digitalización

Un paseo por el Archivo fotográfico del Muséu del Pueblu d’Asturies. Entrevista a Juaco López y Carlos González Espina

Nos encontramos en un lugar muy bonito y especial, el Muséu del Pueblu d’Asturies, en Gijón (Asturias), que se creó en 1968 por iniciativa del Ayuntamiento y la Cámara de Comercio, Industria y Navegación de Gijón, inspirándose en los museos etnográficos al aire libre que existían en Europa desde finales del siglo XIX.

El museo comenzó a formarse con algunos hórreos y paneras de los siglos XVII al XIX trasladados desde las parroquias de Veriña y San Andrés de los Tacones, cuyas caserías habían sido expropiadas para construir la factoría siderúrgica UNINSA. Entre 1970 y 1975 se trajeron al museo dos casas hidalgas: la Casa de los Valdés (Candás, siglo XVII) y la Casa de los González de la Vega (Serín, Gijón, 1757). También se construyeron una casa campesina, un mazo para trabajar el hierro, un lagar de sidra y una bolera para la modalidad de «cuatreada».

Desde 1975, el museo sufrió una situación de abandono y sus espacios solo se utilizaban para fiestas y concentraciones políticas. En 1985, la Fundación Municipal de Cultura asumió su gestión, comenzando un programa de reformas y una intensa política de adquisición de fondos, que lo hacen un referente en gestión y difusión de la memoria del pueblo asturiano, dirigida por el que desde entonces es su director, Juaco López Álvarez, con el que tenemos la suerte de contar para esa entrevista. En esta ocasión conoceremos un poquito mas en profundidad la Fototeca del Muséu del Pueblu d’Asturies de la mano de su responsable, Carlos González Espina.

(ARCHIVOZ)¿Cómo y cuándo nace la fototeca dentro del marco del Muséu del Pueblu d’Asturies?

(JL) La misión que tiene encomendada el MPA es la conservación y difusión de la memoria del pueblo asturiano. Sus fines son enriquecer los bienes del patrimonio cultural de Asturias, así como conservar, estudiar y difundir esos bienes que son el resultado del trabajo, la creatividad y la historia del pueblo asturiano. En este marco, en el año 1992, y a instancias del Muséu del Pueblu d’Asturies, el Ayuntamiento de Gijón adquirió el archivo fotográfico de Constantino Suárez. Este fue el germen de la Fototeca del Muséu del Pueblu d’Asturies, de inmediato se procedió a la conservación preventiva, catalogación y digitalización de ese fondo, compuesto por más de 9.000 negativos. En el año2002 se organizaron dos exposiciones para la difusión de éste fondo y, posteriormente se editó un catálogo.

(CE) Sí, este fue el inicio. Desde entonces y hasta el momento la adquisición de fotografías, como soporte insustituible en la preservación de la memoria de los asturianos desde la segunda mitad del siglo XIX hasta la actualidad, ha centrado buena parte de los esfuerzos que el museo realiza en la formación e incremento de sus colecciones.

(ARCHIVOZ) Si nos centramos en los fondos que alberga la Fototeca, ¿qué nos encontramos?

(CE) Desde aquella primera incorporación del archivo de Constantino Suárez la dinámica de trabajo de la Fototeca se centró en la adquisición, preservación, catalogación, digitalización y difusión, mediante exposiciones y publicaciones. Esa estrategia se mantuvo en años sucesivos para recuperar, cuando no para descubrir por primera vez, el trabajo de algunos fotógrafos cuya obra ha pasado ya a formar parte del patrimonio y de la memoria visual de los asturianos: Baltasar Cue, Modesto Montoto, Fritz Krüger, José Ramón Lueje, Valentín Vega, Juan Evangelista Canellada, Eladio Begega, Miguel Rojo Borbolla, Francisco Ruiz-Tilve, Celso Gómez Argüelles, Luis Vallet de Montano, Gerardo Bustillo,… A las exposiciones de fotógrafos individuales se fueron sumando otras de carácter temático que descubrieron aspectos relevantes de la historia de la sociedad asturiana, como las dedicadas a fotografía y emigración (Asturianos en América), a la Guerra Civil (Asturias en guerra), Mundos de la fotografía en el siglo XIX, La dura infancia. Fotografía y trabajo infantil, Retratos con animales, al patrimonio cultural inmaterial, a las máquinas fotográficas, a la fotografía estereoscópica,…

