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«El mayor inconveniente del software libre son los prejuicios que todavía lo rodean»: Entrevista a Guillermo Castellano

Guillermo Castellano es el profesional detrás de Nosturi, desde donde proporciona soluciones basadas en software libre para “reconciliarnos” con los documentos. Está especializado en tecnologías libres como AtoM, OpenKM y OpenProdoc. Ha realizado trabajos de consultoría para Greenpeace España, Deco Pharma Servicios Logísticos, el Ayuntamiento de Ávila y otras organizaciones. También ha impartido distintos cursos y talleres sobre soluciones de software libre para gestión documental y preservación digital y escribe en blogs y publicaciones del sector. Compagina su trabajo con un doctorado sobre conservación de videojuegos en la USAL.

(ARCHIVOZ) Desde los archivos sabemos que una buena gestión documental se ahorra espacio, tiempo y por tanto dinero; las empresas con las que trabajas ¿lo son realmente? ¿Tienes algún ejemplo cuantitativo que contarnos?

(Guillermo Castellano) Los proyectos de gestión documental tienen fama de ser caros. Mi impresión es que resulta más fácil cuantificar el coste de implementar y mantener un proyecto de este tipo que cuantificar los costes de una mala gestión documental.

No me refiero solamente al tiempo dedicado a tareas fáciles de automatizar, como la gestión de hojas de pedido, albaranes y facturas. Solo a ese nivel, una buena solución de gestión documental permite ahorrar muchas horas de trabajo y que éstas se dediquen a tareas que generan más valor a la organización. Sin embargo, también sirve para reducir el riesgo de incumplir el marco normativo y legal al que está sujeto la organización. Incumplimiento que puede acarrear multas, el daño de la imagen corporativa, la pérdida de clientes e, incluso, el cese de la actividad.

¿Somos conscientes de que no tratar datos sensibles con la debida confidencialidad puede costarnos hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual?

 (ARCHIVOZ) Implementar un Sistema de Gestión Documental supone una mejora en todos los departamentos de una empresa, sea grande o pequeña y también en instituciones públicas, como bien has reseñado, trabajas en ambos sectores. ¿Cuál de ellos es el más receptivo a la hora de contratar a profesionales o formar a sus empleados o funcionarios?

(GC) Aprecio una mayor diferencia entre las organizaciones grandes y las organizaciones pequeñas que entre el sector público y el sector privado. A partir de un determinado tamaño, las organizaciones empiezan a tener procedimientos, políticas, auditorías y un volumen considerable de documentos, lo que hace que sean más conscientes de lo que les está costando una mala gestión documental y tomen medidas.

Las PYMES, entidades sociales o instituciones educativas son menos receptivas cuando les hablas de invertir en gestión documental los pocos recursos de los que disponen. No basta con explicarles cómo la gestión documental puede ayudarlas a crecer. También hay que ponerse en su piel y presentarles un proyecto que puedan afrontar y les ofrezca resultados palpables.

(ARCHIVOZ)Ahora estamos en un mundo en el que la “transformación digital” ocupa muchos titulares, arroja cifras de empleo y desarrollo, en tu día a día ¿realmente nos estamos digitalizando?

(GC) La tecnología para avanzar a entornos de trabajo sin papel está ahí, pero nuestra mentalidad continúa siendo analógica. Un ejemplo típico es la organización que tramita sus expedientes en formato digital, pero luego los imprime y archiva en papel. “Por si acaso”. Y esto es lo menos malo que veo en mi día a día. Para que podamos hablar de una verdadera transformación digital, tiene que darse un cambio en los procedimientos y, sobre todo, confianza en la integridad y la autenticidad del documento electrónico.

Guillermo Castellano

 (ARCHIVOZ) Trabajas con software libre, o como bien defines en la web “con tecnologías de la información no privativas”.  Esta opción no es muy conocida en entornos empresariales que manejan software “de pago” para estas tareas. Cuéntanos las ventajas de esta tecnología y los inconvenientes frente a las grandes marcas de software de gestión.

(GC) El software libre facilita el acceso a soluciones de gestión documental profesionales a organizaciones con menos recursos, como pueden ser un archivo o una biblioteca.

Sin embargo, sus ventajas van mucho más allá del coste. El software libre es muy popular en sectores que dependen especialmente de la seguridad, como pueden ser el bancario, ya que la libertad de estudiar y mejorar el código fuente permite que la comunidad de desarrolladores y usuarios encuentre y arregle antes las vulnerabilidades. Está demostrado que la seguridad por oscuridad no funciona. Cuando una empresa oculta el código de un programa, nos oculta deliberadamente posibles vulnerabilidades a los usuarios, que no podemos tomar medidas ante lo que no conocemos.

