«Tenemos una legislación tremendamente garantista que nos obliga a cumplir con una infinidad de requisitos…»: Entrevista a Pedro Cabrera, archivero del Ayuntamiento de Tinajo (II)

iiContinuamos hoy con la entrevista realizada a Pedro Cabrera, archivero del Ayuntamientpo de Tinajo:
(Archivoz) ¿Realmente es la administración electrónica tan compleja? ¿por qué está costando tanto trasladar el concepto de «archivo electrónico único»? ¿qué tiene de diferente el «archivo electrónico único»?

(PC) La administración española es compleja por si misma, no existe una hoja de ruta concreta y a la hora de enfrentarnos a este nuevo entorno, nos vemos nadando en un mar de dudas, del todo comprensible. Tenemos una legislación tremendamente garantista que nos obliga a cumplir con una infinidad de requisitos que hasta ahora desconocíamos y eso crea desconcierto además de  desconfianza, traduciéndose en infinidad de ocasiones, en tratar de adaptar el documento electrónico al mundo de lo físico, de hecho el legislador así lo ha hecho con los conceptos, tanto de documento como de expediente, si lo analizamos es un calco de la tramitación en papel.

En cuanto al Archivo Electrónico Único y enlazando con el principio, creo que estamos frente a una incomprensión de las circunstancias en la que se producen documentos electrónicos, que están alterando los tradicionales principios de la archivística, pues estos han dejado de ser funcionales en un entorno, el electrónico, que es invisible, dinámico e inestable. Creo que la preocupación y el debate en torno a este nuevo fenómeno y me refiero al archivo, se debe al hecho de que los que formamos esta comunidad, en lugar de intentar modificar nuestra noción de documento, pretendemos domesticar la tecnología para ajustarla a lo que hasta ahora hemos reconocido como documento. Es decir, seguimos pensando en los documentos electrónicos con mentes de papel.

En infinidad de ocasiones he oído como se afirma que la gestión del documento electrónico es lo mismo que con el papel y que solo cambia el soporte, lo que es radicalmente incierto, de hecho, si sometemos al documento a un análisis nos encontramos con que el documento es evidencia a efectos de rendición de cuentas, que tiene un contenido, un contexto y una estructura reconocible y además un soporte fijo. Sin embargo un documento electrónico también es evidencia a efectos de responsabilidad y memoria pero el contenido, el contexto y su estructura no son reconocibles de manera inmediata y además carece de soporte fijo, lo que equivale a decir que prácticamente no existe aunque si existe la funcionalidad de reflejar evidencia obligándonos a construir otra percepción del mismo, pues la evidencia no está contenida en un objeto estable sino en la actividad de documentar acciones.  Ahora el archivo está siendo reconfigurado, y sus límites están siendo redefinidos, lo que implica que ya no podemos describir como antes sobre objetos que nunca está terminados, ni valorar como antes puesto que tal decisión tiene consecuencias sobre otros sistemas con los que compartimos información, ni clasificar como antes en unos sistemas funcionales donde estas, cada vez están más repartidas, ni transferir como antes, pues requiere de un complejo sistema capaz de descubrir que es lo que se transfiere, cuando y como. Tomar decisiones a priori de qué hacer con las firmas que tratan de proteger algo cuando ellas mismas son más efímeras que aquello que protegen, ni podemos conservar como antes puesto que estos objetos digitales no se pueden conservar, sólo podemos conservar la capacidad de representarlos y precisamente por ello sería deseable, desde mi punto de vista, desplazar el concepto de conservación a largo plazo, que del todo es imposible, por el concepto de conservación en muchos periodos cortos. Por tanto es ahí donde para nosotros se encuentra el verdadero reto y no en la consecución de buenos o puros sistemas de gestión de documentos.

(Archivoz) Hablemos de metadatos. Con los metadatos mínimos obligatorios y con esquemas como eEMGDE, ¿lo tenemos todo resuelto? ¿cómo podemos interoperar globalmente (a nivel europeo/comunitario e internacional)? Tras haber asistido al e-archiving Building Block celebrado en Madrid hace unas semanas ¿cómo encaja la iniciativa e-Archiving en este contexto?

(PC) El objetivo del eEMGDE, un modelo conceptual multientidad, no es otro que el uso de relaciones y eventos para dejar constancia del contexto en un sistema de gestión de documentos. Este esquema no se crea para describir ni para preservar.