(JL) Nuestro fondo es de lo más variado y rico, hay archivos de fotógrafos profesionales y aficionados, de fotoperiodistas y montañeros, antropólogos y etnógrafos, de periódicos y revistas (La Voz de Asturias, la Prensa, El Progreso de Asturias), así como muchas fotografías de familias, etc. También están representados todos los sistemas y formatos fotográficos, desde el daguerrotipo hasta la imagen digital, pasando por los ambrotipos, ferrotipos, negativos de cristal, rollos de 35 mm, diapositivas, etc. Es una suerte y una responsabilidad para nosotros poder ser los custodios de todos estos tesoros.

Fotografía del Fondo del Muséu del Pueblu d’Asturies

(ARCHIVOZ) ¿Cómo es el proceso de selección y adquisición de los fondos?

C.E.: La selección de fondos es una cuestión muy importante para nuestra institución, ya que a pesar de que la fotografía es una técnica relativamente joven –su acta de nacimiento lleva fecha de 1839– tuvo una evolución vertiginosa y pronto pasó de ser algo reservado para iniciados y profesionales a un entretenimiento de distinción entre las clases sociales más elevadas, ocupando progresivamente en la segunda mitad del siglo XX el espacio de las clases medias y populares. En el siglo XXI, el desarrollo de la tecnología digital ha conllevado una multiplicación en la producción de fotografías hasta niveles insospechables poco tiempo atrás, dando lugar a la sobreabundancia de imágenes fijas y en movimiento que actualmente domina todos los órdenes de la vida. Este trayecto histórico marca por sí mismo una primera línea obligada en toda política de adquisiciones. La «rareza» de cualquier fotografía de mediados del siglo XX le aporta ya de por sí un valor que es inverso al de una imagen reciente o actual, que por tiene que competir con un número incalculable de imágenes de naturaleza y contenido similar, lo que puede convertirla en un objeto banal y carente de todo valor su conservación.

Así pues, la curva de interés en cuanto a la conservación de imágenes sigue la dirección contraria a la producción histórica. Cuanto más nos alejamos de los orígenes y más cerca estamos del presente, más necesaria se hace la selección negativa. Y es que nadie tiene capacidad para custodiar todas las fotografías o dicho de otro modo, no todas las fotografías pueden ni deben ser conservadas. Bien es cierto que la amplitud temática que conlleva la misión encomendada al Muséu del Pueblu d’Asturies –conservar la memoria de los asturianos–, alcanza a casi todos los órdenes de la vida –doméstico, laboral, social, ritual..– y que no hay fotografía relacionada de un modo u otro con Asturias que no pueda ser susceptible de aportar algo a los investigadores, estudiosos o curiosos del presente o del futuro. Pero precisamente por ello la ingente cantidad de fotografías que podrían ser de nuestro interés, desde el punto de vista de la misión del museo, supera con mucho las posibilidades de almacenamiento y conservación. Se hace por tanto imprescindible, antes de tomar la decisión de incorporar fondos fotográficos a nuestras colecciones, establecer lo que Ángel Fuentes llamó «principio de competencia»:

“Si los  nuevos registros no se adecuan a sus fines fundacionales o no completan de manera clara los planteamientos establecidos por los criterios que rigen el que se colecciona, el ingreso carece de sentido ya que genera un gasto que no podremos rentabilizar y que compromete nuestros recursos económicos. El prestigio de una institución no descansa sobre la cantidad de los bienes en custodia sino sobre la cualidad de los mismos”.

