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«Debemos abogar por sistemas de respuesta más rápidos»: Cynthia Tobar, de Archivistas en Espanglish, entrevista a Hilda Ayala, bibliotecaria en la Universidad de Puerto Rico

Archivoz  se encuentra en continuo desarrollo hacia la difusión de proyectos, experiencias y artículos para mantener actualizada la información y novedades en este sector. Por ello se acordó una colaboración con Archivistas en Espanglish, con el fin de expandir fornteras y compartir conocimiento. En este caso, Cynthia Tobar realiza una entrevista a Hilda Ayala para contarnos su experiencia y reflexionar sobre la necesidad de inversión en la preservación y conservación del patrimonio.

Como consecuencia del huracán María en 2017, con miles de millones de dólares en daños y un acceso menguado a los recursos federales, las instituciones de responsables del patrimonio cultural fueron especialmente afectadas. Sin embargo, a pesar de la falta de recursos, existen intervenciones relativamente simples que los archiveros de la región pueden hacer para atender las colecciones que están en riesgo ante tales amenazas naturales. Aún así, esto requiere planificar y hacer que la gente local sea consciente de los riesgos que enfrenta su patrimonio, y defensores de los archivos que pueden ayudar a dirigir la carga dentro de sus comunidades. Hilda Teresa Ayala González es una de esas defensoras. Hilda es la Bibliotecaria de Servicios de Investigación en el Centro de Investigación e Innovación de Posgrado (GRIC) en la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Mayagüez (UPRM), donde desarrolla contenido y ofrece talleres sobre materiales digital, comunicación académicas y gestión de datos de investigación y documentación. También es miembro del Comité del Repositorio Digital de la UPRM. Desde 2016, ha formado parte de la junta directiva de la Red de Archivos de Puerto Rico (ArchiRED) donde coordina el Comité de Asesoramiento de Archivos y, después del Huracán María, ha participado en varias iniciativas para ayudar y capacitar a colegas en el cuidado de las colecciones y la respuesta de emergencia. Además, documentó el proceso de recuperación de las instituciones encargadas del patrimonio cultural en Puerto Rico. En esta entrega de la serie Archivistas en Espanglish para Archivoz, se ha entrevistado a Hilda sobre su enfoque de la preparación para desastres para rescatar y preservar archivos y colecciones especiales en el paisaje cultural de Puerto Rico. La Red de Archivos de Puerto Rico, fundada en 1988, es la organización local para archiveros y administradores de archivos.

(CT) ¿Podría hablar un poco sobre cómo comenzó a trabajar como archivista, cómo se interesó en el trabajo de archivo?

(Hilda Ayala) Cuando estaba a punto de terminar mi licenciatura, quise solicitar al programa graduado de Bibliotecología y Ciencias de la Información en la Universidad de Puerto Rico en Río Piedras. Desafortunadamente, cuando llamé a la escuela para obtener más información sobre los requisitos, me informaron que sólo aceptaban estudiantes nuevos durante el semestre de otoño así que me ofrecieron una alternativa: podía solicitar a la Certificación en Administración de Archivos y Documentos y luego transferirme al programa de maestría. Al principio, no tenía idea de lo que eso significaba, pero me pareció muy interesante, así que solicité. Durante ese semestre, me enamoré del programa y completé la certificación. Dediqué la mayor parte de mis cursos al Museo Pablo Casals en San Juan, Puerto Rico, y los proyectos que realicé me brindaron mi primera experiencia laboral como archivista en la Biblioteca del Coro de Niños de San Juan. La historia de la institución y la importancia de sus archivos históricos, el hecho de que era una colección en crecimiento y en uso constante por parte de la facultad y que la creadora estaba presente, hizo que esta experiencia fuera fascinante y desafiante. Recuerdo que la mayor parte del tiempo me preguntaba si estaba haciendo las cosas bien, ya que los archivos se enredaban y era difícil separar, física e intelectualmente, lo que pertenecía a los archivos personales de la fundadora o al archivo histórico institucional, ya que fueron creados por la misma persona. Aunque actualmente no estoy realizando trabajo tradicional de archivo, tengo una oportunidad increíble para traducir lo que aprendí y aplicarlo en mi posición actual con la gestión de datos de investigación y el repositorio institucional.

(CT) ¿Podría decirme más sobre La Red de Archivos de Puerto Rico (ArchiRED)? ¿Cuándo se formó, cómo se involucró y qué rol ve para ArchiRED ahora?

