Archivos

“S.O.S los archivistas necesitamos ser escuchados”: entrevista a Liliana Liria Patiño, profesora de Gestión Documental y Administración de Archivos

Entrevistamos a Liliana Liria Patiño, Jefa del Centro de Documentación e Información del Ministerio de Gobierno de la Provincia de Buenos Aires, Coordinadora General de la Convención Internacional de Archivistas (COINDEAR) y docente universitaria especialista en el campo de la gestión documental y administración de archivos en la Universidad de la Plata (Argentina). Liliana nos transmite la preocupación sobre la preocupación en el mundo de los archivos, el ¿por qué perdemos la historia e identidad en nuestra provincia?

(Archivoz) ¿POR QUÉ NO EXISTE UNA LEY NACIONAL DE ARCHIVOS EN ARGENTINA?

Son varios los factores que intervienen en la no creación de una Ley Nacional de Archivos: a) el AGN, quien es el órgano rector de los archivos de nuestro país, tiene en sus acciones elaborar proyectos sobre normativas nacionales referida a archivos y aún no ha sido presentado dicho proyecto, b) las Asociaciones de Archivistas, quienes podrían también presentar proyectos de ley no lo han hecho, y c) los profesionales archivistas quienes son los mayores involucrados, tampoco. Ha habido intentos desde diversos ámbitos, pero no han prosperado, porque a mi entender la presentación de esas propuestas no se ajustan a como debe ser una ley, y por otro lado no existen políticas estatales, ni agenda de gobierno que contemple a los archivos.

No existe una sistematización, ni una normativa archivística organizada, ya que las mismas son dispersas, con muchas deficiencias, con una desprotección jurídica del patrimonio documental, dando así paso a una restricción al acceso a la información, con grandes lagunas del derecho donde hay una ausencia total del término patrimonio documental en el marco normativo nacional argentino.

Desde hace más de 40 años se lucha por una ley, que después de muchos intentos y presentaciones de proyectos en el Congreso, aún hoy no se ha conseguido su aprobación.

(Archivoz) ¿QUÉ FALTARÍA?

Que los archivistas sean admitidos en las propuestas, ya que en el 95% de esos proyectos el profesional no está incluido, y ni siquiera es convocado a participar en el diseño de la redacción de los proyectos de ley, por lo cual esas ideas parten de personas que no están especializadas en la disciplina archivística.

(Archivoz) ¿DESDE SU VISITA EN 2015, CREE QUE ALGO HA CAMBIADO?

Veo una preocupación más sostenida en las autoridades que hoy tienen a su cargo al  Archivo General de la Provincia, y una mayor valoración tanto de sus documentos, como del personal que trabaja en archivos, ocupándose de la capacitación y concientización de los archivistas sanjuaninos.

(Archivoz) ¿CÓMO VE LOS ARCHIVOS SANJUANINOS?

El personal que labora en los archivos sanjuaninos están afligidos por diversos temas de sus archivos: estados edilicios, deterioro de la documentación, conservación y preservación de documentos significativos para sus instituciones.

(Archivoz) ¿QUÉ PIENSA QUE DEBE CAMBIAR EL ARCHIVISTA SANJUANINO?

El archivista sanjuanino debe capacitarse, actualizarse y especializarse en temas archivísticos: gestión documental, ordenación, organización, conservación, preservación.

(Archivoz) ¿CÓMO CREE QUE SE VEN LOS ARCHIVISTAS ARGENTINOS DESDE EL EXTERIOR?

Los extranjeros, tienen una muy buena imagen de nuestros profesionales, pero también saben de nuestras realidades y de los conocimientos y experiencias prácticas que implementamos en los archivos, haciendo gala de nuestra imaginación e inventiva para sortear los problemas.

(Archivoz) ¿CREE USTED QUE SE PUEDE CAMBIAR EL PUNTO DE VISTA DE LOS GOBERNANTES EN MATERIA DE ARCHIVOS?

Si lo podemos hacer, en la medida que todos nos unamos, dejando de lado los egoísmos personales e inclinación desmesurada de destacarse y ser centro de atención, para así formar un gran equipo multidisciplinario que tenga como tarea la concientización, responsabilidad y entendimiento de los funcionarios de turno, para hacerles saber la importancia de los archivos, sus documentos y su personal.

(Archivoz) ¿CREE QUE EXISTE UN INTERÉS POR LA CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS EN LA PROVINCIA DE SAN JUAN?

Si hay interés en llevar a cabo dicha tarea, pero con la teoría no es suficiente, se debe llevar a la práctica. Los más interesados en la protección de los documentos son los propios archivistas.

(Archivoz) ¿CÓMO VE LA DIFUSIÓN DE LA ARCHIVÍSTICA EN ESTA PROVINCIA?

Me sorprendió gratamente que las autoridades hayan comenzado a considerar a los archivos, documentos y personal, importantes en su gestión gubernamental.

(Archivoz) ¿PIENSA QUE LOS ARCHIVISTAS NECESITAN COMPROMETERSE MÁS?

Ya están comprometidos, solo necesitan que los escuchen, que los apoyen y los ayuden a llevar a cabo esta tarea tan loable y tan poco reconocida, se de la lucha diaria que llevan a cabo, y del amor y empeño que ponen en su tarea, por eso aprovecho esta oportunidad para darles mis más cálidos saludos y apoyarlos en todo lo que pueda y lo que necesiten.

(Archivoz) ¿CREE USTED QUE LA NUEVA GENERACIÓN PUEDE INTERESARSE EN LA ARCHIVÍSTICA?

Estoy convencida que si se hace una buena difusión y divulgación de que  trata la archivística y su campo de acción, ya que es un tema bastante desconocido para el ciudadano, pues lo único que piensa que es un deposito de papeles viejos, tendrá una repercusión inesperada, debemos enseñar a respetar y apreciar nuestro patrimonio documental, porque ante la pérdida del mismo, perderemos nuestra historia e identidad.

“El mayor inconveniente del software libre son los prejuicios que todavía lo rodean”: Entrevista a Guillermo Castellano

Guillermo Castellano es el profesional detrás de Nosturi, desde donde proporciona soluciones basadas en software libre para “reconciliarnos” con los documentos. Está especializado en tecnologías libres como AtoM, OpenKM y OpenProdoc. Ha realizado trabajos de consultoría para Greenpeace España, Deco Pharma Servicios Logísticos, el Ayuntamiento de Ávila y otras organizaciones. También ha impartido distintos cursos y talleres sobre soluciones de software libre para gestión documental y preservación digital y escribe en blogs y publicaciones del sector. Compagina su trabajo con un doctorado sobre conservación de videojuegos en la USAL.

(ARCHIVOZ) Desde los archivos sabemos que una buena gestión documental se ahorra espacio, tiempo y por tanto dinero; las empresas con las que trabajas ¿lo son realmente? ¿Tienes algún ejemplo cuantitativo que contarnos?

(Guillermo Castellano) Los proyectos de gestión documental tienen fama de ser caros. Mi impresión es que resulta más fácil cuantificar el coste de implementar y mantener un proyecto de este tipo que cuantificar los costes de una mala gestión documental.

No me refiero solamente al tiempo dedicado a tareas fáciles de automatizar, como la gestión de hojas de pedido, albaranes y facturas. Solo a ese nivel, una buena solución de gestión documental permite ahorrar muchas horas de trabajo y que éstas se dediquen a tareas que generan más valor a la organización. Sin embargo, también sirve para reducir el riesgo de incumplir el marco normativo y legal al que está sujeto la organización. Incumplimiento que puede acarrear multas, el daño de la imagen corporativa, la pérdida de clientes e, incluso, el cese de la actividad.

¿Somos conscientes de que no tratar datos sensibles con la debida confidencialidad puede costarnos hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual?

 (ARCHIVOZ) Implementar un Sistema de Gestión Documental supone una mejora en todos los departamentos de una empresa, sea grande o pequeña y también en instituciones públicas, como bien has reseñado, trabajas en ambos sectores. ¿Cuál de ellos es el más receptivo a la hora de contratar a profesionales o formar a sus empleados o funcionarios?

(GC) Aprecio una mayor diferencia entre las organizaciones grandes y las organizaciones pequeñas que entre el sector público y el sector privado. A partir de un determinado tamaño, las organizaciones empiezan a tener procedimientos, políticas, auditorías y un volumen considerable de documentos, lo que hace que sean más conscientes de lo que les está costando una mala gestión documental y tomen medidas.

Las PYMES, entidades sociales o instituciones educativas son menos receptivas cuando les hablas de invertir en gestión documental los pocos recursos de los que disponen. No basta con explicarles cómo la gestión documental puede ayudarlas a crecer. También hay que ponerse en su piel y presentarles un proyecto que puedan afrontar y les ofrezca resultados palpables.

(ARCHIVOZ)Ahora estamos en un mundo en el que la “transformación digital” ocupa muchos titulares, arroja cifras de empleo y desarrollo, en tu día a día ¿realmente nos estamos digitalizando?

(GC) La tecnología para avanzar a entornos de trabajo sin papel está ahí, pero nuestra mentalidad continúa siendo analógica. Un ejemplo típico es la organización que tramita sus expedientes en formato digital, pero luego los imprime y archiva en papel. “Por si acaso”. Y esto es lo menos malo que veo en mi día a día. Para que podamos hablar de una verdadera transformación digital, tiene que darse un cambio en los procedimientos y, sobre todo, confianza en la integridad y la autenticidad del documento electrónico.

Guillermo Castellano

 (ARCHIVOZ) Trabajas con software libre, o como bien defines en la web “con tecnologías de la información no privativas”.  Esta opción no es muy conocida en entornos empresariales que manejan software “de pago” para estas tareas. Cuéntanos las ventajas de esta tecnología y los inconvenientes frente a las grandes marcas de software de gestión.

(GC) El software libre facilita el acceso a soluciones de gestión documental profesionales a organizaciones con menos recursos, como pueden ser un archivo o una biblioteca.

Sin embargo, sus ventajas van mucho más allá del coste. El software libre es muy popular en sectores que dependen especialmente de la seguridad, como pueden ser el bancario, ya que la libertad de estudiar y mejorar el código fuente permite que la comunidad de desarrolladores y usuarios encuentre y arregle antes las vulnerabilidades. Está demostrado que la seguridad por oscuridad no funciona. Cuando una empresa oculta el código de un programa, nos oculta deliberadamente posibles vulnerabilidades a los usuarios, que no podemos tomar medidas ante lo que no conocemos.