(JL) Los criterios de selección se aplican por igual a todas las formas de incorporación de fotografías, ya se trate de compras, donaciones, depósitos o de la cesión de imágenes para su digitalización. Todo lo cual no nos exime de tener siempre una actitud proactiva en la selección pues el patrimonio fotográfico no llega por sí solo al museo. Aunque parezca una perogrullada, en primer lugar es preciso acceder al conocimiento de su existencia, para lo que resulta muy importante contar con la ayuda de informadores y colaboradores. En nuestro caso los conocimientos y la implicación de este tipo de aliados ha resultado fundamental a la hora de descubrir y de incorporar fondos a la fototeca. Ellos nos abrieron puertas, sirviendo como introductores en ámbitos privados y familiares en los que se encontraban algunas colecciones fotográficas de gran valor. Muchas otras fotografías llegaron a nosotros tras investigaciones, búsquedas, gestiones, negociaciones con proveedores, compras en librerías de ocasión, anticuarios, rastros;… salvándose así de la definitiva desaparición, en la que sí cayeron muchos archivos fotográficos de interés, en ocasiones por causa de fuerza mayor (guerras, inundaciones,…) pero muchas otras veces a causa del desconocimiento de su valor por parte de quienes eran sus dueños o depositarios.

(ARCHIVOZ) La cantidad de formatos de origen, del material gráfico existente, hará que se tenga que tener una especial atención con el tema de la conservación, ¿Cómo abordáis este tema?

(JL) Efectivamente, así es, uno de los desafíos más importantes para quienes nos enfrentamos a la conservación del patrimonio fotográfico tiene que ver con la heterogeneidad de soportes, técnicas y morfologías que se encuentran representados en nuestros fondos.

La propia naturaleza de esos soportes fotográficos es de una complejidad que los hace frágiles, inestables y vulnerables a la influencia de numerosos condicionantes ambientales, especialmente la humedad relativa del aire y las temperaturas elevadas, aparte del peligro de agresiones de elementos biológicos como los hongos.

En correspondencia, la variedad de procesos y técnicas de conservación que es necesario poner en práctica viene determinada por esa diversidad de soportes fotográficos con los que tratamos, tanto flexibles (papel, película) como rígidos (vidrio, metal, cerámica…); de sus aglutinantes o emulsiones (colodión, albúmina, gelatina…); de las imágenes resultantes (daguerrotipo, ambrotipo, ferrotipo,…); así como de los elementos asociados, también de naturaleza plural. A todo ello hay que añadir las condiciones específicas en el estado de conservación de cada pieza, de sus posibles percances físicos, como roturas, arañazos, suciedad superficial, exfoliaciones…; de deterioros de carácter químico, como manchas por contacto, corrosión, oxidación, acidez, sulfuración, cambios de color…; y de daños de carácter biológico, fundamentalmente hongos pero también insectos o roedores.

(CE) Las precauciones en el momento de realizar el ingreso son de suma importancia en la conservación de fondos fotográficos. Siempre es necesario redactar un documento en el que se relacionen los componentes del fondo y se deje constancia por escrito de todos los datos disponibles referentes al origen, procedencia y estado de conservación de los materiales a incorporar. Cuando dichos materiales presenten dificultades especiales, es conveniente encomendar un diagnóstico a conservadores profesionales especializados, a los que, en su caso, se contratarán aquellos procesos de tratamiento que desborden las posibilidades de personal y medios técnicos propios del museo.

En aquellos casos en los que el estado de los materiales a incorporar es susceptible de contaminar a los preexistentes, comprometiendo su conservación, se procede a segregarlos temporalmente en un espacio de cuarentena. Por el contrario, a los que no presenten este tipo de problemas se les aplica el protocolo de conservación preventiva habitual, que incluye su limpieza, la protección directa y el almacenamiento. Sin duda es un trabajo delicado, que tratamos de realizar con el mayor rigor de que somos capaces.

