memoria histórica

«La preservación digital es un desafío constante»: Entrevista a Pilar Díaz Ellis, experta del Proyecto de modernización del Archivo Nacional de Chile

Los avances tecnológicos no pueden ser ajenos a la archivística, y es por ello que hoy vamos a hablar de un proyecto muy interesante del Archivo Nacional de Chile, en el que el foco central es la modernización de procesos de cara a recibir documentos en soportes electrónicos y disponerlos para que los ciudadanos los accedan siempre que los requieran. Para Archivoz siempre es importante contar con estas experiencias y hacerlas visibles a toda la comunidad archivística mundial, pues finalmente a todos nos une un elemento común que son los archivos.

En esta ocasión hablamos con Pilar Díaz Ellis, quien hace parte de este importante proyecto y nos contará un poco de qué se trata.

(Archivoz) Pilar, cuéntanos un poco de ti. ¿Cómo llegaste a los archivos?, ¿Qué te ha parecido? ¿Y qué haces actualmente?

(Pilar Díaz Ellis) Yo llegue al mundo de los archivos en forma un poco azarosa. Primero estudié Licenciatura y Pedagogía en Historia y Geografía. Ejercí cuatro años como profesora pero quise cambiar de profesión y me puse a investigar áreas que fueran de mi interés y llegué al Máster en Archivística que da la Universidad Carlos III de Madrid. Comencé a estudiar archivística en España sin haber entrado a un archivo previamente solo por lo que me habían comentado que era un archivo, por lo que inicialmente me fue muy difícil, hasta que logré acompañar la teoría con el trabajo práctico y de a poco todo me fue haciendo sentido y desde entonces mi interés por los archivos ha ido “in crescendo”, cada vez voy descubriendo nuevas dimensiones de éstos y me doy cuenta que queda tanto por hacer y que continuamente se dictan nuevas normas, buenas prácticas sin contar si quiera con el aspecto de que la incorporación de la tecnología hace que nuestra disciplina (ciencia) sea muy dinámica.

(Archivoz) ¿En qué consiste el proyecto de Modernización del Archivo Nacional?

(PDE) El proyecto está enmarcado en el Programa de Modernización del Estado que forma parte del Ministerio de Hacienda con el fin de mejorar los procesos de los servicios públicos logrando mayor eficacia y eficiencia en su gestión en beneficio de las personas. Este proyecto en particular lo que busca es implementar en el Archivo Nacional un sistema que permita recibir, conservar y poner a disposición para consulta los archivos electrónicos generados por la Administración Pública. Lo que queremos es generar un nuevo proceso de transferencia específicamente enfocado a los documentos electrónicos y que luego esos documentos ingresen al Archivo Nacional y queden dentro de un sistema que estará basado en el modelo OAIS con el fin de poder garantizar su conservación y validez a largo plazo.

(Archivoz) ¿Por qué surgió éste proyecto?, es decir, ¿cómo es la historia del antes de esta iniciativa?

(PDE) Mira, se sumaron varios factores que terminaron impulsando este proyecto. En primer lugar, ya las instituciones públicas están trabajando con documentos electrónicos, no te diría que en la totalidad de su generación y tramitación, pero si se están generando expedientes híbridos y la idea es impulsar con este proyecto la gestión electrónica pero atendiendo a las necesidades especiales que debe tener el documento electrónico para que de esta forma conserve sus atributos y características que le son propias como documentos de archivo, pensando sobre todo en su recuperación y conservación a largo plazo. Esto también va enlazado con la situación que los depósitos del Archivo Nacional (en sus cuatro reparticiones: Archivo Histórico, Archivo Nacional de la Administración, Archivo Regional de Tarapacá y Archivo Regional de la Araucanía) están en condiciones críticas en cuanto a su capacidad de seguir recibiendo documentos en soporte papel, entonces el sentido inicial, pensado desde el Ministerio de Hacienda, fue disminuir el flujo de los documentos tradicionales incentivando el uso de los documentos electrónicos.

Lo que trae aparejado múltiples beneficios a todo nivel, especialmente en la gestión documental dentro de las instituciones. Pero a su vez develó a quienes empiezan a conocer este tema, que esto es mucho más complejo de lo que inicialmente se pensó, esto no es replicar lo que se hace en papel en un documento electrónico, sino hay diversos factores y dimensiones que deben ser considerados y lo primero es reconocer que nuestro país tiene una enorme falencia en formación y capacitación en archivos, archiveros propiamente tal (con estudios formales al respecto) somos muy pocos y que para tener una buena gestión documental es inevitable tener que revidar los procesos y procedimientos internos de las instituciones, esto es importante ya con un sistema de gestión documental basado en documentos papel, pero ahora con los documentos electrónicos se hace imprescindible si queremos obtener buenos resultados y no darnos cuenta en un par de años más que tenemos un problema porque no solucionamos este tema en forma previa.

(Archivoz) ¿Cuál es el objetivo con este proyecto?

(PDE) El objetivo de este proyecto es instalar en el Archivo Nacional la capacidad (humana y tecnológica) de recibir documentos electrónicos, garantizar su conservación a largo plazo y permitir un permanente acceso a esos documentos para los ciudadanos y las instituciones.  Ahora, para lograr esto se hace indispensable que las instituciones productoras de los documentos también se alineen con los requerimientos y directrices que se emitirán ya que es parte fundamental para lograr los objetivos que los documentos cumplan las condiciones necesarias para su transferencia.  Si bien el foco inicial uno podría decir está centrado en el Archivo Nacional y su modernización, en realidad este proyecto toca transversalmente a la Administración Pública de nuestro país, ya que para poder transferir, las instituciones deben gestionar de forma adecuada, normalizada y validada por el Archivo Nacional sus archivos electrónicos.