Hay que tener en cuenta también que la tecnología media entre el usuario y el documento electrónico. Necesitamos conocer cómo funciona para asegurar el acceso a largo plazo a nuestro patrimonio digital. Esto afecta directamente a la sostenibilidad de nuestro sistema de gestión de documentos electrónicos y así lo están entendiendo algunas administraciones públicas, que exigen a sus proveedores de herramientas informáticas la liberación o el traspaso de la titularidad del código fuente.

El mayor inconveniente del software libre son los prejuicios que todavía lo rodean. De vez en cuando, alguien me expresa su miedo de no recibir soporte si opta una solución de código abierto. ¡Es todo lo contrario! Proyectos como AtoM, Koha, DSpace o Alfresco están respaldados por una comunidad muy extensa de usuarios, desarrolladores, universidades y empresas, lo que hace que tengamos a nuestra disposición una gran variedad de opciones de soporte.

(ARCHIVOZ) Y para terminar, dentro de 5 años, ¿nos habremos digitalizado?

(GC) Cada vez más organizaciones disponen de herramientas informáticas para gestionar documentos y estoy convencido de que esta tendencia irá a más en los próximos años, favorecida en gran parte por la consolidación de la administración electrónica. Soy menos optimista si la pregunta se refiere a si estas organizaciones dispondrán de un modelo de gestión documental para asegurar que se producen las evidencias adecuadas y éstas se mantienen auténticas, íntegras, fiables y accesibles durante todo su ciclo vital. La digitalización no es solo una cuestión informática y puede haber muchos problemas a medio y largo plazo si no tiene en cuenta a los archiveros desde el principio.

Antes de despedirme, me gustaría agradeceros a Archivoz y a ti esta entrevista.

Todo un testimonio de que la tecnología es una gran aliada para el archivo real de información, sea cual sea su soporte y el software libre, una garantía para la mejora continua en la seguridad de nuestros fondos. Gracias Guillermo.

 

 

 

 

“El mayor reto son los archivos electrónicos o digitales”: Entrevista con Alicia Barnard

Hoy contamos con una entrevista muy interesante en la Revista Archivoz, Alicia Barnard desde México, nos habla sobre la legislación en materia archivística en su país y con un interesante resumen de la conferencia de ALA-ICA del año pasado, una visión del futuro de nuestra profesión.

(Archivoz) Alicia, hace unos meses se aprobó la ley de archivos en tu país, México, sin duda un avance de mucho significado en materia de archivos y patrimonio documental y un claro ejemplo para los países que aun tienen ésta materia pendiente. ¿qué es lo que a tu consideración, es más difícil para que un país logre una ley de archivos?

(ABA) En primer término conviene señalar que México es un estado federado.  En la actualidad contamos con una Ley Federal de Archivos (LFA) y varias leyes en las entidades federativas (estados o provincias) vigentes.  En diciembre de 2017, en cumplimiento a una disposición constitucional, la Cámara de Senadores aprobó por unanimidad una Ley General de Archivos (LGA) para homologar la práctica archivística entre los diferentes órdenes y niveles de gobierno. La misma  fue turnada a la Cámara de Diputados en ese año, donde aún se encuentra pendiente su aprobación.  La misma lleva más de dos años de retraso, espero equivocarme, pero debido a las próximas elecciones en México, no estoy cierta de que la misma vaya finalmente a ser aprobada en este período de sesiones.  Me parece que la mayor dificultad para una ley  es la convergencia de diálogos entre los reguladores, los operadores y  los usuarios de los archivos.  Aun y cuando, los responsables de la política archivística buscan esa convergencia, en ocasiones los intereses de operadores y usuarios difieren y ahí es donde se  atoran las cosas, aunado a que nuestros legisladores no dan prioridad a la materia archivística.   No obstante, queda claro que el diálogo es imprescindible pesar de los riesgos y costos ante la falta de una legislación nacional

(Archivoz) ¿Cómo funcionaba el país sin la política archivística?

(ABA) Desde los 80’s del siglo pasado y hasta ahora el Archivo General de la Nación mediante diferentes decretos, normas y la actual LFA ha sido el órgano normativo de archivos, primero del Poder Ejecutivo Federal y ahora del Gobierno Federal.  Debe reconocerse que el Sistema Nacional de Archivos diseñado por el AGN en los 80’s ha sido un esquema de coordinación funciona como tal, aunque sin la capacidad reguladora que le otorgaría la LGA en el momento de su emisión.  Conviene destacar que el modelo del Sistema Nacional de Archivos propuesto el siglo pasado por el AGN  ha servido de referencia para el desarrollo de sistemas semejantes en otros países de Latinoamérica.  Si bien no hay una política nacional, como ya se mencionó, hay una Ley Federal de Archivos y como ya se mencionó, se tienen leyes estatales pero diferentes entre sí.  La LGA sería el instrumento referencial para la actualización de las mismas.  No obstante, hay prevalencia en cuanto a los esquemas de organización de los sistemas institucionales de archivos (una coordinación de archivos en cada institución, archivos de trámite o gestión, de concentración e históricos) mismos que ya operan en múltiples instituciones.  De igual manera, la instrumentación de cuadros de clasificación archivística por funciones y los catálogos de disposición documental (tablas de vigencias y disposición final) ya se aplican en el Gobierno Federal así como en varias instituciones de las entidades federativas y otros niveles de gobierno.

(Archivoz) ¿Qué sigue ahora para México en materia archivística?

(ABA) Me parece relevante que el AGN como órgano normativo cuente con los recursos que ha  carecido por muchos años.  Si se quiere implementar una LGA como la que se pretende en este momento el AGN no cuenta la capacidad para ello.

(Archivoz)¿Cuál crees que es el mayor reto en materia de archivos ahora que se cuenta con una ley de archivos?

(ABA) Considero necesario consolidar lo que ya se tiene, así como  actualizar, simplificar y mejorar la normativa existente.  Sin embargo el mayor reto son los archivos electrónicos o digitales.  Se tienen ya lineamientos para los sistemas de gestión documental automatizados, donde ya se establece la obligatoriedad de su desarrollo e implementación, así como los requisitos y metadatos básicos que los mismos deben contar en el ámbito del Gobierno Federal y que deberían estar funcionando desde mediados del 2017, desconozco si esto ya se ha cumplido o no por los sujetos obligados del Gobierno Federal.   Sin embargo aún se requiere desarrollar normativa particular en términos de valoración y preservación digital,  del manejo de archivos en los servicios de nube o de la relación que existe entre la información que se publica en los portales de gobierno abierto y datos abiertos con los archivos, por mencionar algunos ejemplos.

(Archivoz) ¿Esta nueva ley significa un cambio muy fuerte en la administración de los archivos, la transparencia, el acceso a la información y la protección de datos en el país?

(ABA) Debo señalar que es a partir de la primera Ley Federal de Transparencia,  Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales publicada en 2002, estas materias han estado vinculadas a la archivística.  Esta Ley  dedicaba un artículo a la organización de archivos y a partir de entonces, como también se establece en la LFA, que la normativa archivística emitida por el AGN ha estado acompañada primero del Instituto Federal de Acceso a la Información y ahora por el Sistema Nacional de Transparencia. Con todo el ruido y confusión que ello ha causado, el citado Sistema en 2015 emitió normativa en materia de archivos aplicables a nivel nacional.  La confusión se dio a raíz de que no fue el AGN el responsable de emitir la misma por la carencia de capacidad jurídica para ello.  Afortunadamente debido a que el AGN es miembro de dicho Sistema fue posible que esa normativa  fuera semejante a la ya emitida para el Gobierno Federal.  Así, en tanto que el AGN forma parte del Sistema Nacional de Transparencia, una vez que se emita la Ley General de Archivos, la cual dispone el establecimiento y competencias del Sistema Nacional de Archivos, el Instituto Nacional de Acceso a la Información Pública, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales será miembro del mismo.

Percibo que el mayor cambio será cuando los instrumentos jurídicos sean equiparables, ya que mientras no exista una LGA hay una desventaja en materia de archivos.  Por otra parte, en cuanto a recursos se han privilegiado altos presupuestos para la transparencia y el acceso a la información, mientras que para los archivos el mismo ha sido raquítico y si realmente se espera un cambio, es necesario que los archivos, donde se sustenta el acceso a la información y la transparencia sea vean favorecidos presupuestalmente.

(Archivoz) Y los archivistas, ¿consideras que hay suficiencia técnica y teórica para afrontar los cambios que vienen? ¿Qué consideras que falta para lograr el escenario ideal en términos profesionales?

(ABA) Existen ya instituciones académicas a nivel universitario  y dos facultades que ya ofrecen maestrías en materia de archivos y gestión documental, sin embargo, es impensable que los egresados universitarios cubran necesidades para la dirección y operación de los archivos en México, me parece que ni en Brasil, donde existen más de doce carreras universitarias ello es posible.

Desde mi punto de vista, es factible que los espacios operativos para la gestión documental y manejo de archivos, como ya sucede, se ocupen por profesionales y técnicos de diferentes áreas del conocimiento.  Sin embargo, deberían establecerse concursos para puesto y requisitos para que los interesados reúnan  conocimientos, habilidades y aptitudes, que podría adquirir mediante cursos de capacitación o diplomados, debidamente validados por la institución educativa o archivística competente.   Asimismo, las organizaciones deberían estar obligadas a contar con programas de formación y actualización continua.  Estas condiciones ya se aplican en varias instituciones a través del servicio civil de carrera, sin embargo la impartición de cursos de capacitación aún requieren de ser verificados.  Mientras tanto, los egresados de programas universitarios serían candidatos indiscutibles para ocupar posiciones directivas, previo concurso de conocimientos,  aunque también es necesario integrar un cuerpo sólido y actualizado de docentes e investigadores con el propósito de contribuir al conocimiento y práctica de la Ciencia Archivística que, a la vez,  aporte a la operatividad de los servicios archivísticos en las instituciones.  Esta propuesta no está alejada de la realidad, es cosa de ver que España, Estados Unidos o Canadá no existen programas de licenciatura y si de posgrado.  Tampoco podemos olvidar que las tecnologías de la información y la transformación digital han abierto, cada vez más, las puertas para que la Ciencia Archivística tenga un carácter  multi e interdisciplinario, por lo cual se hace necesario que otros profesionales también conozcan de nuestra materia mediante programas o proyectos transversales en la formación universitaria.  Estoy cierta de que mis comentarios pueden crear controversias, pero también percibo que los mismos ya se abordan en diálogos para avanzar en la mejor formación de profesionales y técnicos, eso es bueno.

