Recuperación de Información

«El mayor reto son los archivos electrónicos o digitales»: Entrevista con Alicia Barnard

Hoy contamos con una entrevista muy interesante en la Revista Archivoz, Alicia Barnard desde México, nos habla sobre la legislación en materia archivística en su país y con un interesante resumen de la conferencia de ALA-ICA del año pasado, una visión del futuro de nuestra profesión.

(Archivoz) Alicia, hace unos meses se aprobó la ley de archivos en tu país, México, sin duda un avance de mucho significado en materia de archivos y patrimonio documental y un claro ejemplo para los países que aun tienen ésta materia pendiente. ¿qué es lo que a tu consideración, es más difícil para que un país logre una ley de archivos?

(ABA) En primer término conviene señalar que México es un estado federado.  En la actualidad contamos con una Ley Federal de Archivos (LFA) y varias leyes en las entidades federativas (estados o provincias) vigentes.  En diciembre de 2017, en cumplimiento a una disposición constitucional, la Cámara de Senadores aprobó por unanimidad una Ley General de Archivos (LGA) para homologar la práctica archivística entre los diferentes órdenes y niveles de gobierno. La misma  fue turnada a la Cámara de Diputados en ese año, donde aún se encuentra pendiente su aprobación.  La misma lleva más de dos años de retraso, espero equivocarme, pero debido a las próximas elecciones en México, no estoy cierta de que la misma vaya finalmente a ser aprobada en este período de sesiones.  Me parece que la mayor dificultad para una ley  es la convergencia de diálogos entre los reguladores, los operadores y  los usuarios de los archivos.  Aun y cuando, los responsables de la política archivística buscan esa convergencia, en ocasiones los intereses de operadores y usuarios difieren y ahí es donde se  atoran las cosas, aunado a que nuestros legisladores no dan prioridad a la materia archivística.   No obstante, queda claro que el diálogo es imprescindible pesar de los riesgos y costos ante la falta de una legislación nacional

(Archivoz) ¿Cómo funcionaba el país sin la política archivística?

(ABA) Desde los 80’s del siglo pasado y hasta ahora el Archivo General de la Nación mediante diferentes decretos, normas y la actual LFA ha sido el órgano normativo de archivos, primero del Poder Ejecutivo Federal y ahora del Gobierno Federal.  Debe reconocerse que el Sistema Nacional de Archivos diseñado por el AGN en los 80’s ha sido un esquema de coordinación funciona como tal, aunque sin la capacidad reguladora que le otorgaría la LGA en el momento de su emisión.  Conviene destacar que el modelo del Sistema Nacional de Archivos propuesto el siglo pasado por el AGN  ha servido de referencia para el desarrollo de sistemas semejantes en otros países de Latinoamérica.  Si bien no hay una política nacional, como ya se mencionó, hay una Ley Federal de Archivos y como ya se mencionó, se tienen leyes estatales pero diferentes entre sí.  La LGA sería el instrumento referencial para la actualización de las mismas.  No obstante, hay prevalencia en cuanto a los esquemas de organización de los sistemas institucionales de archivos (una coordinación de archivos en cada institución, archivos de trámite o gestión, de concentración e históricos) mismos que ya operan en múltiples instituciones.  De igual manera, la instrumentación de cuadros de clasificación archivística por funciones y los catálogos de disposición documental (tablas de vigencias y disposición final) ya se aplican en el Gobierno Federal así como en varias instituciones de las entidades federativas y otros niveles de gobierno.

(Archivoz) ¿Qué sigue ahora para México en materia archivística?

(ABA) Me parece relevante que el AGN como órgano normativo cuente con los recursos que ha  carecido por muchos años.  Si se quiere implementar una LGA como la que se pretende en este momento el AGN no cuenta la capacidad para ello.

(Archivoz)¿Cuál crees que es el mayor reto en materia de archivos ahora que se cuenta con una ley de archivos?

