Transparencia y Acceso a la Información

«El verdadero sello de calidad de un archivo se adquiere con la generación de valor público»: Entrevista a Julio Cerdá, Jefe de Gestión de Inf. y Transformación Digital, Ayto. Arganda del Rey

Julio Cerdá es Jefe de Gestión de Información y Transformación Digital en el Ayuntamiento de Arganda del Rey. Compagina su actividad profesional con la docente como profesor asociado en el departamento de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad Carlos III de Madrid. Cerdá es, además, miembro de los grupos de trabajo de la Comisión de la Sociedad de la Información y Tecnologías, de la Federación Española de Municipios y Provincias y del grupo de trabajo Documentos, Expedientes y Archivo Electrónico, del Comité Sectorial AE Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

Desde Archivoz tomamos contacto con él para hablar de distintos temas en torno a los archivos, la gestión documental, la transparencia y la administración electrónica.

(Archivoz) Hola, Julio. Lo primero es agradecerte que hayas accedido a esta entrevista. Como experto en gestión documental y archivos, tu punto de vista resulta de gran interés para la temática de Archivoz y seguro que será muy enriquecedor para nuestros lectores. Si te parece, comenzamos hablando del archivo, una institución que se enfrenta a grandes desafíos y -según algunas voces- parece envuelto en cierto aire crepuscular. Tú mismo has dicho en alguna ocasión que estamos ante el «ocaso del archivo», ¿En qué sentido va esa afirmación?

(Julio Cerdá) Los archivos, tal como los conocemos, no tienen continuidad. La transformación de los conceptos, métodos y técnicas en el entorno electrónico hace del todo inviable su convivencia con el mundo papel. No se trata simplemente de una forma distinta de gestionar y no se reduce, como en ocasiones se menciona, a un cambio de soporte. En el entorno electrónico nos encontramos con la aparición de nuevos problemas para cuya solución no es siempre válida la óptica de situaciones anteriores, no existe muchas veces un lenguaje o significado común, y obliga a redefinir las estrategias y los métodos de análisis para afrontarlos con éxito.

(Archivoz) A menudo te hemos oído decir que el archivo es un «no lugar» porque la tecnología, los formatos, las comunicaciones, etc. lo han despojado de un entorno físico. ¿Cómo se ha de adaptar el archivero a esa realidad?

(JC) Los cambios son tan profundos que no podemos pensar en el futuro trabajando como en el pasado, ni tampoco es suficiente con el aprendizaje que hemos ido atesorando. Claro que es válida esa experiencia previa en el entorno papel, pero es necesario someterla a revisión, hay que decodificarla. No reconocerlo implica un serio problema de percepción del universo tan distinto en el que nos encontramos. Y no lo olvidemos: el precio de vivir en esta etapa de transición es la inseguridad, máxime teniendo en cuenta que ya no es tan necesaria la mediación del archivo para acceder a los documentos. Estamos viviendo una etapa de apagón progresivo de los servicios de archivo convencionales y un inexorable desplazamiento del archivo a zonas periféricas del organigrama. La única salida es la flexibilidad y la capacidad de adaptación a los proyectos de transformación digital, seguir creando valor desde la gestión eficaz de información y aportando soluciones en los numerosos frentes de trabajo que abre la gestión electrónica de documentos, mucho más compleja y exigente que la gestión convencional de archivos y documentos en papel.

(Archivoz) ¿Qué función tienen las redes sociales en el archivo del siglo XXI?

(JC) Las redes sociales son un excelente canal para transmitir información, abrir el archivo y, sobre todo, facilitar la interacción en tiempo real, sin costes ni dependencias y al alcance de todos. Algo absolutamente impensable hace un par de décadas. Ahora bien, debe ser un medio de difusión complementario a los sistemas de acceso online a los fondos documentales, con información normalizada, estructurada y un buen sistema de búsqueda y recuperación. En resumen, poner el archivo en las redes no tiene nada que ver con tener el archivo en internet.

(Archivoz) ¿Cómo pueden combatir los archivos la corrupción política y económica? Y, en el otro sentido, ¿qué daño puede ocasionar un archivo en malas manos? (“ningún archivo es inocente”…)

(JC) El verdadero sello de calidad de un archivo se adquiere con la generación de valor público. En momentos de corrupción, los sistemas de gestión documental y los archivos gestionados eficazmente, con profesionalidad, se convierten en un activo esencial para fortalecer la democracia. Cuando sucede al contrario, cuando se consiente el silencio de los archivos, se abre el camino para la desidia y el descontrol. Y, efectivamente, no hay que caer siempre en el recurso fácil de buscar responsabilidades sólo en la clase política, es muy necesario ejercer también la autocrítica.

(Archivoz) Se ha repetido como un mantra que sin archivos no es posible la transparencia. No en vano, muchas administraciones apuestan por los archivos para centralizar sus acciones de transparencia y acceso a la información pública. En las VII Jornadas de Archiveros sin Fronteras en 2013 decías que la administración aún no estaba preparada para ofrecer una transparencia real. En ese momento se acaba de promulgar la ley de transparencia. Hoy en día, en el año 2018, ¿crees está consolidada la transparencia en España? ¿Qué balance haces del trabajo de la administración en esta materia?

(JC) Las estrategias de gobierno abierto han creado un nuevo ecosistema que está comenzando a cambiar por completo las formas de trabajar en las administraciones y donde los archivos no pueden permanecer ajenos. Se han lanzado muchos proyectos, hasta el punto de que casi no hay administración que no tenga su portal de transparencia. Si ese era el único objetivo, muy poco hemos avanzado. La transparencia real debe ser una transparencia automatizada, donde frente a datos elaborados y preparados, se imponga la ecología del dato, con información verificada y de calidad que proceda directamente de las aplicaciones de gestión, sin posibilidad de alteración, sin intermediarios, reelaboraciones ni aditivos y donde llegue a ser posible la consulta en tiempo real. Una administración electrónica e interconectada es inevitablemente transparente. Y al contrario: una administración que no tiene plenamente desarrollada la gestión electrónica no puede ser realmente transparente y, en todo caso, se tratará de una transparencia que podría ser cuestionable.

