograr que los archivos sean protagonistas en una sociedad que carece de memoria. La próxima semana tendremos la segunda parte de la entrevista, que seguro nos aclarara muchas dudas y nos permitirá formarnos una idea mucho más sólida de nuestro rol.

 

Los cuadernos de dibujo contemporáneo en la Tate Modern

Este fin de semana se ha celebrado la feria de dibujo contemporáneo Drawing Room en Madrid, con un centenar de artistas representados por unas 30 galerías. Es otro de los eventos que acompañan a la semana del arte en la capital y por ello queremos compartir con vosotros este vídeo de los archivos del museo Tate Modern. Muestran una serie de cuadernos de dibujo de artistas contemporáneos que pueden ser consultado en su sala y nos dan otra idea del tipo de material que debe ser conservado en los archivos.

No Todo es Digitalizable: La Experiencia de Digitalizacion en un Archivo De La Oficina Nacional de Procesos Electorales – Perú 2015-1016

Introducción

El presente escrito es el resultado de la experiencia de implementar una línea de digitalización en el Archivo de Gestión de las Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales (AODPE) Archivo que recibe la producción documental de las oficinas aperturadas temporalmente en diversas regiones del país y que al concluir el proceso electoral cierran sus puertas.

Los documentos que se reciben en el AODPE, corresponden a las gestiones administrativas propias de la organización de un proceso electoral, se hace la salvedad, toda vez que lo denominado “expediente electoral” (documentos generados en las mesas de sufragio) está custodiado en el Archivo Electoral.

La iniciativa de formular un proyecto de digitalización surge por dos preocupaciones muy recurrentes en los Archivos. Primero, el espacio para custodiar lo que ya se tiene y la planificación de futuras transferencias; segundo, el servicio que brinda, puntualmente la ubicación inmediata de la información requerida.

El digitalizar, se ha visto como la solución a muchos problemas en los Archivos del sector público, sea con valor legal (certificada) o con fines de acceso y control, digitalizar, es un trabajo complejo y sobre todo costoso, requiere de una metodología para seleccionar que digitalizar, tomando como punto de partida requisitos mínimos como que los documentos estén organizados o contar con un registro, priorizando las series documentales más importantes, criterios estandarizados como mayor demanda de usuarios o el valor probatorio para la entidad.

Justificación

La Red de Transparencia y Acceso, en su Guía N°5 sobre digitalización, proporciona dos modelos de digitalización certificada, digitalización sin eliminación y digitalización con sustitución del soporte análogo, para ese caso, se optó por la digitalización certificada con el propósito de sustituir (eliminar) en un periodo de 12 meses y en concordancia con la normativa vigente (Decreto Legislativo N° 827. Art.3, Perú) los documentos en soporte papel.

Llevar a cabo trabajos de digitalización (desarrollo e implementación) debe ser un compromiso no solo del área responsable (AODPE), sino una política adoptada por la entidad.

Objetivos

Las entidades que optan por digitalizar, buscan optimizar la gestión documental, potenciar la accesibilidad y difusión de la información que custodian acortando plazos de atención y porque no, racionalizar los recursos que implica el sostenimiento de un Archivo más aun cuando el local que lo alberga es alquilado, como es el caso de AODPE.

Beneficios

Los beneficios resultantes de optar por la digitalización certificada son muchos, reducción de costos en el mantenimiento de un Archivo, tiempos de respuesta más cortos en la atención a usuarios lo que se evidencia en indicadores de atención, pero debe quedar claro que, no hay beneficios sin inversión, el llevar a cabo trabajos de digitalización implica el compromiso de la entidad por sustentarlo económicamente.

Marco legal

En el Perú la legislación respecto a temas digitales y tecnológicos es aún incipiente, el Decreto Legislativo N° 827 (Perú, 1996), Ley que amplía del Decreto Legislativo N° 681(Perú, 1991) a las entidades públicas con fin de modernizar el sistema de archivos oficiales, artículo N° 3 señala un periodo de 12 meses de custodia posterior a la fecha de concluido el trámite del documento, vencido el plazo se puede optar por conservar los documentos en microarchivos, procediendo a eliminar los documentos físicos.