(ABA) Considero necesario consolidar lo que ya se tiene, así como  actualizar, simplificar y mejorar la normativa existente.  Sin embargo el mayor reto son los archivos electrónicos o digitales.  Se tienen ya lineamientos para los sistemas de gestión documental automatizados, donde ya se establece la obligatoriedad de su desarrollo e implementación, así como los requisitos y metadatos básicos que los mismos deben contar en el ámbito del Gobierno Federal y que deberían estar funcionando desde mediados del 2017, desconozco si esto ya se ha cumplido o no por los sujetos obligados del Gobierno Federal.   Sin embargo aún se requiere desarrollar normativa particular en términos de valoración y preservación digital,  del manejo de archivos en los servicios de nube o de la relación que existe entre la información que se publica en los portales de gobierno abierto y datos abiertos con los archivos, por mencionar algunos ejemplos.

(Archivoz) ¿Esta nueva ley significa un cambio muy fuerte en la administración de los archivos, la transparencia, el acceso a la información y la protección de datos en el país?

(ABA) Debo señalar que es a partir de la primera Ley Federal de Transparencia,  Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales publicada en 2002, estas materias han estado vinculadas a la archivística.  Esta Ley  dedicaba un artículo a la organización de archivos y a partir de entonces, como también se establece en la LFA, que la normativa archivística emitida por el AGN ha estado acompañada primero del Instituto Federal de Acceso a la Información y ahora por el Sistema Nacional de Transparencia. Con todo el ruido y confusión que ello ha causado, el citado Sistema en 2015 emitió normativa en materia de archivos aplicables a nivel nacional.  La confusión se dio a raíz de que no fue el AGN el responsable de emitir la misma por la carencia de capacidad jurídica para ello.  Afortunadamente debido a que el AGN es miembro de dicho Sistema fue posible que esa normativa  fuera semejante a la ya emitida para el Gobierno Federal.  Así, en tanto que el AGN forma parte del Sistema Nacional de Transparencia, una vez que se emita la Ley General de Archivos, la cual dispone el establecimiento y competencias del Sistema Nacional de Archivos, el Instituto Nacional de Acceso a la Información Pública, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales será miembro del mismo.

Percibo que el mayor cambio será cuando los instrumentos jurídicos sean equiparables, ya que mientras no exista una LGA hay una desventaja en materia de archivos.  Por otra parte, en cuanto a recursos se han privilegiado altos presupuestos para la transparencia y el acceso a la información, mientras que para los archivos el mismo ha sido raquítico y si realmente se espera un cambio, es necesario que los archivos, donde se sustenta el acceso a la información y la transparencia sea vean favorecidos presupuestalmente.

(Archivoz) Y los archivistas, ¿consideras que hay suficiencia técnica y teórica para afrontar los cambios que vienen? ¿Qué consideras que falta para lograr el escenario ideal en términos profesionales?

(ABA) Existen ya instituciones académicas a nivel universitario  y dos facultades que ya ofrecen maestrías en materia de archivos y gestión documental, sin embargo, es impensable que los egresados universitarios cubran necesidades para la dirección y operación de los archivos en México, me parece que ni en Brasil, donde existen más de doce carreras universitarias ello es posible.

Desde mi punto de vista, es factible que los espacios operativos para la gestión documental y manejo de archivos, como ya sucede, se ocupen por profesionales y técnicos de diferentes áreas del conocimiento.  Sin embargo, deberían establecerse concursos para puesto y requisitos para que los interesados reúnan  conocimientos, habilidades y aptitudes, que podría adquirir mediante cursos de capacitación o diplomados, debidamente validados por la institución educativa o archivística competente.   Asimismo, las organizaciones deberían estar obligadas a contar con programas de formación y actualización continua.  Estas condiciones ya se aplican en varias instituciones a través del servicio civil de carrera, sin embargo la impartición de cursos de capacitación aún requieren de ser verificados.  Mientras tanto, los egresados de programas universitarios serían candidatos indiscutibles para ocupar posiciones directivas, previo concurso de conocimientos,  aunque también es necesario integrar un cuerpo sólido y actualizado de docentes e investigadores con el propósito de contribuir al conocimiento y práctica de la Ciencia Archivística que, a la vez,  aporte a la operatividad de los servicios archivísticos en las instituciones.  Esta propuesta no está alejada de la realidad, es cosa de ver que España, Estados Unidos o Canadá no existen programas de licenciatura y si de posgrado.  Tampoco podemos olvidar que las tecnologías de la información y la transformación digital han abierto, cada vez más, las puertas para que la Ciencia Archivística tenga un carácter  multi e interdisciplinario, por lo cual se hace necesario que otros profesionales también conozcan de nuestra materia mediante programas o proyectos transversales en la formación universitaria.  Estoy cierta de que mis comentarios pueden crear controversias, pero también percibo que los mismos ya se abordan en diálogos para avanzar en la mejor formación de profesionales y técnicos, eso es bueno.