(Archivoz) ¿Qué grado de fiabilidad tienen los índices de transparencia? ¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de interpretarlos?

(JC) El principio de que todo lo que no se puede medir no se puede mejorar es indiscutible. Hay que medir y para ello tienen que existir indicadores de esa gestión, hasta ahí no hay debate posible. Las certezas comienzan a desaparecer cuando hay que decidir “lo que se mide” (por qué se eligen estos indicadores y no otros), “quien lo mide” (hay un amplio margen para la interpretación entre el sí/no cumple), e, incluso, “cuándo se mide” (los rankings son la foto fija de un momento determinado). Mientras todas esas cuestiones técnicas no tengan el consenso suficiente y un carácter de oficialidad el recorrido de esos indicadores es limitado. En esta línea se ha lanzado, aún con un limitado nivel de utilización, la metodología de evaluación y seguimiento de la transparencia (MESTA), propuesta por el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno y la Agencia de Evaluación y Calidad.

(Archivoz) En ocasiones los portales de transparencia ofrecen tal cantidad de datos e información que acaban por confundir al usuario. Es un reflejo del exceso de información a que estamos sometidos hoy en día. ¿Qué soluciones puede ofrecer el profesional de la información al respecto?

(JC) Cantidad sin calidad y cantidad sin sistemas avanzados de búsqueda y recuperación son combinaciones que pueden convertir la información en infoxicación. Siempre hay más información disponible de la que se puede digerir y forma parte de cualquier estrategia de publicación la previa depuración, normalización, selección y metadatado. Publicar no es simplemente hacerlo público. Cuando se hace sin criterio produce el efecto contrario al deseado: confundir más que informar y, lo más peligroso, se resta credibilidad a la propia organización. Por eso, el elemento clave es, una vez más, la profesionalidad, conocer las estrategias, aplicar las técnicas adecuadas. No es siempre cuestión de herramientas. La mejor fábrica de software siempre está en las personas.

(Archivoz) En materia de transparencia, ¿en qué casos el derecho a acceder a la información pública choca con el derecho a la privacidad?

(JC) Son dos derechos que hay que conciliar y que se pueden conciliar. Sin embargo, en más de una ocasión se puede llegar a hacer un uso abusivo. Un ejemplo de ello es el derecho al olvido, que nadie niega, pero que se suele interpretar erróneamente. Una sentencia reciente del Tribunal Europeo de Derechos Humanos ha corregido al Tribunal Constitucional, que había tratado por igual, ordenando el borrado de datos privados, a los buscadores de las hemerotecas digitales que a los de Google. Ningún profesional de la documentación dábamos crédito y así se ha entendido por los tribunales europeos.

(Archivoz) ¿Qué dirección crees que han de tomar las políticas de transparencia en el futuro?

(JC) La mejor noticia será que desaparezcan los portales de transparencia, por innecesarios. No será necesario publicar ni solicitar nada, porque cualquier demanda de información pública relevante será por naturaleza accesible desde un buscador. No habrá nada que buscar porque no existirá información pública que no se sepa. Para llegar a ello no hay atajos, la única estrategia de éxito es gestión documental de calidad y profesionales cualificados para ponerla en marcha.

(Archivoz) Al menos en España, el archivo electrónico único parece una utopía. Muchas veces pensamos en lo fácil que sería centralizar toda la información ciudadana… ¿Qué factores están impidiendo ese desarrollo y cuál crees que es el mínimo que se podría alcanzar en el corto-medio plazo?

(JC) El 2 de octubre de 2018 es la fecha límite que establece la Ley 39 /2015 para que todas las administraciones públicas dispongan de un archivo electrónico único. Todo parece apuntar a que la gran mayoría de las organizaciones van a incumplir con esta obligación legal. Por muy diferentes motivos, más organizativos que tecnológicos, tendrán que pasar aún varios años para que de modo paulatino podamos ir viendo cómo la realidad de la administración electrónica se va a trasladando también a la gestión de los archivos.

El adjetivo de “único” ha generado diversas interpretaciones, como que debe existir un solo archivo físico o que todos los archivos de la organización deben estar agrupados. Es otro el objetivo del legislador, y está fundamentado en el eje sobre el que sustenta todo el texto legal: la interoperabilidad. Aunque en este caso habría que hablar además de su versión interna: la intraoperabilidad. No pueden existir repositorios electrónicos al margen del sistema, incomunicados tecnológica o semánticamente.

La idea es acabar con una realidad muy común en las administraciones públicas, con esa torre de babel de soluciones de gestión que no están integradas o conectadas con el gestor corporativo, originando duplicidad de datos, información desactualizada y que van a generar datos y documentos electrónicos con inevitables problemas de acceso en el medio y largo plazo. Todos esos procedimientos administrativos finalizados deben estar conservados en un único sistema de gestión de archivos, y no en repositorios propios. Y también deben estar disponibles desde un único punto de acceso, el archivo electrónico único de la organización, el cual, debe ejercer, en cierto modo, de puente de comunicación entre las distintas aplicaciones integradas en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE)

(Archivoz) En cuanto a la preservación de la información y a las estrategias de continuidad digital, al ciudadano le llegan noticias de prensa hablando de archivos digitales en el Ártico, soportes físicos que fijan la información digital y otras tendencias que parecen sacadas de una película de ciencia ficción. ¿Realmente, cuáles son las líneas en las que se está trabajando actualmente para asegurar que la información del presente esté disponible en el futuro?