¿Cómo podemos interoperar a nivel transfronterizo? no podemos o no podemos en tanto en cuanto no se llegue a un acuerdo a nivel de europeo, se construya y normalice un sistema de interoperabilidad que lo haga posible. En mi participación en una de las mesas de debate dejé clara mi postura, desde mi punto de vista la iniciativa  e-Archiving no encaja en nuestra administración o mejor dicho en la producción, como en la preservación de nuestros documentos que tienen un formato específico, ENI que nada tiene que ver con los modelos presentados. La interoperabilidad de la que se habla en el contexto de e-Archiving es entre un productor y un archivo y entre archivos en sistemas comunes de preservación con orientación hacia la difusión,  facilita un conjunto universal de estándares y especificaciones para transmitir, describir y conservar datos digitales, mientras que el ENI prescribe interoperabilidad entre todas las administraciones públicas no sólo a nivel de archivo,  lo que no significa que tengamos que desechar el uso de las herramientas del e-archiving Building Block. Tanto RODA como Archivo Electrónico así como RODA-IN para la conformación de paquetes de transferencia, podrían implementarse, en el marco de la administración electrónica española, aunque desechando las especificaciones de E-ARK, para adaptarlas a ENI. Otra posibilidad de implementación sería que nuestros archivos utilizaran esta especificaciones a modo de esquema de salida como ya es capaz de realizar Archive.

Mención aparte son las especificaciones para la preservación de bases de datos, conjuntamente con SIARD (Software Independent Archiving of Relational Databases) cuyo formato abierto desarrollado por Swiss Federal Archives, ha sido diseñado para archivar bases de datos relacionales en una forma neutral con respecto a los proveedores, un proyecto que considero que no debemos perder de vista y como no, el proyecto de los Archivos Nacionales de Eslovenia, que a mí me llamó poderosamente la atención, pues se trata de la preservación de geodatos, una solución a la cual nos podríamos enfrentar en nuestra institución si se dan las condiciones.

(Archivoz) ¿Qué les dirías a los ayuntamientos pequeños (y medianos) españoles que no están iniciando las transformaciones necesarias para instaurar la administración electrónica?

(PC) Simplemente, esto no es una moda, sino que hablamos de derechos y por tanto los ciudadanos no deberían tener que esperar.

(Archivoz) ¿Qué procesos habéis incluido desde vuestro ayuntamiento en la plataforma digital?

(PC) El sistema de archivo y preservación digital del Ayuntamiento de Tinajo se encuentra sustentado sobre el modelo de «sistema de información de archivo abierto» (Open Archival Information System – OAIS) de la norma ISO 14721. Este es el estándar internacional de mayor reconocimiento para la implantación de sistemas de archivo y preservación digital, además de contar con la certificación en ENS, UNE-ISO 14.721:2015 y Certificado  ISO 27.001 de seguridad de la información. El almacenamiento se basa en Cloud redundado

Módulo de Descripción

Módulo de Consulta

Catálogo de Autoridades

Gestión del Cuadro de Clasificación

Módulo de Gestión de Archivo Físico

Integración con los sistemas de producción a través de APIS y Web Service

Descripción automática desde la estructura interna de datos transferidos

Ingesta de paquetes SIP

Procesos de Validación de SIP

Creación y Archivado de paquetes AIP

Emisión de Paquetes DIP

Integración con el módulo de difisión OAI-PMH

Gestión activa de preservación tanto de los paquetes transferidos desde los sistemas de producción así como de la documentación digitalizada a efectos de difusión.

Control de riesgos de obsolescencia de formatos y versiones

Control de obsolescencia del plan de preservación.

Control de desactualización de comunidades designadas y de bases de conocimiento.

Sistema de autorizaciones.

Protocolos de eliminación y Auditorías del sistema

(Archivoz) Podemos decir que estamos en una nueva revolución en lo que se refiere a la creación de cuadros de clasificación de una tradición archivística a un nuevo concepto plenamente funcional donde las series se confunden con los procedimientos ¿hacia dónde nos dirigimos?

(PC) Me cuesta muchísimo a estas alturas, hablar de los cuadros de clasificación. En nuestra institución, la clasificación, fue sometida en su momento a discusión y la conclusión que llegamos fue que clasificamos, para vincular los documentos al contexto de creación, el cuadro no es más que una herramienta para clasificar cualquier cosa, no sólo series y para clasificar series, no es estrictamente necesario que sea bajo el uso de un cuadro, también podría conseguirse el mismo objetivo con un tesauro o con un catálogo de procedimientos, lo que nos conduce, al menos a nosotros, a pensar que si algo no funciona se cambia. Pero si hablamos del contexto donde se desarrolla la producción de documentos, aparece otra cuestión a resolver y es que no es posible reducirla a un solo contexto lineal pues los documentos no se relacionan sólo con otros documentos, sino también con funciones, procesos, agentes y estas relaciones no están predefinidas de antemano. Volviendo a los cuadros, la solución en nuestro caso y teniendo en cuenta el contexto, fue simplemente pragmática, si existe un procedimiento administrativo, existirá una serie y por tanto dentro de nuestro marco de producción la base no es la serie sino el procedimiento al cual aplicamos la clasificación.

