“Veo mucha preocupación por los archivos de la cabecera del sistema, por Europeana, Galiciana y el proyecto digital, y poca preocupación por los archivos base“: Entrevista a Anabel Bello Platas, auxiliar de archivo del Ayuntamiento de Narón

Anabel es Licenciada en Historia por la Universidad de Santiago de Compostela desde el 2001  y Doctora cum laude desde el 2016,  ha participado como ponente en varias conferencias entre ellas en la VI y VII Jornada ICA Motor correspondientes al 2017 y 2018 respectivamente y es autora de varios libros: La Ceca de Juvia. La última fábrica de la moneda de Galicia , La fabricación de fusiles en la ría de Ferrol,  A Enerxía do planeta, La capilla de Serantes, El Pazo Libunca, y Los soldados del Tercio Norte y las tres Españas en la guerra de Cuba  este último presentado  recientemente el 7 de junio. Además completa su formación con la asistencia a cursos y congresos de Archivística, Historia y Arqueología. Hoy nos habla de su labor profesional que ejerce en el ayuntamiento de Narón.

(Archivoz) – ¿Desde cuándo trabajas en el archivo, qué tipo de archivo es, y qué funciones realizas en el mismo?

Trabajo desde el 3 de septiembre del 2001 en el Archivo municipal. Mi trabajo consiste en recoger documentación, preparar las hojas de remisión, hacer registros de entrada y salida, realizo inventario, índice, traslado de cajas…todo lo que requiere el trabajo de archivo…No tenemos nada informatizado y lo hago todo manual. La realización de fichas para el archivador, montaje de cajas y rotulación, quitar grapas, gomas, postits, duplicados, es decir, la documentación viene ‘a monte’ como está en el archivo de cada oficina…y tengo que separar lo que  es archivable en nuestro Archivo de lo que no, meter la documentación en carpetillas, en cajas nuevas, numerar al índice  e inventario y la ficha.

Los documentos de descripción que realizo son el índice general y el inventario general. En este archivo lo que nos interesa es recuperar la información que te piden lo más rápido posible. El índice sigue un orden alfabético y para el inventario sigo las series del cuadro de Anabad. Las consultas principales de los usuarios, que son los trabajadores del ayuntamiento, son peticiones como: necesito el expediente 325/2008 o…una factura que se pagó en agosto del 2004…no necesitamos saber datos como quién hizo la factura ni el concepto,…o qué hay en el expediente o sobre qué es…No hacemos índice de autoridades ni tesauros porque son demasiado específicos.

Además con las series que son “problemáticas” se trabaja a parte, con unos inventarios específicos como, por ejemplo, algunas series que son muy antiguas, o que ya no existen y que no se sabe muy bien como van, vemos el orden cronológico y alfabético…o series que cambian de nombre, borradores que ya no se hacen,… por ejemplo con la serie de expedientes de obra no aparecía el proyecto de obra, que estaban guardados por separado, lo que hicimos fue darles un orden cronológico-alfabético y tomar como referencia a los arquitectos redactores, y a partir de ahí enlazar ambas con referencias cruzadas.

Nuestro trabajo es mucho bajo demanda, cuando vemos que nos piden mucho de una cosa y ves que no tienes esa serie ordenada, la ordenas para economizar tiempo, con los expedientes•proyectos de obra nos pasó algo así, nos pedían el nombre del arquitecto, o el proyecto…y tuvimos que enlazarlas porque las tenemos por separado.

Además del Archivo situado en el sótano del concello, en el que aplicamos el cuadro de clasificación de Anabad, tenemos el Archivo de la Policía local que está en su sede, en la nave de la policía local, a 1 Km del concello. La documentación policial tiene su cuadro de clasificación específico que elaboramos un oficial de la Policía Local y yo, como proyecto específico para organizar en consonancia con el departamento que tiene distintas secciones como son los motoristas, atestados, policía de barrio, medioambiente, educación vial. Mientras mi compañero y yo trabajamos juntos estuvimos viendo qué tipo de documentación generaba cada sección, cómo debía de ser el expediente completo para archivarlo…hacemos índices e inventarios específicos de esta documentación, mi compañero se encarga del archivo de la nave y estamos comunicados,…entre otras cosas me informa cuando la documentación acumulada cumple cinco años y realizamos la hoja de remisión y demás para efectuar la transferencia. 