(Archivoz) ¿Cuál es tu punto de vista (personal y profesional) sobre el estado actual a nivel mundial de la política archivística y su impacto en las agendas de los gobiernos y qué consideras que nos falta para ser más visibles?

(ABA) Me es difícil ofrecer un punto de vista sobre el estado actual a nivel mundial en la política archivística,  me parece que este debería ser un tema de investigación.  Una percepción general es que las políticas nacionales cuando existen tienen efecto en ciertas comunidades de práctica en el entorno local, no en el entorno nacional; debido principalmente a la dedicación y perseverancia de un archivista conjuntada con la voluntad política de un funcionario.

En cuanto al impacto de la política archivística en las agendas gubernamentales,   advierto prioridad en las políticas para derechos humanos, anticorrupción, protección de datos personales, transparencia, historia, patrimonio documental, etc. Mientras tanto, la política archivística que tiene impacto directo en esas políticas, por lo general, no es considerada.  Lo anterior conlleva a la falta de credibilidad y confianza en las instituciones responsables de su implementación.   Ante ello me parece que deberíamos aceptar que nuestra profesión ya es multidisciplinar e involucrarnos con otros profesionales para promover  la inclusión de la archivística como elemento obligado en las políticas gobernanza de la información.

(Archivoz) Y por último, Alicia, como sabes, las tendencias y nuevas tecnologías plantean futuros bastante inciertos en materia de gestión de documentos. ¿Cuál es tu visión sobre el futuro de la archivística? ¿Consideras que quizá tecnologías como la Inteligencia Artificial, pueda desplazar el trabajo del archivista tradicional?

(ABA) Para responder me gustaría dar algunos ejemplos de lo que vislumbro en el ámbito internacional.  En primer término, encontramos con una nueva propuesta llamada Ciencia Computacional Archivística de reciente factura cuya definición aún en construcción nos dice que se trata de “un campo interdisciplinario preocupado con la aplicación de los métodos computacionales y el procesamiento, análisis, almacenamiento preservación a largo plazo y acceso de archivos con el objetivo de mejorar la eficiencia, productividad y precisión en apoyo a las decisiones de valoración, arreglo y descripción, preservación y acceso, así como para el involucramiento y desarrollo de investigaciones sobre los materiales archivísticos.” El proyecto está orientado a contribuir al desarrollo de las bases teóricas de una nueva trans-disicplina de las ciencias computacional y archivística. Ver http://dcicblog.umd.edu/cas/

Durante la Conferencia ALA-ICA el pasado mes de noviembre de 2017 en la Ciudad de México, el Dr. Vinton Gray Cerf, considerado como uno de los padres de la Internet y  actual vicepresidente mundial de Google, en su Conferencia Magistral comentó acerca de los retos futuros en materia preservación de información y archivos digitales tales como: la captura de metadatos, la capacidad para datos masivos (big data), los derechos de propiedad intelectual, los esquemas de legales, las excepciones para preservación o la quiebra o desaparición de aplicaciones, hardware o sistemas operativos  Presentó avances del proyecto Olive basado en una máquina virtual (virtual machine) y mencionó otros proyectos desde una perspectiva tecnológica. Además, hizo alusión  al alcance de la preservación digital donde considera relevante la participación de  archivistas y bibliotecarios en aspectos relacionados con  la integridad de los objetos digitales, el  desarrollo de modelos para sustentar la preservación en largo plazo y el acceso, los esquemas legales para la preservación, los derechos de autor, las patentes, entre otros.  InterPARES (ahora InterPARES Trust), desde hace ya veinte años,  viene construyendo conocimiento en cuanto a la preservación de archivos digitales, mediante la coordinación y promoción de múltiples proyectos de investigación en diferentes espacios y comunidades de práctica, a nivel internacional. Durante su cuarta fase se han llevado a cabo múltiples investigaciones sobre la confianza y los servicios de cómputo en la nube. InterPARES Trust, como en las fases anteriores, ha tenido como principio el carácter multidisciplinar en las investigaciones y en esta ocasión ha sido relevante interacción entre las ciencias archivísticas y computacional.  En este sentido, Luciana Duranti, en su Conferencia Magistral también durante la Conferencia ALA-ICA de noviembre pasado propone el uso de los principios archivísticos, conceptos y métodos y la colaboración con los profesionales de las tecnologías de la información. También sugiere la elaboración de requisitos funcionales, métodos, herramientas para asegurar habilidades orientadas a acceder a información factual completa, basada en documentos de archivo contextualizados, auténticos, precisos y fiables, así como otros métodos y  herramientas ya probadas en el entorno de la internet en cuanto  al uso y caracterización de las infraestructuras, el desarrollo de habilidades de usuarios para acceder, rastrear y evaluar los documentos de archivo en su contexto mediante un acceso sencillo.

Me parece que lo anterior  da respuesta a la participación de la Ciencia Archivística en tiempos de la computación, las tecnologías de la información, la internet, los datos masivos y lo que sigue como la inteligencia artificial. Prevalece la demanda información o documentos de archivo organizados donde los archivistas y en su campo de acción los bibliotecarios, somos expertos y no tenemos competencia.  Sin embargo, como lo menciono ya  en varias ocasiones, nuestra profesión ha adquirido con carácter multi- e interdisciplinar, por tanto  estamos obligados a salir de la zona de confort y sin olvidar nuestros principios interactuar y aprender de otras áreas del conocimiento para renovarnos y fortalecernos.

Agradecemos a Alicia por su tiempo y por ésta genial entrevista. Estamos seguros que esta será una de muchas participaciones en este espacio.

La biblioteca del bosque de Miguel Ángel Blanco

Con motivo del 21 de Marzo o Día Internacional de los Bosques compartimos este vídeo de la exposición Historias Naturales celebrada en el Museo del Prado (2013-2014). Miguel Ángel Blanco comenta su proyecto La biblioteca del bosque (conformado por 1133 volúmenes únicos) y la obra Paisaje con ferrerías, de Lucas van Valckenborch.

Realmente se trata de un archivo personal del artista “el corazón de la biblioteca del bosque en Pinar del Rey“. Un proyecto de 30 años, comenzado en 1986 donde en parte investiga los árboles históricos de la ciudad de Madrid y que representa mediante la mezcla de diversas técnicas artísticas como: el frotado, la fotografía, los dibujos a lápiz, las estampaciones de plumas, el gofrado de la corteza de los árboles y la recolección de fragmentos de la naturaleza en una caja a modo de muestrario.

“Sin archivos no hay transparencia, y sin una buena gestión documental, no hay archivos”: Entrevista con Carlos Zapata (parte II)

Hoy continuamos con la segunda parte de la entrevista a Carlos Zapata Cárdenas, un archivista que ha dedicado su vida a los archivos, los archivistas y a promover la importancia de nuestra profesión, la cual, desafortunadamente, aún le falta un buen camino por recorrer para ser piedra angular en las administraciones.

Continuamos hablando de transparencia y acceso a la información, tema de actualidad e interés para todos.

(Archivoz)¿Las universidades están haciendo bien su trabajo al momento de formar profesionales archivistas que fomenten la creación de estados y entidades transparentes?

(CAZC) No puedo generalizar pero creo en algunos casos forman profesionales calificados técnicamente pero sin un adecuado sentido de la realidad del país.
Además, existen demasiados vacíos en la formación relacionada con los temas relacionados con la transparencia. No se trata solo de incluir asignaturas para estudiar las leyes de transparencia, sino muchas otras áreas de conocimiento que convergen en el acceso a la información pública. Adicionalmente se requiere formar el sentido crítico de los archivistas en cuanto al análisis de estrategia y alternativas que promuevan el uso efectivo y eficaz de los archivos y sus fuentes documentales. El archivista debe verse a sí mismo como garante de derechos, y no solo como un elemento más del establecimiento, entendido como la institucionalidad.  Su papel incluye la responsabilidad de promover cambios al interior de las entidades para lograr la apertura de los archivos públicos.

(Archivoz)¿Son suficientes los contenidos de una carrera profesional para que un archivista pueda entender la importancia y adquiera los saberes para fomentar e implementar estrategias alineadas con la Gestión Documental y con miras a la transparencia y el acceso a la información?

(CAZC) El aprendizaje a lo largo de la vida indica que los seres humanos no terminamos de aprender nunca. Somos sujetos inacabados y por tanto susceptibles permanentemente de perfeccionar y aumentar nuestros conocimientos.  La formación para una profesión debe proveer los elementos para incorporarse a la sociedad y aportar desde su disciplina. Durante el estudio de una carrera o profesión, se debe contar con los conocimientos mínimos para su ejercicio; en este orden de ideas, si una persona culmina sus estudios y se gradúa, ya es competente para ejercer su profesión. Indudablemente nuestra profesión se ve influenciada cada vez más por diferentes contextos que nos obligan a mantenernos permanentemente actualizados. En el caso puntual de la pregunta, creo que hace falta una posgrado en este campo para lograr una amplio dominio de esta materia.

(Archivoz)El indicador de “índice de gobierno abierto”, muestra cifras muy altas en términos de acceso a la información pública, pero cuando un ciudadano se enfrenta a la solicitud de acceso a documentos públicos, se encuentra con un escenario contrario al que muestran los indicadores ¿por qué se da este fenómeno?

(CAZC) El índice de gobierno abierto solo mide lo formal; es en realidad un instrumento de autoevaluación que es validado por los formuladores de política, pero que no profundiza en los aspectos estructurales. Por ello las cifras resultan contradictorias frente a la realidad. Lo que indican las cifras es el cumplimiento formal, el cual es más fácil de medir. Faltan estudios cualitativos y cuantitativos sobre el cumplimiento de la Ley de Transparencia. La respuesta a solicitudes de información en la entidades públicas ha mejorado respecto de épocas pasadas, pero solo frente a lo formal sin evaluar si el ciudadano quedo satisfecho con la información suministrada. A veces el ciudadano desiste en presentar nuevas solicitudes cuando no ha quedado satisfecho, pues considera que el resultado será el mismo.