(ARCHIVOZ) Tan importante o más que albergar y custodiar los fondos es el tratamiento de los mismos para su preservación y posterior difusión. ¿Existe alguna política de la institución en ese aspecto?

(CE) Un aspecto fundamental hoy en día en la conservación de fotografías es su digitalización, pues permite multiplicar las posibilidades de acceso a las mismas y su explotación y difusión, preservando la integridad de los soportes originales. La Fototeca de Asturias viene digitalizando fotografías desde sus inicios, para lo que dispone de varios escáneres profesionales planos de doble foco. Actualmente tiene digitalizadas más de 200.000 fotografías, labor que se realiza de manera regular y metódica con los nuevos fondos que se incorporan, cuando el número de originales así lo permite, así como en la atención a consultas de investigadores.

Los archivos resultantes del proceso de digitalización se organizan siguiendo el mismo esquema de fondos y colecciones, configurando un correlato virtual del almacén físico. El proceso de archivo se realiza en el servidor del Ayuntamiento de Gijón (que genera copias de respaldo de manera automática) y además en varios discos duros externos en el propio museo. De cada imagen se guarda el archivo máster en tiff y se realizan versiones en alta y baja resolución en jpg. En 2018 se ha dado un impulso a los procesos de digitalización al contratar a una empresa externa la digitalización de fondos muy voluminosos, que desbordan las posibilidades del museo. Estas labores se realizan siguiendo las prescripciones del museo, entre las que se incluye la incorporación de metadatos en los archivos digitales. 

(JL) Actualmente, para la descripción de los fondos del MPA se utiliza el sistema de documentación y gestión museográfica Domus, pero por lo lento y minucioso que resulta el proceso de catalogación en Domus, solo una pequeña parte de las fotografías conservadas en el MPA se puede catalogar de manera individual. El número de registros con los que tratamos es de tal magnitud que se impone la necesidad de contar con otro tipo de herramienta que dé solución al control y gestión de las decenas de miles de archivos digitales que se generan.

(CE) Por este motivo estamos en proceso de cambio, y vamos a incorporar el sistema de gestión de activos digitales FotoWare, con capacidad para organizar y gestionar grandes cantidades de archivos y automatizar procesos muy complejos. Pronto la implementación de Fotoware será una realidad que va a significar un salto importante en la relación del museo con la sociedad puesto que posibilitará la consulta directa vía web de todas las fotografías que se encuentren digitalizadas.

(ARCHIVOZ) Nuestra revista tiene una importante presencia en Latinoamérica y sabemos que albergáis un fondo con mucha relación con los emigrantes asturianos de la época. ¿Podéis contarnos algo?

(CE) Las fotografías enviadas por los emigrantes asturianos en América constituyen una de las colecciones principales de la Fototeca de Asturias, y esta importancia tiene mucho que ver con la preponderancia de la emigración a aquel continente y el papel tan destacado que tuvo la fotografía para mantener el contacto entre los emigrantes y sus familias en Asturias. Estas fotografías muestran los lugares de trabajo de los emigrantes, sus viviendas, su vida social alrededor de los centros asturianos y las sociedades españolas, sus retratos y los de sus familias, las poblaciones en las que residían, etc. Lógicamente todas estas fotografías muestran la imagen que los emigrantes querían transmitir a sus familias, y en ellas no se ven miseria ni sufrimiento. La mayor parte de las fotografías están hechas en Cuba (La Habana, Cienfuegos, Cárdenas, Pinar del Río), Argentina (Buenos Aires, Pehuajó, Córdoba, Tres Arroyos, La Plata, Río Gallegos) y México (México DF, Puebla, Tampico). También hay de Uruguay, Perú, Chile, Puerto Rico y EE. UU. de América.

(ARCHIVOZ): ¿Un fondo especial para vosotros?