(JC) Nos encontramos en un escenario que está evolucionando de un sistema docucéntrico a otro crecientemente datacéntrico. Un buen signo de madurez es que sean los datos, más que los documentos, la materia prima esencial de las plataformas de administración electrónica. Y cuando comenzamos a trabajar fundamentalmente sobre datos comenzamos también a mejorar exponencialmente las estrategias de continuidad digital, la plena disponibilidad de los documentos, la interoperabilidad temporal, garantizar el acceso a la información a lo largo del tiempo.

Es necesario comenzar a dejar en un segundo plano los formatos de almacenamiento como PDF y que paulatinamente ganen protagonismo los modelos de representación y descripción de datos en XML. Cuando se consiguen trasladar los actos administrativos a datos estructurados y etiquetados se facilita su reutilización. No se limitan a ser únicamente el testimonio de una actuación administrativa, también pueden pasar a ser útiles para fundamentar la toma de decisiones, como elemento de control o ser una información relevante en las políticas de transparencia.

(Archivoz) Descendiendo al terreno de la administración ¿Qué medidas se pueden tomar en los ayuntamientos y otras administraciones para que los empleados públicos se adapten de la mejor forma posible a la administración digital?

(JC) Comienza a quedar en un segundo plano una visión del archivo centrada exclusivamente en “competencias”, con un enfoque de servicio vertical. Ahora prima la transversalidad y la gestión por proyectos en aquellos ámbitos de la gestión documental donde sea necesario dar respuesta. El nuevo ecosistema obliga a que sean siempre proyectos colaborativos, con equipos muy heterogéneos que van a intervenir en entornos complejos y muy variables, sujetos a la dependencia tecnológica, y con un objetivo esencial: garantizar la normalización, interoperabilidad y reutilización de datos y metadatos.

(Archivoz) Julio, muchas gracias por tus reflexiones. Queda patente que los archivos pasan por un momento de desafíos, una etapa en la que deben adaptarse a nuevas misiones y redefinir sus métodos de trabajo. Ha sido un placer contar contigo en Archivoz y esperamos volver a hablar contigo próximamente.

(JC) Daros las gracias, y sobre todo animar a las nuevas generaciones a que tomen con fuerza el testigo de la innovación. De ellas va a depender que sepamos aprovechar estos increíbles momentos para la profesión, y está en su mano hacerlo. Eso sí, mucha paciencia, los nuevos entornos de trabajo son muy inestables, es también necesario “aprender a no saber”, a reconocer que la incertidumbre, la dependencia de otros o los riesgos son del mismo volumen que los innegables beneficios inherentes a la revolución digital.

«El mayor inconveniente del software libre son los prejuicios que todavía lo rodean»: Entrevista a Guillermo Castellano

Guillermo Castellano es el profesional detrás de Nosturi, desde donde proporciona soluciones basadas en software libre para “reconciliarnos” con los documentos. Está especializado en tecnologías libres como AtoM, OpenKM y OpenProdoc. Ha realizado trabajos de consultoría para Greenpeace España, Deco Pharma Servicios Logísticos, el Ayuntamiento de Ávila y otras organizaciones. También ha impartido distintos cursos y talleres sobre soluciones de software libre para gestión documental y preservación digital y escribe en blogs y publicaciones del sector. Compagina su trabajo con un doctorado sobre conservación de videojuegos en la USAL.

(ARCHIVOZ) Desde los archivos sabemos que una buena gestión documental se ahorra espacio, tiempo y por tanto dinero; las empresas con las que trabajas ¿lo son realmente? ¿Tienes algún ejemplo cuantitativo que contarnos?

(Guillermo Castellano) Los proyectos de gestión documental tienen fama de ser caros. Mi impresión es que resulta más fácil cuantificar el coste de implementar y mantener un proyecto de este tipo que cuantificar los costes de una mala gestión documental.

No me refiero solamente al tiempo dedicado a tareas fáciles de automatizar, como la gestión de hojas de pedido, albaranes y facturas. Solo a ese nivel, una buena solución de gestión documental permite ahorrar muchas horas de trabajo y que éstas se dediquen a tareas que generan más valor a la organización. Sin embargo, también sirve para reducir el riesgo de incumplir el marco normativo y legal al que está sujeto la organización. Incumplimiento que puede acarrear multas, el daño de la imagen corporativa, la pérdida de clientes e, incluso, el cese de la actividad.

¿Somos conscientes de que no tratar datos sensibles con la debida confidencialidad puede costarnos hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual?

 (ARCHIVOZ) Implementar un Sistema de Gestión Documental supone una mejora en todos los departamentos de una empresa, sea grande o pequeña y también en instituciones públicas, como bien has reseñado, trabajas en ambos sectores. ¿Cuál de ellos es el más receptivo a la hora de contratar a profesionales o formar a sus empleados o funcionarios?

(GC) Aprecio una mayor diferencia entre las organizaciones grandes y las organizaciones pequeñas que entre el sector público y el sector privado. A partir de un determinado tamaño, las organizaciones empiezan a tener procedimientos, políticas, auditorías y un volumen considerable de documentos, lo que hace que sean más conscientes de lo que les está costando una mala gestión documental y tomen medidas.

Las PYMES, entidades sociales o instituciones educativas son menos receptivas cuando les hablas de invertir en gestión documental los pocos recursos de los que disponen. No basta con explicarles cómo la gestión documental puede ayudarlas a crecer. También hay que ponerse en su piel y presentarles un proyecto que puedan afrontar y les ofrezca resultados palpables.

(ARCHIVOZ)Ahora estamos en un mundo en el que la “transformación digital” ocupa muchos titulares, arroja cifras de empleo y desarrollo, en tu día a día ¿realmente nos estamos digitalizando?