Esta norma debe ser cuidadosamente analizada sin dejar de lado el procedimiento de Eliminación de documentos Directiva N°6-AGN-DGAI (Perú, 1986).

METODOLOGÍA

La digitalización certificada con fines de eliminación que a optado por desarrollar e implementar la ONPE, requirió previamente de un análisis del acervo documental que compone el AODPE con el fin de determinar prioridades y el uso racional de los recursos económicos. Durante el análisis se logró identificar lo siguiente:

 Requisitos

  • El requisito más importante antes de iniciar trabajos de digitalización es que los documentos deben estar organizados, es en vano digitalizar documentos sin un orden lógico.

AÑO

PROCESO ELECTORAL

DOCUMENTOS
ORGANIZADOS

2010

ERM RN – 2010

SI

ERM  2DA V – 2010

SI

2011

EG 1ERA V – 2011

SI

EG 2DA V – 2011

SI

2012

CPR – 2012

SI

EMC – 2012

SI

2013

CPR MARZO – 2013

SI

NEM Y CPR JULIO – 2013

SI

NEM LIMA – 2013

SI

2014

NEM LIMA – 2014

SI

ERM – 2014

SI

ERM 2DA V – 2014

SI

Fuente: Elaboración propia, Informe 450-2015-SGORED-GOECOR/ONPE

CÓDIGO

SERIE DOCUMENTAL

ODPE/01

Actas y cargos de las ODPE

ODPE/02

Correspondencia emitida

ODPE/03

Correspondencia recibida

ODPE/05

Excusas y justificaciones

ODPE/07

Informe finales de gestión de las  ODPE

ODPE/09

Informe de los coordinadores distritales

ODPE/07

Informe final del centro de cómputo

ODPE/12

Credenciales entregadas

Fuente: Programa de Control de Documentos vigente 2012 – 2014

  • Contar con un listado de series documentales
  • Tabla de conservación de las series documentales con los plazos detención.

Prioridades

La prioridad en un proyecto de digitalización es la conservación y difusión de la información, otras prioridades estarán dadas por el estado de conservación (riesgo de pérdida por deterioro), la valoración (ciclo vital), las necesidades de los usuarios (demanda en búsquedas).

Demanda (documentos más consultados)

  • Correspondencia emitida.
  • Correspondencia recibida
  • Informes del Coordinador Distrital
  • Excusas y/o Justificaciones.
  • Actas y cargos de las ODPE

Documentos a susceptibles a digitalizar:

  • La información recogida se sistematizó en el siguiente cuadro:

 

PROCESO ELECTORAL

FOLIOS TOTALES

2010

ERM RN – 2010

229,600

ERM  2DA V – 2010

58,600

2011

EG 1ERA V – 2011

386,300

EG 2DA V – 2011

299,900

2012

CPR – 2012

62,529

EMC – 2012

657

2013

CPR MARZO – 2013

105,401

NEM Y CPR JULIO – 2013

55,279

NEM LIMA – 2013

87,305

2014

NEM LIMA – 2014

12,869

ERM – 2014

ERM 2DA V – 2014

TOTAL

1,298,440

Fuente: Elaboración propia, solicitudes de préstamo y consulta del AODPE

CONCLUSIONES

De la experiencia, se puede concluir que la digitalización es muy útil para optimizar la gestión documental, trae muchos beneficios, pero no todo es digitalizable, es preciso evaluar y determinar qué es importante digitalizar, más aún si los recursos asignados son escasos.

Se concluye, además, que la digitalización es un proceso técnico que debe realizarse tomando como base determinadas premisas técnicas y procedimentales para garantizar un producto de calidad.

Por último, se debe establecer una estrategia de cara a la preservación de los documentos digitalizados y los físicos, pues los documentos digitalizados no reemplazan el físico.