(Archivoz) ¿Cuál es el principal reto en este proyecto?

(PDE) Ufff, retos son muchos, de diferente nivel pero nos toca como equipo de trabajo de proyecto y a las personas que componen el Archivo Nacional poder articular y equilibrar los diferentes retos y desafíos que se presentan.

En primer lugar, te puedo decir que sacar al Archivo Nacional de su rol más bien pasivo y tradicional que ha venido cumpliendo enfocado casi exclusivamente a la dimensión patrimonial es uno de los grandes desafíos. En este sentido hablamos de cambio de paradigma, de tomar un rol protagonista y asumir estos desafíos como parte de su trabajo.

Luego, equilibrar expectativas, en el sentido que este cambio no es menor, son procesos que requieren su tiempo, hay formalidades que cumplir y decisiones que tomar, que sin lugar a dudas requerirán de un esfuerzo no solo del Archivo Nacional sino del resto de las instituciones que se quieran sumar a este procedimiento para transferir sus documentos electrónicos. No podemos esperar que traer a la vanguardia a nuestro AN desde que se dictó su normativa el año 1929 sea un proceso simple y sencillo, tenemos que ponernos al día en el plano archivístico propiamente, integrar normas y procesos de archivos y a su vez hacer conversar nuestro marco legal con éstas.

Finalmente este es un proyecto que tocará en forma transversal a la Administración Pública de nuestro país, no está solamente circunscrito a cambios que deben generarse en el propio AN sino que se hace necesario que las instituciones también revisen sus propios procedimientos y procesos internos.

En este sentido quisiera recalcar que continuamente se hace mención que el uso del documento electrónico en forma casi automática llegará a mejorar y agilizar los procesos administrativos, culpando a la existencia de documentos en soporte papel la lentitud de los trámites burocráticos estatales, sin hacer el análisis previo de que esta lentitud es producto de procesos mal estructurados, responsabilidades no definidas, funciones difusas, lo que como consecuencia trae una gestión documental ineficiente, cara (altos costos), lentitud y dificultades para recuperar los documentos, como resultado de esto además,  toma de decisiones desinformadas y hasta pérdidas de documentos fundamentales para los ciudadanos y su posibilidad de que se cumplan sus derechos.Entonces, para lograr el éxito de este proyecto se hace necesario, se abre la oportunidad, que en algún momento esos procesos se deben revisar y ajustar para que la Gestión Documental de Documentos Electrónicos se realice de forma adecuada.

Por último sabemos que la preservación digital es un desafío constante, en nuestro país aún no se han realizado experiencias de este tipo por lo que este proyecto es pionero en ese sentido. No hay fórmulas mágicas ni experiencias que podamos aplicar en forma automática, estamos revisando modelos y por otra parte debemos “aterrizar” lo ideal a nuestra propia realidad, con sus fortalezas y limitaciones para terminar con un procedimiento y sistema aplicable y no sea inaplicable a poco andar.

(Archivoz) ¿Cómo está pensado el manejo de los cambios tan fuertes y constantes en la tecnología?

(PDE) Esa es otra gran dimensión del proyecto. Si algo tenemos claro es que la tecnología hoy no será suficiente para dar una respuesta definitiva al tema de la tecnología y la conservación de los documentos electrónicos a largo plazo, cada vez hay innovaciones no solo en equipos sino en la forma de resguardar los documentos, evitando que pierda su validez e integridad. Es por esto que debe constituirse un equipo multidisciplinario que vaya monitoreando los cambios tecnológicos y vaya actualizando los instrumentos guía que vamos a generar. Porque las nuevas tecnologías seguramente van a incidir no solo en la forma en que conservamos los documentos, sino en cómo deben ser generados, incorporación de nuevos formatos y metadatos para poder garantizar su integridad, unicidad y autenticidad a largo plazo.

(Archivoz) ¿Estos proyectos tienen un alto componente de cambio, cómo están manejando dentro del proyecto la gestión del cambio?

(PDE) Como te comentaba este proyecto si bien está inicialmente enmarcado dentro del Archivo Nacional también tiene su incidencia y relación directa con las instituciones productoras (Administración Pública). Con relación al Archivo Nacional es un tema complejo, porque es una institución que lleva 90 años trabajando en una misma dinámica, enfocados al documento patrimonial histórico y en soporte papel. Entonces, proponer nuevas formas de trabajo, podríamos decir que los saca de su espacio de confort. Pero también debemos considerar que no se dejará de trabajar con documentos en soporte papel, estos documentos seguirán llegando vía transferencias ordinarias, así que pasará una buena cantidad de años en que convivan ambos soportes y ambos procedimientos.  Pero también debemos pensar que en todo el país esto tendrá incidencia y que el resto de las instituciones productoras sin lugar a dudas mirará al Archivo Nacional como ejemplo, para ver cómo llevan sus propios procesos y procedimientos internos, cómo gestionan sus documentos y realizan sus transferencias electrónicas, para tomar buenas prácticas, entonces de una u otra forma el Archivo Nacional debe tomar la delantera y crecer, junto al proyecto, y ser una de las instituciones precursoras que aplique este proyecto.

En el resto de la Administración Pública esto igualmente será un desafío, creo que en forma paulatina, viendo los beneficios que trae esta nueva forma de gestionar los documentos, se irán sumando y venciendo la resistencia inicial que trae la implementación de estos cambios y confiando en estos documentos electrónicos, evitando así la impresión de documentos de forma innecesaria, sólo porque el tocarlos y tenerlos en los escritorios les da mayor seguridad.

Pero son procesos lentos, donde los que empiecen marcarán el camino y animarán al resto a seguirlos.

(Archivoz) ¿Qué tan involucrados están los archiveros en este tipo de proyectos?