(GC) La tecnología para avanzar a entornos de trabajo sin papel está ahí, pero nuestra mentalidad continúa siendo analógica. Un ejemplo típico es la organización que tramita sus expedientes en formato digital, pero luego los imprime y archiva en papel. “Por si acaso”. Y esto es lo menos malo que veo en mi día a día. Para que podamos hablar de una verdadera transformación digital, tiene que darse un cambio en los procedimientos y, sobre todo, confianza en la integridad y la autenticidad del documento electrónico.

Guillermo Castellano

 (ARCHIVOZ) Trabajas con software libre, o como bien defines en la web “con tecnologías de la información no privativas”.  Esta opción no es muy conocida en entornos empresariales que manejan software “de pago” para estas tareas. Cuéntanos las ventajas de esta tecnología y los inconvenientes frente a las grandes marcas de software de gestión.

(GC) El software libre facilita el acceso a soluciones de gestión documental profesionales a organizaciones con menos recursos, como pueden ser un archivo o una biblioteca.

Sin embargo, sus ventajas van mucho más allá del coste. El software libre es muy popular en sectores que dependen especialmente de la seguridad, como pueden ser el bancario, ya que la libertad de estudiar y mejorar el código fuente permite que la comunidad de desarrolladores y usuarios encuentre y arregle antes las vulnerabilidades. Está demostrado que la seguridad por oscuridad no funciona. Cuando una empresa oculta el código de un programa, nos oculta deliberadamente posibles vulnerabilidades a los usuarios, que no podemos tomar medidas ante lo que no conocemos.

Hay que tener en cuenta también que la tecnología media entre el usuario y el documento electrónico. Necesitamos conocer cómo funciona para asegurar el acceso a largo plazo a nuestro patrimonio digital. Esto afecta directamente a la sostenibilidad de nuestro sistema de gestión de documentos electrónicos y así lo están entendiendo algunas administraciones públicas, que exigen a sus proveedores de herramientas informáticas la liberación o el traspaso de la titularidad del código fuente.

El mayor inconveniente del software libre son los prejuicios que todavía lo rodean. De vez en cuando, alguien me expresa su miedo de no recibir soporte si opta una solución de código abierto. ¡Es todo lo contrario! Proyectos como AtoM, Koha, DSpace o Alfresco están respaldados por una comunidad muy extensa de usuarios, desarrolladores, universidades y empresas, lo que hace que tengamos a nuestra disposición una gran variedad de opciones de soporte.

(ARCHIVOZ) Y para terminar, dentro de 5 años, ¿nos habremos digitalizado?

(GC) Cada vez más organizaciones disponen de herramientas informáticas para gestionar documentos y estoy convencido de que esta tendencia irá a más en los próximos años, favorecida en gran parte por la consolidación de la administración electrónica. Soy menos optimista si la pregunta se refiere a si estas organizaciones dispondrán de un modelo de gestión documental para asegurar que se producen las evidencias adecuadas y éstas se mantienen auténticas, íntegras, fiables y accesibles durante todo su ciclo vital. La digitalización no es solo una cuestión informática y puede haber muchos problemas a medio y largo plazo si no tiene en cuenta a los archiveros desde el principio.

Antes de despedirme, me gustaría agradeceros a Archivoz y a ti esta entrevista.

Todo un testimonio de que la tecnología es una gran aliada para el archivo real de información, sea cual sea su soporte y el software libre, una garantía para la mejora continua en la seguridad de nuestros fondos. Gracias Guillermo.

 

 

 

 

«El mayor reto son los archivos electrónicos o digitales»: Entrevista con Alicia Barnard

Hoy contamos con una entrevista muy interesante en la Revista Archivoz, Alicia Barnard desde México, nos habla sobre la legislación en materia archivística en su país y con un interesante resumen de la conferencia de ALA-ICA del año pasado, una visión del futuro de nuestra profesión.

(Archivoz) Alicia, hace unos meses se aprobó la ley de archivos en tu país, México, sin duda un avance de mucho significado en materia de archivos y patrimonio documental y un claro ejemplo para los países que aun tienen ésta materia pendiente. ¿qué es lo que a tu consideración, es más difícil para que un país logre una ley de archivos?

(ABA) En primer término conviene señalar que México es un estado federado.  En la actualidad contamos con una Ley Federal de Archivos (LFA) y varias leyes en las entidades federativas (estados o provincias) vigentes.  En diciembre de 2017, en cumplimiento a una disposición constitucional, la Cámara de Senadores aprobó por unanimidad una Ley General de Archivos (LGA) para homologar la práctica archivística entre los diferentes órdenes y niveles de gobierno. La misma  fue turnada a la Cámara de Diputados en ese año, donde aún se encuentra pendiente su aprobación.  La misma lleva más de dos años de retraso, espero equivocarme, pero debido a las próximas elecciones en México, no estoy cierta de que la misma vaya finalmente a ser aprobada en este período de sesiones.  Me parece que la mayor dificultad para una ley  es la convergencia de diálogos entre los reguladores, los operadores y  los usuarios de los archivos.  Aun y cuando, los responsables de la política archivística buscan esa convergencia, en ocasiones los intereses de operadores y usuarios difieren y ahí es donde se  atoran las cosas, aunado a que nuestros legisladores no dan prioridad a la materia archivística.   No obstante, queda claro que el diálogo es imprescindible pesar de los riesgos y costos ante la falta de una legislación nacional

(Archivoz) ¿Cómo funcionaba el país sin la política archivística?