(Archivoz)Cuál considera usted que es el mayor éxito o mayor transformación que ha tenido el estado en términos de transparencia y acceso a la información pública?

(CAZC) Son varios. El primero es haber logrado que la transparencia se haya convertido en una política pública, y que las entidades hayan respondido implementando las medidas y acciones necesarias para darle cumplimiento. En segundo lugar que los archivos y la gestión documental se hayan considerado un componente central de la Ley; SIN ARCHIVOS NO HAY TRANSPARENCIA, Y SIN UNA BUENA GESTIÓN DOCUMENTAL  NO HAY ARCHIVOS. En tercer lugar la inclusión de sujetos obligados de naturaleza privada como los partidos políticos, aunque faltaron algunos (como los sindicatos). Y finalmente que los ciudadanos hoy tienen mayores oportunidades de acceder a la información pública (con buenos estándares de calidad y oportunidad) que en el pasado.

(Archivoz)Usted fue director del Archivo General de la Nación, socio fundador de varios organismos gremiales de la archivística colombiana. Considera usted que las instituciones y gremios de archivistas son transparentes y garantizan el acceso a la información pública?

(CAZC) Hace falta más compromiso en esta materia por parte de los gremios. No basta con decirle a sus miembros que la información está disponible en sus oficinas para cuando quieran consultarla (trasparencia pasiva), sino que se requiere que la comunidad profesional reciba de primera mano y de manera proactiva información sobre las gestiones que adelantan los gremios en defensa de los intereses de la profesión y de sus agremiados (transparencia activa).  Nuestros gremios no son propiamente un ejemplo de transparencia, no porque oculten información sino porque no la divulgan proactivamente.

(Archivoz)Considera que los políticos colombianos y en general, los de todo el mundo, están abiertos a hacer estados totalmente transparentes?

(CAZC) En algunos sectores existe compromiso político en la promoción de la transparencia pero en general, y más en nuestros países es muy tibio o débil. Los países más desarrollados (y con menores índices de corrupción) son mucho más abiertos, no solo porque tienen buenos archivos, sino porque tienen instituciones (organismos judiciales, organizaciones de la sociedad civil, etc.) que defienden los derechos de los ciudadanos en materia de acceso a la información pública. En el caso de Colombia, en donde se han realizado enormes inversiones en contratación en archivos y proyectos de gestión documental, estas no necesariamente se reflejan en mejores indicadores de transparencia activa (desde lo sustancial, es decir frente a las necesidades de los ciudadanos). Las asociaciones de archivistas deben trabajar junto a otros organismos de la sociedad civil (Trasparencia por Colombia, red de veedurías ciudadanas),  y públicas (Secretaria de Transparencia, PGN, AGN) con el objetivo de contar con indicadores objetivos de acceso a los documentos públicos.

(Archivoz)Colombia está en época electoral, qué pediría usted a los actuales candidatos para que los archivos y en general, la transparencia y el acceso a la información fuera tema prioritario y de resultados tangibles.

(CAZC) Que el pacto por la transparencia que muchos han suscrito, se traduzca en un apoyo real a las instituciones archivísticas (Archivo General de la Nación y Archivos Territoriales) si son elegidos. En el caso de los departamentos, distritos y municipios, les pido que desde el Gobierno promuevan una Ley para crear de manera obligatoria los Archivos Generales Territoriales, dotándolos de autonomía, legal, presupuestal y administrativa y que se destinen recursos del IVA a la telefonía móvil para construir los edificios que éstos necesitan. Vale la pena recordar que en el país, excepto el AGN, no hay verdaderos archivos generales territoriales creados formalmente y que gocen de autonomía legal, presupuestal y administrativa. En su mayoría son dependencias que siguen órdenes del ejecutivo, lo cual le resta eficacia a su misión. Adicionalmente les pediría que mediante una Ley de la República o la reglamentación de la Ley 1409 de 2010, se cree el cargo de Archivista en todas las entidades del Estado y que a éste se le asigne la dirección del archivo y la coordinación de la gestión documental de su entidad.

Agradecemos a Carlos, por brindarnos su tiempo y su conocimiento. Para la Revista Archivoz es muy grato contar con el archivistas de amplia trayectoria y experiencia que con sus aportes nos permiten ser más visibles y cumplir el objetivo que tenemos trazado. Estamos seguro que en otra oportunidad contaremos nuevamente con su aporte en temas relacionados con el quehacer archivístico.

La documentación española de época contemporánea en el archivo secreto vaticano

El Archivo Secreto Vaticano (ASV) nace como tal a principios del siglo XVII (1612), cuando el papa Pablo V Borghese (1605-1621) ordena la recopilación de todo el material archivístico relativo a la Santa Sede conservado hasta ese momento en distintos lugares de Roma. Su inmenso fondo documental es el resultado de los acontecimientos vividos por la Iglesia de Roma a lo largo de su historia, desde los inicios de la administración pontificia hasta nuestros días. En particular, el ASV custodia todos los actos y documentos relativos al gobierno de la Iglesia, y con sus más de seiscientos fondos archivísticos, constituye la mayor estructura administrativa de documentación histórica a nivel mundial pues conserva la memoria de las relaciones entre el Vaticano y todas las diócesis del mundo.

La historia del ASV está marcada por varios acontecimientos: desde el establecimiento del papado en Aviñón durante el Cisma de Occidente (1378-1417), con la consecuente creación de dos series archivísticas paralelas una en Roma y otra en Aviñón, hasta el Saco de Roma por las tropas de Carlos V en 1527 o la Unificación de Italia con la toma de Roma el 20 de septiembre de 1870, y la sucesiva división del patrimonio documental entre Italia y el Vaticano. Sin embargo, el hecho más trágico para el ASV durante el siglo XIX fue el traslado forzoso de la documentación del archivo a París, por orden de Napoleón, junto a otras bibliotecas, archivos y obras de arte de la Santa Sede. Cuando tras la caída de Napoleón la documentación pudo regresar a Roma, entre 1815 y 1817, las pérdidas fueron enormes y muchos volúmenes se quedaron en la capital francesa. Este hecho marcó un antes y un después en la documentación vaticana y determinó la reforma archivística de 1816, cuando inicia la denominada “Época moderna” en el ASV.

El interés de los historiadores españoles por el estudio de la documentación vaticana en general y de época contemporánea en particular se ha incrementado en los últimos años gracias, entre otros factores, a la apertura en 2006 de los archivos correspondientes al pontificado de Pío IX (6 de febrero de 1922- 10 de febrero de 1939). La documentación de este pontificado, teniendo en cuenta que el secretario del papa Pío IX era el cardenal Eugenio Pacelli, futuro papa Pío XII (1939-1958), ha despertado muchas expectativas y ya han salido a la luz varias obras sobre estos años, en su mayoría de la mano del historiador Vicente Cárcel Ortí[1].

En realidad, la historiografía no se ha centrado solo en el siglo XX sino que también el siglo XIX ha sido objeto de numerosas publicaciones de autores españoles. En este sentido, el aspecto que ha despertado mayor interés ha sido el estudio de las relaciones entre España y la Santa Sede y, como consecuencia, los tres fondos más trabajados han sido el Archivo de la Nunciatura de Madrid, la sección Spagna de la Secretaría de Estado y el Archivo de la Congregación de Asuntos Eclesiásticos Extraordinarios (hoy la Segunda Sección de la Secretaría de Estado encargada de las relaciones con los Estados).

Mientras que el Archivo de la Nunciatura de Madrid recoge la documentación procedente de la representación pontificia en España, en los fondos de la Secretaría de Estado encontramos los despachos originales de los nuncios y las minutas o borradores de las instrucciones enviadas desde Roma, siendo una documentación que hace referencia tanto a acontecimientos de carácter modesto como a cuestiones de política general proporcionando una visión muy detallada de la circunstancias no solo religiosas, sino también sociales y políticas del país en ese momento. Por otro lado, en el Archivo de la Congregación de los Asuntos Eclesiásticos Extraordinarios (AA.EE.SS.), órgano consultivo instituido por Pío VII (1800-2823) en 1814, el fondo de los Rapporti delle Sessioni cardenalicias (es decir, las relaciones de las reuniones de los cardenales miembros), y especialmente la rúbrica Spagna, presenta una documentación pormenorizada sobre las cuestiones problemáticas de vario tipo que eran presentadas ante la Congregación. Desde el punto de vista cronológico, el material del archivo está clasificado en cuatro periodos y, salvo algunos documentos de los siglos XVI al XVIII, la documentación corresponde básicamente a los siglos XIX y XX. Una parte de esta documentación ha sido publicada, pero queda todavía mucho material inédito por descubrir.

Al mismo tiempo, existen otros fondos del Archivo Secreto Vaticano que también proporcionan información sobre aspectos económicos, sociales y políticos de la sociedad española contemporánea. Un ejemplo es la serie Relationes Dioecesium que conserva las relaciones presentadas en Roma por parte de los obispos u otros ordinarios sobre el estado de la diócesis y sus territorios en ocasión de la visita ad limina a Roma. Estas visitas, que se convierten en obligatorias tras la bula Romanus Pontifex de Sixto V (1585-1590) en 1585 y que tenían que producirse cada tres, cuatro o cinco años según la distancia de la diócesis respecto a Roma, continuarán en la época contemporánea. A ello es necesario añadir los fondos de las diferentes Congregaciones Romanas, como la Congregación de las Causas de los Santos o la Congregación Consistorial.

La característica de la documentación vaticana y el aspecto que la hace más interesante, es la variedad y riqueza de la información que proporciona. En ella se tratan desde asuntos ordinarios de la administración eclesiásticas (nombramientos de beneficios menores y mayores, facultades concedidas a prelados, religiosos etc.,) hasta noticias sobre el comportamiento de los gobiernos y sus programas legislativos, el avance del liberalismo, el anticlericalismo o la masonería, etc.

En el caso de la documentación relativa al País Vasco, que he tenido la ocasión de analizar con motivo de una próxima publicación referente a este tema, el material comprende junto a mensajes sobre el próximo parto de la reina o la utilización de las luces de gas en las iglesias de Bilbao, la expulsión del obispo de Vitoria Múgica (21 mayo 1931), o un informe sobre los protestantes que viven en la diócesis de Vitoria y la propaganda que están haciendo ofreciendo biblias en español y en euskera (1931). También las protestas por el bombardeo de Guernica, Durango, Eibar (1936-1939), o noticias sobre los niños vascos enviados a Estados Unidos y las iglesias destruidas durante la Guerra Civil entre otros.