(Archivoz) – ¿Cuál es la documentación más antigua que tiene el archivo?

Censos de contribución rústica y territorial, es de 1802 y pertenece a la parte de lo que llamamos “archivo histórico’’

(Archivoz) – ¿Realizáis visitas?

Tenemos el Servicio Comunitario desde el que se organizan visitas de todos los colegios del municipio, e institutos. Se hace una visita global al ayuntamiento, los recibe la alcaldesa, ven la Sala de Plenos les explican cómo funciona,…ven las distintas plantas del edificio y hay una visita específica al Archivo. Les enseñamos la primera Acta municipal que es de 23 de noviembre de 1837, los censos de población que tenemos desde 1910, el censo de contribución rústica y territorial que es el documento más antiguo…les llevamos a la zona del depósito y ven los armarios sobre raíles, ven que tenemos los deshumidificadores, se les explica por qué, por qué se trabaja con guantes, mascarilla y pincel con los documentos antiguos, ven la sala de investigadores y la oficina que hay.

(Archivoz) – ¿Qué otro tipo de consultas y visitas tenéis, de investigadores por ejemplo?

Tenemos algunas visitas de historiadores que hacen trabajos de recuperación de la  “memoria histórica’’ o de “historia contemporánea’’. Para realizar la visita en principio me llaman y ponemos una cita, además me informan sobre la documentación que están buscando y así puedo prepararla, si la hay. También vienen personas de la Universidad para hacer su Tesis. Además como colaboramos con la Universidad de A Coruña para las prácticas del Máster de Patrimonio, tenemos alumnos en el archivo desde septiembre del 2001, primero venían del practicum de la carrera de Biblioteconomía y Documentación, y ahora del Máster, para ello hemos firmado sus correspondientes convenios. También tenemos convenio con la Universidad de Santiago y vienen alumnos de la Facultad de Historia, por ejemplo recuerdo a un chico de Geografía que tenía una asignatura de libre configuración y trabajó aspectos de toponimia, una chica de Historia del Arte que trabajó sobre la Iglesia de Santa Rita. También tuvimos a un chico que es arquitecto y que trabajó sobre cómo se fueron urbanizado las ciudades de Carballo, Ribeira, Narón, para establecer una comparativa… Este arquitecto vino por libre.

(Archivoz) – ¿Desde cuándo existe un archivo en Narón?

Cuando yo llegué ya había algo hecho por otra persona que estuvo aquí desde el 98, se había aplicado el cuadro de ANABAD. Y antes había estado un policía que había trabajado organizando la documentación bajo su criterio, en los años 80. Había organizado la documentación por año en distintos legajos, por ejemplo obras del año tal o cual, todas atadas, y por arquitectos.

(Archivoz) – ¿Qué proyectos de mejora tienes para el archivo? ¿Las instalaciones del archivo las consideras adecuadas? ¿Tenéis publicaciones sobre el archivo?

Publicaciones no tenemos.  La última Memoria que se hizo fue del 2006. Las instalaciones no son las adecuadas porque tengo seis arquetas que derraman y vierten agua al suelo, porque la iluminación es totalmente deficiente en la zona de trabajo, porque el aire que entra es directamente del Parking que tenemos en este sótano. Cuando yo llegué el local de archivo ya era este, quien estaba como técnico A2 o le pareció adecuado o no le permitieron decidir, no lo sé. No hay ventanas ni luz natural. Es decir, que las recomendaciones de humedad, temperatura, iluminación…no se cumplen. Tenemos dos cuadros eléctricos dentro del depósito y las tuberías de los baños pasan por el techo del mismo.

(Archivoz) – ¿Has intentado cambiar estas condiciones?