(ABA) Desde los 80’s del siglo pasado y hasta ahora el Archivo General de la Nación mediante diferentes decretos, normas y la actual LFA ha sido el órgano normativo de archivos, primero del Poder Ejecutivo Federal y ahora del Gobierno Federal.  Debe reconocerse que el Sistema Nacional de Archivos diseñado por el AGN en los 80’s ha sido un esquema de coordinación funciona como tal, aunque sin la capacidad reguladora que le otorgaría la LGA en el momento de su emisión.  Conviene destacar que el modelo del Sistema Nacional de Archivos propuesto el siglo pasado por el AGN  ha servido de referencia para el desarrollo de sistemas semejantes en otros países de Latinoamérica.  Si bien no hay una política nacional, como ya se mencionó, hay una Ley Federal de Archivos y como ya se mencionó, se tienen leyes estatales pero diferentes entre sí.  La LGA sería el instrumento referencial para la actualización de las mismas.  No obstante, hay prevalencia en cuanto a los esquemas de organización de los sistemas institucionales de archivos (una coordinación de archivos en cada institución, archivos de trámite o gestión, de concentración e históricos) mismos que ya operan en múltiples instituciones.  De igual manera, la instrumentación de cuadros de clasificación archivística por funciones y los catálogos de disposición documental (tablas de vigencias y disposición final) ya se aplican en el Gobierno Federal así como en varias instituciones de las entidades federativas y otros niveles de gobierno.

(Archivoz) ¿Qué sigue ahora para México en materia archivística?

(ABA) Me parece relevante que el AGN como órgano normativo cuente con los recursos que ha  carecido por muchos años.  Si se quiere implementar una LGA como la que se pretende en este momento el AGN no cuenta la capacidad para ello.

(Archivoz)¿Cuál crees que es el mayor reto en materia de archivos ahora que se cuenta con una ley de archivos?

(ABA) Considero necesario consolidar lo que ya se tiene, así como  actualizar, simplificar y mejorar la normativa existente.  Sin embargo el mayor reto son los archivos electrónicos o digitales.  Se tienen ya lineamientos para los sistemas de gestión documental automatizados, donde ya se establece la obligatoriedad de su desarrollo e implementación, así como los requisitos y metadatos básicos que los mismos deben contar en el ámbito del Gobierno Federal y que deberían estar funcionando desde mediados del 2017, desconozco si esto ya se ha cumplido o no por los sujetos obligados del Gobierno Federal.   Sin embargo aún se requiere desarrollar normativa particular en términos de valoración y preservación digital,  del manejo de archivos en los servicios de nube o de la relación que existe entre la información que se publica en los portales de gobierno abierto y datos abiertos con los archivos, por mencionar algunos ejemplos.

(Archivoz) ¿Esta nueva ley significa un cambio muy fuerte en la administración de los archivos, la transparencia, el acceso a la información y la protección de datos en el país?

(ABA) Debo señalar que es a partir de la primera Ley Federal de Transparencia,  Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales publicada en 2002, estas materias han estado vinculadas a la archivística.  Esta Ley  dedicaba un artículo a la organización de archivos y a partir de entonces, como también se establece en la LFA, que la normativa archivística emitida por el AGN ha estado acompañada primero del Instituto Federal de Acceso a la Información y ahora por el Sistema Nacional de Transparencia. Con todo el ruido y confusión que ello ha causado, el citado Sistema en 2015 emitió normativa en materia de archivos aplicables a nivel nacional.  La confusión se dio a raíz de que no fue el AGN el responsable de emitir la misma por la carencia de capacidad jurídica para ello.  Afortunadamente debido a que el AGN es miembro de dicho Sistema fue posible que esa normativa  fuera semejante a la ya emitida para el Gobierno Federal.  Así, en tanto que el AGN forma parte del Sistema Nacional de Transparencia, una vez que se emita la Ley General de Archivos, la cual dispone el establecimiento y competencias del Sistema Nacional de Archivos, el Instituto Nacional de Acceso a la Información Pública, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales será miembro del mismo.

Percibo que el mayor cambio será cuando los instrumentos jurídicos sean equiparables, ya que mientras no exista una LGA hay una desventaja en materia de archivos.  Por otra parte, en cuanto a recursos se han privilegiado altos presupuestos para la transparencia y el acceso a la información, mientras que para los archivos el mismo ha sido raquítico y si realmente se espera un cambio, es necesario que los archivos, donde se sustenta el acceso a la información y la transparencia sea vean favorecidos presupuestalmente.

(Archivoz) Y los archivistas, ¿consideras que hay suficiencia técnica y teórica para afrontar los cambios que vienen? ¿Qué consideras que falta para lograr el escenario ideal en términos profesionales?

(ABA) Existen ya instituciones académicas a nivel universitario  y dos facultades que ya ofrecen maestrías en materia de archivos y gestión documental, sin embargo, es impensable que los egresados universitarios cubran necesidades para la dirección y operación de los archivos en México, me parece que ni en Brasil, donde existen más de doce carreras universitarias ello es posible.

Desde mi punto de vista, es factible que los espacios operativos para la gestión documental y manejo de archivos, como ya sucede, se ocupen por profesionales y técnicos de diferentes áreas del conocimiento.  Sin embargo, deberían establecerse concursos para puesto y requisitos para que los interesados reúnan  conocimientos, habilidades y aptitudes, que podría adquirir mediante cursos de capacitación o diplomados, debidamente validados por la institución educativa o archivística competente.   Asimismo, las organizaciones deberían estar obligadas a contar con programas de formación y actualización continua.  Estas condiciones ya se aplican en varias instituciones a través del servicio civil de carrera, sin embargo la impartición de cursos de capacitación aún requieren de ser verificados.  Mientras tanto, los egresados de programas universitarios serían candidatos indiscutibles para ocupar posiciones directivas, previo concurso de conocimientos,  aunque también es necesario integrar un cuerpo sólido y actualizado de docentes e investigadores con el propósito de contribuir al conocimiento y práctica de la Ciencia Archivística que, a la vez,  aporte a la operatividad de los servicios archivísticos en las instituciones.  Esta propuesta no está alejada de la realidad, es cosa de ver que España, Estados Unidos o Canadá no existen programas de licenciatura y si de posgrado.  Tampoco podemos olvidar que las tecnologías de la información y la transformación digital han abierto, cada vez más, las puertas para que la Ciencia Archivística tenga un carácter  multi e interdisciplinario, por lo cual se hace necesario que otros profesionales también conozcan de nuestra materia mediante programas o proyectos transversales en la formación universitaria.  Estoy cierta de que mis comentarios pueden crear controversias, pero también percibo que los mismos ya se abordan en diálogos para avanzar en la mejor formación de profesionales y técnicos, eso es bueno.