Como decíamos, la fecha límite para consultar la documentación vaticana es el pontificado del papa Pío IX (1922-1939) que incluye, por tanto, la documentación relativa a la Segunda República y a la Guerra Civil española salvo los dos últimos meses de la contienda. Es evidente el interés de esta documentación para los investigadores, dado que en su mayor parte es todavía inédita pues este pontificado se abrió a la consulta en el año 2006.

Cada papa, durante su pontificado, tiene la facultad de abrir a la consulta de los investigadores un nuevo periodo de documentación del ASV. El papa Francisco todavía no lo ha hecho y se espera que en breve sea posible consultar la documentación referente a los pontificados de Pío XII (1939-1958) y Juan XXIII (1958-1963), ello daría acceso a gran cantidad de documentación inédita tanto de interés general, por ejemplo, en temas relacionados con la II Guerra Mundial, o más específicos pero con muchos interrogantes por resolver como es el caso de algunas nunciaturas de América Latina.

[1] https://dialnet.unirioja.es/servlet/autor?codigo=22380


Bibliografía

  • Botti, A., (2008). La Guerra Civile spagnola nell’Archivio Segreto Vaticano. Le carte dalla Nunziatura apostolica di Madrid. Spagna contemporanea, 32, 131-158 y 34, 125-178.
  • Cárcel Ortí, V., (1979). Relationes ad limina de trece diócesis del noroeste de España. Archivos Leoneses, 66, 345-401.
  • Cárcel Ortí, V., (1992). Una fuente para la historia de España y de Hispanoamérica: el archivo de la nunciatura de Madrid. Hispania, 52, 81, 585-608.
  • Cárcel Ortí, V., (1992). La Iglesia en España e Hispanoamérica. Estudios recientes en el Archivo Secreto Vaticano sobre las épocas moderna y contemporánea. Annales Valentinos, 18, 27-53.
  • Cárcel Ortí, V., (2011-2017). La II República y la Guerra Civil en el Archivo Secreto Vaticano, Documentos de los años 1931 a 1937 (Vols. 1-5). Madrid, España: Biblioteca de Autores Españoles.
  • Díaz de Cerio, F., (1993), Índice-catálogo del fondo de la Nunciatura de Madrid en el Archivo Vaticano (1794-1899), Burgos, España: Aldecoa.
  • García Escudero, J.M., (1986). La Nunciatura de Madrid en la España del siglo XIX. Salmanticensis, 33, 229-250.
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  • Hinojosa, R. De, (1896). Los despachos de la diplomacia pontificia en España. Memoria de una misión oficial en el Archivo Secreto de la Santa Sede, Madrid, España, 1896.
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  • Pásztor, L., (1970). Guida delle fonti per la storia dell’America Latina negli archivi della Santa Sede e negli archivi ecclesiastici d’Italia, Città del Vaticano, Stato della Città del Vaticano: Tipografia Vaticana.
  • Beolchini, V., Pavón Ramírez, M., (2012). Guía para localización de fuentes relativas al País Vasco en el Archivo Secreto Vaticano. Documentación medieval, coords., Díaz de Durana, J.R., y Jular Pérez-Alfaro C., Vitoria-Gasteiz: Universidad del País Vasco.
  • Pavón Ramírez, M., (2013). Guía para localización de fuentes relativas al País Vasco en el Archivo Secreto Vaticano. Documentación de época moderna (1458-1830), coords. Porres Marijuán, R., Fortea Pérez, J.I., Truchuelo García, S., Díaz de Durana, J.R., Vitoria-Gasteiz, España: Universidad del País Vasco.
  • Pavón Ramírez, M., (2015). La investigación histórica en el Archivo Secreto Vaticano: algunas pistas para localizar fondos españoles, Métodos y técnicas en Ciencias Eclesiásticas (Fuentes documentales ; 9), Salamanca, España: Servicio de Publicaciones, Universidad Pontificia, 205-222.
  • Rita, A., (2012). Biblioteche e requisizioni librarie a Roma in Età Napoleonica: cronologia e fonti romane, Città del Vaticano, Stato della Città del Vaticano: Tipografia Vaticana.

“Para que los ciudadanos puedan hacer uso efectivos de los archivos, primero deben estar organizados” Entrevista con Carlos Zapata (parte I)

Tenemos el gusto en la Revista Archivoz, de entrevistar a Carlos Alberto Zapata Cárdenas, ex director del Archivo General de la Nación Colombia y quizá, uno de los archivistas que mas ha promovido la archivística en éste país.

Como ha sido una entrevista muy nutrida y de la cual se generan respuestas de muchísimo interés, tendremos una segunda parte con una serie de preguntas y respuestas que seguro encantarán a nuestros lectores.

(Archivoz) Para muchos, aún no es clara la relación entre archivos y transparencia, podría usted indicarnos de forma clara ¿cómo es que en la práctica los archivos son conductores a estados transparentes?

(CAZC) En primer lugar debemos entender como Archivistas, que la sola existencia de archivos no garantiza la transparencia; aún los regímenes más totalitarios y las dictaduras conservan archivos (y jamás podrán prescindir de ellos). Lo que hace la diferencia es que los archivos necesitan estar disponibles de manera directa para el ciudadano, sin ninguna clase de intermediación. La transparencia tampoco se logra con la sola expedición de una Ley o la voluntad política de un gobierno. Muchos países latinoamericanos que expidieron leyes de transparencia antes de tener una ley de archivos o cuyos archivos eran inexistentes (técnicamente hablando) o no estaban organizados, no pudieron garantizar el disfrute pleno del acceso a la información pública; años después tuvieron que admitir que era necesario que los archivos fueran parte central de la ecuación.  La transparencia se ha convertido en una idea romántica, muy atractiva políticamente hablando, pero no hemos logrado interiorizarla en el imaginario del ciudadano. A pesar de todos los avances en la materia, al menos en nuestra región, el ciudadano mantiene su desconfianza en el Estado, pues no hay acceso directo a la información.

El modelo de gestión documental para los países de la Red de Transparencia para la Américas – RTA, elaborado como resultado de una reunión realizada en el AGN de Colombia en 2013, fue una respuesta a las dificultades estructurales que existen en nuestros países y que impiden el acceso a la información registrada principalmente – pero no exclusivamente –  en documentos públicos. La finalidad de ese modelo era contribuir a mediano y largo plazo a la modernización de la gestión documental (y de los archivos) de los países miembros de la RTA, como medio para que la información que necesitan los ciudadanos estuviera siempre disponible.

Es claro que sin archivos organizados no es posible facilitar el acceso a información en las condiciones de calidad y oportunidad que demandan los ciudadanos, lo cual afecta sus derechos fundamentales. Adicionalmente, otro factor que dificulta este acceso es que los archivos no tiene una oferta de servicios para la ciudadanía; el ciudadano que necesita un documento sigue acudiendo a las oficinas de atención a la ciudadanía que en muchos casos  centralizan las peticiones de información que luego son filtradas o distribuidas para ser atendidas por otras dependencias diferentes al archivo institucional.

Para que los archivos conduzcan a un estado transparente, se requiere de tres pilares: (i) Archivos organizados y descritos técnicamente, (ii) Archivos que presten servicios directamente al ciudadano, y (iii) ciudadanos que entiendan que los archivos son garantes de sus derechos, y por tanto exijan acceso a los mismos sin intermediación alguna.

(Archivoz) ¿Cómo puede un ciudadano hacer uso eficiente de los archivos?

(CAZC)En realidad el ciudadano ni siquiera hace uso de los archivos públicos, no sabe dónde están, desconoce que existen, salvo que se trate de archivos históricos. Por lo general, cualquier solicitud de información se presenta a través de canales como la página web o las ventanillas de atención a la ciudadanía. Esto impide que sea consciente de la importancia de los archivos. Los archivos por lo general están ubicados en lugares inaccesibles para el ciudadano. Los servicios de custodia documental han reducido el concepto de archivo. Adicionalmente, la transparencia activa (poner disponible los documentos o la información en las páginas web institucionales) por limitaciones tecnológicas y presupuestales se limita a unos pocos contenidos o documentos, dejando el archivo casi en su totalidad sin acceso.

Para que los ciudadanos puedan hacer uso efectivos de los archivos, primero deben estar organizados, luego los archivistas y las entidades públicas deben hacerlos visibles. Es necesario que existan lugares físicos (diferentes a las oficinas de atención a la ciudadanía) donde los ciudadanos puedan ir a consultar la información. Pueden ser salas de consulta que tengan un aviso que las identifique como ARCHIVO, y que además cuenten con servicios y comodidades para el ciudadano. (Un lugar similar al de una biblioteca pública en las áreas de servicio al público). Otra alternativa, que en Colombia no se ha podido implementar a pesar de que es una exigencia legal, es poner el catálogo descriptivo de expedientes en la web de la entidad, de manera que los ciudadanos puedan al menos conocer qué documentación está disponible y como acceder a ella, y finalmente está el facilitar la consulta  los documentos mediante procesos de digitalización, cuyas imágenes se puedan acceder a través de internet.

(Archivoz) En el caso colombiano, ¿considera que el país es totalmente abierto a que los ciudadanos accedan a la información pública?

(CAZC) La ley 1712 de 2014 fue un punto de inflexión en la historia de la transparencia del país, pues le dio vuelta a la ecuación según la cual primaba la cultura del secreto y la reserva; con la ley toda la información es pública, con unas excepciones muy puntuales. Este avance normativo permitió que la sociedad entendiera que el acceso a la información pública es un derecho inalienable de todo ciudadano. Sin embargo esto no significa que la Ley haya cambiado de manera automática el estado de cosas en cuanto a la democratización real y verdadera del acceso a la información. Subsisten aún fallas estructurales, y dificultades de orden cultural. Las entidades del Estado aún no han logrado incorporar como un deber, dar acceso sin restricciones -más allá de las excepciones de Ley- a la información pública que se encuentra bajo su custodia.

Un análisis de los índices de información clasificada y reservada muestra categorías de documentos que no deberían ser sujeto de reserva o clasificación, y que fueron incluidos forzando la interpretación de la Ley; el ciudadano del común no tiene elementos  para controvertir la clasificación que una entidad le asigna a ciertos documentos; esto significa que aprovechan la falta de conocimiento acerca del alcance de la Ley por parte de los ciudadanos para negar abiertamente el acceso. El camino apenas comienza a recorrerse y creo que con el tiempo conforme los ciudadanos exijan más apertura, dichas restricciones irán desapareciendo.