Sí, por supuesto. Intentas explicar que esas condiciones no son las adecuadas pero no hacen caso…ya ha habido inundaciones, varias…en una semana tres veces, lunes, miércoles y viernes en el 2008, en esa ocasión se hizo un informe porque a parte de agua había otros elementos…y hubo que sacar la documentación a los pasillos y abrir todas las puertas con la consiguiente propagación del olor por los demás pasillos y dependencias del concello desde el sótano hasta la última planta a través de las escaleras,…fue vergonzoso. Se tomó como medida limpiar las arquetas, se iba a llevar un control todos los años pero no se hizo. Hubo una segunda fuga hace dos años más o menos. Y tuvimos otra en enero de este año 2018 mientras yo estaba de permiso, la cuestión es que precisamente por eso no sabemos cuándo se produjo porque la persona que estaba encargada del archivo mientras tanto…no lo vio y cuando yo llegué me encontré el agua por debajo de las estanterías y el papel higiénico pegado al suelo (aún no se limpió el suelo a día de la entrevista, 30 de abril), y por eso están los  tres deshumidificadores todo el tiempo en funcionamiento, que vacío cada día, y además dejo las puertas abiertas…

(Archivoz) – ¿Qué presupuesto anual tienes asignado?

 Lo desconozco. Cuando necesito algo me dirijo a alcaldía sin escrito. Imagino que sí hay un presupuesto pero yo no lo conozco. Yo soy la auxiliar y hay un titular (pero no mantienen contacto  aunque el único personal dedicado al Archivo es ella y algún alumno que viene de prácticas cuando lo hay). Cuando hacen falta cajas para trabajar por ejemplo las pido en alcaldía.

No me permiten hacer ninguna actividad, hasta ahora mis propuestas han sido siempre desoídas…yo realizo todo el trabajo diario, y cuando yo no estoy en teoría el titular (su función es recopilar y documentarse para una Historia del concello) tiene que atender el archivo. Yo he tenido que hacer un escrito exponiendo que no me responsabilizo de la documentación que se mueva en los días en los que yo no estoy en mi puesto de trabajo, no puedo garantizar la cadena de custodia cuando no estoy. Cada tres meses realizo un informe por orden de alcaldía dando cuenta del trabajo que realizo, también tengo que realizar un informe al irme de vacaciones y a mi regreso, debido a que cuando regreso nadie me informa del trabajo que se realizó en mi ausencia (no hay una comunicación fluida, continua entre el titular A1 y la auxiliar). 

No hay un plan de gestión documental. Tampoco tenemos el sistema informático funcionando. Teníamos el Albalá  desde el 2007 que nos proporcionó la Xunta pero debido a una falta de entendimiento entre el concello y la Xunta estamos sin servicio. 

Mis funciones de custodiar, conservar y servir no las puedo garantizar.

(Archivoz) – ¿Tenéis un reglamento del archivo? ¿Se cumple? 

Sí tenemos. Las transferencias cuando yo estoy sí se realizan en condiciones,  o por ejemplo en situaciones imprevistas la hoja de remisión la hago yo…Me bajan documentación al final de cada año, los documentos que hayan cumplido los cinco años en las oficinas.

(Archivoz) – ¿Puedes hablarnos del proceso de eliminación?

Para llevar a cabo la eliminación de documentos sabes que tenemos que contar con el Consejo de Evaluación documental de la Xunta, pero de hecho soy yo quien tiene que hacer el estudio de las series y no tengo tiempo. Ningún archivo municipal puede de realizar esos estudios que llevan tiempo y dedicación, y no hay personal suficiente. Nosotros tenemos que hacer la valoración de las series y después aportar la propuesta al consejo y esperar su resolución. 

Yo por ejemplo aprovecho el tiempo de vacaciones de mis compañeros para realizar el trabajo archivístico como descripciones, ordenar y guardar, series nuevas… no hay tiempo para más. 

(Archivoz) – ¿Puedes hablarnos un poco más de tu labor en el concello?

Después de todo lo que he dicho parece que todo son cosas malas pero tengo que decir que hemos podido ir haciendo cosas a lo largo de los años,…hemos colocado las estanterías sobre raíles, están digitalizados todos los Libros de actas y Comisión de Gobierno/ comisión municipal permanente y los hemos guardado en discos duros externos y en CDs. Es decir, hemos hecho cosas bien, pero es tanto el volumen de documentación que tengo y soy yo sola que a veces da la sensación de que no avanzo. Al final del año me bajan un montón de cajas, y en el proceso de ordenación y clasificación con las series de obras voy por las del 2004, y en el depósito las tengo hasta el 2007, sólo de obras. 

Las recomendaciones que yo he dado para que gestión en sus oficinas no son atendidas, en su mayoría, a ver, algunos departamentos lo hacen mejor que otros…y sí me cubren las hojas de remisión bien. 