(Archivoz) ¿Cuál es tu punto de vista (personal y profesional) sobre el estado actual a nivel mundial de la política archivística y su impacto en las agendas de los gobiernos y qué consideras que nos falta para ser más visibles?

(ABA) Me es difícil ofrecer un punto de vista sobre el estado actual a nivel mundial en la política archivística,  me parece que este debería ser un tema de investigación.  Una percepción general es que las políticas nacionales cuando existen tienen efecto en ciertas comunidades de práctica en el entorno local, no en el entorno nacional; debido principalmente a la dedicación y perseverancia de un archivista conjuntada con la voluntad política de un funcionario.

En cuanto al impacto de la política archivística en las agendas gubernamentales,   advierto prioridad en las políticas para derechos humanos, anticorrupción, protección de datos personales, transparencia, historia, patrimonio documental, etc. Mientras tanto, la política archivística que tiene impacto directo en esas políticas, por lo general, no es considerada.  Lo anterior conlleva a la falta de credibilidad y confianza en las instituciones responsables de su implementación.   Ante ello me parece que deberíamos aceptar que nuestra profesión ya es multidisciplinar e involucrarnos con otros profesionales para promover  la inclusión de la archivística como elemento obligado en las políticas gobernanza de la información.

(Archivoz) Y por último, Alicia, como sabes, las tendencias y nuevas tecnologías plantean futuros bastante inciertos en materia de gestión de documentos. ¿Cuál es tu visión sobre el futuro de la archivística? ¿Consideras que quizá tecnologías como la Inteligencia Artificial, pueda desplazar el trabajo del archivista tradicional?

(ABA) Para responder me gustaría dar algunos ejemplos de lo que vislumbro en el ámbito internacional.  En primer término, encontramos con una nueva propuesta llamada Ciencia Computacional Archivística de reciente factura cuya definición aún en construcción nos dice que se trata de “un campo interdisciplinario preocupado con la aplicación de los métodos computacionales y el procesamiento, análisis, almacenamiento preservación a largo plazo y acceso de archivos con el objetivo de mejorar la eficiencia, productividad y precisión en apoyo a las decisiones de valoración, arreglo y descripción, preservación y acceso, así como para el involucramiento y desarrollo de investigaciones sobre los materiales archivísticos.” El proyecto está orientado a contribuir al desarrollo de las bases teóricas de una nueva trans-disicplina de las ciencias computacional y archivística. Ver http://dcicblog.umd.edu/cas/

Durante la Conferencia ALA-ICA el pasado mes de noviembre de 2017 en la Ciudad de México, el Dr. Vinton Gray Cerf, considerado como uno de los padres de la Internet y  actual vicepresidente mundial de Google, en su Conferencia Magistral comentó acerca de los retos futuros en materia preservación de información y archivos digitales tales como: la captura de metadatos, la capacidad para datos masivos (big data), los derechos de propiedad intelectual, los esquemas de legales, las excepciones para preservación o la quiebra o desaparición de aplicaciones, hardware o sistemas operativos  Presentó avances del proyecto Olive basado en una máquina virtual (virtual machine) y mencionó otros proyectos desde una perspectiva tecnológica. Además, hizo alusión  al alcance de la preservación digital donde considera relevante la participación de  archivistas y bibliotecarios en aspectos relacionados con  la integridad de los objetos digitales, el  desarrollo de modelos para sustentar la preservación en largo plazo y el acceso, los esquemas legales para la preservación, los derechos de autor, las patentes, entre otros.  InterPARES (ahora InterPARES Trust), desde hace ya veinte años,  viene construyendo conocimiento en cuanto a la preservación de archivos digitales, mediante la coordinación y promoción de múltiples proyectos de investigación en diferentes espacios y comunidades de práctica, a nivel internacional. Durante su cuarta fase se han llevado a cabo múltiples investigaciones sobre la confianza y los servicios de cómputo en la nube. InterPARES Trust, como en las fases anteriores, ha tenido como principio el carácter multidisciplinar en las investigaciones y en esta ocasión ha sido relevante interacción entre las ciencias archivísticas y computacional.  En este sentido, Luciana Duranti, en su Conferencia Magistral también durante la Conferencia ALA-ICA de noviembre pasado propone el uso de los principios archivísticos, conceptos y métodos y la colaboración con los profesionales de las tecnologías de la información. También sugiere la elaboración de requisitos funcionales, métodos, herramientas para asegurar habilidades orientadas a acceder a información factual completa, basada en documentos de archivo contextualizados, auténticos, precisos y fiables, así como otros métodos y  herramientas ya probadas en el entorno de la internet en cuanto  al uso y caracterización de las infraestructuras, el desarrollo de habilidades de usuarios para acceder, rastrear y evaluar los documentos de archivo en su contexto mediante un acceso sencillo.

