Autoridades portuarias

«El Archivo es una pieza central dentro de la Autoridad Portuaria de Gijón»: Entrevista a Ana Espina. Responsable de Archivo y Documentación en la APG

Ana Espina Díaz, Licenciada en Derecho por la Universidad de Oviedo, Especialista Universitario en Archivística por la Fundación Carlos de Amberes y UNED y Experto Universitario en Gestión de Documentos digitales en empresas e instituciones por la Universidad Europea Miguel de Cervantes. Trabaja en la Autoridad Portuaria de Gijón desde agosto de 2002, desde septiembre de 2004 como Técnico de Gestión Documental. En la actualidad forma parte del grupo de trabajo dedicado a la implantación de la Administración Electrónica en la Autoridad Portuaria de Gijón. Desde noviembre de 2004 forma parte de diversos grupos de trabajo creados en el ámbito de los archivos del sistema portuario estatal, organizando, dirigiendo y coordinando la celebración de las III Jornadas de Archivos Portuarios en la Autoridad Portuaria de Gijón.

(Archivoz) Muchas gracias Ana por darnos la posibilidad de conocer, un poco mejor, la Autoridad Portuaria de Gijón de la mano de su archivo. Hablemos del Archivo. ¿Qué papel juega la gestión de archivo en la Autoridad Portuaria de Gijón?

(Ana Espina) En primer lugar, me gustaría agradecer la posibilidad que nos dais de visibilizar nuestro archivo, y con él, los archivos portuarios, que son los grandes desconocidos dentro de los archivos estatales.
El Archivo es una pieza central dentro de la Autoridad Portuaria de Gijón ya que no sólo custodiamos documentos históricos, sino que también hacemos labores de Archivo Central e Intermedio, e incluso, en el caso de expedientes de una duración prolongada en el tiempo, como es el caso de las concesiones, custodiamos parte de esos expedientes, como pueden ser los documentos relativos a las fases iniciales del expediente (presentación de ofertas, proyectos). Por eso para la Autoridad Portuaria de Gijón es muy importante contar con un buen servicio de Archivo, porque nos sirve no sólo para conocer la historia de nuestra institución, sino también como soporte para la gestión diaria de nuestras actuaciones..

(Archivoz)En los últimos tiempos los organismos públicos están inmersos en plena transformación digital para adaptarse al cumplimiento de las Leyes 39 y 40/2015 ¿En qué punto se encuentra la Autoridad Portuaria de Gijón, a éste respecto?

(A.E) Como sabes, estas leyes supusieron una gran transformación en la forma de trabajar de la Administración y los puertos, como parte integrante de la Administración del Estado, nos vimos inmersos en esta necesidad de transformación.
En Gijón, con la publicación de las leyes, ya nos pusimos en marcha para hacer un estudio de la situación en la que nos encontrábamos y hacia la que teníamos que dirigirnos. Para ello se creó un grupo interdisciplinar de Administración Electrónica que se encargó de analizar los requerimientos legales, las herramientas que la Administración General del Estado ponía a disposición a través del Portal de Administración Electrónica (PAe) y su Centro de Transferencia de Tecnología (CTT), las herramientas de las que disponíamos y los procedimientos que realizábamos dentro de la APG.

Con el resultado obtenido elaboramos un pliego para la contratación de una plataforma de Administración Electrónica, contrato que adjudicamos hace ahora 2 años y que nos ha permitido avanzar mucho en el cumplimiento de las leyes 39 y 40/2015.

(Archivoz) ¿Qué papel juega el archivo en éste proceso?

(A.E.) Como comentaba antes, la Dirección de la Autoridad Portuaria de Gijón entendió desde el primer momento que este era un proyecto interdisciplinar en el que debíamos implicarnos varias direcciones de la APG.

El archivo, que somos una de las partes integrantes del grupo de Administración Electrónica nos ocupamos de reelaborar el cuadro de clasificación documental con el que contábamos hasta ahora, pasando de un cuadro orgánico a un cuadro funcional, basándonos para ello en el trabajo que está realizando el Grupo de Trabajo del Cuadro de Clasificación de Archivos portuarios, así como en el Cuadro de Clasificación de funciones comunes de la Administración General del Estado elaborado por el Subgrupo de trabajo de Funciones de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Estudiamos las Normas Técnicas de Interoperabilidad del Documento Electrónico, del Expediente Electrónico, de la Digitalización de Documentos, etc, para, en primer lugar, saber de qué estábamos hablando y, en segundo lugar, poder explicar al adjudicatario con exactitud qué era lo que queríamos y cómo lo queríamos.

Por otra parte  ayudamos a desarrollar los procedimientos administrativos, estudiamos las herramientas que nos afectaban directamente para saber cómo funcionaban y qué podíamos aprovechar de las mismas, etc.

Además, estamos en contacto con compañeros de otras Autoridades Portuarias que también están implicados en el desarrollo de la Administración Electrónica en su organización, para tratar de homogeneizar la implantación de la misma en todo el sistema portuario.

(Archivoz) Como sabes octubre de 2018 era la fecha límite que establecía la Ley 39 /2015 para que todas las administraciones públicas dispusieran de un archivo electrónico único. ¿Crees que éste aspecto está resuelto en la Administración?