(Archivoz) ¿Cuál es tu punto de vista (personal y profesional) sobre el estado actual a nivel mundial de la política archivística y su impacto en las agendas de los gobiernos y qué consideras que nos falta para ser más visibles?

(ABA) Me es difícil ofrecer un punto de vista sobre el estado actual a nivel mundial en la política archivística,  me parece que este debería ser un tema de investigación.  Una percepción general es que las políticas nacionales cuando existen tienen efecto en ciertas comunidades de práctica en el entorno local, no en el entorno nacional; debido principalmente a la dedicación y perseverancia de un archivista conjuntada con la voluntad política de un funcionario.

En cuanto al impacto de la política archivística en las agendas gubernamentales,   advierto prioridad en las políticas para derechos humanos, anticorrupción, protección de datos personales, transparencia, historia, patrimonio documental, etc. Mientras tanto, la política archivística que tiene impacto directo en esas políticas, por lo general, no es considerada.  Lo anterior conlleva a la falta de credibilidad y confianza en las instituciones responsables de su implementación.   Ante ello me parece que deberíamos aceptar que nuestra profesión ya es multidisciplinar e involucrarnos con otros profesionales para promover  la inclusión de la archivística como elemento obligado en las políticas gobernanza de la información.

(Archivoz) Y por último, Alicia, como sabes, las tendencias y nuevas tecnologías plantean futuros bastante inciertos en materia de gestión de documentos. ¿Cuál es tu visión sobre el futuro de la archivística? ¿Consideras que quizá tecnologías como la Inteligencia Artificial, pueda desplazar el trabajo del archivista tradicional?

(ABA) Para responder me gustaría dar algunos ejemplos de lo que vislumbro en el ámbito internacional.  En primer término, encontramos con una nueva propuesta llamada Ciencia Computacional Archivística de reciente factura cuya definición aún en construcción nos dice que se trata de “un campo interdisciplinario preocupado con la aplicación de los métodos computacionales y el procesamiento, análisis, almacenamiento preservación a largo plazo y acceso de archivos con el objetivo de mejorar la eficiencia, productividad y precisión en apoyo a las decisiones de valoración, arreglo y descripción, preservación y acceso, así como para el involucramiento y desarrollo de investigaciones sobre los materiales archivísticos.” El proyecto está orientado a contribuir al desarrollo de las bases teóricas de una nueva trans-disicplina de las ciencias computacional y archivística. Ver http://dcicblog.umd.edu/cas/

Durante la Conferencia ALA-ICA el pasado mes de noviembre de 2017 en la Ciudad de México, el Dr. Vinton Gray Cerf, considerado como uno de los padres de la Internet y  actual vicepresidente mundial de Google, en su Conferencia Magistral comentó acerca de los retos futuros en materia preservación de información y archivos digitales tales como: la captura de metadatos, la capacidad para datos masivos (big data), los derechos de propiedad intelectual, los esquemas de legales, las excepciones para preservación o la quiebra o desaparición de aplicaciones, hardware o sistemas operativos  Presentó avances del proyecto Olive basado en una máquina virtual (virtual machine) y mencionó otros proyectos desde una perspectiva tecnológica. Además, hizo alusión  al alcance de la preservación digital donde considera relevante la participación de  archivistas y bibliotecarios en aspectos relacionados con  la integridad de los objetos digitales, el  desarrollo de modelos para sustentar la preservación en largo plazo y el acceso, los esquemas legales para la preservación, los derechos de autor, las patentes, entre otros.  InterPARES (ahora InterPARES Trust), desde hace ya veinte años,  viene construyendo conocimiento en cuanto a la preservación de archivos digitales, mediante la coordinación y promoción de múltiples proyectos de investigación en diferentes espacios y comunidades de práctica, a nivel internacional. Durante su cuarta fase se han llevado a cabo múltiples investigaciones sobre la confianza y los servicios de cómputo en la nube. InterPARES Trust, como en las fases anteriores, ha tenido como principio el carácter multidisciplinar en las investigaciones y en esta ocasión ha sido relevante interacción entre las ciencias archivísticas y computacional.  En este sentido, Luciana Duranti, en su Conferencia Magistral también durante la Conferencia ALA-ICA de noviembre pasado propone el uso de los principios archivísticos, conceptos y métodos y la colaboración con los profesionales de las tecnologías de la información. También sugiere la elaboración de requisitos funcionales, métodos, herramientas para asegurar habilidades orientadas a acceder a información factual completa, basada en documentos de archivo contextualizados, auténticos, precisos y fiables, así como otros métodos y  herramientas ya probadas en el entorno de la internet en cuanto  al uso y caracterización de las infraestructuras, el desarrollo de habilidades de usuarios para acceder, rastrear y evaluar los documentos de archivo en su contexto mediante un acceso sencillo.