Me parece que lo anterior  da respuesta a la participación de la Ciencia Archivística en tiempos de la computación, las tecnologías de la información, la internet, los datos masivos y lo que sigue como la inteligencia artificial. Prevalece la demanda información o documentos de archivo organizados donde los archivistas y en su campo de acción los bibliotecarios, somos expertos y no tenemos competencia.  Sin embargo, como lo menciono ya  en varias ocasiones, nuestra profesión ha adquirido con carácter multi- e interdisciplinar, por tanto  estamos obligados a salir de la zona de confort y sin olvidar nuestros principios interactuar y aprender de otras áreas del conocimiento para renovarnos y fortalecernos.

Agradecemos a Alicia por su tiempo y por ésta genial entrevista. Estamos seguros que esta será una de muchas participaciones en este espacio.

«Para que los ciudadanos puedan hacer uso efectivos de los archivos, primero deben estar organizados» Entrevista con Carlos Zapata (parte I)

Tenemos el gusto en la Revista Archivoz, de entrevistar a Carlos Alberto Zapata Cárdenas, ex director del Archivo General de la Nación Colombia y quizá, uno de los archivistas que mas ha promovido la archivística en éste país.

Como ha sido una entrevista muy nutrida y de la cual se generan respuestas de muchísimo interés, tendremos una segunda parte con una serie de preguntas y respuestas que seguro encantarán a nuestros lectores.

(Archivoz) Para muchos, aún no es clara la relación entre archivos y transparencia, podría usted indicarnos de forma clara ¿cómo es que en la práctica los archivos son conductores a estados transparentes?

(CAZC) En primer lugar debemos entender como Archivistas, que la sola existencia de archivos no garantiza la transparencia; aún los regímenes más totalitarios y las dictaduras conservan archivos (y jamás podrán prescindir de ellos). Lo que hace la diferencia es que los archivos necesitan estar disponibles de manera directa para el ciudadano, sin ninguna clase de intermediación. La transparencia tampoco se logra con la sola expedición de una Ley o la voluntad política de un gobierno. Muchos países latinoamericanos que expidieron leyes de transparencia antes de tener una ley de archivos o cuyos archivos eran inexistentes (técnicamente hablando) o no estaban organizados, no pudieron garantizar el disfrute pleno del acceso a la información pública; años después tuvieron que admitir que era necesario que los archivos fueran parte central de la ecuación.  La transparencia se ha convertido en una idea romántica, muy atractiva políticamente hablando, pero no hemos logrado interiorizarla en el imaginario del ciudadano. A pesar de todos los avances en la materia, al menos en nuestra región, el ciudadano mantiene su desconfianza en el Estado, pues no hay acceso directo a la información.

El modelo de gestión documental para los países de la Red de Transparencia para la Américas – RTA, elaborado como resultado de una reunión realizada en el AGN de Colombia en 2013, fue una respuesta a las dificultades estructurales que existen en nuestros países y que impiden el acceso a la información registrada principalmente – pero no exclusivamente –  en documentos públicos. La finalidad de ese modelo era contribuir a mediano y largo plazo a la modernización de la gestión documental (y de los archivos) de los países miembros de la RTA, como medio para que la información que necesitan los ciudadanos estuviera siempre disponible.

Es claro que sin archivos organizados no es posible facilitar el acceso a información en las condiciones de calidad y oportunidad que demandan los ciudadanos, lo cual afecta sus derechos fundamentales. Adicionalmente, otro factor que dificulta este acceso es que los archivos no tiene una oferta de servicios para la ciudadanía; el ciudadano que necesita un documento sigue acudiendo a las oficinas de atención a la ciudadanía que en muchos casos  centralizan las peticiones de información que luego son filtradas o distribuidas para ser atendidas por otras dependencias diferentes al archivo institucional.

Para que los archivos conduzcan a un estado transparente, se requiere de tres pilares: (i) Archivos organizados y descritos técnicamente, (ii) Archivos que presten servicios directamente al ciudadano, y (iii) ciudadanos que entiendan que los archivos son garantes de sus derechos, y por tanto exijan acceso a los mismos sin intermediación alguna.

(Archivoz) ¿Cómo puede un ciudadano hacer uso eficiente de los archivos?

(CAZC)En realidad el ciudadano ni siquiera hace uso de los archivos públicos, no sabe dónde están, desconoce que existen, salvo que se trate de archivos históricos. Por lo general, cualquier solicitud de información se presenta a través de canales como la página web o las ventanillas de atención a la ciudadanía. Esto impide que sea consciente de la importancia de los archivos. Los archivos por lo general están ubicados en lugares inaccesibles para el ciudadano. Los servicios de custodia documental han reducido el concepto de archivo. Adicionalmente, la transparencia activa (poner disponible los documentos o la información en las páginas web institucionales) por limitaciones tecnológicas y presupuestales se limita a unos pocos contenidos o documentos, dejando el archivo casi en su totalidad sin acceso.

Para que los ciudadanos puedan hacer uso efectivos de los archivos, primero deben estar organizados, luego los archivistas y las entidades públicas deben hacerlos visibles. Es necesario que existan lugares físicos (diferentes a las oficinas de atención a la ciudadanía) donde los ciudadanos puedan ir a consultar la información. Pueden ser salas de consulta que tengan un aviso que las identifique como ARCHIVO, y que además cuenten con servicios y comodidades para el ciudadano. (Un lugar similar al de una biblioteca pública en las áreas de servicio al público). Otra alternativa, que en Colombia no se ha podido implementar a pesar de que es una exigencia legal, es poner el catálogo descriptivo de expedientes en la web de la entidad, de manera que los ciudadanos puedan al menos conocer qué documentación está disponible y como acceder a ella, y finalmente está el facilitar la consulta  los documentos mediante procesos de digitalización, cuyas imágenes se puedan acceder a través de internet.