(CE)Por su importancia y por tratarse del primero que se incorporó a nuestra Fototeca, elegiría el fondo fotográfico de Constantino Suárez (1899-1983) que fue reportero gráfico de varios periódicos y revistas durante los años veinte y treinta del siglo XX. Por las circunstancias que le tocó vivir, se convirtió en un adelantado de lo que hoy se llama fotoperiodismo, siempre atento a los hechos ordinarios y extraordinarios de su tiempo. Destaca por la fuerza de las imágenes que tomó en primera línea durante la Revolución de Octubre de 1934 y en el frente y la retaguardia durante la Guerra Civil, desde el bando republicano. A pesar de que desde 1937 su trayectoria profesional estuvo marcada por la cárcel y la represión, continuó siempre haciendo fotos. Tuvo el cuidado de conservar miles de imágenes capaces de escribir por sí solas la historia social de Gijón y de Asturias durante décadas.

(JL) Aparte de los fondos fotográficos, son muy destacables en el MPA otras colecciones documentales como la de correspondencias, en especial las cartas que enviaban los emigrantes asturianos en América a sus familias, que en estos momentos suman varios miles, o la de carteles, exponente del altísimo nivel artístico y técnico que alcanzaron las artes gráficas en Asturias. En cuanto a los fondos de piezas museográficas el museo tiene una gran colección que abarca todos los ámbitos de la vida, tanto del mundo urbano como rural; merece destacarse la colección de instrumentos musicales que integra el denominado Museo de la Gaita. 

(ARCHIVOZ) Muchísimas gracias a los dos por mostrarnos un poquito del Muséu del Pueblu d’Asturies

No Todo es Digitalizable: La Experiencia de Digitalizacion en un Archivo De La Oficina Nacional de Procesos Electorales – Perú 2015-1016

Introducción

El presente escrito es el resultado de la experiencia de implementar una línea de digitalización en el Archivo de Gestión de las Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales (AODPE) Archivo que recibe la producción documental de las oficinas aperturadas temporalmente en diversas regiones del país y que al concluir el proceso electoral cierran sus puertas.

Los documentos que se reciben en el AODPE, corresponden a las gestiones administrativas propias de la organización de un proceso electoral, se hace la salvedad, toda vez que lo denominado “expediente electoral” (documentos generados en las mesas de sufragio) está custodiado en el Archivo Electoral.

La iniciativa de formular un proyecto de digitalización surge por dos preocupaciones muy recurrentes en los Archivos. Primero, el espacio para custodiar lo que ya se tiene y la planificación de futuras transferencias; segundo, el servicio que brinda, puntualmente la ubicación inmediata de la información requerida.

El digitalizar, se ha visto como la solución a muchos problemas en los Archivos del sector público, sea con valor legal (certificada) o con fines de acceso y control, digitalizar, es un trabajo complejo y sobre todo costoso, requiere de una metodología para seleccionar que digitalizar, tomando como punto de partida requisitos mínimos como que los documentos estén organizados o contar con un registro, priorizando las series documentales más importantes, criterios estandarizados como mayor demanda de usuarios o el valor probatorio para la entidad.

Justificación

La Red de Transparencia y Acceso, en su Guía N°5 sobre digitalización, proporciona dos modelos de digitalización certificada, digitalización sin eliminación y digitalización con sustitución del soporte análogo, para ese caso, se optó por la digitalización certificada con el propósito de sustituir (eliminar) en un periodo de 12 meses y en concordancia con la normativa vigente (Decreto Legislativo N° 827. Art.3, Perú) los documentos en soporte papel.

Llevar a cabo trabajos de digitalización (desarrollo e implementación) debe ser un compromiso no solo del área responsable (AODPE), sino una política adoptada por la entidad.

Objetivos

Las entidades que optan por digitalizar, buscan optimizar la gestión documental, potenciar la accesibilidad y difusión de la información que custodian acortando plazos de atención y porque no, racionalizar los recursos que implica el sostenimiento de un Archivo más aun cuando el local que lo alberga es alquilado, como es el caso de AODPE.