Aunque tenemos visitas de los colegios todo el año (desde septiembre u octubre  hasta mayo), mis propuestas de hacer exposiciones, visitas guiadas u otras actividades no son atendidas. Propuse hacer exposiciones con algún documento antiguo y curioso que tenemos en el día de los archivos (9 de junio) en el que la Xunta nos convoca para que hagamos alguna…

Hace unos años la asociación de vecinos de Pedroso nos pidió ayuda para recuperar la romería de la Oca, pudimos recuperar documentación antigua que está en el Archivo Diocesano y en el Archivo Nacional, nos mandaron documentación del antiguo monasterio de Pedroso que está hoy desaparecido, en la documentación había unos sellos muy interesantes de Pedroso y de Jubia… bueno, pues propuse que hiciéramos una réplica de la documentación hallada o que nos mandaran una copia de la documentación que tienen en esos archivos…pero la respuesta también ha sido no.

Propuse hacer un tríptico con los horarios de apertura, el tipo de documentos que tenemos…pero tampoco. Pedí hacer una edición facsímil del primer libro de actas y no se hizo.

Hay un fondo histórico de documentos muy interesante aunque lo conozco “a grosso modo’’ porque mi función principal de servir al ayuntamiento no me deja mucho más tiempo…hace poco apareció un libro de matrícula industrial en el que hay información sensible sobre curtidurías y fábricas de curtido que un chico que vino pudo recuperar e incorporar a su Tesis Doctoral.  

La mayor parte de nuestra documentación son expedientes de Quintas, tenemos siete mil y pico de cajas archivadas y cincuenta mil sin archivar, con dos chicas de prácticas y yo es lo que podemos ir haciendo. Además yo trabajo con Educación Vial, con Cultura y con Turismo haciendo colaboraciones. Por qué? Por mi formación en Historia. Hago visitas guiadas en el Monasterio do Couto…en Educación Vial estoy participando en un congreso a nivel protocolario y organización…

A raíz del trabajo de tesis de un arquitecto alumno nos hemos encontrado con que tenemos proyectos de obras con dibujos de las casas de los años 50 que son maravillosos que no sabíamos que los teníamos y que son también interesantes para una exposición.

(Archivoz) – ¿En cuanto a la gestión de documentos en qué momento estáis en el concello?

Hay un programa de gestión en línea en el que hay un módulo de archivo pero yo no tengo conexión al mismo. Trabajan mis compañeros con él pero yo no tengo acceso.

(Archivoz) – Dentro del sistema de archivos de Galicia dependéis de la Subdirección Xeral de Arquivos…¿qué tipo de relaciones y colaboraciones tenéis?

La sala de investigadores, la restauración del primer libro de actas y los muebles  estantería sobre raíles se colocaron por subvención de la Xunta. Lo último que hicimos con ellos fue en el 2008. Actualmente lo que ocurre es que cambiaron el sistema de concesión… podíamos pedir cada concello lo que necesitáramos y nos concedían el 80 por ciento del coste y un 20 por ciento lo tenía que sufragar el concello, pero ahora sólo puede pedir un archivo cada año, y si pides dos años seguidos te puntúa menos. Hay que realizar un proyecto y se supone que el mejor…es el que se lleva la subvención…con la consiguiente competencia entre compañeros…

Se realizan cursos orientados a la era de la Administración electrónica y Archivos digitales  (proyecto ARPAD) como Galiciana, Europeana, los cuales a mi no me solucionan nada, ni al resto de archivos municipales que tenemos más o menos las mismas deficiencias. Hay mucha diferencia entre los archivos públicos y privados que son los que tienen mayor apoyo en cuanto a subvenciones, junto con los grandes como los de las diputaciones y los históricos, que ya tienen medios y que podrían subvencionarse de otro modo.

 (Archivoz) – ¿No crees que si hacéis una asociación de archiveros municipales podríais conseguir más cosas?

Lo hemos pensado pero al final creemos que nos van a dejar avanzar hasta donde ellos quieran o les interese, además de que temo que nadie quiere implicarse porque es trabajo a mayores y tiempo que no tenemos.