(Archivoz) En el caso colombiano, ¿considera que el país es totalmente abierto a que los ciudadanos accedan a la información pública?

(CAZC) La ley 1712 de 2014 fue un punto de inflexión en la historia de la transparencia del país, pues le dio vuelta a la ecuación según la cual primaba la cultura del secreto y la reserva; con la ley toda la información es pública, con unas excepciones muy puntuales. Este avance normativo permitió que la sociedad entendiera que el acceso a la información pública es un derecho inalienable de todo ciudadano. Sin embargo esto no significa que la Ley haya cambiado de manera automática el estado de cosas en cuanto a la democratización real y verdadera del acceso a la información. Subsisten aún fallas estructurales, y dificultades de orden cultural. Las entidades del Estado aún no han logrado incorporar como un deber, dar acceso sin restricciones -más allá de las excepciones de Ley- a la información pública que se encuentra bajo su custodia.

Un análisis de los índices de información clasificada y reservada muestra categorías de documentos que no deberían ser sujeto de reserva o clasificación, y que fueron incluidos forzando la interpretación de la Ley; el ciudadano del común no tiene elementos  para controvertir la clasificación que una entidad le asigna a ciertos documentos; esto significa que aprovechan la falta de conocimiento acerca del alcance de la Ley por parte de los ciudadanos para negar abiertamente el acceso. El camino apenas comienza a recorrerse y creo que con el tiempo conforme los ciudadanos exijan más apertura, dichas restricciones irán desapareciendo.

Además, los archivistas no hemos liderado procesos de alfabetización sobre el cumplimiento de la Ley 1712 (o cualquier ley de transparencia en el caso de otros países)  ni sobre el valor de los archivos, dirigidos a la ciudadanía. Si acaso, apenas hemos apoyado en la elaboración de los instrumentos de gestión de información, pero sin ser más ambiciosos en promover el acceso a los documentos que se conservan en los archivos. No teneos archivos abiertos, sino archivos opacos o invisibles.

(Archivoz) ¿Qué considera que le falta al país: en términos archivísticos, normativos, técnicos, tecnológicos, culturales?

(CAZC) Todos esos aspectos requieren coordinación y presentan hoy en día problemas. En términos archivísticos nos hace falta salir del paradigma de los fondos acumulados y las tablas de retención/valoración documental; tenemos que modernizas nuestra praxis archivística. En términos normativos no hacen falta más normas sino cumplir las que ya existen; seguimos cumpliendo lo formal, pero no lo sustancial (es necesario des-instrumentalizar la función archivística). En términos técnicos, nos hace falta estudiar más desde la disciplina archivística los problemas de nuestro países (por citar un solo ejemplo, en Colombia luego de 23 años de la regulación de las TRD, este instrumento aún no ha sido elaborado en el 100% de entidades, y las que cuentan con él, no han resuelto el problema de organización de sus archivos); redujimos la archivística a un cúmulo de recetas sin efecto real sobre el estado de nuestro archivos. En cuanto al ámbito tecnológico, la apuesta debe ser hacia la transformación digital, y para ello debemos articular la gestión documental con todas las iniciativas de gobierno digital, incluyendo la gestión de cambio en las personas. Y en lo cultural, debemos cambiar el imaginario que los ciudadanos tienen del archivo público, de manera que lo entiendan como un patrimonio que les pertenece (y por tanto debe ser disfrutado) y un instrumento eficaz en la garantía de sus derechos.

(Archivoz) Los archivistas son los llamados a formular estrategias para dar cumplimiento a la ley de transparencia y acceso a la información pública. ¿Considera usted que el papel que vienen desempeñando los archivistas es suficiente?

(CAZC) No exclusivamente. Los archivistas no pueden ser los únicos llamados a formular las estrategias para cumplir las leyes de transparencia;  se requiere de la participación de muchas instancias al interior de las entidades, con los órganos garantes y por supuesto de los ciudadanos. Hoy en día los archivistas no están alineados  completamente con las normas de transparencia y acceso a la información pública. Somos empleados subordinados a autoridades institucionales, quienes en últimas deciden hasta dónde llegar con las iniciativas de transparencia. No tenemos influencia ni libertad para decidir sobre el acceso a los documentos, a pesar de que la Ley haya establecido que la información del Estado es pública.

Existe una forma de promover el acceso a la información y es cumpliendo con los cánones de la profesión, organizando adecuadamente los archivos, describiendo de manera colectiva los fondos y elaborando instrumentos descriptivos que los ciudadanos puedan consultar a través de Internet, organizando repositorios digitales que se permitan consultar las imágenes de documentos en línea; organizando jornadas de alfabetización de servidores públicos y grupos de ciudadanos y apoyando iniciativas gubernamentales como las ferias de transparencia, la rendición de cuentas, y los programas de atención a la ciudadanía.

(Archivoz) ¿Qué le hace falta a los archivistas para dar suficientes garantías de acceso a la información pública?

(CAZC) Más compromiso con la transparencia, mayor conocimiento de las Leyes que regulan la materia en nuestros países (muchos ni las han leído completas), cumplir con las normatividad archivísticas de manera más profesional y ejercer su profesión con ética y un sobresaliente conocimiento Archivístico. Debemos posicionarse al interior de nuestras organizaciones como líderes en transparencia, con capacidad crítica y sentido de responsabilidad frente al papel de los archivos en la sociedad.

Gracias Carlos, por esta genial entrevista, para nosotros es claro que el papel del archivista es relevante en la sociedad y que aun faltan muchos ejercicios de sensibilización para lograr que los archivos sean protagonistas en una sociedad que carece de memoria. La próxima semana tendremos la segunda parte de la entrevista, que seguro nos aclarara muchas dudas y nos permitirá formarnos una idea mucho más sólida de nuestro rol.