Beneficios

Los beneficios resultantes de optar por la digitalización certificada son muchos, reducción de costos en el mantenimiento de un Archivo, tiempos de respuesta más cortos en la atención a usuarios lo que se evidencia en indicadores de atención, pero debe quedar claro que, no hay beneficios sin inversión, el llevar a cabo trabajos de digitalización implica el compromiso de la entidad por sustentarlo económicamente.

Marco legal

En el Perú la legislación respecto a temas digitales y tecnológicos es aún incipiente, el Decreto Legislativo N° 827 (Perú, 1996), Ley que amplía del Decreto Legislativo N° 681(Perú, 1991) a las entidades públicas con fin de modernizar el sistema de archivos oficiales, artículo N° 3 señala un periodo de 12 meses de custodia posterior a la fecha de concluido el trámite del documento, vencido el plazo se puede optar por conservar los documentos en microarchivos, procediendo a eliminar los documentos físicos.

Esta norma debe ser cuidadosamente analizada sin dejar de lado el procedimiento de Eliminación de documentos Directiva N°6-AGN-DGAI (Perú, 1986).

METODOLOGÍA

La digitalización certificada con fines de eliminación que a optado por desarrollar e implementar la ONPE, requirió previamente de un análisis del acervo documental que compone el AODPE con el fin de determinar prioridades y el uso racional de los recursos económicos. Durante el análisis se logró identificar lo siguiente:

 Requisitos

  • El requisito más importante antes de iniciar trabajos de digitalización es que los documentos deben estar organizados, es en vano digitalizar documentos sin un orden lógico.

AÑO

PROCESO ELECTORAL

DOCUMENTOS
ORGANIZADOS

2010

ERM RN – 2010

SI

ERM  2DA V – 2010

SI

2011

EG 1ERA V – 2011

SI

EG 2DA V – 2011

SI

2012

CPR – 2012

SI

EMC – 2012

SI

2013

CPR MARZO – 2013

SI

NEM Y CPR JULIO – 2013

SI

NEM LIMA – 2013

SI

2014

NEM LIMA – 2014

SI

ERM – 2014

SI

ERM 2DA V – 2014

SI

Fuente: Elaboración propia, Informe 450-2015-SGORED-GOECOR/ONPE

CÓDIGO

SERIE DOCUMENTAL

ODPE/01

Actas y cargos de las ODPE

ODPE/02

Correspondencia emitida

ODPE/03

Correspondencia recibida

ODPE/05

Excusas y justificaciones

ODPE/07

Informe finales de gestión de las  ODPE

ODPE/09

Informe de los coordinadores distritales

ODPE/07

Informe final del centro de cómputo

ODPE/12

Credenciales entregadas

Fuente: Programa de Control de Documentos vigente 2012 – 2014

  • Contar con un listado de series documentales
  • Tabla de conservación de las series documentales con los plazos detención.

Prioridades

La prioridad en un proyecto de digitalización es la conservación y difusión de la información, otras prioridades estarán dadas por el estado de conservación (riesgo de pérdida por deterioro), la valoración (ciclo vital), las necesidades de los usuarios (demanda en búsquedas).

Demanda (documentos más consultados)

  • Correspondencia emitida.
  • Correspondencia recibida
  • Informes del Coordinador Distrital
  • Excusas y/o Justificaciones.
  • Actas y cargos de las ODPE

Documentos a susceptibles a digitalizar:

  • La información recogida se sistematizó en el siguiente cuadro:

 

PROCESO ELECTORAL

FOLIOS TOTALES

2010

ERM RN – 2010

229,600

ERM  2DA V – 2010

58,600

2011

EG 1ERA V – 2011

386,300

EG 2DA V – 2011

299,900

2012

CPR – 2012

62,529

EMC – 2012

657

2013

CPR MARZO – 2013

105,401

NEM Y CPR JULIO – 2013

55,279

NEM LIMA – 2013

87,305

2014

NEM LIMA – 2014

12,869

ERM – 2014

ERM 2DA V – 2014

TOTAL

1,298,440

Fuente: Elaboración propia, solicitudes de préstamo y consulta del AODPE

CONCLUSIONES

De la experiencia, se puede concluir que la digitalización es muy útil para optimizar la gestión documental, trae muchos beneficios, pero no todo es digitalizable, es preciso evaluar y determinar qué es importante digitalizar, más aún si los recursos asignados son escasos.