 (Archivoz) – Entonces el papel de la Xunta con respecto a los archivos…

Es muy gracioso que te convoquen a cursos sobre temáticas actuales para ellos, justificar que están trabajando en la alineación del personal con los tiempos presentes cuando yo les estoy diciendo que no tengo muebles o personal. Y esta situación es parecida entre mis compañeros. Nos hablan de conectarnos con Suiza por ejemplo para que alguien me pida algún documento o asesoramiento…cuando yo todavía no sé lo que tengo en el archivo. Cuando sepa todo lo que tengo, me podré incorporar a Europeana…

Piden campañas de recogida de fotos…pero hubo un problema de extravío y la gente ya no se fía, las que tenemos llegan a nosotros por vía extraoficial y no tenemos el consentimiento debidamente cedido…

Es un problema muy grave porque creo que no entienden que no todos los archivos tenemos los mismos medios ni estamos al mismo nivel. La situación de los archivos de concellos pequeños es aún peor. Si yo tengo un problema o duda consulto con mis otros compañeros archiveros municipales, nos ayudamos entre nosotros en lo básico. En algunos casos son plazas mixtas biblioteca archivo (Mugardos). Los que tenemos algo de personal estable vamos haciendo algo pero los pequeños cuentan con becarios que están sólo una temporada. Nos están invitando desde la Xunta a ver un programa que te conecta con Europa pero a mi me falta la base…lo esencial del trabajo diario del archivo.

Además en cuanto a los cursos muchas veces son con un número de plazas cerradas y la mayoría de las veces no puedes acceder a ellos. Y cuando sí puedes ir a un curso…nos ofrecen cursos que no nos sirven para nuestras necesidades reales. Si tengo una visita programada no puedo ir, faltaría un poco de coordinación.

Cuando hice el cuadro de clasificación de la policía acudí a mis otros compañeros para consultarles si les parecía adecuado,…y resultó que era la primera que había trabajado sobre esas series y la Subdirección me lo pidió.

Llevamos muchos años demandando servicios básicos y no nos los dan, desde el 2008, con las subvenciones sí íbamos haciendo algo. Y no creo que se deba sólo a la crisis. No es normal tampoco que se financien propuestas de los archivos más grandes.

Las actualizaciones del Albalá me siguen llegando y me mandan las estadísticas…Diálogo fluido con los compañeros de la Xunta no hay, a ver, puedo llamar por teléfono a veces están y otras no, a veces dejas el recado y tampoco contestan, otras veces sí. Para hacer el trabajo de expurgo con la serie de plusvalías me llamó el archivero de Ferrol, no la Xunta, por si me apetecía participar en el trabajo. En vez de hacer una reunión y explicar el asunto de expurgo (valoración y eliminación).

Yo entiendo que somos muchos, también entiendo que hay ayuntamientos más pequeños que todavía que no tienen nada…ni personal, cuando sacan una beca van a concellos donde no hay muebles, ni cajas archivadoras, ni un edificio en condiciones ni ordenador…te dan un programa informático (Xaral) y el resultado final es rellenar los datos que te pide el programa (Inventario) que en dos o tres años estarán obsoletos. La política de cara a los archivos municipales pequeños  y  el sistema de becas fallan pues debe de haber una continuidad, a mi me puede ayudar una persona a seguir con mi labor…pero para qué quiere un concello pequeño que no tiene archivero un becario durante seis meses. Ese dinero era mejor invertirlo en otro sitio.

 Veo mucha preocupación por los archivos de la cabecera del sistema, por Europeana, Galiciana y el proyecto de archivo digital y poca preocupación por los archivos base, los municipales. Si quieres hacer un estudio fotográfico, yo te puedo conseguir de todo…soy el primer contacto que tiene el ciudadano con la Administración pero si no me dan las herramientas…no puedo hacerlo.

Este tipo de cosas las comentamos entre nosotros los archiveros municipales pero no hemos hecho llegar una queja oficial pues creemos que sería ‘papel mojado’. Que nosotros nos reunamos puede resultar incómodo y puede repercutir negativamente. También yo puedo hacer hasta donde mi concello me permita y sabes que el archivo en el concello es lo último en todo. Ya no pido un servicio de reprografía ni de restauración…ni se me ocurre, pero sí quiero lo mínimo para hacer bien mi trabajo. En el caso de Narón, la Subdirección conoce la situación de este archivo. Saben que estoy yo sola.