Además, los archivistas no hemos liderado procesos de alfabetización sobre el cumplimiento de la Ley 1712 (o cualquier ley de transparencia en el caso de otros países)  ni sobre el valor de los archivos, dirigidos a la ciudadanía. Si acaso, apenas hemos apoyado en la elaboración de los instrumentos de gestión de información, pero sin ser más ambiciosos en promover el acceso a los documentos que se conservan en los archivos. No teneos archivos abiertos, sino archivos opacos o invisibles.

(Archivoz) ¿Qué considera que le falta al país: en términos archivísticos, normativos, técnicos, tecnológicos, culturales?

(CAZC) Todos esos aspectos requieren coordinación y presentan hoy en día problemas. En términos archivísticos nos hace falta salir del paradigma de los fondos acumulados y las tablas de retención/valoración documental; tenemos que modernizas nuestra praxis archivística. En términos normativos no hacen falta más normas sino cumplir las que ya existen; seguimos cumpliendo lo formal, pero no lo sustancial (es necesario des-instrumentalizar la función archivística). En términos técnicos, nos hace falta estudiar más desde la disciplina archivística los problemas de nuestro países (por citar un solo ejemplo, en Colombia luego de 23 años de la regulación de las TRD, este instrumento aún no ha sido elaborado en el 100% de entidades, y las que cuentan con él, no han resuelto el problema de organización de sus archivos); redujimos la archivística a un cúmulo de recetas sin efecto real sobre el estado de nuestro archivos. En cuanto al ámbito tecnológico, la apuesta debe ser hacia la transformación digital, y para ello debemos articular la gestión documental con todas las iniciativas de gobierno digital, incluyendo la gestión de cambio en las personas. Y en lo cultural, debemos cambiar el imaginario que los ciudadanos tienen del archivo público, de manera que lo entiendan como un patrimonio que les pertenece (y por tanto debe ser disfrutado) y un instrumento eficaz en la garantía de sus derechos.

(Archivoz) Los archivistas son los llamados a formular estrategias para dar cumplimiento a la ley de transparencia y acceso a la información pública. ¿Considera usted que el papel que vienen desempeñando los archivistas es suficiente?

(CAZC) No exclusivamente. Los archivistas no pueden ser los únicos llamados a formular las estrategias para cumplir las leyes de transparencia;  se requiere de la participación de muchas instancias al interior de las entidades, con los órganos garantes y por supuesto de los ciudadanos. Hoy en día los archivistas no están alineados  completamente con las normas de transparencia y acceso a la información pública. Somos empleados subordinados a autoridades institucionales, quienes en últimas deciden hasta dónde llegar con las iniciativas de transparencia. No tenemos influencia ni libertad para decidir sobre el acceso a los documentos, a pesar de que la Ley haya establecido que la información del Estado es pública.

Existe una forma de promover el acceso a la información y es cumpliendo con los cánones de la profesión, organizando adecuadamente los archivos, describiendo de manera colectiva los fondos y elaborando instrumentos descriptivos que los ciudadanos puedan consultar a través de Internet, organizando repositorios digitales que se permitan consultar las imágenes de documentos en línea; organizando jornadas de alfabetización de servidores públicos y grupos de ciudadanos y apoyando iniciativas gubernamentales como las ferias de transparencia, la rendición de cuentas, y los programas de atención a la ciudadanía.

(Archivoz) ¿Qué le hace falta a los archivistas para dar suficientes garantías de acceso a la información pública?

(CAZC) Más compromiso con la transparencia, mayor conocimiento de las Leyes que regulan la materia en nuestros países (muchos ni las han leído completas), cumplir con las normatividad archivísticas de manera más profesional y ejercer su profesión con ética y un sobresaliente conocimiento Archivístico. Debemos posicionarse al interior de nuestras organizaciones como líderes en transparencia, con capacidad crítica y sentido de responsabilidad frente al papel de los archivos en la sociedad.

Gracias Carlos, por esta genial entrevista, para nosotros es claro que el papel del archivista es relevante en la sociedad y que aun faltan muchos ejercicios de sensibilización para lograr que los archivos sean protagonistas en una sociedad que carece de memoria. La próxima semana tendremos la segunda parte de la entrevista, que seguro nos aclarara muchas dudas y nos permitirá formarnos una idea mucho más sólida de nuestro rol.

 

No Todo es Digitalizable: La Experiencia de Digitalizacion en un Archivo De La Oficina Nacional de Procesos Electorales – Perú 2015-1016

Introducción

El presente escrito es el resultado de la experiencia de implementar una línea de digitalización en el Archivo de Gestión de las Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales (AODPE) Archivo que recibe la producción documental de las oficinas aperturadas temporalmente en diversas regiones del país y que al concluir el proceso electoral cierran sus puertas.

Los documentos que se reciben en el AODPE, corresponden a las gestiones administrativas propias de la organización de un proceso electoral, se hace la salvedad, toda vez que lo denominado “expediente electoral” (documentos generados en las mesas de sufragio) está custodiado en el Archivo Electoral.

La iniciativa de formular un proyecto de digitalización surge por dos preocupaciones muy recurrentes en los Archivos. Primero, el espacio para custodiar lo que ya se tiene y la planificación de futuras transferencias; segundo, el servicio que brinda, puntualmente la ubicación inmediata de la información requerida.

El digitalizar, se ha visto como la solución a muchos problemas en los Archivos del sector público, sea con valor legal (certificada) o con fines de acceso y control, digitalizar, es un trabajo complejo y sobre todo costoso, requiere de una metodología para seleccionar que digitalizar, tomando como punto de partida requisitos mínimos como que los documentos estén organizados o contar con un registro, priorizando las series documentales más importantes, criterios estandarizados como mayor demanda de usuarios o el valor probatorio para la entidad.

Justificación

La Red de Transparencia y Acceso, en su Guía N°5 sobre digitalización, proporciona dos modelos de digitalización certificada, digitalización sin eliminación y digitalización con sustitución del soporte análogo, para ese caso, se optó por la digitalización certificada con el propósito de sustituir (eliminar) en un periodo de 12 meses y en concordancia con la normativa vigente (Decreto Legislativo N° 827. Art.3, Perú) los documentos en soporte papel.

Llevar a cabo trabajos de digitalización (desarrollo e implementación) debe ser un compromiso no solo del área responsable (AODPE), sino una política adoptada por la entidad.

Objetivos

Las entidades que optan por digitalizar, buscan optimizar la gestión documental, potenciar la accesibilidad y difusión de la información que custodian acortando plazos de atención y porque no, racionalizar los recursos que implica el sostenimiento de un Archivo más aun cuando el local que lo alberga es alquilado, como es el caso de AODPE.

Beneficios

Los beneficios resultantes de optar por la digitalización certificada son muchos, reducción de costos en el mantenimiento de un Archivo, tiempos de respuesta más cortos en la atención a usuarios lo que se evidencia en indicadores de atención, pero debe quedar claro que, no hay beneficios sin inversión, el llevar a cabo trabajos de digitalización implica el compromiso de la entidad por sustentarlo económicamente.

Marco legal

En el Perú la legislación respecto a temas digitales y tecnológicos es aún incipiente, el Decreto Legislativo N° 827 (Perú, 1996), Ley que amplía del Decreto Legislativo N° 681(Perú, 1991) a las entidades públicas con fin de modernizar el sistema de archivos oficiales, artículo N° 3 señala un periodo de 12 meses de custodia posterior a la fecha de concluido el trámite del documento, vencido el plazo se puede optar por conservar los documentos en microarchivos, procediendo a eliminar los documentos físicos.

Esta norma debe ser cuidadosamente analizada sin dejar de lado el procedimiento de Eliminación de documentos Directiva N°6-AGN-DGAI (Perú, 1986).

METODOLOGÍA

La digitalización certificada con fines de eliminación que a optado por desarrollar e implementar la ONPE, requirió previamente de un análisis del acervo documental que compone el AODPE con el fin de determinar prioridades y el uso racional de los recursos económicos. Durante el análisis se logró identificar lo siguiente:

 Requisitos

  • El requisito más importante antes de iniciar trabajos de digitalización es que los documentos deben estar organizados, es en vano digitalizar documentos sin un orden lógico.

AÑO

PROCESO ELECTORAL

DOCUMENTOS
ORGANIZADOS

2010

ERM RN – 2010

SI

ERM  2DA V – 2010

SI

2011

EG 1ERA V – 2011

SI

EG 2DA V – 2011

SI

2012

CPR – 2012

SI

EMC – 2012

SI

2013

CPR MARZO – 2013

SI

NEM Y CPR JULIO – 2013

SI

NEM LIMA – 2013

SI

2014

NEM LIMA – 2014

SI

ERM – 2014

SI

ERM 2DA V – 2014

SI

Fuente: Elaboración propia, Informe 450-2015-SGORED-GOECOR/ONPE

CÓDIGO

SERIE DOCUMENTAL

ODPE/01

Actas y cargos de las ODPE

ODPE/02

Correspondencia emitida

ODPE/03

Correspondencia recibida

ODPE/05

Excusas y justificaciones

ODPE/07

Informe finales de gestión de las  ODPE

ODPE/09

Informe de los coordinadores distritales

ODPE/07

Informe final del centro de cómputo

ODPE/12

Credenciales entregadas

Fuente: Programa de Control de Documentos vigente 2012 – 2014

  • Contar con un listado de series documentales
  • Tabla de conservación de las series documentales con los plazos detención.

Prioridades

La prioridad en un proyecto de digitalización es la conservación y difusión de la información, otras prioridades estarán dadas por el estado de conservación (riesgo de pérdida por deterioro), la valoración (ciclo vital), las necesidades de los usuarios (demanda en búsquedas).