(A.E.) El archivo electrónico único es, desde mi punto de vista, la parte más floja en el desarrollo de la ley.

Si bien es cierto que desde la AGE se creó Archive como aplicación web de archivo definitivo de expedientes, la integración, al menos para nosotros, está resultando complicada. Además, al ocuparse sólo de los expedientes electrónicos, tenemos el problema de los expedientes mixtos, aquellos que se iniciaron en papel y que, debido a su duración, se convirtieron en electrónicos en las últimas fases de su tramitación. Para su conversión a expedientes íntegramente electrónicos es necesario llevar a cabo una digitalización certificada de los documentos anteriores y eso, en el caso de expedientes muy voluminosos, requiere de una inversión en tiempo y dinero que hay que plantearse abordar. Nosotros de momento vamos a empezar a digitalizar los expedientes de concesiones recientes para dejarlos como expedientes íntegramente electrónicos.

(Archivoz) Por lo que veo, la colaboración entre Autoridades portuarias es un elemento importante en el proceso de adaptación a la Administración electrónica. ¿Qué destacarías de ello?

(A.E.) La colaboración entre organismos iguales es fundamental para no estar siempre inventando la rueda. Si algo ya está hecho y funciona, úsalo; mejorarlo si puedes, evoluciona, pero no hace falta hacerlo de nuevo. Como en todos los colectivos grandes (somos 28, más Puertos del Estado), no todos vamos al mismo ritmo, pero intentamos ayudarnos unos a otros. Eso sí, echamos en falta la coordinación de Puertos del Estado. Es comentario generalizado entre las Autoridades Portuarias que Puertos del Estado, como organismo centralizador, debería liderar este proceso de adaptación a la Administración Electrónica de los puertos, pero, de momento, ese liderazgo no se está produciendo así que la coordinación es más por la voluntariedad que pongamos a nivel particular que porque haya una verdadera coordinación “oficial”.

(Archivoz) Es una suerte que la Dirección de la APG haya involucrado desde un inicio al Archivo en la Adaptación de la institución a la Administración electrónica, pero la importancia del Archivo siempre fue así dentro de la Institución? ¿Cómo fueron los inicios?

(A.E.) Yo llevo en el Archivo de la Autoridad Portuaria de Gijón 15 años y siempre me sentí apoyada por mis superiores. El Archivo depende de la Secretaría General y tanto el anterior Secretario (hoy Director del Puerto) como la Secretaria actual creyeron siempre en la importancia del Archivo. Cuando entré en el Archivo necesité formación especializada en la materia (soy licenciada en Derecho), y siempre conté con el apoyo necesario para ello. Y siempre me animaron a participar en grupos de trabajo, colaboraciones con otras organizaciones…

En 2005 firmamos un convenio de colaboración con el Principado de Asturias para adherirnos a la red SIDRA y colgar en ella el catálogo de nuestra biblioteca, lo que me permitió conocer a Pilar Sánchez Vicente (@psanchezvicente) y todo el equipo de trabajo del Centro de Documentación del Principado de Asturias, todos ellos fantásticos. Y en 2007 organizamos en Gijón las III Jornadas de Archivos Portuarios, lo que supuso un hito para mí: novata como era en el mundo archivístico, conocer a gente como Eduardo Núñez, archivero municipal de Gijón, o Alfonso Díaz (@alfonsdr) , archivero del Principado de Asturias, coordinar las ponencias, la celebración de las jornadas, la publicación de las actas… todo ello no hubiera sido posible sin el apoyo de la Dirección.

(Archivoz) Sin duda,  te has instruido de los mejores… Para terminar, ¿qué papel crees que tendrá el Archivo dentro de la Autoridad Portuaria dentro de 20 años?

(A.E.) 20 años… Uff, cuesta imaginar cómo será esto dentro de tanto tiempo. Seguiremos custodiando papel, eso seguro, y seguiremos sirviendo de fuente para investigaciones históricas: el Puerto de Gijón desempeña un papel fundamental dentro del desarrollo de la industria asturiana, por lo que cualquier investigación histórica sobre la materia acaba pasando por nuestros fondos.

Dentro de la organización, seguiremos sirviendo de apoyo en la gestión diaria: mejorando la definición de procedimientos para intentar reducir las cargas administrativas a los ciudadanos, garantizando la custodia de los documentos y la disponibilidad de los mismos tanto interna como externamente… Evidentemente, utilizaremos otras herramientas de trabajo, porque necesitamos apoyarnos en el desarrollo tecnológico para poder seguir avanzando, pero, en lo fundamental, las funciones del Archivo seguirán siendo, en esencia, las mismas que hace años: servir de apoyo a la gestión diaria de las instituciones, garantizar al ciudadano el acceso a la información y permitir a la sociedad en general reconstruir la historia de nuestro país y de nuestro entorno.

(Archivoz) Muchísimas gracias Ana por dejarnos entrar en la Autoridad Portuaria de Gijón y enhorabuena el trabajo que estáis realizando en favor de la Administración electrónica, que sin duda, será referente en breve espacio de tiempo.

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