(HA) ArchiRED fue fundada en 1988 como la Red de Archivos Históricos de Puerto Rico. El objetivo principal era reunir a todos los encargados de archivos y archiveros de la Isla con el propósito de construir una red de apoyo que pudiera mejorar y estandarizar las prácticas locales relacionadas con la conservación, organización, descripción y acceso. A lo largo de sus 30 años el rol de ArchiRED se ha mantenido constante y es reconocida como una de las mejores organizaciones profesionales en Puerto Rico porque llena las lagunas y atiende las necesidades existentes de los archivistas, tanto experimentados como novatos, a través de actividades de educación continua y publicaciones de interés. En el País, entiendo que existe la necesidad de revisar las leyes actuales y desarrollar propuestas para una nueva legislación que aborde las necesidades contemporáneas de los archivos, abogue por presupuestos estables y ofrezca más oportunidades de desarrollo profesional para la comunidad. En cuanto a ArchiRED, espero que la red continúe creciendo, como lo ha hecho hasta ahora ya que, más que nunca, necesitamos apoyarnos para asegurar la preservación y el acceso a nuestras valiosas colecciones. Un área de interés que veo que la organización está trabajando es cómo mejorar y promover la apertura de colecciones al mundo a través de la digitalización. ¡A ver qué nos trae el 2019!

(CT) ¿Qué tipo de trabajo está realizando actualmente?

(HA) Desde el 2016, he sido bibliotecaria en la biblioteca de la UPRM. Allí, soy responsable de desarrollar servicios, talleres y guías relacionadas a la comunicación académica y la gestión de datos de investigación y además, apoyo al Repositorio Digital Institucional de la UPRM (DIRE). Como parte de la Junta Directiva ArchiRED, dos de mis principales responsabilidades son brindar asesoramiento archivístico a aquellos que lo necesitan y ayudar a coordinar actividades y proyectos de desarrollo profesional para apoyar a la comunidad archivera en Puerto Rico. Después del impacto del Huracán María, tuve la oportunidad de involucrarme en el proceso de recuperación de las bibliotecas, archivos y museos de la Isla. Durante el pasado año hemos aumentado nuestra capacidad para mejorar la respuesta en caso de que ocurra otro desastre, con la adquisición de suministros de emergencia, equipos para monitorear y control de la humedad, así como equipos para re-almacenamiento de las colecciones afectadas. En la actualidad, estamos planificando más actividades de capacitación relacionadas con la preparación para desastres y he continuado en comunicación con la comunidad, participando en discusiones y manteniéndolos informados sobre subvenciones y talleres que podrían mejorar la respuesta ante desastres

Como estrategia para ayudar a sus colegas, se desarrolló una guía con recomendaciones básicas para salvar las colecciones afectadas y con información de contacto esencial para FEMA y otras redes de apoyo. Adaptado de, Colecciones en tiempo de emergencia: ¿Cómo actuar? por Hilda Teresa Ayala González, 2017.

(CT) ¿Cómo ha cambiado el trabajo en estos esfuerzos locales la forma en que se involucra en su trabajo y en su comunidad local?

(HA)Uno de los aspectos de los que estuvimos bien conscientes durante el proceso de recuperación fue el compartir. Entendimos nuestra posición privilegiada, ya que nuestra biblioteca no estaba tan afectada como otras, y planificamos nuestro proceso de recuperación pensando en cómo podría ser beneficioso para los otros. Como ejemplo, puedo mencionar tres actividades que, a mi entender, tuvieron un gran impacto en la comunidad y que fueron organizadas desde nuestra sede en la Biblioteca de la UPRM bajo la mentoría y apoyo de Miriam Centeno. Dos meses después del huracán, se publicó una guía con recomendaciones básicas sobre cómo atender la emergencia; en enero de 2018, también, se ofrecieron tres talleres para brindar capacitación en el área oeste, sur y área metropolitana sobre preservación y manejo de emergencias; y se apoyó la coordinación de una donación por la American Library Association de 100 kits con materiales de protección personal para distribuirlos a las instituciones de la Isla. Además, a medida que avanzaban los meses y las cosas empezaban a normalizarse, me di cuenta de que tenía bajo mi custodia una rica variedad de documentación que demostraba el proceso de recuperación en bibliotecas, archivos y museos. Sentí la necesidad de compartir eso también, y desarrollé una línea de tiempo sobre cómo manejamos las consecuencias de un huracán de categoría 4.