(PDE) Muchísimo. La semana pasada el Archivo Nacional organizó un Seminario con altísimas convocatoria centrado en temas de modernización del Estado, donde entre otras actividades se dio el inicio oficial público a este proyecto. Archiveros, encargados de archivos, profesionales de diferentes ramas de la gestión de información, instituciones públicas y privadas estuvieron presentes. Pero aún se ve con expectación, todavía persisten las dudas y no tienen claro aún cómo los va a tocar y cómo va a responder su institución a estos nuevos lineamientos y directrices que entregará el Archivo Nacional para permitir la transferencia de archivos electrónicos. Ahora, atención, el participar de esto no es responsabilidad única del archivero o encargado de archivo, es de la institución, del director del Servicio o quien tiene la jefatura de la institución, ya que estos cambios tan profundos no solo implican un cambio en la forma de archivar los documentos de las instituciones, sino todo su flujo de trabajo que requiere políticas institucionales para adaptarlos.

Los archiveros están muy involucrados, pero también se devela la falta de capacitación y de formación en nuestro país para estos temas tan actuales, porque no basta con saber archivar sino hay que ir un paso más allá e involucrarnos con expertos en tecnología, con los expertos en nuestra organización para identificar procesos, revisar flujos de trabajo, revisar responsabilidades asociadas a la generación y gestión de documentos, uso de firma electrónica avanzada, entre otros.

(Archivoz) ¿Cuál es el rol del Gobierno nacional en este proyecto?

(PDE) El rol del gobierno nacional es fundamental, ya que, si bien desde el Archivo Nacional surgió la inquietud inicial de que debía asumir este desafío porque las instituciones públicas ya estaba gestionando parte de sus documentos en ambientes electrónicos y generando documentos electrónicos válidos, fue el Ministerio de Hacienda que reconoció el problema y quien sumó a esta necesidad los números, indicando que el uso de los documentos electrónicos en la Administración Pública iba en directo beneficio de la gestión administrativa y a su vez implicaba un ahorro de costos, es decir iba en el camino de lograr eficacia y eficiencia estatal. La novedad de esto es que el Ministerio de Hacienda sentó a la mesa al Archivo Nacional como un protagonista y comprendió que la mejor gestión de los documentos electrónicos iba de la mano con el aspecto archivístico, para que estos mismos documentos electrónicos que se generan puedan ser transferidos al Archivo Nacional y que no debiesen imprimirse para seguir su camino tradicional de transferencia.

(Archivoz) Pilar, ¿este proyecto está alineado con las iniciativas del mismo corte que lideran otros archivos nacional de la región?

(PDE) Entiendo que la mayoría de los archivos de la región están insertos en esfuerzos similares, más que por la preservación digital por la gestión documental electrónica. De una u otra forma el impulso de la modernización ha partido de los gobiernos para incorporar la gestión de documentos electrónicos en sus instituciones públicas, lo que implica un gran esfuerzo a los Archivos Nacionales, y archiveros en particular, de hacerse escuchar en el sentido de que no es suficiente con hacer todo digital sino que el problema es más amplio y tiene muchas dimensiones: normativa, tecnológica, archivística, de preservación a largo plazo, agregaría el factor de que nuestra tradición documental es hispánica, vale decir mucha burocracia en papel, no nacimos en un ambiente de “récords” sino en un ambiente de “documentos de archivo” y cambiar la mentalidad, ya no del archivero, sino las autoridades que firman los documentos.A modo de ejemplo una muestra, hay autoridades que pueden tener toda la gestión del expediente en electrónico, pero al momento de la firma prefieren hacerlo en papel porque visualmente es más llamativo, por lo que finalmente se termina bajando a papel algo que perfectamente pudo haber sido firmado en forma electrónica.

(Archivoz) ¿Cuál consideras tú que es lo más difícil de este proyecto y cuales son esas habilidades que deben tener los futuros archiveros para afrontar proyectos de este tipo?

(PDE) Creo que uno de las situaciones más complejas de resolver, es que en este proyecto se conjugan varios intereses  y múltiples voluntades, el desafío es lograr consensos y llegar al objetivo final en beneficio de todo el país.

En cuanto a las habilidades de los archiveros en este sentido, no diré nada nuevo al indicarte que deben venir más preparados en temas informáticos, manejo del documento electrónico, esquemas de metadatos, preservación digital y empezar ya a abrirse al tema del open data y big data, ambas posibilidades que nos da en bandeja el tratamiento de este tipo de documento.  Ahora todo esto, sin dejar de saber archivar, algo fundamental, la práctica archivística, el saber los procesos de archivo son fundamentales para construir sobre eso la gestión de los documentos electrónicos de archivo. A veces parece que dejamos de lado nuestros principios básicos o empezamos a transarlos y creo que no debe ser así, no olvidemos cuál es nuestro trabajo, no trabajamos solo con datos, información y repositorios, trabajamos con algo más delicado, que son los documentos de archivo, con sus atributos y características que hacen que sean tan valiosos como son.

Pilar, gracias por tu tiempo y disposición para regalarnos esta genial entrevista que sabemos que muchos van a disfrutar por su valor e importancia. Estamos seguros que seguiremos hablando para que nos cuentes cómo avanza el proyecto y nos ilustres sobre los impactos que éste tendrá.

«Para que los ciudadanos puedan hacer uso efectivos de los archivos, primero deben estar organizados» Entrevista con Carlos Zapata (parte I)

Tenemos el gusto en la Revista Archivoz, de entrevistar a Carlos Alberto Zapata Cárdenas, ex director del Archivo General de la Nación Colombia y quizá, uno de los archivistas que mas ha promovido la archivística en éste país.