Me parece que lo anterior  da respuesta a la participación de la Ciencia Archivística en tiempos de la computación, las tecnologías de la información, la internet, los datos masivos y lo que sigue como la inteligencia artificial. Prevalece la demanda información o documentos de archivo organizados donde los archivistas y en su campo de acción los bibliotecarios, somos expertos y no tenemos competencia.  Sin embargo, como lo menciono ya  en varias ocasiones, nuestra profesión ha adquirido con carácter multi- e interdisciplinar, por tanto  estamos obligados a salir de la zona de confort y sin olvidar nuestros principios interactuar y aprender de otras áreas del conocimiento para renovarnos y fortalecernos.

Agradecemos a Alicia por su tiempo y por ésta genial entrevista. Estamos seguros que esta será una de muchas participaciones en este espacio.

La búsqueda y recuperación de información: una materia transversal en la archivística moderna

¿Es la recuperación de información, una materia transversal en la archivística moderna? ¿Hasta qué punto es relevante para un archivero conocer los métodos de búsqueda de información en Google? Para dar respuesta justa a estas preguntas, lo primero que hay que considerar es el concepto de Documentación-Archivística y ser plenamente conscientes del contexto en el que vivimos. La archivística es la disciplina encargada del análisis documental de los documentos, generados por las personas físicas y jurídicas en el ejercicio de sus funciones. En este ejercicio, la archivística adapta técnicas ampliamente desarrolladas en los procesos documentales, tales como la catalogación, la clasificación, la indización, y otras específicas como los cuadros de clasificación funcional y orgánicos, los principios de procedencia, herencia descriptiva o de transferencia. Pero el lector no debe olvidar que la razón de ser, tanto de la Archivística, Biblioteconomía y Documentación es, sobre todo, la recuperación de los documentos. Las Ciencias de la Documentación lo son, no por el estudio de la historia del libro o del documento, si no por razones muchas más prácticas; para encontrar la información que se necesita en cada momento. Puntualizo este asunto, ya que existe gran debate y confusión sobre lo que resulta esencial en nuestras disciplinas ¿Cuál es el objetivo final de la biblioteca o el archivo? ¿Para qué se catalogan o clasifican los documentos? ¿Para qué existen las normas y reglas de catalogación? ¿Para qué se ha diseñado toda la tecnología y software de gestión documental? ¿Qué es lo que desean habitualmente los usuarios e investigadores de las bibliotecas y archivos? La clave de todo, está en la búsqueda y recuperación de la información, o de los expedientes y series documentales que cada tipo de usuario demanda. Estas razones son el corazón de los profesionales de la información. Se dice “profesionales”, por su nivel y capacidad para encontrar la información demandada, en corto espacio de tiempo, con precisión y relevancia.

Volviendo al caso de los archivos, probablemente, la localización de una agrupación documental, dependerá de muchos factores. Por ejemplo, del conocimiento de las autoridades que figuran en el documento y, por ende, en la descripción archivística del fondo. Pero también, de la materia, data tópica, palabras clave presentes en la motivación del documento, quizás por alguna de las palabras clave que figuran en las referencias bibliográficas que citan o mencionan el documento en cuestión. En resumen, dependemos de los puntos de acceso, que un experto archivero, tuvo que detectar y referir en la ficha catalográfica de la agrupación documental. Pero tampoco hay que olvidar, que la ficha está automatizada gracias a un software de gestión, inspirado por las Ciencias de la Documentación, y que ha sido programado de tal forma, que resulta óptimo para la recuperación de dichos puntos de acceso. ¿Tarea de informático? No, rotundo. Tarea de archivero con conocimientos en tecnologías de la información y sobre todo “Recuperación de Información”. Así debería de ser, aunque la realidad no lo refleje hoy en día. Sólo un profesional de la archivística con los conocimientos en programación e informática necesarios, puede crear el instrumento perfecto para recuperar de forma eficiente la información y satisfacer las necesidades de la institución para la que trabaja. El conocimiento de la teoría y práctica del archivo, resulta en todo caso, esencial. Por tanto, puede afirmarse que la “Recuperación de Información” es o debería ser nuclear en el desarrollo de cualquier plan de estudios de una carrera de Documentación, tanto en grado como en máster.