La línea de tiempo comienza en septiembre de 2017 y se creó para resaltar el proceso de recuperación de archivos, bibliotecas y museos durante un año, después del huracán María. Adaptado de, Las bibliotecas, archivos y museos de Puerto Rico, camino a la recuperación: una línea de tiempo de eventos después del huracán María por Hilda Teresa Ayala González, 2018.

(CT) El pasado mes de diciembre, ayudó a organizar un programa de beneficios con la Art Libraries Society of North America (ARLIS/NA) y Archivists Roundtable de Metropolitan New York (ART) para informar a los bibliotecarios, archivistas y conservacionistas sobre cómo pueden participar en la ayuda con preservación y respuesta a desastres para colecciones de patrimonio cultural en Puerto Rico. ¿Me puede contar más sobre el evento?

(HA) Poco después del huracán, la ART y el capítulo de Nueva York de la ARLIS/NA decidieron apoyar el proceso de recuperación de las instituciones culturales en Puerto Rico. Luego de varias conversaciones y discusión de ideas de cómo podían ser de beneficio, se asociaron con ArchiRED para que sea la organización en Puerto Rico destinada a identificar las necesidades y asignar los fondos apropiadamente. Después de algunas reuniones, acordamos que la mejor manera de invertir los fondos era a través del empoderamiento de los administradores del patrimonio cultural. Esto podría lograrse mediante la creación de seminarios web y materiales educativos en español sobre cuidado de colecciones, planificación / respuesta ante desastres y cómo solicitar fondos externos, con el fin de que cualquier persona en Puerto Rico pueda acceder a la información libremente y esté disponible para uso continuo y en todo momento. Si bien hay muchos recursos relacionados con estos temas en la web, pocos están disponibles en español, por lo que este esfuerzo llenará ese vacío y ayudará a la gran mayoría de la comunidad local, cuyo idioma principal no es el inglés, a estar más preparados.

(CT) ¿Qué más cree que se puede hacer a nivel de base para promover el alivio y la recuperación de los recursos culturales en las relaciones públicas? ¿Qué papel puede jugar el público en general en la preservación del patrimonio cultural?

(HA) Creo que hay varias cosas que se pueden hacer. Primero, más educación y adiestramientos prácticos, estos son claves para continuar mejorando nuestras habilidades relacionadas con la preparación y respuesta ante desastres. Segundo, sería fantástico comenzar a ver colaboraciones entre instituciones cercanas geográficamente, para construir redes de apoyo regionales que puedan brindarse ayuda entre sí, no solo si se produce un desastre, sino en lo que es más importante, en su preparación. En tercer lugar, necesitamos edificios más eficientes, sostenibles y resistentes para proporcionar un entorno seguro al patrimonio cultural en tiempos difíciles. El mayor problema que encontramos, y que afectó a casi todas nuestras colecciones, fue la falta de electricidad durante un tiempo tan prolongado. La electricidad es clave para mantener un ambiente estable que evite el crecimiento de moho en situaciones de humedad extrema. Nuestra red eléctrica fue destruida y tardó casi un año en que pudiese repararse. Nuestros edificios no están diseñados para proporcionar el flujo de aire natural que podría haber minimizado la propagación del moho. Por último, debemos abogar por sistemas de respuesta más rápidos, ya que los procedimientos burocráticos limitan nuestra capacidad de actuar con prontitud. El patrimonio cultural no puede esperar un mes para obtener fondos para remover una alfombra mojada o para arreglar una filtración en el techo, definitivamente no puede esperar dos meses, o casi un año, para mover colecciones en peligro de perderse para siempre o para adquirir nuevas cajas para re-almacenar los recursos dañado por el agua.

Sé que las consecuencias del Huracán María fueron una lección para todos. No se tomarán por sentadas.

«El mayor inconveniente del software libre son los prejuicios que todavía lo rodean»: Entrevista a Guillermo Castellano

Guillermo Castellano es el profesional detrás de Nosturi, desde donde proporciona soluciones basadas en software libre para “reconciliarnos” con los documentos. Está especializado en tecnologías libres como AtoM, OpenKM y OpenProdoc. Ha realizado trabajos de consultoría para Greenpeace España, Deco Pharma Servicios Logísticos, el Ayuntamiento de Ávila y otras organizaciones. También ha impartido distintos cursos y talleres sobre soluciones de software libre para gestión documental y preservación digital y escribe en blogs y publicaciones del sector. Compagina su trabajo con un doctorado sobre conservación de videojuegos en la USAL.

(ARCHIVOZ) Desde los archivos sabemos que una buena gestión documental se ahorra espacio, tiempo y por tanto dinero; las empresas con las que trabajas ¿lo son realmente? ¿Tienes algún ejemplo cuantitativo que contarnos?