Como ha sido una entrevista muy nutrida y de la cual se generan respuestas de muchísimo interés, tendremos una segunda parte con una serie de preguntas y respuestas que seguro encantarán a nuestros lectores.

(Archivoz) Para muchos, aún no es clara la relación entre archivos y transparencia, podría usted indicarnos de forma clara ¿cómo es que en la práctica los archivos son conductores a estados transparentes?

(CAZC) En primer lugar debemos entender como Archivistas, que la sola existencia de archivos no garantiza la transparencia; aún los regímenes más totalitarios y las dictaduras conservan archivos (y jamás podrán prescindir de ellos). Lo que hace la diferencia es que los archivos necesitan estar disponibles de manera directa para el ciudadano, sin ninguna clase de intermediación. La transparencia tampoco se logra con la sola expedición de una Ley o la voluntad política de un gobierno. Muchos países latinoamericanos que expidieron leyes de transparencia antes de tener una ley de archivos o cuyos archivos eran inexistentes (técnicamente hablando) o no estaban organizados, no pudieron garantizar el disfrute pleno del acceso a la información pública; años después tuvieron que admitir que era necesario que los archivos fueran parte central de la ecuación.  La transparencia se ha convertido en una idea romántica, muy atractiva políticamente hablando, pero no hemos logrado interiorizarla en el imaginario del ciudadano. A pesar de todos los avances en la materia, al menos en nuestra región, el ciudadano mantiene su desconfianza en el Estado, pues no hay acceso directo a la información.

El modelo de gestión documental para los países de la Red de Transparencia para la Américas – RTA, elaborado como resultado de una reunión realizada en el AGN de Colombia en 2013, fue una respuesta a las dificultades estructurales que existen en nuestros países y que impiden el acceso a la información registrada principalmente – pero no exclusivamente –  en documentos públicos. La finalidad de ese modelo era contribuir a mediano y largo plazo a la modernización de la gestión documental (y de los archivos) de los países miembros de la RTA, como medio para que la información que necesitan los ciudadanos estuviera siempre disponible.

Es claro que sin archivos organizados no es posible facilitar el acceso a información en las condiciones de calidad y oportunidad que demandan los ciudadanos, lo cual afecta sus derechos fundamentales. Adicionalmente, otro factor que dificulta este acceso es que los archivos no tiene una oferta de servicios para la ciudadanía; el ciudadano que necesita un documento sigue acudiendo a las oficinas de atención a la ciudadanía que en muchos casos  centralizan las peticiones de información que luego son filtradas o distribuidas para ser atendidas por otras dependencias diferentes al archivo institucional.

Para que los archivos conduzcan a un estado transparente, se requiere de tres pilares: (i) Archivos organizados y descritos técnicamente, (ii) Archivos que presten servicios directamente al ciudadano, y (iii) ciudadanos que entiendan que los archivos son garantes de sus derechos, y por tanto exijan acceso a los mismos sin intermediación alguna.

(Archivoz) ¿Cómo puede un ciudadano hacer uso eficiente de los archivos?

(CAZC)En realidad el ciudadano ni siquiera hace uso de los archivos públicos, no sabe dónde están, desconoce que existen, salvo que se trate de archivos históricos. Por lo general, cualquier solicitud de información se presenta a través de canales como la página web o las ventanillas de atención a la ciudadanía. Esto impide que sea consciente de la importancia de los archivos. Los archivos por lo general están ubicados en lugares inaccesibles para el ciudadano. Los servicios de custodia documental han reducido el concepto de archivo. Adicionalmente, la transparencia activa (poner disponible los documentos o la información en las páginas web institucionales) por limitaciones tecnológicas y presupuestales se limita a unos pocos contenidos o documentos, dejando el archivo casi en su totalidad sin acceso.

Para que los ciudadanos puedan hacer uso efectivos de los archivos, primero deben estar organizados, luego los archivistas y las entidades públicas deben hacerlos visibles. Es necesario que existan lugares físicos (diferentes a las oficinas de atención a la ciudadanía) donde los ciudadanos puedan ir a consultar la información. Pueden ser salas de consulta que tengan un aviso que las identifique como ARCHIVO, y que además cuenten con servicios y comodidades para el ciudadano. (Un lugar similar al de una biblioteca pública en las áreas de servicio al público). Otra alternativa, que en Colombia no se ha podido implementar a pesar de que es una exigencia legal, es poner el catálogo descriptivo de expedientes en la web de la entidad, de manera que los ciudadanos puedan al menos conocer qué documentación está disponible y como acceder a ella, y finalmente está el facilitar la consulta  los documentos mediante procesos de digitalización, cuyas imágenes se puedan acceder a través de internet.

(Archivoz) En el caso colombiano, ¿considera que el país es totalmente abierto a que los ciudadanos accedan a la información pública?

(CAZC) La ley 1712 de 2014 fue un punto de inflexión en la historia de la transparencia del país, pues le dio vuelta a la ecuación según la cual primaba la cultura del secreto y la reserva; con la ley toda la información es pública, con unas excepciones muy puntuales. Este avance normativo permitió que la sociedad entendiera que el acceso a la información pública es un derecho inalienable de todo ciudadano. Sin embargo esto no significa que la Ley haya cambiado de manera automática el estado de cosas en cuanto a la democratización real y verdadera del acceso a la información. Subsisten aún fallas estructurales, y dificultades de orden cultural. Las entidades del Estado aún no han logrado incorporar como un deber, dar acceso sin restricciones -más allá de las excepciones de Ley- a la información pública que se encuentra bajo su custodia.