Informaciones de limpieza de sangre: anécdotas de un trámite

Desde 2010 y hasta el año próximo han tenido y tendrán lugar las conmemoraciones de los hechos que condujeron a la independencia nacional. En dicho proceso histórico tuvieron un papel principal varios hombres formados en el Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario, institución que ha aprovechado la efeméride para conocer mejor esas historias, parte asimismo de la historia nacional. Por esos días de la naciente república, el Colegio del Rosario era un instituto más que centenario, fundado por el dominico burgalés y arzobispo de Santafé fray Cristóbal de Torres, en 1653. Para su colegio, el señor Torres siguió el modelo salmantino y ello explica que los pretendientes a las colegiaturas debieran llenar el trámite de  las informaciones de limpieza de sangre. En principio, el trámite se interesaba en probar que el postulante y sus ancestros fueran hijos legítimos, que fueran castellanos y cristianos viejos, si habían desempeñado oficios viles y si habían sido penitenciados por algún tribunal. Tal era lo que interesaba averiguar en unas informaciones de 1668.

Cambia el siglo y crece el cuestionario: en 1753, había que demostrar que los casamientos eran y habían sido iguales en nobleza o si habían dejado el uso de alguno de los apellidos. Otra novedad, que nos devuelve al principio y justifica la digresión: el pretendiente y su familia debían comprobar no haber sido traidores a la Corona. Es aquí donde estos papeles cobran vida. Tomemos el caso muy conocido de Camilo Torres (sus informaciones, aquí). Había nacido en Popayán (1766) y presentó informaciones para vestir la beca del Colegio en 1788. El padre, don Jerónimo Francisco, a su vez había presentado informaciones para pasar de su natal Lumbreras (La Rioja) al Nuevo Reino. A los dos años, se recibe de bachiller y doctor en Derecho canónico. En 1796, el rey Carlos IV le concede título de abogado de las Audiencias y demás Tribunales de las Indias. Termina el siglo y principia el siguiente sirviendo la cátedra de Derecho civil; monotonía y fidelidad que vendrá a romperse cuando firma el Acta de Independencia de España, en 1810.

Uno no puede menos de pensar que, en 1816, cuando lo fusilaron por traidor, Camilo Torres debió de recordar el día en que presentó sus informaciones. A la séptima pregunta, a saber, “si alguno de estos ha sido trahidor à la Real Corona”, el primer testigo respondió “que de ningún modo se ha verificado jamas en los dichos el espíritu de la pregunta”.

Norman Foster y Futuros Comunes en Fundación Telefónica

La exposición Futuros Comunes de Norman Foster está a punto de cerrar sus puertas en Fundación Telefónica y os recomendamos acercaros antes de este domingo 4 de febrero, ya que es una gran oportunidad de conocer algunos fondos del archivo de este reclamado arquitecto que ha establecido su base en Madrid desde el 2015, con el objetivo de conservar y divulgar este fondo que por el momento cuenta con 74.028 documentos. Es una archivo ejemplar ya que se encuentran inmersos en un proceso de digitalización de sus fondos que incluye dibujos, maquetas, fotografías, etc, para hacerlo más disponible en su buscador online.

Con esta muestra se pretende acercar al público la obra del arquitecto y su visión del futuro, así como acercarnos a sus fuentes de inspiración, centrándose en la continuidad de sus inquietudes y en la variedad de sus intereses. Desde sus primeras obras, hace más de medio siglo, la arquitectura de Norman Foster ha procurado utilizar el conocimiento técnico para prefigurar el futuro y para superar barreras físicas o sociales. Inspirándose tanto en las construcciones históricas como en los avances científicos, sus proyectos reconcilian tradición y modernidad, inteligencia urbana y capacidad transformadora, excelencia estética e innovación tecnológica.Fundación Telefónica

El Archivo General de la Nación, Colombia cumple 150 años: Entrevista con el Dr Armando Martínez Garnica

El pasado 17 de enero de 2018 se cumplieron 150 años de existencia institucional de los Archivos de la Nación Colombiana, hoy llamados Archivo General de la Nación “Jorge Palacios Preciado”. Esta entidad se encarga de la definición de la política archivística y de la conservación del patrimonio documental del país. Con motivo de esta importante conmemoración, en archivoz tenemos el gusto de entrevistar al Doctor Armando Martínez Garnica, director de esta entidad.