Hay que tener en cuenta que el archivo municipal ha optado por un modelo basado en las relaciones,  en lugar de la tradicional y única contextualización simultanea que nos ofrece un cuadro de clasificación. Por tanto, un catálogo de procedimientos, al cual se le aplica el código de clasificación en combinación con otras herramientas que nos ofrece ya el propio sistema, se ha revelado mucho más eficaz y nos permite, desde el principio, una adecuada contextualización. En primer lugar, y como ya hemos explicado, disponemos de un catálogo de procedimientos, pero además hemos creado otro de agentes, aquéllos que se han definido dentro del organigrama de la organización y un tercero de interesados, tanto de carácter físico como jurídico, lo que nos permite la contextualización de estas entidades por medio de vinculación en la propia aplicación de producción, no sólo con el procedimiento elegido sino que también nos permite vincular éste con otros que pudieran tener relación. Además quedan documentados todos y cada uno de los procesos realizados por dichos agentes por medio de traza de auditoría. De esta manera, al vincular un procedimiento con un expediente queda vinculado con la actividad que refleja y éste con el agente que lo generó, y una vez que el expediente o documento y sus objetos asociados ingresan en el depósito, se vincularán en la aplicación de archivo a su serie correspondiente, mediante la inserción en su nivel correspondiente quedando de esta manera perfectamente jerarquizado, consiguiendo una triple contextualización a nivel de agente, actividad y serie, todas entidades de distinto tipo. Esto es lo que podría llamarse el Archivo 3D o, mejor aún, Archivo de matriz multidimensional.

(Archivoz) Precisamente hoy, 24 de marzo, ha salido publicado la aprobación del Esquema de Metadatos Comunes (eEMC) como recomendación de uso para todas las administraciones públicas dentro del sistema InSide de la AGE.

(PC) Sí, metadatos de negocio que algunos esperábamos como agua de mayo, desde nuestro punto de vista son necesarios y por tanto bienvenidos, aunque me resulta extraño que no se hayan definidos los valores de la mayoría, que es lo realmente importante.

(Archivoz) Qué palabras dirigirías a los Secretarios municipales que desde una última modificación legal ( Real Decreto 128/ 2018 de 16 de marzo por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Admón. Local con habilitación de carácter nacional) han sido nombrados encargados de los Archivos en lo Admón. Local? ¿qué panorama tenemos los archiveros locales a partir de esta “sinrazón”?

(PC) Que somos la personas que necesitan para la correcta gestión y preservación de nuestros documentos. En cuanto al Real Decreto, no han sido nombrados como encargados, sino como el funcionario a ejercer la superior dirección de los archivos y registros de la Entidad Local, una denominación con unas connotaciones que van mucho más allá de la de encargado. Si examinamos, a vuelapluma, la legislación desde el siglo XIX hasta hoy, entre las funciones asignadas a los secretarios, están la de encargado del orden, custodia  y metódica colocación de todos los expedientes, órdenes y demás papeles, formando índices de ellos., así aparece de la Instrucción para el gobierno económico-político de las provincias de 1823 y de manera parecida en el Real Decreto para el arreglo provisional de los ayuntamientos de la península e islas adyacentes de 1835, y en la Ley de organización y atribuciones de ayuntamientos de 1843 pero a partir de esta fecha, tanto en el Reglamento para la ejecución de la Ley de 8 de enero de 1845 sobre organización y atribuciones de los ayuntamientos, la Ley de Organización y Administración municipal de 1856, la Ley Municipal de 1870, la Ley Municipal de 1877, el Estatuto Municipal de 1924 y el Decreto de 16 de diciembre de 1950  por el que se aprueba el Texto articulado de la ley de Bases de Régimen Local de 1945 estas mismas funciones sólo serán ejercidas por los secretarios donde no haya archivero o funcionario especialmente encargado de este servicio.

Por tanto y a la vista del devenir de esta función en el seno de la administración local podríamos decir que ha correspondido desarrollarla a los archiveros desde 1845 hasta nuestros días y no se entiende como en pleno siglo XXI volvemos a principios del siglo XIX, el objetivo del legislador en encomendar estas funciones a los secretarios con este Real Decreto no alcanzo a verlas, creo que se tendría que haber utilizado la formula existente que ya aparecía en la legislación, es decir, la ejercerán los secretarios allí donde no haya Archivero.  

 

 

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