Un análisis de los índices de información clasificada y reservada muestra categorías de documentos que no deberían ser sujeto de reserva o clasificación, y que fueron incluidos forzando la interpretación de la Ley; el ciudadano del común no tiene elementos  para controvertir la clasificación que una entidad le asigna a ciertos documentos; esto significa que aprovechan la falta de conocimiento acerca del alcance de la Ley por parte de los ciudadanos para negar abiertamente el acceso. El camino apenas comienza a recorrerse y creo que con el tiempo conforme los ciudadanos exijan más apertura, dichas restricciones irán desapareciendo.

Además, los archivistas no hemos liderado procesos de alfabetización sobre el cumplimiento de la Ley 1712 (o cualquier ley de transparencia en el caso de otros países)  ni sobre el valor de los archivos, dirigidos a la ciudadanía. Si acaso, apenas hemos apoyado en la elaboración de los instrumentos de gestión de información, pero sin ser más ambiciosos en promover el acceso a los documentos que se conservan en los archivos. No teneos archivos abiertos, sino archivos opacos o invisibles.

(Archivoz) ¿Qué considera que le falta al país: en términos archivísticos, normativos, técnicos, tecnológicos, culturales?

(CAZC) Todos esos aspectos requieren coordinación y presentan hoy en día problemas. En términos archivísticos nos hace falta salir del paradigma de los fondos acumulados y las tablas de retención/valoración documental; tenemos que modernizas nuestra praxis archivística. En términos normativos no hacen falta más normas sino cumplir las que ya existen; seguimos cumpliendo lo formal, pero no lo sustancial (es necesario des-instrumentalizar la función archivística). En términos técnicos, nos hace falta estudiar más desde la disciplina archivística los problemas de nuestro países (por citar un solo ejemplo, en Colombia luego de 23 años de la regulación de las TRD, este instrumento aún no ha sido elaborado en el 100% de entidades, y las que cuentan con él, no han resuelto el problema de organización de sus archivos); redujimos la archivística a un cúmulo de recetas sin efecto real sobre el estado de nuestro archivos. En cuanto al ámbito tecnológico, la apuesta debe ser hacia la transformación digital, y para ello debemos articular la gestión documental con todas las iniciativas de gobierno digital, incluyendo la gestión de cambio en las personas. Y en lo cultural, debemos cambiar el imaginario que los ciudadanos tienen del archivo público, de manera que lo entiendan como un patrimonio que les pertenece (y por tanto debe ser disfrutado) y un instrumento eficaz en la garantía de sus derechos.

(Archivoz) Los archivistas son los llamados a formular estrategias para dar cumplimiento a la ley de transparencia y acceso a la información pública. ¿Considera usted que el papel que vienen desempeñando los archivistas es suficiente?

(CAZC) No exclusivamente. Los archivistas no pueden ser los únicos llamados a formular las estrategias para cumplir las leyes de transparencia;  se requiere de la participación de muchas instancias al interior de las entidades, con los órganos garantes y por supuesto de los ciudadanos. Hoy en día los archivistas no están alineados  completamente con las normas de transparencia y acceso a la información pública. Somos empleados subordinados a autoridades institucionales, quienes en últimas deciden hasta dónde llegar con las iniciativas de transparencia. No tenemos influencia ni libertad para decidir sobre el acceso a los documentos, a pesar de que la Ley haya establecido que la información del Estado es pública.

Existe una forma de promover el acceso a la información y es cumpliendo con los cánones de la profesión, organizando adecuadamente los archivos, describiendo de manera colectiva los fondos y elaborando instrumentos descriptivos que los ciudadanos puedan consultar a través de Internet, organizando repositorios digitales que se permitan consultar las imágenes de documentos en línea; organizando jornadas de alfabetización de servidores públicos y grupos de ciudadanos y apoyando iniciativas gubernamentales como las ferias de transparencia, la rendición de cuentas, y los programas de atención a la ciudadanía.

(Archivoz) ¿Qué le hace falta a los archivistas para dar suficientes garantías de acceso a la información pública?

(CAZC) Más compromiso con la transparencia, mayor conocimiento de las Leyes que regulan la materia en nuestros países (muchos ni las han leído completas), cumplir con las normatividad archivísticas de manera más profesional y ejercer su profesión con ética y un sobresaliente conocimiento Archivístico. Debemos posicionarse al interior de nuestras organizaciones como líderes en transparencia, con capacidad crítica y sentido de responsabilidad frente al papel de los archivos en la sociedad.

Gracias Carlos, por esta genial entrevista, para nosotros es claro que el papel del archivista es relevante en la sociedad y que aun faltan muchos ejercicios de sensibilización para lograr que los archivos sean protagonistas en una sociedad que carece de memoria. La próxima semana tendremos la segunda parte de la entrevista, que seguro nos aclarara muchas dudas y nos permitirá formarnos una idea mucho más sólida de nuestro rol.

 

No Todo es Digitalizable: La Experiencia de Digitalizacion en un Archivo De La Oficina Nacional de Procesos Electorales – Perú 2015-1016

Introducción

El presente escrito es el resultado de la experiencia de implementar una línea de digitalización en el Archivo de Gestión de las Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales (AODPE) Archivo que recibe la producción documental de las oficinas aperturadas temporalmente en diversas regiones del país y que al concluir el proceso electoral cierran sus puertas.

Los documentos que se reciben en el AODPE, corresponden a las gestiones administrativas propias de la organización de un proceso electoral, se hace la salvedad, toda vez que lo denominado “expediente electoral” (documentos generados en las mesas de sufragio) está custodiado en el Archivo Electoral.

La iniciativa de formular un proyecto de digitalización surge por dos preocupaciones muy recurrentes en los Archivos. Primero, el espacio para custodiar lo que ya se tiene y la planificación de futuras transferencias; segundo, el servicio que brinda, puntualmente la ubicación inmediata de la información requerida.