Doctor Armando: es un gusto contar con su participación en nuestra revista. De paso, un saludo de felicitación por los 150 años de existencia de los Archivos de la Nación colombiana.

(Archivoz) Estos 150 años de trabajos de los antiguos archiveros nacionales, de los directores del Archivo Nacional de Colombia y recientemente de los directores del Archivo General de la Nación son una clara evidencia de que los archivos sobreviven en el tiempo para dejar memoria de nuestras actuaciones y gestiones. ¿Cuál considera usted que ha sido el momento histórico en el más se ha visto el protagonismo del Archivo de la Nación colombiana en estos 150 años de existencia?

(AMG) La idea de concentrar en un único Archivo General todos los archivos particulares de las secretarías del despacho ejecutivo había comenzado durante la Administración Santos Acosta, quien el 17 de enero de 1868 dio el decreto de creación de los Archivos Nacionales, una sección tercera de la Secretaría del Interior y Relaciones Exteriores. Con el paso del tiempo fueron estos archivos trasladados a la nueva Biblioteca Nacional, con lo cual pasaron a la dependencia del Ministerio de Educación. Cuando el Gobierno Nacional creó el Instituto Colombiano de Cultura, mediante el decreto ley 3.154 de 1968, se le incorporaron en calidad de “división” los Archivos Nacionales, cuyas funciones específicas les fueron dadas por el acuerdo 3 del 7 de febrero de 1974. Esta dependencia administrativa de los Archivos Nacionales terminó con la aprobación de la Ley 80 del 22 de diciembre de 1989, que le dio autonomía al Archivo General de la Nación, adscrito al Ministerio de Gobierno pero definido como establecimiento público nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa. Pero esta ley no solamente se ocupó de la nueva institucionalidad del Archivo General de la Nación colombiana, actualizando la antigua función de conservación y organización del acervo documental propio, ya que asignó al AGN la nueva función de promover la organización de todos los archivos territoriales y municipales del país, para lo cual tendría que organizar un Sistema Nacional de Archivos. Para cumplir con esta función recibió el encargo de formular y regir las políticas nacionales de archivos. Este fue entonces el momento estelar del AGN.

(Archivoz) ¿Considera que el papel histórico del Archivo General de la Nación y su función de memoria y cultura ha sido relevante en las agendas políticas de los mandatarios del país?

(AMG) Si, y lo es más con el paso de los años. Los compromisos legales derivados de la ley de transparencia de la administración y acceso ciudadano a la información, del protocolo de protección especial de los archivos relacionados con la violación de derechos humanos, y de la creación tanto de la Justicia Especial para la Paz como de la Comisión de la Verdad han obligado a todos los mandatarios de las entidades nacionales, territoriales y municipales a incluir en su agenda las buenas prácticas de custodia y servicio de sus archivos.

(Archivoz)¿Qué viene ahora para Archivo General de la Nación con todo el cambio tecnológico que claramente cambia, en parte, las reglas para preservar la memoria a largo plazo?

(AMG) Los proyectos del Archivo Nacional Digital, del Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos y de los Bienes de Interés Cultural Archivístico han cobrado la mayor importancia en este momento, pues se dirigen a resolver los principales retos de la preservación de los archivos del siglo XXI.

(Archivoz) Los archivos son como máquinas del tiempo que nos permiten ir de una época a otra y conocer detalles interesantes de la humanidad y su legado. La capacidad de transmitir y enamorar a las nuevas generaciones sobre la importancia de los archivos es un reto un tanto complejo hoy en día, cuando el interés está centrado en otros aspectos. En este sentido, ¿cuál es la estrategia del Archivo General de la Nación para seguir enamorando a niños y jóvenes?