Demanda (documentos más consultados)

  • Correspondencia emitida.
  • Correspondencia recibida
  • Informes del Coordinador Distrital
  • Excusas y/o Justificaciones.
  • Actas y cargos de las ODPE

Documentos a susceptibles a digitalizar:

  • La información recogida se sistematizó en el siguiente cuadro:

 

PROCESO ELECTORAL

FOLIOS TOTALES

2010

ERM RN – 2010

229,600

ERM  2DA V – 2010

58,600

2011

EG 1ERA V – 2011

386,300

EG 2DA V – 2011

299,900

2012

CPR – 2012

62,529

EMC – 2012

657

2013

CPR MARZO – 2013

105,401

NEM Y CPR JULIO – 2013

55,279

NEM LIMA – 2013

87,305

2014

NEM LIMA – 2014

12,869

ERM – 2014

ERM 2DA V – 2014

TOTAL

1,298,440

Fuente: Elaboración propia, solicitudes de préstamo y consulta del AODPE

CONCLUSIONES

De la experiencia, se puede concluir que la digitalización es muy útil para optimizar la gestión documental, trae muchos beneficios, pero no todo es digitalizable, es preciso evaluar y determinar qué es importante digitalizar, más aún si los recursos asignados son escasos.

Se concluye, además, que la digitalización es un proceso técnico que debe realizarse tomando como base determinadas premisas técnicas y procedimentales para garantizar un producto de calidad.

Por último, se debe establecer una estrategia de cara a la preservación de los documentos digitalizados y los físicos, pues los documentos digitalizados no reemplazan el físico.

La búsqueda y recuperación de información: una materia transversal en la archivística moderna

¿Es la recuperación de información, una materia transversal en la archivística moderna? ¿Hasta qué punto es relevante para un archivero conocer los métodos de búsqueda de información en Google? Para dar respuesta justa a estas preguntas, lo primero que hay que considerar es el concepto de Documentación-Archivística y ser plenamente conscientes del contexto en el que vivimos. La archivística es la disciplina encargada del análisis documental de los documentos, generados por las personas físicas y jurídicas en el ejercicio de sus funciones. En este ejercicio, la archivística adapta técnicas ampliamente desarrolladas en los procesos documentales, tales como la catalogación, la clasificación, la indización, y otras específicas como los cuadros de clasificación funcional y orgánicos, los principios de procedencia, herencia descriptiva o de transferencia. Pero el lector no debe olvidar que la razón de ser, tanto de la Archivística, Biblioteconomía y Documentación es, sobre todo, la recuperación de los documentos. Las Ciencias de la Documentación lo son, no por el estudio de la historia del libro o del documento, si no por razones muchas más prácticas; para encontrar la información que se necesita en cada momento. Puntualizo este asunto, ya que existe gran debate y confusión sobre lo que resulta esencial en nuestras disciplinas ¿Cuál es el objetivo final de la biblioteca o el archivo? ¿Para qué se catalogan o clasifican los documentos? ¿Para qué existen las normas y reglas de catalogación? ¿Para qué se ha diseñado toda la tecnología y software de gestión documental? ¿Qué es lo que desean habitualmente los usuarios e investigadores de las bibliotecas y archivos? La clave de todo, está en la búsqueda y recuperación de la información, o de los expedientes y series documentales que cada tipo de usuario demanda. Estas razones son el corazón de los profesionales de la información. Se dice “profesionales”, por su nivel y capacidad para encontrar la información demandada, en corto espacio de tiempo, con precisión y relevancia.

Volviendo al caso de los archivos, probablemente, la localización de una agrupación documental, dependerá de muchos factores. Por ejemplo, del conocimiento de las autoridades que figuran en el documento y, por ende, en la descripción archivística del fondo. Pero también, de la materia, data tópica, palabras clave presentes en la motivación del documento, quizás por alguna de las palabras clave que figuran en las referencias bibliográficas que citan o mencionan el documento en cuestión. En resumen, dependemos de los puntos de acceso, que un experto archivero, tuvo que detectar y referir en la ficha catalográfica de la agrupación documental. Pero tampoco hay que olvidar, que la ficha está automatizada gracias a un software de gestión, inspirado por las Ciencias de la Documentación, y que ha sido programado de tal forma, que resulta óptimo para la recuperación de dichos puntos de acceso. ¿Tarea de informático? No, rotundo. Tarea de archivero con conocimientos en tecnologías de la información y sobre todo “Recuperación de Información”. Así debería de ser, aunque la realidad no lo refleje hoy en día. Sólo un profesional de la archivística con los conocimientos en programación e informática necesarios, puede crear el instrumento perfecto para recuperar de forma eficiente la información y satisfacer las necesidades de la institución para la que trabaja. El conocimiento de la teoría y práctica del archivo, resulta en todo caso, esencial. Por tanto, puede afirmarse que la “Recuperación de Información” es o debería ser nuclear en el desarrollo de cualquier plan de estudios de una carrera de Documentación, tanto en grado como en máster.

Llegados a este punto del artículo, falta responder a la segunda pregunta relativa a los conocimientos de búsqueda de información en Google. Si bien “Recuperación de Información” es una disciplina científico-técnica que aborda los procesos algorítmicos del cálculo de similaridad de los documentos de una colección, su proyección e ingeniería de programación, así como el estudio de la experiencia del usuario y su automatización; la “Búsqueda de Información” es la disciplina que estudia el diseño de estrategias de búsqueda en los distintos sistemas de recuperación de información, también denominados “Buscadores”. Dicho de otra forma, se encarga del diseño óptimo de consultas, para mejorar la pertinencia y relevancia de los resultados obtenidos en cada caso. Por ello, también resulta clave en la formación de los archiveros y por extensión, de todos los bibliotecarios y documentalistas, el conocimiento de tales técnicas y estrategias que favorezcan la recuperación efectiva de la información. Uno de los paradigmas de la búsqueda de información es Google, dada su extensa base de conocimiento y su capacidad para modular los intereses de cada usuario. Google puede ser empleado para buscar contenidos de interés para el archivero, por ejemplo:

http://www.google.es/search?q=inurl:ParesBusquedas+intext:%22Búsqueda+del+usuario%22

Con este enlace de tipo RESTful, el usuario realizará una búsqueda directa en el Portal de Archivos Españoles PARES, sin necesidad de acceder a su página principal, reduciendo el tiempo de ejecución de la búsqueda y optimizando los resultados del buscador. La consulta en cuestión se compone de un operador “inurl” que contiene un fragmento de la dirección URL de la página web PARES, presente en los resultados de las búsquedas efectuadas con su aplicación. Si se añade el operador “intext” y las comillas dobles para “búsqueda literal”, se puede especificar una frase, expresión o palabra compuesta, que deberá estar presente entre los documentos recuperados. Este sencillo ejemplo, demuestra que el conocimiento, tanto de los operadores de búsqueda, como del funcionamiento del buscador Google, pueden ser una baza muy favorable para el archivero. Pero observemos un ejemplo real:

http://www.google.es/search?q=-direccion+-calle+-domicilio+intext:%22Hernan+cortes%22+america+(site:gob.es+OR+site:doi.org)

En este caso, se define la recuperación de documentos en los que se menciona expresamente “Hernán Cortés” y su actividad en América. Sin embargo, es necesario eliminar el ruido relativo a las calles, direcciones, domicilios en los que puede figurar su nombre. Por otra parte, se declara que la recuperación debe restringirse a sitios web del dominio del gobierno de España y artículos científicos publicados con numeración de tipo DOI. Probablemente el resultado de la recuperación, sea pertinente para estudiar algún hecho concreto del conquistador, en relación a unos legajos recientemente hallados en el Archivo de Indias. En conclusión, se evidencia la importancia de la búsqueda avanzada o experta en buscadores, y de la recuperación de información, para el desempeño profesional en nuestra área de conocimiento. Quiero finalizar este artículo con una cita de Friedrich Nietzsche que ya advirtió la importancia del asunto aquí tratado “Desde que me cansé de buscar he aprendido a hallar”.


 

Estrategias de búsqueda experta en Google

El profesor Manuel Blázquez ha publicado recientemente el libro titulado “Estrategias de búsqueda experta en Google” en el que aborda la base teórica y práctica de la búsqueda de información, los operadores de consulta de Google y más de 200 ejemplos de búsquedas avanzadas para el entrenamiento de las habilidades de recuperación de información. El libro puede adquirirse en Amazon en formato eBook y en Paperback.

Todo superpoder implica una responsabilidad: Entrevista a Marcelo Soria-Rodríguez, socio Tramontana y experto en estrategia digital y Big Data

Marcelo Soria-Rodríguez, Ingeniero Superior de Telecomunicaciones y M.Sc. Signal Processing, es socio en Tramontana, una firma de diseño de producto digital, estrategia y comunicación. En ella, desarrolla su trabajo en el ámbito de la estrategia digital y el Big Data. Es co-fundador y director de producto en Pirt.co, y co-fundador de Databeers, movimiento divulgativo sobre la cultura de datos en la sociedad que está presente en varios países.

(Archivoz) Hola Marcelo, te agradecemos que nos dediques unos minutos para contestar algunas cuestiones sobre los datos y cómo pueden ser tan importantes para el futuro de instituciones culturales como los archivos. Nos gustaría empezar preguntándote sobre tu desarrollo profesional. ¿Ya desde tu formación como ingeniero imaginabas el poder del Big Data o lo fuiste descubriendo a lo largo de tu carrera?

(Marcelo Soria-Rodríguez) Buenos días, muchas gracias por la invitación. No me imaginaba que se pondría tan de moda como lo ha hecho y que haya llegado al discurso público como lo ha hecho, aunque es cierto que de entre todas las materias que tratábamos en la carrera me atraía especialmente todo lo relacionado con el procesamiento de datos (la asignatura central es “procesado de señal” y es uno de los precursores de gran parte de lo que hoy llamamos “ciencia de datos” y sus derivados). Desde hace mucho tiempo se han venido aplicando técnicas de análisis de datos en múltiples campos, y en realidad no es que el poder de los datos sea algo nuevo. Así que podríamos decir que para quienes se dedican al dato, nada de esto es nuevo salvo la facilidad con la que hoy en día se pueden hacer determinadas cosas.

(Archivoz) ¿Por qué son tan importantes hoy en día los datos para las empresas? ¿Son el oro del siglo XXI?