Hay que tener en cuenta también que la tecnología media entre el usuario y el documento electrónico. Necesitamos conocer cómo funciona para asegurar el acceso a largo plazo a nuestro patrimonio digital. Esto afecta directamente a la sostenibilidad de nuestro sistema de gestión de documentos electrónicos y así lo están entendiendo algunas administraciones públicas, que exigen a sus proveedores de herramientas informáticas la liberación o el traspaso de la titularidad del código fuente.

El mayor inconveniente del software libre son los prejuicios que todavía lo rodean. De vez en cuando, alguien me expresa su miedo de no recibir soporte si opta una solución de código abierto. ¡Es todo lo contrario! Proyectos como AtoM, Koha, DSpace o Alfresco están respaldados por una comunidad muy extensa de usuarios, desarrolladores, universidades y empresas, lo que hace que tengamos a nuestra disposición una gran variedad de opciones de soporte.

(ARCHIVOZ) Y para terminar, dentro de 5 años, ¿nos habremos digitalizado?

(GC) Cada vez más organizaciones disponen de herramientas informáticas para gestionar documentos y estoy convencido de que esta tendencia irá a más en los próximos años, favorecida en gran parte por la consolidación de la administración electrónica. Soy menos optimista si la pregunta se refiere a si estas organizaciones dispondrán de un modelo de gestión documental para asegurar que se producen las evidencias adecuadas y éstas se mantienen auténticas, íntegras, fiables y accesibles durante todo su ciclo vital. La digitalización no es solo una cuestión informática y puede haber muchos problemas a medio y largo plazo si no tiene en cuenta a los archiveros desde el principio.

Antes de despedirme, me gustaría agradeceros a Archivoz y a ti esta entrevista.

Todo un testimonio de que la tecnología es una gran aliada para el archivo real de información, sea cual sea su soporte y el software libre, una garantía para la mejora continua en la seguridad de nuestros fondos. Gracias Guillermo.

 

 

 

 

Es hora de cambiar

Durante muchos años (¿siglos?) el manejo de los documentos de una institución (pública o privada) se ha mantenido de forma bastante estática. El surgimiento de diversas tecnologías, aunque ha permitido automatizar el proceso, básicamente ha cambiado poco el modelo.

Los documentos de consulta/relativos a información se han mantenido en un sistema de gestión de bibliotecas o en un gestor documental y la documentación administrativa y/o propia del trabajo de la entidad, en un programa de archivo (o en ocasiones en gestor documental). Centraré mi reflexión en este último grupo.

  1. Lo que ha tenido en común en muchos casos este tratamiento de los documentos de trabajo es que:
  2. Se han incorporado/registrado al software cuando ya ha acabado el proceso, y “se archiva el expediente”.
  3. Se han manejado generalmente como expedientes, es decir no se desglosaba/clasificaba cada documento.
  4. Se han manejado por unos pocos usuarios, generalmente el/los archiveros, que centralizan el acceso.
  5. Se han manejado manteniendo una estructura de archivo tradicional (fondo/series…), incluyendo unos criterios de expurgo definidos y claros.
  6. Generalmente se manejaba papel (digitalizando en algún caso).

Sin embargo esto hace tiempo que ha cambiado, está cambiando, en muchas entidades y debería generalizarse a todas las instituciones, privadas y especialmente públicas, que quizá por sus menores medios y por las limitaciones que conlleva su normativa y su obligado carácter “notarial” tienen menos opciones y libertad de acción, estando más retrasadas.