(AMG) Las jornadas de archivos de puertas abiertas, pero sobre todo las visitas diarias de escolares a las instalaciones del AGN, son la estrategia del AGN para sensibilizar a los niños y jóvenes con la importancia de la conservación de los archivos.

(Archivoz) Claramente los ciudadanos tienen intereses particulares, pero y los archivistas, los historiadores, los ingenieros y las demás profesiones que convergen en los archivos. ¿Cómo considera que ellos aportan al desarrollo y visión del Archivo General de la Nación?

(AMG) El AGN es una abigarrada colección de profesionales de todos los campos de las ciencias de la naturaleza y de la sociedad, así como de las ingenierías y las técnicas contables. En todos los temas que diariamente se debaten aportan sus experiencias diversas, de tal modo que el AGN es una escuela de aprendizaje en todos sus escenarios de debate.

(Archivoz)¿Qué considera que le ha faltado al Archivo General de la Nación en este tiempo?

(AMG) Como el desarrollo de la normativa ha sido importante en la última década, considero que ha faltado una mayor comprensión histórica de las instituciones nacionales que produjeron los fondos documentales que integran el acervo del AGN o, lo que es lo mismo, de la historia de la administración pública de los negocios del poder ejecutivo del Estado nacional colombiano.

(Archivoz)  ¿Considera que el papel que ha tenido el Archivo General de la Nación, en estos 150 años, ha sido de total interés a nivel político, tecnológico y social?

(AMG) Si. La reunión de los fondos de las tres secretarías de estado en 1868, a los cuales se sumaron los antiguos fondos de la Secretaría General del Virreinato y de las secretarías de la Real Audiencia y de la Real Hacienda, preservó hasta nuestros días el acervo patrimonial de la nación colombiana, sin el cual no es posible la investigación y escritura de la historia nacional. Adicionalmente, el AGN ha reunido en su seno las técnicas de la restauración de documentos dañados, de la microfilmación y digitalización de su acervo, y de la conservación de los documentos soportados en papel o en formato digital. Ha facilitado además el avance de la ciencia histórica que se cultiva en las universidades.

(Archivoz) Si tuviera el poder de cambiar momentos de la historia, ¿qué cambiaría en la historia del Archivo General de la Nación?

(AMG) Cambiaría el desorden administrativo de la primera década del siglo XIX, cuando el antiguo acervo del Estado español en este virreinato fue abandonado y trasladado por muchos edificios de Bogotá, sometido a hurtos y pérdidas por humedad. Y, por supuesto, las malas decisiones que despedazaron el principio de procedencia de muchos fondos al separar los documentos con un criterio temático arbitrario.

(Archivoz) Doctor Armando, para nosotros ha sido un gusto contar con esta entrevista, estamos seguros de que nuestros lectores, igual que nosotros, disfrutarán este espacio y estamos seguros de que ésta es la primera de muchas.

Estreno de la película The Post en los cines españoles

Hoy llega a nuestras pantallas The Post (Los archivos del Pentágono), un docudrama de Steven Spielberg que cuenta con 6 nominaciones a los Globos de Oro y con un reparto donde figuran Tom Hanks y Meryl Streep.

En junio de 1971, los principales periódicos de EE.UU., entre los que se encontraban The New York Times y The Washington Post, tomaron una valiente posición en favor de la libertad de expresión, informando sobre los documentos del Pentágono y el encubrimiento masivo de secretos por parte del gobierno, que había durado cuatro décadas y cuatro presidencias estadounidenses. En ese momento, Katherine Graham (Meryl Streep), primera mujer editora del Post, y el director Ben Bradlee (Tom Hanks) intentaba relanzar un periódico en decadencia. Juntos decidieron tomar la audaz decisión de apoyar al The New York Times y luchar contra el intento de la Administración Nixon de restringir la primera enmienda… Historia basada en los documentos del Post que recogían información clasificada sobre la Guerra de Vietnam. Su publicación generó un enorme debate sobre la libertad de expresión y acabó en una dura batalla legal ante el Tribunal Supremo“. Filmaffinity.com/es