(Guillermo Castellano) Los proyectos de gestión documental tienen fama de ser caros. Mi impresión es que resulta más fácil cuantificar el coste de implementar y mantener un proyecto de este tipo que cuantificar los costes de una mala gestión documental.

No me refiero solamente al tiempo dedicado a tareas fáciles de automatizar, como la gestión de hojas de pedido, albaranes y facturas. Solo a ese nivel, una buena solución de gestión documental permite ahorrar muchas horas de trabajo y que éstas se dediquen a tareas que generan más valor a la organización. Sin embargo, también sirve para reducir el riesgo de incumplir el marco normativo y legal al que está sujeto la organización. Incumplimiento que puede acarrear multas, el daño de la imagen corporativa, la pérdida de clientes e, incluso, el cese de la actividad.

¿Somos conscientes de que no tratar datos sensibles con la debida confidencialidad puede costarnos hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual?

 (ARCHIVOZ) Implementar un Sistema de Gestión Documental supone una mejora en todos los departamentos de una empresa, sea grande o pequeña y también en instituciones públicas, como bien has reseñado, trabajas en ambos sectores. ¿Cuál de ellos es el más receptivo a la hora de contratar a profesionales o formar a sus empleados o funcionarios?

(GC) Aprecio una mayor diferencia entre las organizaciones grandes y las organizaciones pequeñas que entre el sector público y el sector privado. A partir de un determinado tamaño, las organizaciones empiezan a tener procedimientos, políticas, auditorías y un volumen considerable de documentos, lo que hace que sean más conscientes de lo que les está costando una mala gestión documental y tomen medidas.

Las PYMES, entidades sociales o instituciones educativas son menos receptivas cuando les hablas de invertir en gestión documental los pocos recursos de los que disponen. No basta con explicarles cómo la gestión documental puede ayudarlas a crecer. También hay que ponerse en su piel y presentarles un proyecto que puedan afrontar y les ofrezca resultados palpables.

(ARCHIVOZ)Ahora estamos en un mundo en el que la “transformación digital” ocupa muchos titulares, arroja cifras de empleo y desarrollo, en tu día a día ¿realmente nos estamos digitalizando?

(GC) La tecnología para avanzar a entornos de trabajo sin papel está ahí, pero nuestra mentalidad continúa siendo analógica. Un ejemplo típico es la organización que tramita sus expedientes en formato digital, pero luego los imprime y archiva en papel. “Por si acaso”. Y esto es lo menos malo que veo en mi día a día. Para que podamos hablar de una verdadera transformación digital, tiene que darse un cambio en los procedimientos y, sobre todo, confianza en la integridad y la autenticidad del documento electrónico.

Guillermo Castellano

 (ARCHIVOZ) Trabajas con software libre, o como bien defines en la web “con tecnologías de la información no privativas”.  Esta opción no es muy conocida en entornos empresariales que manejan software “de pago” para estas tareas. Cuéntanos las ventajas de esta tecnología y los inconvenientes frente a las grandes marcas de software de gestión.

(GC) El software libre facilita el acceso a soluciones de gestión documental profesionales a organizaciones con menos recursos, como pueden ser un archivo o una biblioteca.

Sin embargo, sus ventajas van mucho más allá del coste. El software libre es muy popular en sectores que dependen especialmente de la seguridad, como pueden ser el bancario, ya que la libertad de estudiar y mejorar el código fuente permite que la comunidad de desarrolladores y usuarios encuentre y arregle antes las vulnerabilidades. Está demostrado que la seguridad por oscuridad no funciona. Cuando una empresa oculta el código de un programa, nos oculta deliberadamente posibles vulnerabilidades a los usuarios, que no podemos tomar medidas ante lo que no conocemos.

Hay que tener en cuenta también que la tecnología media entre el usuario y el documento electrónico. Necesitamos conocer cómo funciona para asegurar el acceso a largo plazo a nuestro patrimonio digital. Esto afecta directamente a la sostenibilidad de nuestro sistema de gestión de documentos electrónicos y así lo están entendiendo algunas administraciones públicas, que exigen a sus proveedores de herramientas informáticas la liberación o el traspaso de la titularidad del código fuente.

El mayor inconveniente del software libre son los prejuicios que todavía lo rodean. De vez en cuando, alguien me expresa su miedo de no recibir soporte si opta una solución de código abierto. ¡Es todo lo contrario! Proyectos como AtoM, Koha, DSpace o Alfresco están respaldados por una comunidad muy extensa de usuarios, desarrolladores, universidades y empresas, lo que hace que tengamos a nuestra disposición una gran variedad de opciones de soporte.