Llegados a este punto del artículo, falta responder a la segunda pregunta relativa a los conocimientos de búsqueda de información en Google. Si bien “Recuperación de Información” es una disciplina científico-técnica que aborda los procesos algorítmicos del cálculo de similaridad de los documentos de una colección, su proyección e ingeniería de programación, así como el estudio de la experiencia del usuario y su automatización; la “Búsqueda de Información” es la disciplina que estudia el diseño de estrategias de búsqueda en los distintos sistemas de recuperación de información, también denominados “Buscadores”. Dicho de otra forma, se encarga del diseño óptimo de consultas, para mejorar la pertinencia y relevancia de los resultados obtenidos en cada caso. Por ello, también resulta clave en la formación de los archiveros y por extensión, de todos los bibliotecarios y documentalistas, el conocimiento de tales técnicas y estrategias que favorezcan la recuperación efectiva de la información. Uno de los paradigmas de la búsqueda de información es Google, dada su extensa base de conocimiento y su capacidad para modular los intereses de cada usuario. Google puede ser empleado para buscar contenidos de interés para el archivero, por ejemplo:

http://www.google.es/search?q=inurl:ParesBusquedas+intext:%22Búsqueda+del+usuario%22

Con este enlace de tipo RESTful, el usuario realizará una búsqueda directa en el Portal de Archivos Españoles PARES, sin necesidad de acceder a su página principal, reduciendo el tiempo de ejecución de la búsqueda y optimizando los resultados del buscador. La consulta en cuestión se compone de un operador “inurl” que contiene un fragmento de la dirección URL de la página web PARES, presente en los resultados de las búsquedas efectuadas con su aplicación. Si se añade el operador “intext” y las comillas dobles para “búsqueda literal”, se puede especificar una frase, expresión o palabra compuesta, que deberá estar presente entre los documentos recuperados. Este sencillo ejemplo, demuestra que el conocimiento, tanto de los operadores de búsqueda, como del funcionamiento del buscador Google, pueden ser una baza muy favorable para el archivero. Pero observemos un ejemplo real:

http://www.google.es/search?q=-direccion+-calle+-domicilio+intext:%22Hernan+cortes%22+america+(site:gob.es+OR+site:doi.org)

En este caso, se define la recuperación de documentos en los que se menciona expresamente “Hernán Cortés” y su actividad en América. Sin embargo, es necesario eliminar el ruido relativo a las calles, direcciones, domicilios en los que puede figurar su nombre. Por otra parte, se declara que la recuperación debe restringirse a sitios web del dominio del gobierno de España y artículos científicos publicados con numeración de tipo DOI. Probablemente el resultado de la recuperación, sea pertinente para estudiar algún hecho concreto del conquistador, en relación a unos legajos recientemente hallados en el Archivo de Indias. En conclusión, se evidencia la importancia de la búsqueda avanzada o experta en buscadores, y de la recuperación de información, para el desempeño profesional en nuestra área de conocimiento. Quiero finalizar este artículo con una cita de Friedrich Nietzsche que ya advirtió la importancia del asunto aquí tratado “Desde que me cansé de buscar he aprendido a hallar”.


 

Estrategias de búsqueda experta en Google

El profesor Manuel Blázquez ha publicado recientemente el libro titulado “Estrategias de búsqueda experta en Google” en el que aborda la base teórica y práctica de la búsqueda de información, los operadores de consulta de Google y más de 200 ejemplos de búsquedas avanzadas para el entrenamiento de las habilidades de recuperación de información. El libro puede adquirirse en Amazon en formato eBook y en Paperback.