Se concluye, además, que la digitalización es un proceso técnico que debe realizarse tomando como base determinadas premisas técnicas y procedimentales para garantizar un producto de calidad.

Por último, se debe establecer una estrategia de cara a la preservación de los documentos digitalizados y los físicos, pues los documentos digitalizados no reemplazan el físico.

Es hora de cambiar

Durante muchos años (¿siglos?) el manejo de los documentos de una institución (pública o privada) se ha mantenido de forma bastante estática. El surgimiento de diversas tecnologías, aunque ha permitido automatizar el proceso, básicamente ha cambiado poco el modelo.

Los documentos de consulta/relativos a información se han mantenido en un sistema de gestión de bibliotecas o en un gestor documental y la documentación administrativa y/o propia del trabajo de la entidad, en un programa de archivo (o en ocasiones en gestor documental). Centraré mi reflexión en este último grupo.

  1. Lo que ha tenido en común en muchos casos este tratamiento de los documentos de trabajo es que:
  2. Se han incorporado/registrado al software cuando ya ha acabado el proceso, y “se archiva el expediente”.
  3. Se han manejado generalmente como expedientes, es decir no se desglosaba/clasificaba cada documento.
  4. Se han manejado por unos pocos usuarios, generalmente el/los archiveros, que centralizan el acceso.
  5. Se han manejado manteniendo una estructura de archivo tradicional (fondo/series…), incluyendo unos criterios de expurgo definidos y claros.
  6. Generalmente se manejaba papel (digitalizando en algún caso).

Sin embargo esto hace tiempo que ha cambiado, está cambiando, en muchas entidades y debería generalizarse a todas las instituciones, privadas y especialmente públicas, que quizá por sus menores medios y por las limitaciones que conlleva su normativa y su obligado carácter “notarial” tienen menos opciones y libertad de acción, estando más retrasadas.