¿Qué está cambiando y que implicaciones tiene?
  1. Las entidades se están planteando que el digitalizar y/o registrar documentación cuando “ya no se usa”, aporta poco valor, en cambio el tenerlas localizables y accesibles desde el instante en que entran en la entidad, aporta mucho valor. Se pueden distribuir automáticamente al equipo adecuado en formato electrónico, se dispone de una “copia de seguridad” y se puede acelerar los procesos.
  2. Al registrarse inicialmente, el expediente no estará completo, ya sea porque se reciben los documentos uno a uno por la propia lógica del procedimiento (un parte del seguro con su declaración, facturas, etc., una hipoteca,..) o bien porque aunque se reciba teóricamente completo (un concurso), siempre es posible que existan errores que deben subsanarse aportando o sustituyendo documentos.  Por tanto debe registrarse cada documento, introduciendo sus metadatos propios (no solo los del expediente). Pero esto multiplica la cantidad por 10 o 20 la cantidad de elementos a manejar (y la complejidad); a cambio tiene como ventaja que puede clasificarse y controlarse automáticamente cada documento, verificar automáticamente qué falta o incluso comprobar automáticamente que el documento es correcto (Ej.: extrayendo datos puede verificarse si el DNI está caducado). Además, al tratar cada documento separado, surge la oportunidad ¿para qué pedir este documento si ya lo tengo de otro expediente?, es posible compartir/copiar documentos entre expedientes digitales, evitando molestias al usuario/ciudadano, agilizando el proceso y ahorrando espacio. Un proceso automático al abrir el expediente puede buscar los documentos en otros repositorios o expedientes (cumpliendo el clásico axioma: “La administración no debe solicitar al ciudadano documentación que ya tiene”).
  3. Este expediente vivo requiere que los usuarios que lo procesan/tramitan tengan acceso a él, tanto para tomar decisiones como para corregir metadatos o asignaciones o para aportar documentación adicional. Adicionalmente cada vez es más frecuente el autoservicio por parte de los ciudadanos, que pueden aportar documentación a los expedientes (fotos y documento en un siniestro, documentos para abrir una cuenta, tramites electrónicos) o consultar la documentación (facturas, trámites,..). Todo ello complica enormemente el modelo de seguridad, ya no hay usuarios administradores y otros que consultan (en algunos casos tras solicitarlo), sino múltiples grupos trabajando simultáneamente, con permisos muy diferentes (un usuario podría acceder a un tipo de expediente y no a otro, incluso a otros del mismo tipo según asignación, localización geográfica, departamento,.. tener permisos diferentes sobre cada uno, de forma que puede leer en un caso, modificar en otro y borrar en un tercero, etc.).
  4. Por último el manejar expedientes por varios usuarios (e incluso parcialmente por los ciudadanos) complica el manejo y clasificación de los mismos dentro de una estructura “tradicional” de archivo. Asimismo, se complica por otros motivos, tales como ¿qué hacer con los documentos erróneos (corresponden a otro expediente) o no válidos para lo que se esperaba? (en principio borrarlos, pero puede ser necesario mantenerlos para justificar decisiones o retrasos) ¿Qué criterios de expurgo aplicar a los documentos “compartidos” entre expedientes?
  5. Los documentos cada vez son en menor porcentaje papel. Se contrata con las operadoras de telefonía por medio de una llamada, con lo que el documento de contrato es un fichero de audio, se puede digitalizar una factura y destruir el original con un procedimiento de digitalización certificada o puede reportarse un siniestro de autos enviando unas fotos. Todo ello cambia el modelo ya que no se trata de utilizar herramienta para guardar referencias a los documentos/expedientes sino guardar los propios documentos.
¿Qué cambios implica todo lo anterior?

Desde el punto de vista de las herramientas, esto desplaza el foco desde aplicaciones tradicionales de archivo hacia el uso de gestores documentales de los cuales hay una gran variedad disponible, tanto de comerciales (Documentum, OpenText, Filenet, Onbase) como OpenSource (Alfresco, OpenKM, OpenProdoc) ya que permiten almacenar los documentos y no solo referencias, definir modelos de metadatos muy variables y manejar una seguridad sofisticada. Como complemento, dado que hay que automatizar la entrada, se potencia cada vez más el uso de herramientas de clasificación y extracción automática de metadatos, como Athento, A2iA, Captiva o Kofax.

Desde el punto de vista de los profesionales, dado que la entrada es en gran parte automática y que el acceso es también “automático” (en función de los permisos), el trabajo se desplaza desde la “gestión diaria de los documentos” al diseño del sistema desde el punto de vista documental.

¿Hasta qué punto está disponible el modelo anterior?

Como indicación, yo llevo más de 10 años diseñando proyectos donde, por ejemplo, usuarios repartidos en diferentes centros pueden digitalizar grupos de expedientes (sin ningún tipo de separación), los documentos digitales se separan, clasifican y asigna al expediente correspondiente automáticamente, se almacenan con todos sus metadatos en el gestor documental, se notifica a las personas encargadas de la llegada de los documento (si es necesario revisarlos) y se gestiona toda su vida (incluido expurgo) de forma automática, algo casi inevitable ya que hablamos de volúmenes que pueden alcanzar 100.000 y 200.000 documentos/día. Al iniciar el expediente puede comprobarse si ya se dispone de todos o parte de los documentos, asociándolos al nuevo expediente. Así que hablamos de modelos, productos y tecnologías más que probadas a día de hoy.