El digitalizar, se ha visto como la solución a muchos problemas en los Archivos del sector público, sea con valor legal (certificada) o con fines de acceso y control, digitalizar, es un trabajo complejo y sobre todo costoso, requiere de una metodología para seleccionar que digitalizar, tomando como punto de partida requisitos mínimos como que los documentos estén organizados o contar con un registro, priorizando las series documentales más importantes, criterios estandarizados como mayor demanda de usuarios o el valor probatorio para la entidad.

Justificación

La Red de Transparencia y Acceso, en su Guía N°5 sobre digitalización, proporciona dos modelos de digitalización certificada, digitalización sin eliminación y digitalización con sustitución del soporte análogo, para ese caso, se optó por la digitalización certificada con el propósito de sustituir (eliminar) en un periodo de 12 meses y en concordancia con la normativa vigente (Decreto Legislativo N° 827. Art.3, Perú) los documentos en soporte papel.

Llevar a cabo trabajos de digitalización (desarrollo e implementación) debe ser un compromiso no solo del área responsable (AODPE), sino una política adoptada por la entidad.

Objetivos

Las entidades que optan por digitalizar, buscan optimizar la gestión documental, potenciar la accesibilidad y difusión de la información que custodian acortando plazos de atención y porque no, racionalizar los recursos que implica el sostenimiento de un Archivo más aun cuando el local que lo alberga es alquilado, como es el caso de AODPE.

Beneficios

Los beneficios resultantes de optar por la digitalización certificada son muchos, reducción de costos en el mantenimiento de un Archivo, tiempos de respuesta más cortos en la atención a usuarios lo que se evidencia en indicadores de atención, pero debe quedar claro que, no hay beneficios sin inversión, el llevar a cabo trabajos de digitalización implica el compromiso de la entidad por sustentarlo económicamente.

Marco legal

En el Perú la legislación respecto a temas digitales y tecnológicos es aún incipiente, el Decreto Legislativo N° 827 (Perú, 1996), Ley que amplía del Decreto Legislativo N° 681(Perú, 1991) a las entidades públicas con fin de modernizar el sistema de archivos oficiales, artículo N° 3 señala un periodo de 12 meses de custodia posterior a la fecha de concluido el trámite del documento, vencido el plazo se puede optar por conservar los documentos en microarchivos, procediendo a eliminar los documentos físicos.

Esta norma debe ser cuidadosamente analizada sin dejar de lado el procedimiento de Eliminación de documentos Directiva N°6-AGN-DGAI (Perú, 1986).

METODOLOGÍA

La digitalización certificada con fines de eliminación que a optado por desarrollar e implementar la ONPE, requirió previamente de un análisis del acervo documental que compone el AODPE con el fin de determinar prioridades y el uso racional de los recursos económicos. Durante el análisis se logró identificar lo siguiente:

 Requisitos

  • El requisito más importante antes de iniciar trabajos de digitalización es que los documentos deben estar organizados, es en vano digitalizar documentos sin un orden lógico.

AÑO

PROCESO ELECTORAL

DOCUMENTOS
ORGANIZADOS

2010

ERM RN – 2010

SI

ERM  2DA V – 2010

SI

2011

EG 1ERA V – 2011

SI

EG 2DA V – 2011

SI

2012

CPR – 2012

SI

EMC – 2012

SI

2013

CPR MARZO – 2013

SI

NEM Y CPR JULIO – 2013

SI

NEM LIMA – 2013

SI

2014

NEM LIMA – 2014

SI

ERM – 2014

SI

ERM 2DA V – 2014

SI

Fuente: Elaboración propia, Informe 450-2015-SGORED-GOECOR/ONPE

CÓDIGO

SERIE DOCUMENTAL

ODPE/01

Actas y cargos de las ODPE

ODPE/02

Correspondencia emitida

ODPE/03

Correspondencia recibida

ODPE/05

Excusas y justificaciones

ODPE/07

Informe finales de gestión de las  ODPE

ODPE/09

Informe de los coordinadores distritales

ODPE/07

Informe final del centro de cómputo

ODPE/12

Credenciales entregadas

Fuente: Programa de Control de Documentos vigente 2012 – 2014

  • Contar con un listado de series documentales
  • Tabla de conservación de las series documentales con los plazos detención.

Prioridades

La prioridad en un proyecto de digitalización es la conservación y difusión de la información, otras prioridades estarán dadas por el estado de conservación (riesgo de pérdida por deterioro), la valoración (ciclo vital), las necesidades de los usuarios (demanda en búsquedas).

Demanda (documentos más consultados)

  • Correspondencia emitida.
  • Correspondencia recibida
  • Informes del Coordinador Distrital
  • Excusas y/o Justificaciones.
  • Actas y cargos de las ODPE

Documentos a susceptibles a digitalizar:

  • La información recogida se sistematizó en el siguiente cuadro:

 

PROCESO ELECTORAL

FOLIOS TOTALES

2010

ERM RN – 2010

229,600

ERM  2DA V – 2010

58,600

2011

EG 1ERA V – 2011

386,300

EG 2DA V – 2011

299,900

2012

CPR – 2012

62,529

EMC – 2012

657

2013

CPR MARZO – 2013

105,401

NEM Y CPR JULIO – 2013

55,279

NEM LIMA – 2013

87,305

2014

NEM LIMA – 2014

12,869

ERM – 2014

ERM 2DA V – 2014

TOTAL

1,298,440

Fuente: Elaboración propia, solicitudes de préstamo y consulta del AODPE

CONCLUSIONES

De la experiencia, se puede concluir que la digitalización es muy útil para optimizar la gestión documental, trae muchos beneficios, pero no todo es digitalizable, es preciso evaluar y determinar qué es importante digitalizar, más aún si los recursos asignados son escasos.

Se concluye, además, que la digitalización es un proceso técnico que debe realizarse tomando como base determinadas premisas técnicas y procedimentales para garantizar un producto de calidad.