(MSR) Sin entrar en si son el oro, petróleo o cualquier otro símil con un bien material, es cierto que con una buena pregunta y unos datos adecuados se puede hacer mucho por el bien no ya de las empresas, sino de cualquier institución que tenga esa buena pregunta. Y pueden hacer mucho por esas instituciones porque sencillamente ayudan a entender un poco mejor qué está pasando, lo que permite tomar mejores decisiones. Es el uso clásico de los datos, y no es en absoluto nuevo. Florence Nightingale revolucionó la sanidad pública a finales del siglo XIX y principios del XX aplicando estadística a su campo de actividad. Eso sí, la facilidad que tenemos hoy en día para almacenar y procesar datos en formato digital pone al alcance de muchos más las posibilidades que éstos brindan. Y con este nuevo acceso, con esta caída de barreras surgen también nuevos usos creativos, nuevas aplicaciones que están posibilitadas por esas capacidades de datos que antes no era posible alcanzar. Las recomendaciones musicales, por ejemplo, te las podía hacer antes un amigo, que es quien te conocía, o un empleado de una tienda de discos que hiciera las preguntas adecuadas. Ahora existe la capacidad de conocer los gustos de millones de personas a la vez, y de hacer recomendaciones que ayuden a descubrir algo nuevo. Y estas nuevas capacidades se abren en todos los campos: medicina, logística, derecho, comercio, seguros, banca, deportes… ¡y cultura!

(Archivoz) Se empieza a vislumbrar una fractura entre aquellas empresas o instituciones que se están adaptando a esta nueva realidad explotando datos en su desarrollo de negocio y aquellas otras que continúan operando al margen del entorno digital. ¿Es tan necesario el Big Data en el desarrollo empresarial hoy en día? ¿Será el Big Data clave en la supervivencia de las empresas?

(MSR) El uso inteligente de la información es una pieza clave, pero no la única, en el éxito de un negocio. No por tener los mejores datos o el mejor sistema de análisis una empresa va a tomar necesariamente buenas decisiones. Y tendrá que tener un buen producto o servicio, una buena experiencia de cliente (¡tan veces olvidada, por mucho que esté también en boca de todos!). Lo que será diferencial, a medida que todas las empresas pasen a integrar mejor el uso de datos en su toma de decisiones, es lograr una buena mezcla de todos los factores que influyen en el éxito. Si haces un producto, las personas que diseñan el producto tienen que saber qué se puede hacer con los datos, y quienes hacen el análisis de datos tienen que saber qué es importante para el producto. Quienes lo venden, quienes lo fabrican, quienes lo comunican… todos tienen que estar bien integrados, tienen que actuar como un equipo, y tienen que tener información disponible sobre el proceso entero para poder operar a la agilidad que el mercado y los clientes hoy en día requieren. En este sentido, veo más importante lograr la mentalidad y cultura adecuados que ser muy bueno en un único apartado.

(Archivoz) En una de tus ponencias a la que asistimos recientemente hablabas sobre la importancia de la interconexión de los datos y del valor de la cooperación para lograr una ventaja competitiva. Teniendo en cuenta que, tradicionalmente, los profesionales de los archivos han tenido una visión patrimonialista o proteccionista con respecto a los datos de sus instituciones, ¿cómo se les puede convencer para que se cambien esa visión acerca de sus instituciones? ¿Por qué crees que sigue habiendo reticencias por parte de algunas instituciones para facilitar esos datos con los que crear nuevas oportunidades de negocio o de generar valor?

(MSR) Es normal que exista esa visión, puesto que es lo que se les ha pedido prácticamente desde el inicio de su actividad. Es relativamente nuevo el paradigma de la colaboración y la apertura. Y hay que entender que hasta que no ha estado extendido el acceso digital, la función de conservación entraba en conflicto con la de difusión. Pero los datos en formato digital no tienen las limitaciones de lo físico (aunque tienen su contraparte en infraestructura necesaria para gestionarlos, y a menudo lo damos por descontado pero es un asunto complejo en sí mismo). Y en digital se puede abrir el acceso al contenido de los archivos sin poner en riesgo la protección y conservación de los mismos. ¿Qué problema hay en que más gente tenga acceso a esos contenidos? Máxime cuando son públicos. Hay cierto elitismo derivado de esa situación en la que, por motivos de conservación, no se podría otorgar acceso libre, y se acaba priorizando la de estudiosos y otros perfiles que tienen un mayor conocimiento sobre los contenidos. Pero hoy ya no es necesario, y se puede ir adoptando una visión más abierta sobre el impacto positivo que estos archivos pueden tener sobre la sociedad en general, y sobre determinados agentes que puedan generar algún beneficio de algún tipo al operar sobre los archivos, reutilizar su contenido, etc.

(Archivoz) Los archivos han tenido que transformarse y adaptarse a los largo de su historia para seguir prestando servicios de calidad y mejorar en su organización y accesibilidad por medio de la normalización, la automatización o la digitalización. ¿La explotación de sus datos será el próximo paso?

(MSR) La explotación de los datos es realmente una consecuencia natural de que la tecnología que lo posibilita esté al alcance, cada vez más, de las instituciones y sus presupuestos. La función de conservación tiene sentido cuando posibilita que se acceda a los contenidos, y acceder a los contenidos no es más que una forma de explotar la información que allí se aloja. Permitir el acceso mediante mecanismos que descomponen, por así decirlo, los contenidos en datos discretos, en sus partes, en su contexto, y hacer que terceros puedan explotar eso de manera libre, o sujeta a unas determinadas reglas pero que posibilite nuevos usos, es sencillamente lo que toca.

(Archivoz) Existen diversas voces críticas acerca de cómo se está desarrollando la innovación con el Big Data que señalan el peligro que pueden suponer para la libertad individual diversos desarrollos como el análisis predictivo. ¿Son simples “conspiranoicos” o existe algo de verdad en todo ello?

(MSR) Todo superpoder implica una responsabilidad. Cualquier tecnología se puede emplear con fines cuando menos discutibles. Los datos y lo que se puede hacer con ellos no son responsables en sí mismos, son las personas y su ética quienes deciden los caminos que se pueden seguir. Es por ello que es muy importante desarrollar una cultura en torno a las posibilidades que ofrece el tratamiento de datos. Tanto para alejar mitos urbanos como para que todos sean más responsables en su relación con los datos y lo digital. Desde quienes utilizan servicios digitales, que deberían conocer mejor las implicaciones de lo que hacen, hasta quienes elaboran los marcos normativos y legislación aplicable, hasta los grupos de generación de opinión, prensa, etc. Hoy en día, por suerte, veo más esfuerzos en abordar este asunto desde ópticas más completas, y no sólo desde el sensacionalismo que en ocasiones asomaba en publicaciones de carácter generalista. El mismo tipo de algoritmos predictivos se puede emplear para curar enfermedades o ayudar en la lucha contra ellas (como, por ejemplo, se ha hecho creando modelos que informan sobre los movimientos de poblaciones afectadas por malaria, y cómo esto permite aplicar determinadas políticas de salud pública que han ayudado a contener el parásito), o para tratar de controlar a determinados grupos sociales, por ejemplo. Y está claro que, además de lograr una cultura suficiente en torno a este tema, es necesario que exista un debate que actúe como una especie de vigilancia, que reflexione, que guíe y que informe. Pero esto no es exclusivo de los datos, y me atrevería a decir que aplica a cualquier avance técnico o científico significativo. Y aún diría más: es muy probable que sea imparable, por lo que lo mejor es entender de qué manera nos tenemos que relacionar con ello, qué forma le damos entre todos. Tratar de frenarlo es un esfuerzo que dará pocos frutos.

(Archivoz) Otras voces alertan de la llegada de la IA y el impacto que tendrá en el empleo y, por ende, en la sociedad ¿Qué opinas sobre ello?

(MSR) Creo que tenemos que ser creativos como especie y entender que hay cosas que probablemente sea mejor que no hagamos nosotros. Ya hay muchas cosas que no hacemos los humanos, y no tienen por qué haber supuesto pérdida de empleo; más bien al contrario, determinados avances en automatización en el pasado han llevado a aumentos de empleo en global. Claro que habrá sectores donde la tecnología suponga una transformación de los puestos de empleo existentes (y la desaparición de algunos), pero podemos ser directores de esa transformación y no meros espectadores. ¿Cómo queremos que sean nuestras sociedades? ¿Cómo queremos aplicar las posibilidades de la inteligencia artificial? Más allá de las modas, lo cierto es que tiene, como comentamos en la pregunta anterior, la capacidad de ayudarnos en muchas cosas y también de complicarnos otras. Tenemos que ser capaces de dirigir su aplicación hacia una mayor prosperidad para todos. En este punto, lo que comentaba antes sobre lograr una cultura adecuada en torno a este asunto es muy importante. O entendemos bien lo que significa, y cómo podemos y debemos aplicarlo, o nos encontraremos con situaciones de tensión que restarán a la sociedad en su conjunto. Igualmente importante es que existan grupos de pensamiento que ayuden a instituciones, gobiernos y empresas a aplicar adecuadamente estos esfuerzos, y entender bien los riesgos asociados.

Hoy se celebra en Cuba el Día del Archivero

Hoy día 3 de noviembre se celebra en Cuba el Día del Archivero. La fecha ha sido seleccionada en conmemoración al nombramiento como director del Archivo Nacional en 1922, a Joaquín LLaverías Martínez. Con este spot del 2005 que compartimos, acercamos brevemente el Archivo Nacional de la República de Cuba, con una historia de gran interés, que surgió en 1840 bajo la denominación de Archivo de la Real Hacienda de la Isla de Cuba y con la función principal de preservar la Memoria Histórica de la Nación Cubana. Sus fondos son de gran valor, atesorando las gacetas oficiales de Madrid y de La Habana, además de El Diario de Sesiones de Cortes Españolas y registros útiles para la población cubana. Su empeño en abrir sus puertas a extranjeros es admirable y desde el 2006, trabajan en el Programa Nacional para la Preservación de la Memoria Histórica para la conservación del patrimonio cultural de la isla.

Con su labor, callada pero precisa, los archiveros también contribuyen a difundir y conservar la cultura cubana” (www.cubasi.cu) ¡Feliz día del Archivero!

Los archivos de derechos humanos como instrumento hacia la paz

Compartimos este vídeo sobre ¿Qué es un archivo de derechos humanos? con motivo de las Jornadas Regionales en DDHH celebradas los días 22 y 23 de septiembre en el Museo de la Memoria (Córdoba, Argentina); es una breve introducción a esta tipología de centro y unos consejos básicos para su preservación y conservación. Esta documentación son el testimonio y las fuentes de investigación que atestiguan las grandes violaciones de los derechos humanos en la historia reciente, un instrumento más para la exigencia de derechos, contibuir a la memoria histórica y colaborar en la construcción de la paz.