(ARCHIVOZ) Y para terminar, dentro de 5 años, ¿nos habremos digitalizado?

(GC) Cada vez más organizaciones disponen de herramientas informáticas para gestionar documentos y estoy convencido de que esta tendencia irá a más en los próximos años, favorecida en gran parte por la consolidación de la administración electrónica. Soy menos optimista si la pregunta se refiere a si estas organizaciones dispondrán de un modelo de gestión documental para asegurar que se producen las evidencias adecuadas y éstas se mantienen auténticas, íntegras, fiables y accesibles durante todo su ciclo vital. La digitalización no es solo una cuestión informática y puede haber muchos problemas a medio y largo plazo si no tiene en cuenta a los archiveros desde el principio.

Antes de despedirme, me gustaría agradeceros a Archivoz y a ti esta entrevista.

Todo un testimonio de que la tecnología es una gran aliada para el archivo real de información, sea cual sea su soporte y el software libre, una garantía para la mejora continua en la seguridad de nuestros fondos. Gracias Guillermo.

 

 

 

 

Un nuevo medio digital de almacenamiento… No tan nuevo

En el ámbito de los Archivos y la Gestión Documental muchos profesionales han trabajado con microfilm, puesto que sus cualidades de duración, fidelidad al original e inalterabilidad le hacían imprescindible en la conservación de fondos documentales valiosos, así como en la puesta a disposición de los mismos al público.

En los últimos años, desde la generalización del uso de Internet, el microfilm ha ido quedando arrinconado a trabajos de preservación, puesto que no puede competir en la facilidad de uso de las tecnologías digitales para la difusión de información al mayor número de personas.

El microfilm tenía una carencia importante con respecto al mundo digital: la información tenía que ser visual, no podía almacenar más que documentos o imágenes y con cierta calidad puesto que las características del soporte y el proceso tenían un límite.

Sin embargo, hace unos años se diseñó un nuevo uso para el microfilm que viene a solucionar este problema y permite el almacenamiento fiel de cualquier tipo de formato y con la calidad original. Este sistema convierte los bits de la información digital en niveles de gris que se plasman en un código de barras 2D y los imprime en la película para su conservación.

Este proceso permitiría la recuperación de la información archivada en la película hasta al menos 500 años en condiciones normales, sin necesidad de ninguna intervención humana para transformar los datos o cambiarlos de soporte. Al evitar esta necesidad de transformación, se impide la perdida de información, sea por carencias de los soportes utilizados y de los formatos, por errores humanos y técnicos o por acciones deliberadas de quien tiene acceso a la información. Las buenas prácticas en estos procesos indican que en cada migración se pierde de media un 5% de la información original y, por tanto, el riesgo introducido en la conservación a largo plazo es importante.

Además, para garantizar el acceso futuro a la información, los desarrolladores de esta tecnología  incluye en una zona reservada del propio film y en formato legible por humanos las instrucciones necesarias para que quien vaya a utilizarlo en el futuro disponga de toda la información que le permita acceder de nuevo a los contenidos que almacena, por ejemplo, descripciones del formato de los fotogramas, descripciones de formatos de los archivos, equipos necesarios, etc.

Un sistema informático complementa esta solución y permite gestionar de manera eficiente otros aspectos de la preservación digital, como la normalización de formatos, validación de los archivos para garantizar su preservabilidad a largo plazo, verificaciones de contenido, ingestión automática de metadatos, definición de políticas, así como el control de las tareas en marcha. Este sistema se ha construido siguiendo las pautas definidas en el estándar OAIS y puede integrarse con los sistemas de difusión y gestión que puedan tener las entidades y así facilitar aún más el proceso de preservación.

Una última cuestión a destacar de este tipo de soluciones es que su disponibilidad de almacenamiento no está disponible de forma online (las películas se almacenan en un archivo sin conexión) lo que puede ser un elemento importante para minimizar posibles accesos no deseados que son posibles en otro tipo de soluciones conectadas.

En este mundo digital, con unas necesidades cada día mayores de almacenamiento, una visión disruptiva como este tipo de soluciones puede ayudar a garantizar el acceso futuro a la información digital más valiosa cambiando los paradigmas existentes sobre el coste de la preservación y la forma en que ha de realizarse.

A veces hace falta mirar al pasado para encontrar soluciones de futuro.