Por último, se debe establecer una estrategia de cara a la preservación de los documentos digitalizados y los físicos, pues los documentos digitalizados no reemplazan el físico.

Informaciones de limpieza de sangre: anécdotas de un trámite

Desde 2010 y hasta el año próximo han tenido y tendrán lugar las conmemoraciones de los hechos que condujeron a la independencia nacional. En dicho proceso histórico tuvieron un papel principal varios hombres formados en el Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario, institución que ha aprovechado la efeméride para conocer mejor esas historias, parte asimismo de la historia nacional. Por esos días de la naciente república, el Colegio del Rosario era un instituto más que centenario, fundado por el dominico burgalés y arzobispo de Santafé fray Cristóbal de Torres, en 1653. Para su colegio, el señor Torres siguió el modelo salmantino y ello explica que los pretendientes a las colegiaturas debieran llenar el trámite de  las informaciones de limpieza de sangre. En principio, el trámite se interesaba en probar que el postulante y sus ancestros fueran hijos legítimos, que fueran castellanos y cristianos viejos, si habían desempeñado oficios viles y si habían sido penitenciados por algún tribunal. Tal era lo que interesaba averiguar en unas informaciones de 1668.

Cambia el siglo y crece el cuestionario: en 1753, había que demostrar que los casamientos eran y habían sido iguales en nobleza o si habían dejado el uso de alguno de los apellidos. Otra novedad, que nos devuelve al principio y justifica la digresión: el pretendiente y su familia debían comprobar no haber sido traidores a la Corona. Es aquí donde estos papeles cobran vida. Tomemos el caso muy conocido de Camilo Torres (sus informaciones, aquí). Había nacido en Popayán (1766) y presentó informaciones para vestir la beca del Colegio en 1788. El padre, don Jerónimo Francisco, a su vez había presentado informaciones para pasar de su natal Lumbreras (La Rioja) al Nuevo Reino. A los dos años, se recibe de bachiller y doctor en Derecho canónico. En 1796, el rey Carlos IV le concede título de abogado de las Audiencias y demás Tribunales de las Indias. Termina el siglo y principia el siguiente sirviendo la cátedra de Derecho civil; monotonía y fidelidad que vendrá a romperse cuando firma el Acta de Independencia de España, en 1810.

Uno no puede menos de pensar que, en 1816, cuando lo fusilaron por traidor, Camilo Torres debió de recordar el día en que presentó sus informaciones. A la séptima pregunta, a saber, “si alguno de estos ha sido trahidor à la Real Corona”, el primer testigo respondió “que de ningún modo se ha verificado jamas en los dichos el espíritu de la pregunta”.

El Archivo General de la Nación, Colombia cumple 150 años: Entrevista con el Dr Armando Martínez Garnica

El pasado 17 de enero de 2018 se cumplieron 150 años de existencia institucional de los Archivos de la Nación Colombiana, hoy llamados Archivo General de la Nación “Jorge Palacios Preciado”. Esta entidad se encarga de la definición de la política archivística y de la conservación del patrimonio documental del país. Con motivo de esta importante conmemoración, en archivoz tenemos el gusto de entrevistar al Doctor Armando Martínez Garnica, director de esta entidad.

Doctor Armando: es un gusto contar con su participación en nuestra revista. De paso, un saludo de felicitación por los 150 años de existencia de los Archivos de la Nación colombiana.

(Archivoz) Estos 150 años de trabajos de los antiguos archiveros nacionales, de los directores del Archivo Nacional de Colombia y recientemente de los directores del Archivo General de la Nación son una clara evidencia de que los archivos sobreviven en el tiempo para dejar memoria de nuestras actuaciones y gestiones. ¿Cuál considera usted que ha sido el momento histórico en el más se ha visto el protagonismo del Archivo de la Nación colombiana en estos 150 años de existencia?

(AMG) La idea de concentrar en un único Archivo General todos los archivos particulares de las secretarías del despacho ejecutivo había comenzado durante la Administración Santos Acosta, quien el 17 de enero de 1868 dio el decreto de creación de los Archivos Nacionales, una sección tercera de la Secretaría del Interior y Relaciones Exteriores. Con el paso del tiempo fueron estos archivos trasladados a la nueva Biblioteca Nacional, con lo cual pasaron a la dependencia del Ministerio de Educación. Cuando el Gobierno Nacional creó el Instituto Colombiano de Cultura, mediante el decreto ley 3.154 de 1968, se le incorporaron en calidad de “división” los Archivos Nacionales, cuyas funciones específicas les fueron dadas por el acuerdo 3 del 7 de febrero de 1974. Esta dependencia administrativa de los Archivos Nacionales terminó con la aprobación de la Ley 80 del 22 de diciembre de 1989, que le dio autonomía al Archivo General de la Nación, adscrito al Ministerio de Gobierno pero definido como establecimiento público nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa. Pero esta ley no solamente se ocupó de la nueva institucionalidad del Archivo General de la Nación colombiana, actualizando la antigua función de conservación y organización del acervo documental propio, ya que asignó al AGN la nueva función de promover la organización de todos los archivos territoriales y municipales del país, para lo cual tendría que organizar un Sistema Nacional de Archivos. Para cumplir con esta función recibió el encargo de formular y regir las políticas nacionales de archivos. Este fue entonces el momento estelar del AGN.

(Archivoz) ¿Considera que el papel histórico del Archivo General de la Nación y su función de memoria y cultura ha sido relevante en las agendas políticas de los mandatarios del país?