¿Qué está cambiando y que implicaciones tiene?
  1. Las entidades se están planteando que el digitalizar y/o registrar documentación cuando “ya no se usa”, aporta poco valor, en cambio el tenerlas localizables y accesibles desde el instante en que entran en la entidad, aporta mucho valor. Se pueden distribuir automáticamente al equipo adecuado en formato electrónico, se dispone de una “copia de seguridad” y se puede acelerar los procesos.
  2. Al registrarse inicialmente, el expediente no estará completo, ya sea porque se reciben los documentos uno a uno por la propia lógica del procedimiento (un parte del seguro con su declaración, facturas, etc., una hipoteca,..) o bien porque aunque se reciba teóricamente completo (un concurso), siempre es posible que existan errores que deben subsanarse aportando o sustituyendo documentos.  Por tanto debe registrarse cada documento, introduciendo sus metadatos propios (no solo los del expediente). Pero esto multiplica la cantidad por 10 o 20 la cantidad de elementos a manejar (y la complejidad); a cambio tiene como ventaja que puede clasificarse y controlarse automáticamente cada documento, verificar automáticamente qué falta o incluso comprobar automáticamente que el documento es correcto (Ej.: extrayendo datos puede verificarse si el DNI está caducado). Además, al tratar cada documento separado, surge la oportunidad ¿para qué pedir este documento si ya lo tengo de otro expediente?, es posible compartir/copiar documentos entre expedientes digitales, evitando molestias al usuario/ciudadano, agilizando el proceso y ahorrando espacio. Un proceso automático al abrir el expediente puede buscar los documentos en otros repositorios o expedientes (cumpliendo el clásico axioma: “La administración no debe solicitar al ciudadano documentación que ya tiene”).
  3. Este expediente vivo requiere que los usuarios que lo procesan/tramitan tengan acceso a él, tanto para tomar decisiones como para corregir metadatos o asignaciones o para aportar documentación adicional. Adicionalmente cada vez es más frecuente el autoservicio por parte de los ciudadanos, que pueden aportar documentación a los expedientes (fotos y documento en un siniestro, documentos para abrir una cuenta, tramites electrónicos) o consultar la documentación (facturas, trámites,..). Todo ello complica enormemente el modelo de seguridad, ya no hay usuarios administradores y otros que consultan (en algunos casos tras solicitarlo), sino múltiples grupos trabajando simultáneamente, con permisos muy diferentes (un usuario podría acceder a un tipo de expediente y no a otro, incluso a otros del mismo tipo según asignación, localización geográfica, departamento,.. tener permisos diferentes sobre cada uno, de forma que puede leer en un caso, modificar en otro y borrar en un tercero, etc.).
  4. Por último el manejar expedientes por varios usuarios (e incluso parcialmente por los ciudadanos) complica el manejo y clasificación de los mismos dentro de una estructura “tradicional” de archivo. Asimismo, se complica por otros motivos, tales como ¿qué hacer con los documentos erróneos (corresponden a otro expediente) o no válidos para lo que se esperaba? (en principio borrarlos, pero puede ser necesario mantenerlos para justificar decisiones o retrasos) ¿Qué criterios de expurgo aplicar a los documentos “compartidos” entre expedientes?
  5. Los documentos cada vez son en menor porcentaje papel. Se contrata con las operadoras de telefonía por medio de una llamada, con lo que el documento de contrato es un fichero de audio, se puede digitalizar una factura y destruir el original con un procedimiento de digitalización certificada o puede reportarse un siniestro de autos enviando unas fotos. Todo ello cambia el modelo ya que no se trata de utilizar herramienta para guardar referencias a los documentos/expedientes sino guardar los propios documentos.
¿Qué cambios implica todo lo anterior?

Desde el punto de vista de las herramientas, esto desplaza el foco desde aplicaciones tradicionales de archivo hacia el uso de gestores documentales de los cuales hay una gran variedad disponible, tanto de comerciales (Documentum, OpenText, Filenet, Onbase) como OpenSource (Alfresco, OpenKM, OpenProdoc) ya que permiten almacenar los documentos y no solo referencias, definir modelos de metadatos muy variables y manejar una seguridad sofisticada. Como complemento, dado que hay que automatizar la entrada, se potencia cada vez más el uso de herramientas de clasificación y extracción automática de metadatos, como Athento, A2iA, Captiva o Kofax.

Desde el punto de vista de los profesionales, dado que la entrada es en gran parte automática y que el acceso es también “automático” (en función de los permisos), el trabajo se desplaza desde la “gestión diaria de los documentos” al diseño del sistema desde el punto de vista documental.

¿Hasta qué punto está disponible el modelo anterior?

Como indicación, yo llevo más de 10 años diseñando proyectos donde, por ejemplo, usuarios repartidos en diferentes centros pueden digitalizar grupos de expedientes (sin ningún tipo de separación), los documentos digitales se separan, clasifican y asigna al expediente correspondiente automáticamente, se almacenan con todos sus metadatos en el gestor documental, se notifica a las personas encargadas de la llegada de los documento (si es necesario revisarlos) y se gestiona toda su vida (incluido expurgo) de forma automática, algo casi inevitable ya que hablamos de volúmenes que pueden alcanzar 100.000 y 200.000 documentos/día. Al iniciar el expediente puede comprobarse si ya se dispone de todos o parte de los documentos, asociándolos al nuevo expediente. Así que hablamos de modelos, productos y tecnologías más que probadas a día de hoy.