(AMG) Si, y lo es más con el paso de los años. Los compromisos legales derivados de la ley de transparencia de la administración y acceso ciudadano a la información, del protocolo de protección especial de los archivos relacionados con la violación de derechos humanos, y de la creación tanto de la Justicia Especial para la Paz como de la Comisión de la Verdad han obligado a todos los mandatarios de las entidades nacionales, territoriales y municipales a incluir en su agenda las buenas prácticas de custodia y servicio de sus archivos.

(Archivoz)¿Qué viene ahora para Archivo General de la Nación con todo el cambio tecnológico que claramente cambia, en parte, las reglas para preservar la memoria a largo plazo?

(AMG) Los proyectos del Archivo Nacional Digital, del Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos y de los Bienes de Interés Cultural Archivístico han cobrado la mayor importancia en este momento, pues se dirigen a resolver los principales retos de la preservación de los archivos del siglo XXI.

(Archivoz) Los archivos son como máquinas del tiempo que nos permiten ir de una época a otra y conocer detalles interesantes de la humanidad y su legado. La capacidad de transmitir y enamorar a las nuevas generaciones sobre la importancia de los archivos es un reto un tanto complejo hoy en día, cuando el interés está centrado en otros aspectos. En este sentido, ¿cuál es la estrategia del Archivo General de la Nación para seguir enamorando a niños y jóvenes?

(AMG) Las jornadas de archivos de puertas abiertas, pero sobre todo las visitas diarias de escolares a las instalaciones del AGN, son la estrategia del AGN para sensibilizar a los niños y jóvenes con la importancia de la conservación de los archivos.

(Archivoz) Claramente los ciudadanos tienen intereses particulares, pero y los archivistas, los historiadores, los ingenieros y las demás profesiones que convergen en los archivos. ¿Cómo considera que ellos aportan al desarrollo y visión del Archivo General de la Nación?

(AMG) El AGN es una abigarrada colección de profesionales de todos los campos de las ciencias de la naturaleza y de la sociedad, así como de las ingenierías y las técnicas contables. En todos los temas que diariamente se debaten aportan sus experiencias diversas, de tal modo que el AGN es una escuela de aprendizaje en todos sus escenarios de debate.

(Archivoz)¿Qué considera que le ha faltado al Archivo General de la Nación en este tiempo?

(AMG) Como el desarrollo de la normativa ha sido importante en la última década, considero que ha faltado una mayor comprensión histórica de las instituciones nacionales que produjeron los fondos documentales que integran el acervo del AGN o, lo que es lo mismo, de la historia de la administración pública de los negocios del poder ejecutivo del Estado nacional colombiano.

(Archivoz)  ¿Considera que el papel que ha tenido el Archivo General de la Nación, en estos 150 años, ha sido de total interés a nivel político, tecnológico y social?

(AMG) Si. La reunión de los fondos de las tres secretarías de estado en 1868, a los cuales se sumaron los antiguos fondos de la Secretaría General del Virreinato y de las secretarías de la Real Audiencia y de la Real Hacienda, preservó hasta nuestros días el acervo patrimonial de la nación colombiana, sin el cual no es posible la investigación y escritura de la historia nacional. Adicionalmente, el AGN ha reunido en su seno las técnicas de la restauración de documentos dañados, de la microfilmación y digitalización de su acervo, y de la conservación de los documentos soportados en papel o en formato digital. Ha facilitado además el avance de la ciencia histórica que se cultiva en las universidades.

(Archivoz) Si tuviera el poder de cambiar momentos de la historia, ¿qué cambiaría en la historia del Archivo General de la Nación?

(AMG) Cambiaría el desorden administrativo de la primera década del siglo XIX, cuando el antiguo acervo del Estado español en este virreinato fue abandonado y trasladado por muchos edificios de Bogotá, sometido a hurtos y pérdidas por humedad. Y, por supuesto, las malas decisiones que despedazaron el principio de procedencia de muchos fondos al separar los documentos con un criterio temático arbitrario.

(Archivoz) Doctor Armando, para nosotros ha sido un gusto contar con esta entrevista, estamos seguros de que nuestros lectores, igual que nosotros, disfrutarán este espacio y estamos seguros de que ésta es la primera de muchas.

Hoy se celebra en Cuba el Día del Archivero

Hoy día 3 de noviembre se celebra en Cuba el Día del Archivero. La fecha ha sido seleccionada en conmemoración al nombramiento como director del Archivo Nacional en 1922, a Joaquín LLaverías Martínez. Con este spot del 2005 que compartimos, acercamos brevemente el Archivo Nacional de la República de Cuba, con una historia de gran interés, que surgió en 1840 bajo la denominación de Archivo de la Real Hacienda de la Isla de Cuba y con la función principal de preservar la Memoria Histórica de la Nación Cubana. Sus fondos son de gran valor, atesorando las gacetas oficiales de Madrid y de La Habana, además de El Diario de Sesiones de Cortes Españolas y registros útiles para la población cubana. Su empeño en abrir sus puertas a extranjeros es admirable y desde el 2006, trabajan en el Programa Nacional para la Preservación de la Memoria Histórica para la conservación del patrimonio cultural de la isla.

«Con su labor, callada pero precisa, los archiveros también contribuyen a difundir y conservar la cultura cubana» (www.cubasi.cu) ¡Feliz día del Archivero!

Los archivos de derechos humanos como instrumento hacia la paz

Compartimos este vídeo sobre ¿Qué es un archivo de derechos humanos? con motivo de las Jornadas Regionales en DDHH celebradas los días 22 y 23 de septiembre en el Museo de la Memoria (Córdoba, Argentina); es una breve introducción a esta tipología de centro y unos consejos básicos para su preservación y conservación. Esta documentación son el testimonio y las fuentes de investigación que atestiguan las grandes violaciones de los derechos humanos en la historia reciente, un instrumento más para la exigencia de derechos, contibuir a la memoria histórica y colaborar en la construcción de la paz.